Înapoi la blog
Dacă lucrezi în marketing, sunt șanse mari să ai de îndeplinit mult mai multe task-uri deodată decât poți gestiona. Unele dintre îndatoririle tale necesită o abordare strategică și nu pot fi finalizate într-o clipită. Altele pot dura câteva secunde, dar îți distrug productivitatea și concentrarea pentru întreaga zi. Găsirea căii de mijloc între ele și evitarea supraîncărcării devine, așadar, o provocare.
Cum să fii mai productiv? S-ar putea să găsești răspunsul în Matricea Eisenhower. Astăzi vom discuta despre această matrice urgent-important și despre cum te poate ajuta să îți eliberezi productivitatea.
Ce este Matricea Eisenhower?
Matricea Eisenhower, un cadru de prioritizare numit adesea și matricea urgent-important, este una dintre cele mai populare metode de organizare a task-urilor. Se crede că a fost folosită și popularizată de Dwight D. Eisenhower.
Se bazează pe patru cadrane, așa-numitele „pătrate” din cutie, care te ajută să îți grupezi task-urile în funcție de importanța și urgența lor, predefinite de tine. Pentru a face acest lucru în cel mai eficient mod, trebuie să exersezi și să înveți cum să îți sortezi task-urile astfel încât să ajungă în pătratul Eisenhower corect.
Care este diferența dintre important și urgent?
Înainte de a analiza mai îndeaproape matricea Eisenhower, haide să răspundem la o întrebare crucială care te poate ajuta să împarți corect task-urile.
Termenii „important” și „urgent” sunt adesea confundați, deoarece ambii se referă la ceva „crucial”. Este esențial să înțelegi diferența.
Urgent se referă la un task care necesită să acționezi acum, imediat.
Aceste task-uri pot să nu fie neapărat extrem de importante pentru strategia generală, dar trebuie îndeplinite cât mai curând posibil. Task-urile urgente sunt cele care au termen limită în curând (dacă nu sunt deja întârziate), deci necesită reacții rapide și aduc rezultate rapide (sau consecințe, dacă nu sunt livrate la timp).
Important se referă la un task care este crucial pentru strategia pe termen lung și pentru atingerea unui anumit obiectiv. Task-urile importante nu trebuie, de obicei, finalizate imediat.
Însuși Eisenhower a diferențiat cel mai bine cele două tipuri de sarcini:
„Am două feluri de probleme: cele urgente și cele importante. Cele urgente nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.” — Eisenhower
Un task poate fi atât important, cât și urgent în același timp, dar, de obicei, nu este așa.
Pentru a stăpâni metoda lui Eisenhower, trebuie să înveți cum să recunoști și să califici task-urile. Vom aborda acest subiect imediat.
Cum să folosești Matricea Eisenhower?
Matricea urgent-important constă în patru cadrane de task-uri, fiecare numit un pătrat Eisenhower.
Q1: Important + Urgent = FĂ
Acest grup include task-uri care trebuie făcute acum și personal.
De obicei, includ sarcini legate de gestionarea crizelor, urgențe, termene limită sau situații imprevizibile care trebuie rezolvate imediat.
Exemple:
- Primești o ofertă de colaborare de la un potențial client nou. Este atât important, cât și urgent: dacă nu acționezi acum, pot alege o altă agenție. (Poți aborda briefurile mai eficient dacă ai un template pregătit – pregătirea lui e importantă, dar nu urgentă.)
- Un restaurant de care te ocupai pe Facebook și Instagram nu și-a plătit angajații, iar aceștia au declanșat un scandal pe rețelele sociale. Existența unor proceduri de gestionare a crizelor te ajută să acționezi rapid și precis.
- Un plan de social media trimis de un junior are nevoie de îmbunătățiri majore și trebuie trimis clientului în mai puțin de două ore. Setarea unor reguli clare și a unui proces de aprobare internă poate îmbunătăți calitatea muncii și te poate scuti de corecții pe ultima sută de metri.
Deși nu există nicio modalitate de a elimina complet astfel de sarcini, unele dintre ele ar fi putut fi prevenite sau pregătite în avans folosind corect matricea Eisenhower.
Q2: Important + Nu este urgent = DECIDE
Al doilea grup constă în task-uri pentru care trebuie să decizi dacă le procesezi acum sau le lași în pipeline pentru mai târziu. Mulți marketeri petrec cea mai mare parte a timpului în acest pătrat Eisenhower.
Acest grup include task-uri care pot fi programate pentru viitor. Deși nu sunt încă urgente, ar putea deveni oricând. Este mai bine să urmărești regulat ce se află în acest grup și să nu amâni task-urile fără motiv când ai un loc liber în workflow.
Acestea se referă adesea la planificare, îmbunătățiri sau construirea de relații. Deși setarea unor deadline-uri nu este obligatorie aici, te poate ajuta să rămâi motivat.
Exemple:
- Structurarea procesului de aprobare a conținutului de către clienți. Dacă te chinui să primești feedback, poți introduce soluții (precum Kontentino) pentru a simplifica workflow-ul. Este important, dar urgența depinde de mulți factori.
- Un video scurt despre strategia social media pentru a-ți promova agenția. Acest lucru este important pentru branding, dar urgența este discutabilă.
- Un audit complet al canalelor social media pentru un client de e-commerce. Nu este întotdeauna urgent, dar este important pentru îmbunătățirea performanței și identificarea blocajelor.
Finalizarea task-urilor din acest pătrat Eisenhower poate reduce situațiile stresante, oferindu-ți mai mult control asupra proiectelor și o îmbunătățire constantă.
Petrecând mai mult timp pe task-urile din Q2, poți elimina situațiile imprevizibile din Q1, poți echilibra Q3 și te poți bucura chiar de unele „pierderi de timp” din Q4 pentru care acum ai un moment liber.
Q3: Nu este important + Urgent = DELEAGĂ
Al treilea grup constă în sarcini care pot fi delegate sau eliminate. Să ai o listă nesfârșită în această categorie este un dezastru pentru productivitate, așa că ar trebui să eviți acumularea lor aici.
Așa cum am menționat, Urgent nu înseamnă neapărat Important. Să petreci prea mult timp aici poate duce la o viziune pe termen scurt și la neglijarea a ceea ce contează cu adevărat. Ori de câte ori poți, încearcă să delegi sau să scapi de task-urile din acest pătrat Eisenhower.
Exemple:
- Un coleg îți cere o mică favoare în timp ce lucrezi la strategia de social media pentru un client important. Ar trebui să-ți sacrifici concentrarea? Pentru mulți nu e o problemă, dar poți pierde controlul asupra productivității dacă accepți prea des.
- Un fost client îți cere să aduni toate fișierele unei campanii vechi într-un singur folder. Poate fi important pentru el, dar nu e urgent pentru tine și poate fi delegat altcuiva din echipă.
- Primești un telefon care te întrerupe în mijlocul unei ședințe. Îți ceri scuze, ieși din sală și răspunzi, doar pentru a afla că putea aștepta sau putea fi rezolvat de altcineva.
- Orice situație de tipul „ședință care ar fi putut fi un e-mail”.
Nu confunda Q3 cu Q1 în matricea Eisenhower: s-ar putea să te simți fals mulțumit că ai terminat multe task-uri zilnice, dar Q3 nu contribuie la obiectivele tale pe termen lung așa cum o face Q1.
Cum să fii mai productiv pentru a-ți recăpăta controlul? Lucrează la minimizarea acestor sarcini și învață să spui „nu” cererilor care îi ajută pe alții dar te distrag pe tine. Este spre binele tău.
Q4: Nu este important + Nu este urgent = ELIMINĂ
Al patrulea grup include un backlog de idei și resurse pentru viitor, dar și activități care te distrag, numite greșit „task-uri”. Multe ar trebui abandonate înainte să producă haos în celelalte cadrane – sau finalizate doar când au sens pentru business.
Exemple:
- Scrolling-ul fără sens pe Facebook (te poți scuza că „cauți inspirație”, dar nu e chiar același lucru, nu-i așa?)
- Navigarea pe net fără un scop precis.
- Ideea de a lansa un profil de test pe o rețea nouă. Nu e nici urgent, nici important, e doar o idee care poate va fi utilă vreodată.
Monitorizarea ideilor și mutarea lor într-un pătrat Eisenhower specific atunci când este nevoie este crucială pentru a avea control deplin peste acest cadran.
Cum să clasifici task-urile pentru pătratele Eisenhower?
Împărțirea task-urilor poate fi dificilă. Trăim într-o eră în care zgomotul informațional face ca totul să pară urgent și important.
Diferențierea între ce este urgent și ce este important este primul pas pe care trebuie să îl faci.
Utilizarea unei matrice urgent-important în locul listelor liniare de tip to-do te ajută să te concentrezi pe ce este crucial pentru strategia ta. Listele to-do tind să fie lungi și nestructurate, în timp ce Matricea Eisenhower oferă patru grupuri clare pentru a vedea cum arată pipeline-ul tău.
Să împărțim procesul în patru etape.
- Identifică task-urile care ar trebui să ajungă în Q2 prim-prioritar scriindu-le pe cele din Q1 și Q3. Ia din Q1 și Q3 acele sarcini care pot fi prevenite sau care sunt predictibile. Bun venit noilor tale task-uri din Q2.
- Task-urile din Q2 pot necesita mult timp. Curăță task-urile LIFO (last in, first out) din Q4 și delegează sau redu Q3, astfel încât să dedici mai mult timp grupului Q2.
- Programează task-urile din Q2 în avans. Te va ajuta să rămâi pe drumul cel bun și determinat să le finalizezi înainte să devină sarcini nedorite de tip Q1.
- Nu te concentrezi pe Q2 fără motiv. Petrecând mai mult timp pe aceste sarcini, vei reuși să reduci considerabil numărul urgențelor din Q1.
Trebuie finalizate toate task-urile? Da, în cele din urmă. Chiar dacă delegi, poate fi necesar să le supraveghezi. Totuși, cu o prioritizare inteligentă într-o matrice urgent-important, le vei termina mai repede și te vei concentra pe nucleul afacerii tale.
Cum să fii mai productiv? Câteva tactici mici de aplicat
Dacă vrei să știi cum să fii mai productiv, am listat și câteva tactici utile pentru a-ți finaliza task-urile:
- Mănâncă broasca (Eat the frog) – începe-ți ziua cu cel mai „neprioritar” sau dificil task. Odată ce l-ai terminat, restul va părea mai ușor.
- Victorii rapide (Quick wins) – treci apoi la câteva task-uri mici care durează doar câteva minute. Asta te va încuraja să lucrezi mai bine restul zilei.
- Top 3 – recunoaște trei task-uri cruciale pe zi pe care trebuie neapărat să le finalizezi. Restul este opțional.
- Regula celor 2 minute – merită testată când ai deja control asupra produktivității tale. Dacă apare un task de nicăieri dar finalizarea lui durează mai puțin de două minute, nu-l mai pune în niciun pătrat Eisenhower – fă-l pe loc. Astfel, nu îți vei supraîncărca backlog-ul.
Cum ajută matricea urgent-important managerii de social media?
Prioritizarea sarcinilor a devenit mai ușoară
Managerii de social media trebuie să adopte rapid noi trenduri și update-uri. Când apar multe sarcini noi, e ușor să te pierzi. Cu prioritizarea corectă folosind matricea Eisenhower, noile îndatoriri vor fi văzute ca provocări și parte a procesului, nu ca obstacole.
Prioritizarea îi ajută pe specialiștii în marketing să identifice cele mai importante sarcini și să se concentreze pe ele în timp ce altele așteaptă cuminți în backlog. Supraîncărcarea aduce frustrare, dar prioritizarea poate rezolva acest lucru și te poate ajuta să te bucuri de munca ta.
Eficiență mai bună, productivitate mai mare
Stăpânirea prioritizării task-urilor nu se întâmplă peste noapte, dar vei vedea diferența rapid. Clasificând task-urile și împărțindu-le în cadrane, poți fi mai productiv, poți petrece mai mult timp cu planificarea și mai puțin cu panica, livrând o calitate superioară.
Descompunerea proceselor în factori
Prioritizarea susține privirea sarcinilor dintr-o altă perspectivă. În loc să pui procese mari precum „îmbunătățirea strategiei de social media” în pipeline, poți descompune procesul în părți.
- „Găsirea unui instrument de automatizare social media” poate fi pusă în Q3 și delegată,
- „Analiza competitivă” poate fi pusă în Q2 sau delegată dacă cineva din echipă are abilitățile necesare,
- „Lansarea pe TikTok” ar trebui să ajungă în backlog-ul de idei din Q4 dacă nu există un concept clar încă,
- „Crearea procedurilor de criză” este un task de Q2 și ar trebui să începi acum dacă nu vrei să devină o urgență în Q1.
Volum de muncă mai mic cu matricea Eisenhower
Folosirea matricei Eisenhower reduce povara unui volum de muncă nesfârșit. Această diviziune clară îți arată exact ce ar trebui făcut, planificat, delegat sau eliminat. O listă lungă de to-do poate fi înlocuită de o matrice urgent-important, prin care vei observa rapid că e în regulă ca unele task-uri să aștepte la rând.
Lumea se va învârti în continuare chiar dacă nu le termini pe toate astăzi.
Grija pentru satisfacția echipei
Cu cât recunoști mai repede sursele de dezacord și dezamăgire, cu atât le poți remedia mai rapid.
Uneori, chiar și lucruri banale, precum lanțurile nesfârșite de e-mailuri, pot duce la frustrare și pot afecta cultura echipei.
Poți folosi, de asemenea, instrumente precum TeamMood pentru a evalua atmosfera sau poți rula sondaje pentru a măsura satisfacția angajaților.
Eliminarea distragerilor
Munca în social media poate fi foarte distractivă, dar și plină de distrageri. E greu să reziști tentației de a verifica feed-ul de Facebook sau Instagram. Divizarea task-urilor îți arată cât timp pierzi pe lucruri neproductive și te ajută să elimini distragerile.
Concluzie
Managerii de social media au multe sarcini legate de strategie, analytics sau distribuție. Prioritizarea lor poate salva mult timp și frustrare. În timp ce multe sarcini ar trebui făcute acum, altele pot fi delegate sau eliminate din matricea Eisenhower. Dacă cauți idei despre cum să fii mai productiv, această metodă s-ar putea să fie exact ce ai nevoie.
