Proces schvaľovania klientom: Kompletný sprievodca | Kontentino

Ak by ste mali tipnúť, prečo toľko social media marketérov nestíha svoje deadliny, čo by to bolo?

Presne tak. Schvaľovanie klientom. 

Podľa prieskumov až 92 % marketérov uvádza, že zdržania pri schvaľovaní sú hlavným dôvodom zmeškaných termínov. A nie je ťažké pochopiť prečo. 

Social media manažéri, dizajnéri, copywriteri, community manažéri, campaign manažéri.

Vytvoriť dokonale zladený feed si vyžaduje VEĽA úsilia.

A samozrejme, každý k tomu musí povedať svoje. 

Klienti, vyšší manažment, členovia správnej rady, PR tímy, prevádzka – niekedy to pôsobí ako nekonečný rad schvaľovateľov, kým sa content vôbec dostane von.

V tomto sprievodcovi vám ukážeme, ako zapojiť členov tímu, klientov a zainteresované strany bez straty drahocenného času a ako dosiahnuť o 76 % rýchlejšie schvaľovanie obsahu. 

Úprimne, vyhrajú všetci 🎉

Čo je to proces schvaľovania klientom?

Či už spravujete sociálne siete pre jednu firmu, alebo žonglujete s viacerými klientmi naraz, pravdepodobne nejaký proces schvaľovania máte. 

Je však maximálne efektívny? K tomu sa dostaneme neskôr.

Procesy schvaľovania sa líšia v závislosti od toho, kde pracujete. 

Ak riešite sociálne siete vo veľkej korporácii, riešite najmä interné schvaľovanie. Potrebujete spoľahlivý workflow, aby každý post komunikoval správne posolstvo a budoval dobré meno značky. 

(A samozrejme, aby ste robili dobré meno aj sebe. Treba predsa myslieť na povýšenie 💰)

Sú tu vaši kolegovia priamo zapojení do tvorby, vrátane kreatívneho tímu, brand manažéra a account manažéra.

Potom je tu druhá línia schvaľovania. Sem môže patriť zakladateľ, CEO, vyšší manažment, PR alebo dokonca právne oddelenie. V skratke každý, kto potrebuje skontrolovať, ako je značka prezentovaná svetu, skôr než sa to zverejní.  

A ak pracujete v agentúre? Čaká vás interný review proces aj externé schvaľovanie klientom, aby boli spokojní (s postami aj s platením mesačného paušálu). 

Povedzme, že vaša agentúra má okolo 20 klientov. To je kopa spätnej väzby. A vždy sa nájde ten jeden klient, ktorý chce byť zapojený až príliš. 

Alebo ten, ktorý má veľmi veľa pripomienok.

Alebo ten, ktorý sa po pár mesiacoch spolupráce stále pýta, prečo ešte nemá milión followerov. 

Prečo je proces schvaľovania klientom taký dôležitý?

Túto otázku si pravdepodobne kladiete zakaždým, keď od frustrácie búrate hlavou o stôl. 

Prečo trvá tak dlho pozrieť si pár postov? Ste šikovný social media manažér, tak načo toľko dozoru? 

Existujú dva zásadné dôvody, prečo proces schvaľovania nikdy nevynechať. 

Manažovanie a zosúladenie očakávaní

Ako sme spomínali, do vášho social media workflow vstupuje veľa ľudí. 

To znamená veľa pohyblivých súčastí – a veľa priestoru na chyby.

Proces schvaľovania zabezpečí, že všetci sú na jednej vlne, od kreatívcov až po CEO. 

Manažovanie očakávaní je kľúčovou úlohou social media manažéra – postarať sa o to, aby klientov a vedenie nič neprekvapilo, keď bude content live!

Rovnako to uľahčuje onboarding nových členov tímu, ktorých tak oveľa rýchlejšie dostanete do obrazu. 

Prevencia drahých chýb

Ani najväčšie svetové značky nie sú neomylné. Kto by zabudol na moment, keď na účte McDonald’s omylom pristál draft tweetu? 

Alebo keď chýbajúce písmenko zmenilo hashtag Sephory #CountdownToBeauty na niečo… oveľa zaujímavejšie. 

Chyby sa stávajú. A dúfajme, že budú neškodné. 

Ale čím viac očí content vidí, tým máte väčšiu šancu tieto chyby zachytiť. A udržať si prácu (sebe aj ostatným). 

Názor expertov – prečo je schvaľovanie klientom dôležité?

Aký je najlepší spôsob, ako začleniť schvaľovanie do workflow?

Každý workflow vyzerá inak. Závisí od počtu ľudí v tíme, spravovaných účtov a mnohých ďalších faktorov. 

Tu je príklad toho, ako by mal vypadať dobre namazaný stroj.  

1. Kurátorský výber (Curate)

Či už hľadáte inšpiráciu u iných tvorcov alebo vyberáte správne vizuálne podklady, kľúčom je jasná predstava o vizuálnej identite.

Aby boli klienti informovaní od začiatku (a podklady boli predbežne schválené), vytvorte si databázu a vyzvite ich, aby zdieľali čokoľvek, čo sa im páči. 

Kontentino má napríklad media library, kam môžu klienti priamo nahrávať súbory, čo zjednodušuje spracovanie obsahu na jednom mieste. K dispozícii je aj kalendár inšpirácií (oddelený od ostrého kalendára), kde môžu klienti navrhovať nápady a plánovať. 

2. Tvorba obsahu (Content Creation)

Tá zábavná časť! Copywriting, dizajn, fotenie, tvorba videí – klasika. 

3. Editovanie obsahu

Táto fáza sa líši najviac. Pri poste na Twitter (X) riešite hlavne text a úpravu fotky. 

Pri formátoch ako Stories alebo Carousel vstupuje do hry viac prvkov. Videá, obrázky, hudba, caption, efekty – všetko musí sedieť.  

V tomto štádiu je dobré zapojiť aktívnejších klientov. Keď sa ich spýtate na názor a zapracujete ich nápady, cítia sa súčasťou procesu, čo buduje dôveru. 

(A znamená to tiež oveľa menej pripomienok neskôr.)

Vďaka tomu bude samotné schvaľovanie klientom prebiehať hladšie.

4. Review (Kontrola)

Pred odoslaním klientovi si obsah prejdite s Head of Marketing / CMO (alebo kýmkoľvek, kto je váš priamy nadriadený). 

Je to čas na doladenie detailov a odstránenie náhodných preklepov!

5. Schválenie (Approve)

Časť, na ktorú ste čakali (alebo sa jej desili). 

Pamätajte: proces schvaľovania klientom je o potvrdení spoločnej vízie. Je lepšie, ak si každý pozrie post teraz, než neskôr, keď už bude vonku pre celý svet. 

Zapojených môže byť viacero ľudí. PR tím môže mať pripomienky ku komunikácii, právnici dozrú na súlad s predpismi. CEO alebo CMO môžu chcieť použiť špecifický jazyk na zachovanie tónu značky.

Ako viete, toto niekedy trvá najdlhšie. Tu je pár tipov, ako to urýchliť:

• Zaveďte jasný systém notifikácií o pripravených postoch a ich schválení (alebo potrebe úprav), aby content nikde neuviazol.
• Zhodnoťte zoznam schvaľovateľov – je tam každý naozaj nevyhnutný? 
• Nastavte jasné deadliny a informujte klientov alebo vedenie o následkoch neschválenia včas (posun v publikovaní alebo automatické zverejnenie).

Gratulujeme! Prekonali ste poslednú prekážku a váš obsah konečne uvidí svetlo sveta.

Práca samozrejme nekončí. Musíte posty naplánovať, sledovať ich performance, analyzovať metriky, odpovedať followerom, reportovať tímu a začať pracovať na ďalšej várke.

(Sme unavení aj za vás.)

Ale teraz si vydýchnite. Zaslúžite si to!

Skryté náklady neefektívneho schvaľovania

Tip: Mohli by ste si ušetriť hodiny týždenne.

Už vieme, že schvaľovací proces potrebujete. Ukázali sme si, ako môže vyzerať. Ale je ten váš skutočne efektívny? 

Skúste si odpovedať:

Koľko času týždenne venujete sociálnym sieťam jedného klienta? 

A koľko z toho skutočne tvorbe na sociálne siete?

Ak trávite hodiny operatívou a naháňaním klientov, tento čas nevenujete ladeniu social media stratégie. 

Ani vymýšľaniu nových nápadov, o ktorých bude internet hovoriť. 

Ani získavaniu nových klientov. 

(Skrátka NIČOMU produktívnemu.)

Zjednodušený a automatizovaný proces vám umožní sústrediť sa na podstatné veci a šetrí váš najcennejší zdroj – čas. 

S Kontentinom môžete ušetriť 20 hodín mesačne (na osobu!) a skrátiť čas strávený nekonečným pripomienkovaním o 53 %. 

5 spôsobov, ako v Kontentine zrýchliť schvaľovanie obsahu

Ako social media manažéri sme boli unavení z neustáleho dohadovania sa s klientmi. Z toho, ako deadliny utekali a čerstvý content strácal na aktuálnosti. 

Preto sme vytvorili najintuitívnejší social media nástroj. Vedeli sme, že schvaľovanie klientom musí byť jeho integrálnou súčasťou. 

Kontentino sme postavili tak, aby eliminovalo zdĺhavé a neporiadne schvaľovacie procesy.

Naši používatelia uvádzajú v priemere o 76 % rýchlejšie schvaľovanie.  

Tu je niekoľko tipov, ako na to v Kontentine. 

Žiadne hádanie vďaka live post preview

Stalo sa vám, že ste hodiny ladili post, aby po zverejnení vyzeral… inak, než ste si predstavovali? 

Kontentino vám aj klientovi ukáže presne to, ako bude post vyzerať na danej platforme, v mobile aj na desktope. Môžete dokonca vidieť náhľad na rôznych typoch telefónov, takže máte istotu, že všetko bude tip-top 👌🏽

Toto skvele funguje pri klientoch, ktorí sa v rôznych platformách až tak dobre neorientujú.

Náhľady (live previews) máte pre Facebook, Twitter (X), Instagram, Pinterest aj LinkedIn. 

Prehľad o celom workflow

Každá firma má iný proces. My sme ho zjednodušili tak, aby ste si ho vedeli prispôsobiť. 

Vďaka Workflow View vidíte stav každého postu a to, kto na ňom práve pracuje. Máte tak okamžitý prehľad o celom dianí. 

Ušetríte čas, ktorý by ste inak trávili dopytovaním sa kolegov, čo ešte treba urobiť alebo kto má na starosti konkrétny Instagram post. 

Klienti a vedenie zas vidia progres v reálnom čase, čo znižuje potrebu zbytočnej komunikácie a riziko nedorozumení. 

Keď je post pripravený na ďalšiu fázu? Stačí ho presunúť (drag & drop) do vedľajšieho stĺpca.

Môžete využiť filtre na zobrazenie toho najpodstatnejšieho. Napríklad všetok content pre Instagram:

Alebo len veci, ktoré vyžadujú vašu pozornosť:

Zatiaľ čo váš klient vidí len krásnu, finálnu prácu:

Hromadné posielanie na schválenie do minúty

Už žiadne prepínanie medzi účtami a posielanie desiatok e-mailov či odkazov. Kontentino je centrálnym bodom pre rýchle schvaľovanie všetkých postov naraz. 

Stačí označiť obsah, vybrať používateľa a odoslať: