Eisenhower Box v marketingu: Enostavno določanje prioritet | Kontentino

Če delate v marketingu, imate verjetno običajno v delu precej več kot le eno nalogo hkrati. Nekatere dolžnosti zahtevajo strateški pristop in jih ni mogoče opraviti čez noč. Druge vam vzamejo le nekaj sekund, a popolnoma porušijo vašo produktivnost in fokus za cel dan. Najti zlato sredino med njimi in se ne utopiti v nalogah je zato pravi izziv.

Kako biti bolj produktivni? Odgovor se morda skriva v Eisenhower box metodi. Danes bomo govorili o tej urgent-important matriki in o tem, kako vam lahko pomaga sprostiti vašo produktivnost.

Kaj je Eisenhower Box?

Eisenhower box, vrsta ogrodja za določanje prioritet, ki mu pogosto pravimo tudi matrika nujno-pomembno, je ena najbolj priljubljenih metod za organizacijo nalog. Verjame se, da jo je uporabljal in populariziral Dwight D. Eisenhower.

Temelji na štirih kvadrantih, tako imenovanih “kvadratih” v polju, ki pomagajo razvrstiti vaše naloge glede na njihovo pomembnost in nujnost, ki ju vnaprej določite sami. Da bi to naredili na najbolj učinkovit način, potrebujete nekaj vaje pri razvrščanju nalog, da bodo te pristale v pravem Eisenhower kvadratu.

Kakšna je razlika med pomembnim in nujnim? 

Preden si podrobneje ogledamo Eisenhower box, odgovorimo na ključno vprašanje, ki vam bo pomagalo pravilno razdeliti naloge. 

Izraza “pomembno” in “nujno” se pogosto zamenjujeta, saj se oba nanašata na nekaj ključnega. Bistveno pa je razumeti razliko.

Nujno se nanaša na nalogo, ki zahteva, da ukrepate takoj.
Te naloge morda niso nujno izjemno pomembne za celotno strategijo, vendar jih je treba opraviti čim prej. Nujne naloge so tiste, ki imajo rok oddaje kmalu ali pa so že zamujene, zato zahtevajo hitre reakcije in prinašajo hitre rezultate (ali posledice, če niso opravljene pravočasno).

Pomembno se nanaša na nalogo, ki je ključna za dolgoročno strategijo in doseganje določenega cilja. Pomembnih nalog običajno ni treba opraviti takoj.   

Morda je sam avtor najbolje opisal razliko med tema dvema vrstama nalog:

“Imam dve vrsti težav: nujne in pomembne. Nujne niso pomembne, pomembne pa niso nikoli nujne.” — Eisenhower

Naloga je lahko hkrati pomembna in nujna, vendar običajno ni. 

Da bi obvladali Eisenhowerjevo metodo, se morate naučiti prepoznati in kvalificirati svoje naloge. To bomo obravnavali v nadaljevanju. 

Kako uporabljati Eisenhower Box?

Matrika nujno-pomembno je sestavljena iz štirih kvadrantov za naloge, od katerih se vsak imenuje Eisenhower kvadrat.

Q1: Pomembno + Nujno = NAREDI

Ta skupina vključuje naloge, ki jih je treba opraviti zdaj in osebno.

Pogosto vključujejo naloge, povezane s kriznim upravljanjem, nujnimi primeri, roki ali nenadnimi nepredvidenimi situacijami, ki jih je treba rešiti takoj. 

Primeri: 

1. Prejeli ste ponudbo za sodelovanje od potencialne nove stranke. To je hkrati pomembno in nujno: če ne ukrepate takoj, lahko izberejo drugo agencijo. (Briefe lahko obravnavate bolj učinkovito, če imate pripravljen template za ponudbe – to je pogosto pomembno, a ne nujno.)
   
2. Za restavracijo, ki jo upravljate na Facebooku in Instagramu, se izkaže, da ne plačuje svojih zaposlenih, ki so zdaj začeli spletni upor. Pripravljeni postopki za krizno komuniciranje vam pomagajo, da se na situacijo odzovete hitro in natančno.
   
3. Social media plan, ki vam ga je poslal začetnik, potrebuje večje popravke, stranki pa ga morate poslati v manj kot dveh urah. Vzpostavitev pravil in internega postopka potrjevanja lahko izboljša kakovost dela in vam prihrani čas pri popravkih v zadnjem trenutku. 

Čeprav teh nalog ni mogoče popolnoma odpraviti, bi se nekaterim lahko izognili ali se nanje vnaprej pripravili s pomočjo pravega Eisenhower kvadrata. 

Q2: Pomembno + Ni nujno = ODLOČI SE

Druga skupina vključuje naloge, pri katerih se morate odločiti, ali boste z njimi nadaljevali ali jih zaenkrat pustili v čakalni vrsti. Številni tržniki, ki uporabljajo Eisenhower box, preživijo večino svojega časa v tem kvadratu. 

Ta skupina vključuje naloge, ki jih lahko načrtujete za prihodnost. Čeprav še niso nujne, lahko to postanejo kadarkoli. Bolje je, da vsebino te skupine redno spremljate in nalog ne odlagate, ko za to ni potrebe ali ko imate prost termin v svojem urniku. 

Pogosto se nanašajo na načrtovanje, izboljšave ali gradnjo odnosov. Čeprav tukaj določanje rokov ni obvezno, vam lahko pomaga ohraniti motivacijo. 

Primeri:

1. Strukturiranje procesa potrjevanja vsebin s strani strank. Če imate težave s pridobivanjem povratnih informacij, boste morda želeli uvesti rešitve (kot je Kontentino), da poenostavite svoj workflow. Pomembno je, da je to urejeno, nujnost pa je odvisna od več dejavnikov.
   
   
2. Kratek video o social media strategiji za promocijo vašega podjetja. To je pomembno za branding, nujnost pa je lahko vprašljiva.
   
   
3. Celovita revizija social media kanalov za vašo e-trgovino. To ni vedno nujno (in zahteva fazo priprave), je pa pomembno za izboljšanje uspešnosti in prepoznavanje ozkih grl. 

Opravljanje nalog iz tega Eisenhower kvadrata lahko zmanjša število stresnih situacij, vam omogoči večji nadzor nad projekti in spodbuja nenehne izboljšave. 

Če boste več časa namenili nalogam iz Q2, lahko odpravite nepredvidljive ali neprijetne situacije v Q1, uravnotežite naloge v Q3 in si celo privoščite kakšne Q4 “kradljivce časa”, za katere imate zdaj končno priložnost.

Q3: Ni pomembno + Nujno = DELEGIRAJ

Tretja skupina so naloge, ki jih lahko delegirate ali odpravite. Neskončen seznam nalog v tej kategoriji je katastrofa za produktivnost, zato se poskušajte izogniti kopičenju obveznosti tukaj. 

Kot smo že omenili, nujno ne pomeni nujno tudi pomembno. Preveč časa za naloge v tej kategoriji lahko povzroči kratkovidnost in zanemarjanje tistega, kar je za vaše podjetje res pomembno. Kadar koli lahko, poskušajte delegirati ali zmanjšati število nalog v tem Eisenhower kvadratu. 

Primeri: 

1. Sodelavec vas prosi za majhno uslugo med vašim delom na social media strategiji za pomembno stranko. Bi morali žrtvovati fokus in mu pomagati? Za marsikoga to ni težava, vendar lahko izgubite nadzor nad produktivnostjo, če takšnim prošnjam prepogosto ugodite.
   
   
2. Nekdanja stranka vas prosi, da vse datoteke v zvezi z določeno kampanjo zberete v eno mapo. Ta naloga je morda pomembna zanje, vendar verjetno ni nujna za vas in jo lahko delegirate drugi osebi v ekipi.
   
   
3. Prejmete moteč telefonski klic kolega sredi poslovnega sestanka. Opravičite se prisotnim, zapustite sobo in se oglasite – le zato, da ugotovite, da bi klic lahko počakal do konca sestanka ali pa bi ga rešil kdo drug v ekipi.
   
   
4. Vsaka situacija s “sestankom, ki bi lahko bil e-pošta”.

V Eisenhower boxu ne zamenjujte Q3 s Q1: morda ste neupravičeno zadovoljni, ker dnevno opravite veliko nalog. Toda naloge iz Q3 (nepomembne, a nujne) k vašim dolgoročnim ciljem ne prispevajo niti približno toliko kot naloge iz Q1 (pomembne in nujne).

Kako biti bolj produktivni in si povrniti nadzor ter ugled? Delajte na zmanjševanju takšnih nalog v svojem workflowu in se naučite reči “ne” nekaterim prošnjam, ki pomagajo drugim, a motijo vas. To je za vaše dobro. 

Q4: Ni pomembno + Ni nujno = ODPRAVI

Četrta skupina vključuje nabor nalog, virov ali idej, ki jih boste morda uresničili v prihodnosti, pa tudi moteče dejavnosti, ki so bile zmotno poimenovane kot “naloge”. Večino teh bi morali opustiti že v tej fazi, preden povzročijo zmedo v drugih kvadrantih – ali pa jih opraviti le takrat, ko imajo poslovni smisel. 

Primeri:

1. Nepremišljeno scrollanje po Facebooku (lahko se opravičujete z “iskanjem navdiha”, vendar to ni čist isto, kajne?)
   
   
2. Brskanje po spletu brez cilja.
   
   
3. Ideja o vodenju testnega social media profila. Ni nujno ali pomembno, je le bežna ideja, ki bi morda kdaj prišla prav – če sploh.
   

Sledenje idejam in njihovo premikanje v ustrezen Eisenhower kvadrat, ko je to potrebno, je ključno za popoln nadzor nad tem kvadrantom. 

Kako razvrstiti naloge v Eisenhower kvadrate?

Razvrščanje nalog v razdelke je lahko zapleteno. Živimo v dobi informacijskega hrupa, kjer se vse zdi nujno in pomembno. 

Razlikovanje med nujnim in pomembnim je prvi korak, ki ga morate narediti. 

Uporaba urgent-important matrike namesto linearnih to-do seznamov vam lahko pomaga, da se osredotočite na tisto, kar je res ključno za vašo strategijo in delo. To-do seznami so pogosto dolgi in nestrukturirani, medtem ko Eisenhower box ponuja štiri jasne skupine nalog, ki vam pokažejo dejansko stanje vašega workflowa.

Razdelimo postopek na štiri stopnje.

1. Prepoznajte naloge, ki bi morale pristati v prednostnem Q2, tako da zapišete naloge za Q1 in Q3. Iz Q1 in Q3 vzemite tiste naloge, ki bi jih lahko preprečili, ali tiste, ki so predvidljive in niso nepredvidena kriza. Pozdravite svoje nove Q2 naloge.
   
   
2. Q2 naloge lahko zahtevajo veliko časa. Počistite svoje Q4 LIFO (last in, first out) naloge in delegirajte ali zmanjšajte naloge v Q3, da boste lahko posvetili več časa skupini Q2.
   
   
3. Načrtujte svoje Q2 naloge vnaprej. Omenili smo, da to ni strogo obvezno, vendar vas bo ohranilo na pravi poti in vas spodbudilo, da jih opravite, preden postanejo neželene Q1 naloge.
   
   
4. Na Q2 naloge se ne osredotočate brez razloga. Če boste tem nalogam namenili več časa, bi morali zmanjšati število nalog v Q1. 

Ali morajo biti vse naloge opravljene? Da, sčasoma. Tudi če delegirate, jih boste morda morali pozneje nadzorovati in pregledati. Vendar pa jih s pametnim določanjem prioritet v matriki nujno-pomembno opravite hitreje in se osredotočite na bistvo poslovanja. 

Kako biti bolj produktivni? Nekaj majhnih taktik

Če želite vedeti, kako biti bolj produktivni, smo našteli tudi nekaj koristnih taktik, ki vam lahko pomagajo pri opravljanju nalog. 

• Eat the frog (Pojej žabo) – dan začnite z “najtežjo” nalogo. Ko jo opravite, se bo vse ostalo zdelo lažje.
  
  
• Quick wins (Hitre zmage) – nato se lotite nekaj majhnih nalog, ki vam vzamejo le nekaj minut. To vas lahko spodbudi, da boste preostanek dneva delali po svojih najboljših močeh. 

• Top 3 – določite tri ključne naloge na dan, ki jih nujno morate opraviti. Ostalo je neobvezno: če jih začnete delati, je super, vendar napredek pri njih ni življenjskega pomena. 

• Pravilo 2 minut – to je vredno preizkusiti, ko že imate določen nadzor nad svojim upravljanjem nalog in produktivnostjo. Če se od nikoder pojavi določena naloga, katere izvedba traja manj kot dve minuti, je ne dajajte v noben Eisenhower kvadrat – preprosto jo opravite takoj. Tako ne boste preobremenili svojega seznama in porabili več časa za razvrščanje preproste naloge kot za njeno izvedbo. To pa je lahko nevarno za produktivnost, če se dogaja prepogosto, zato bodite previdni.
  
  

Kako urgent-important matrika pomaga social media managerjem? 

Enostavnejše določanje prioritet nalog

Social media managerji morajo hitro sprejemati nove trende, spremembe in posodobitve. Ko se pojavi veliko novih nalog, se je hitro mogoče izgubiti. S pravilnim določanjem prioritet z uporabo Eisenhower boxa bodo nove dolžnosti videti kot izzivi in del procesa in ne kot težave.

Razvrščanje nalog pomaga marketinškim strokovnjakom prepoznati najbolj ključne naloge in se osredotočiti nanje, medtem ko druge potrpežljivo čakajo v čakalni vrsti. Preveč obveznosti hkrati lahko vodi v nezadovoljstvo in frustracije, določanje prioritet pa lahko to uredi in vam pomaga uživati v delu.

Boljša učinkovitost, višja produktivnost

Obvladovanje določanja prioritet nalog se ne zgodi čez noč, vendar boste razliko opazili zelo hitro, ko se tega lotite. Z razvrščanjem nalog in delitvijo v kvadrante ste lahko bolj produktivni, porabite več časa za načrtovanje oziroma manj za paniko ter zagotovite še višjo kakovost svojega dela. 

Procesi kot dejavniki

Določanje prioritet podpira gledanje na naloge iz druge perspektive. Namesto da v workflow uvrstite procese, kot je “delo na izboljšanju naše social media strategije”, lahko proces razdelite na dele. 

• “Najti orodje za social media avtomatizacijo” lahko uvrstite v Q3 in delegirate,
• “Analiza konkurence” se lahko uvrsti v Q2 ali, če ima kdo drug v vaši ekipi zmogljivosti in veščine za to, lahko razmislite o delegiranju,
• “Osvajanje TikToka” bi moralo pristati v naboru idej v Q4, če ni jasnega koncepta uporabe in gre bolj za bežen trend,
• “Ustvarjanje kriznih postopkov” je vaša Q2 naloga in nanjo se morate začeti pripravljati zdaj, če ne želite, da postane Q1 naloga.
  
  

Manjša delovna obremenitev z Eisenhower boxom

Uporaba Eisenhower boxa olajša breme nikoli končane delovne obremenitve. Ta jasna delitev nalog vam natančno pokaže, kaj je treba storiti, načrtovati, delegirati ali odpraviti. En dolg seznam opravil lahko zamenja urgent-important matrika, ob kateri boste kmalu opazili, da je povsem v redu, če nekatere naloge počakajo v vrsti.

Svet se bo še vedno vrtel, tudi če jih danes ne boste opravili vseh. 

Poskrbite za zadovoljstvo ekipe 

Prej ko prepoznate morebitne vire nesoglasij in razočaranja, prej jih boste lahko odpravili. 

Včasih lahko celo tako trivialne stvari, kot so neskončne verige e-poštnih sporočil, vodijo do frustracij in s tem motijo ustvarjanje trdne kulture v ekipi.

Uporabite lahko tudi orodja, kot je TeamMood, da hitro ocenite “razpoloženje” svoje ekipe in prepoznate težave ali situacije, ki jih je treba rešiti, ali pa izvedete ankete med zaposlenimi za merjenje zadovoljstva ekipe.

Odpravljanje motenj 

Delo na družbenih omrežjih je lahko zelo moteče. Težko se je upreti skušnjavi, da bi preverili svoj Facebook feed, občasno odprli Instagram ali osvežili Twitter. Razvrščanje nalog vam lahko pokaže, koliko časa zapravite za neproduktivne stvari, in vam pomaga odpraviti tiste, ki prinašajo motnje. 

Povzetek

Social media managerji imajo veliko nalog, povezanih s strategijo, analitiko ali distribucijo. Določanje prioritet lahko prihrani veliko časa, frustracij in težav. Čeprav obstaja veliko nalog, ki bi jih bilo treba opraviti zdaj ali v bližnji prihodnosti, lahko druge delegirate ali odstranite iz svojega Eisenhower boxa. Če iščete ideje, kako biti bolj produktivni, je ta metoda lahko zadetek v polno.