Nazaj na blog
Živimo v času, ko velik del sveta dela od doma. Vendar to ni nov trend. V zadnjih nekaj letih smo priča temu, da vedno več podjetij sprejema delo na daljavo in išče načine za vzpostavitev ter vzdrževanje praks za remote team collaboration.
Ekipe se selijo iz tradicionalnega pisarniškega okolja v domače pisarne, zato je ključno, da sprejmete korake za izboljšanje sodelovanja. Že pred časom je 80 do 90 odstotkov zaposlenih izjavilo, da bi si želeli delati na daljavo vsaj del časa. Ne glede na trenutne trende bo delo od doma v prihodnosti postalo še bolj pogosto, saj imamo na voljo številna tehnološka orodja, ki nam to olajšajo.
Vodenje remote projektov pa lahko predstavlja povsem nove izzive za managerje, ki se s tem še niso srečali. Vendar proces ni nujno stresen, če imate vzpostavljene prave sisteme. Tukaj je naš vodič, kako upravljati ekipo na daljavo in katere so prednosti, ki jih prinaša remote collaboration.
Pet nasvetov za boljše sodelovanje vaše oddaljene ekipe
1. Bodite na voljo
Zaposleni na daljavo se lahko hitro počutijo odrezane od organizacije, še posebej, če so bili v tak način dela potisnjeni nepričakovano. Občutek distance lahko povzroči padec motivacije in nižje zadovoljstvo pri delu, kar vpliva na vse vidike njihove uspešnosti. Izjemno pomembno je, da ste članom ekipe na voljo, da ohranijo stik z organizacijo ter jasen občutek za namen in usmeritev.
Če vas član ekipe pokliče, se vedno oglasite, ko je to le mogoče. Če vam pišejo po e-pošti ali prek družbenih omrežij, odgovorite čim hitreje. Uspešno vodenje projektov na daljavo pomeni, da ste prisotni tudi takrat, ko fizično niste v istem prostoru z ekipo.
2. Postavite jasne cilje
Sodelovanje na daljavo je lahko izziv, če člani ekipe niso prepričani, kaj in kdaj morajo storiti. Nekateri se bodo prilagodili zlahka, dobro upravljali s svojim časom in samostojno določali prioritete. Drugi pa bodo imeli težave z ločenostjo od pisarne, saj ne bodo imeli sprotne povratne informacije o tem, kaj se od njih pričakuje.
Zato je postavljanje jasnih ciljev ključno za uspešen workflow. Svojo ekipo morate seznaniti s podrobnostmi, kot so:
- Pričakovani delovni čas
- Načini komunikacije, ki jih boste uporabljali
- Dostop do koledarjev vseh članov ekipe
- Termini rednih sestankov
- Naloge in odgovornosti vsakega posameznika pri projektih
To so le nekateri primeri, kjer je jasna struktura nujna. Dokler vsak dan komunicirate s svojo ekipo in jim dajete jasno vedeti, kaj pričakujete, bodo vaše managerske veščine rasle, ekipa pa bo pri delu na daljavo bolj samozavestna.
3. Organizirajte redne virtualne sestanke
Vsak dan poskusite opraviti kratek video klic ali telefonski pogovor z zaposlenimi. Če je vaše delo po naravi tesno povezano, lahko vključite celotno ekipo. To je odlična priložnost za osvežitev informacij in spomin na to, da sodelavci še vedno obstajajo. Delo na daljavo je lahko osamljeno, zato je pomembno spodbujati komunikacijo in s tem skrbeti za mentalno zdravje ekipe.
Čas je dragocen, še posebej doma. Da virtualni sestanki ne bi odžirali časa za projekte, naj bodo kratki, jedrnati in strukturirani. Uporabljajte kakovostna orodja za brezhibno komunikacijo. Poskrbite, da imajo zaposleni vse potrebne informacije, in se izogibajte pošiljanju nejasnih sporočil sem in tja.
4. Poskrbite, da so vsi na tekočem
Velik izziv dela na daljavo je usklajenost in optimizacija nalog. Hitro se zgodi, da kdo zaostane ali pride do nesporazumov pri navodilih. Sproščeno domače okolje včasih oteži osredotočenost na naloge.
Kontentino poenostavi vsakodnevna opravila in omogoča nemoteno sodelovanje marketing ekip. Člani ekipe in stranke so lahko razkropljeni po celem svetu, Kontentino pa omogoča skupno ustvarjanje objav (post creation) in hitro pridobivanje odobritev s strani naročnikov.
Celotna ekipa lahko komunicira neposredno v Kontentinu, kar prepreči nesporazume. Tako boste prepričani, da bo vaša ekipa pravočasno pripravila vsebine za družbena omrežja in ohranila enako visoke standarde, kot bi jih imela v pisarni.
5. Uporabljajte prava orodja za delo na daljavo
Težko ste uspešni, če ekipi ne zagotovite tehnologije, ki jim olajša delo. Raziščite različna programska orodja in poskrbite, da jih vsi znajo uporabljati. Aplikacije, kot je Zoom, so postale standard za video konference. Prav tako razmislite o projektih in sistemih, ki vsem omogočajo učinkovit dostop do skupnih virov.
Ponudite različne komunikacijske poti: e-pošto, video klice in orodja za deljenje koledarjev. Za usklajevanje nalog uporabite project management orodja, za brainstorming pa sodelovalne miselne vzorce. Določite tudi urnik za redno komunikacijo; morda z glasovanjem preverite, kateri čas najbolj ustreza večini.
Prednosti sodelovanja ekip na daljavo
Sodelovanje na daljavo morda sprva zahteva nekaj prilagajanja, a sčasoma postane povsem naravno. Managerjem pa prinaša tudi nekatere presenetljive prednosti, kot so:
- Večja produktivnost: doma je pod določenimi pogoji manj motenj kot v dinamičnem pisarniškem okolju.
- Manj stresa: veliko zaposlenih poroča o nižjem nivoju stresa, kar pozitivno vpliva na kakovost in količino opravljenega dela.
- Večja fleksibilnost: to omogoča boljši work-life balance, več časa za gibanje in skrb za splošno dobro počutje.
Delo na daljavo hitro postaja nova realnost, saj podjetja ugotavljajo, kako močno takšna oblika dela opolnomoči zaposlene. Z uporabo tehnologije in orodij za sodelovanje, kot je Kontentino, poskrbite, da vse teče gladko in da vsak zaposleni pozna svoje naloge. Rezultat? Zadovoljne stranke in organiziran poslovni proces.
