Tu je scenár, ktorý ste pravdepodobne zažili. Junior v tíme má pripravovať drafty príspevkov. Nejako sa však stalo, že má aj právomoc ich schvaľovať a publikovať. Jeden piatok popoludní ide von nedokončený caption, pretože nikto správne nenastavil povolenia, a teraz niekto namiesto odchodu domov píše ospravedlňujúci e-mail.
Role a oprávnenia znejú nudne, až kým vás nezachránia presne pred takouto situáciou. Poďme si ich teda zjednodušiť.
Základné role, ktoré potrebuje každý tím
Keď to osekáme na základ, väčšina tímov na sociálne siete potrebuje päť druhov prístupov, či už ste jeden človek v piatich úlohách alebo pätnásťčlenná agentúra.
- Creator. Píše captiony, vyberá obrázky, tvorí post. Nemal by mať možnosť publikovať bez toho, aby sa na to pozrel niekto iný – aj keby tým niekým bol on sám v iný deň.
- Interný reviewer. Kontroluje brand voice, gramatiku a to, či obrázok skutočne zobrazuje produkt. Zachytí chyby skôr, než ich uvidí klient.
- Klient (alebo schvaľovateľ). Povie áno alebo nie. Nepotrebuje nič upravovať, nepotrebuje vidieť vašu internú debatu o fonte, potrebuje len čistý náhľad na hotový post a tlačidlo na stlačenie.
- Admin. Spravuje samotný tím. Kto je jeho členom, čo môže upravovať, fakturáciu a podobne. Zvyčajne ide o jedného alebo dvoch ľudí, nie o celý tím.
- Špecialista. Dizajnéri, prekladatelia, ktokoľvek, kto zasahuje do časti obsahu bez potreby vidieť celkový obraz. Prekladateľ nepotrebuje vidieť analytics. Dizajnér nepotrebuje prístup k fakturácii.
Nie každý tím potrebuje päť samostatných ľudí. V tíme dvoch ľudí môže jedna osoba fungovať ako creator aj reviewer a klient príspevky schvaľuje. To je v poriadku. Nejde o počet ľudí, ale o to, aby sa každá z týchto úloh skutočne vykonala a nikto nemal omylom viac právomocí, než vyžaduje jeho práca.
Kto by mal mať možnosť publikovať
Krátka odpoveď: čo najmenej ľudí. Prístup k publikovaniu je to jedno oprávnenie, ktoré zmení internú chybu na verejný trapas. Chyby všetkých ostatných sa zachytia niekde v reťazci. Osoba, ktorá môže publikovať, je poslednou zastávkou. Väčšina agentúr to obmedzuje na account manažérov alebo team leadov, a aj to až po tom, čo má post priradené schválenie.
Dobré pravidlo znie: ak niekto môže publikovať bez kroku schválenia, nie je to problém roly, ale medzera v procese. Opravte workflow skôr, než začnete riešiť povolenia.
Klientske role: udržujte to jednoduché
Klienti si nechcú pamätať ďalšie prihlasovacie údaje a rozhodne nechcú vidieť vaše interné komentáre o tom, či CEO klienta vyzerá na tej fotke dobre.
Dajte klientom presne jednu vec: čistý náhľad na schválenie. Uvidia hotový post, zanechajú feedback alebo kliknú na schváliť, a tým ich interakcia končí. V Kontentine je klientska rola postavená práve na tomto: posty vidia, až keď prejdú internou kontrolou, a ich komentáre zostávajú oddelené od vašej internej komunikácie. Navyše za nich neplatíte, takže vás to nestojí viac, ak klient pridá do schvaľovacieho procesu ďalšieho človeka.
Ak klient vyžaduje prístup na úpravy (niektorí áno, najmä in-house marketingové tímy spolupracujúce s agentúrou), je to iná diskusia a iná rola. Nedávajte im ho automaticky len preto, že oň požiadali. Spýtajte sa, čo presne potrebujú robiť, a prispôsobte tomu prístup.
Ako agentúry reálne rozdeľujú tímy
Existujú dva bežné modely a oba fungujú skvele v závislosti od vašej veľkosti.
👉 Model „pod“ (tímov). Malé tímy (2 až 4 ľudia) vlastnia skupinu klientov od začiatku do konca. Jedna osoba môže byť creatorom aj reviewerom pre účty svojho tímu. Funguje to dobre pri zhruba 10 klientoch, pretože každý v tíme pozná účty do hĺbky.
👉 Funkčný model. Väčšie agentúry sa delia podľa pracovnej náplne, nie podľa klienta: content tím píše pre všetkých, review tím všetko kontroluje, account manažéri riešia vzťahy s klientmi a finálne schválenie. Toto lepšie škáluje nad 15 až 20 klientov, pretože pri novom biznise nemusíte preškoľovať celý tím, ale len priradíte ľudí k funkciám, ktoré už ovládajú.
Ani jeden nie je „správny“. Tímový model pôsobí osobnejšie a klienti ho často preferujú. Funkčný model je efektívnejší pri väčšom rozsahu. Vyberajte podľa svojej veľkosti, nie podľa toho, čo znie lepšie v prezentácii.
Jednoduchá šablóna povolení podľa veľkosti tímu
Freelancer alebo tím dvoch ľudí: Jedna osoba rieši tvorbu a internú kontrolu. Klient schvaľuje. To je celý reťazec. Neprekombinujte to.
Malá agentúra (3 až 8 ľudí): Rozdeľte rolu creatora a reviewera medzi rôznych ľudí, aj keby to bolo len štýlom „ty skontroluješ moje veci, ja tvoje“. Pridajte jedného admina. Klienti schvaľujú cez odkaz bez prihlásenia.
Rastúca agentúra (8 až 20 ľudí): Pridajte dedikované roly pre dizajnéra a content. Zvážte jedného senior reviewera na tím alebo na niekoľko klientov, niekoho, koho prácou je zachytiť chyby pred klientom. Prístup k publikovaniu ponechajte len account leadom.
Veľká agentúra (20+ ľudí): Funkčné tímy, jasná eskalácia pri neobvyklých situáciách (citlivý post, právna otázka) a reálny onboarding proces pre nováčikov, aby nikto netápal v tom, čo smie upravovať.
Nastavenie bez zbytočného špekulovania
Nepotrebujete zasadnutie komisie pre povolenia. Začnite nahrubo a upravujte za pochodu.
- Spíšte si zoznam ľudí v tíme a čo presne každý deň robia.
- Priraďte každého k jednej z piatich základných rolí vyššie. Väčšinou to sedí presne.
- Vypnite prístup k publikovaniu každému, kto nie je team lead alebo account manažér.
- Klientom posielajte odkaz na schválenie, nie prihlasovacie údaje. Nech vidia len to, čo potrebujú.
- Raz za pár mesiacov to skontrolujte. Tímy sa menia a je ľahké zabudnúť na prístupy niekoho, kto už v tíme pol roka nie je.
Systém rolí v Kontentine to pokrýva automaticky: Admin, Manager, Klient, Dizajnér, Prekladateľ a obmedzená rola Media Agency pre partnerské agentúry. Každý vidí len to, čo potrebuje. Pozrite si celý rozpis v našom help centre, ak chcete detaily.
Chcete mať role v tíme nastavené správne od prvého dňa? Začnite bezplatnú 14-dňovú skúšobnú verziu bez karty, alebo si rezervujte demo a my vám s nastavením pomôžeme.
FAQ: role a oprávnenia na sociálnych sieťach
Kto by mal schvaľovať príspevky na sociálne siete?
Ten, kto nesie zodpovednosť, ak sa niečo pokazí. Zvyčajne je to account manažér alebo samotný klient, prípadne marketing lead v in-house tímoch. Schvaľovateľ by nemal byť ten istý človek, ktorý post napísal, inak len kontrolujete vlastnú prácu.
Aké role potrebuje tím na sociálne siete?
Minimálne: niekoho na tvorbu obsahu, niekoho na internú kontrolu a niekoho na finálne schválenie. Väčšie tímy pridávajú dizajnérov, prekladateľov a adminov. Každá rola nemusí byť samostatná osoba, ale každá úloha by mala mať v procese svoje miesto.
Mali by mať klienti prístup na úpravu postov?
Zvyčajne nie. Dajte im radšej čistý náhľad na schválenie: uvidia hotový post, okomentujú alebo schvália. Plný prístup na úpravy vnáša chaos do toho, kto je skutočne zodpovedný za finálnu verziu.
Koľko ľudí by malo mať možnosť publikovať príspevky?
Čo najmenej, ideálne len team leadi alebo account manažéri, a to až po schválení. Príliš široký prístup k publikovaniu je dôvodom, prečo sa von dostávajú preklepy a nedokončené drafty.
Aký je rozdiel medzi tímovou a funkčnou štruktúrou?
Tímový model („pod“) spravuje skupinu klientov od začiatku do konca, čo je dobré pre menšie agentúry. Funkčné tímy sa delia podľa práce (obsah, kontrola, account manažment) naprieč všetkými klientmi, čo lepšie škáluje nad 15 až 20 účtov.
Nastavte si role správne už na začiatku
Prehľadné nastavenie povolení nie je možno sexi, ale je to rozdiel medzi pokojným piatkom a písaním ospravedlnení. Vstavané role v Kontentine to vyriešia za vás: creatori, revieweri, klienti a admini uvidia presne to, čo majú.
Vyskúšajte na 14 dní zadarmo bez karty, alebo si rezervujte demo a my vám pomôžeme s nastavením tímu.
