Görev Önceliklendirme Artık Çok Kolay: Pazarlamada Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?

Pazarlama alanında çalışıyorsanız, muhtemelen aynı anda tamamlamanız gereken birden fazla göreviniz vardır. Bazı görevleriniz stratejik bir yaklaşım gerektirir ve bir çırpıda tamamlanamaz. Diğerleri ise sadece birkaç saniye sürse de tüm gün boyunca üretkenliğinizi ve odaklanmanızı mahvedebilir. Bu ikisi arasındaki altın dengeyi bulmak ve görevlerin altında ezilmemek büyük bir zorluktur.

Nasıl daha üretken olunur? Yanıtı Eisenhower matrisi (Eisenhower box) içinde bulabilirsiniz. Bugün, bu acil-önemli matrisinden ve üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinden bahsedeceğiz.

Eisenhower Matrisi Nedir?

Sıklıkla acil-önemli matrisi olarak adlandırılan Eisenhower matrisi, görevleri organize etmenin en popüler yöntemlerinden biridir. Dwight D. Eisenhower tarafından kullanıldığı ve popüler hale getirildiği bilinmektedir.

Matris, görevlerinizi sizin belirlediğiniz önem ve aciliyet derecesine göre gruplandırmanıza yardımcı olan dört kadrandan oluşur. Bunu en verimli şekilde yapabilmek için pratik yapmalı ve görevlerinizi doğru Eisenhower karesine yerleştirmeyi öğrenmelisiniz.

Önemli ve Acil Arasındaki Fark Nedir? 

Eisenhower matrisine yakından bakmadan önce, görevleri doğru şekilde ayırmanıza yardımcı olacak kritik bir soruyu yanıtlayalım. 

“Önemli” ve “acil” terimleri, her ikisi de kritik bir duruma işaret ettiği için sıklıkla birbirine karıştırılır. Aradaki farkı anlamak esastır.

Acil, hemen şimdi harekete geçmenizi gerektiren bir görevdir.
bu görevler genel strateji için mutlaka çok önemli olmayabilir, ancak mümkün olan en kısa sürede tamamlanmaları gerekir. Acil görevler, teslim tarihi yaklaşmış veya geçmiş olan, hızlı tepki gerektiren ve hızlı sonuçlar (veya zamanında yapılmazsa sonuçlar) doğuran işlerdir.

Önemli ise uzun vadeli strateji ve belirli bir hedefe ulaşmak için kritik olan bir görevi ifade eder. Önemli görevlerin genellikle hemen tamamlanması gerekmez.   

Dwight Eisenhower bu iki tür görevi belki de en iyi şu şekilde ayırt etmiştir:

“İki tür sorunum var: acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli değildir, önemli olanlar ise asla acil değildir.”  — Eisenhower

Bir görev aynı anda hem önemli hem de acil olabilir, ancak genellikle değildir. 

Eisenhower yönteminde ustalaşmak için görevlerinizi tanımlamayı ve sınıflandırmayı öğrenmelisiniz. Buna birazdan değineceğiz. 

Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?

Acil-önemli matrisi, her biri Eisenhower karesi olarak adlandırılan dört kadrandan oluşur.

Q1: Önemli + Acil = YAP

Bu grup, şimdi ve bizzat yapılması gereken görevleri içerir.

Genellikle kriz yönetimi, acil durumlar, teslim tarihleri veya hemen müdahale edilmesi gereken ani, öngörülemeyen durumlarla ilgili görevleri kapsar. 

Örnekler: 

1. Potansiyel bir sosyal medya müşterisinden iş birliği teklifi aldınız. Bu hem önemli hem de acildir: Hemen harekete geçmezseniz başka bir ajans seçebilirler. (İş birliği teklifleri için bir taslağınız hazırsa briefleri daha verimli yönetebilirsiniz; bu genellikle önemli ama acil değildir.)
   
2. Facebook ve Instagram hesaplarını yönettiğiniz bir restoranın çalışanlarına ödeme yapmadığı ortaya çıktı ve çalışanlar sosyal medyada tepki göstermeye başladı. Durum tırmandığında hazırda bir kriz yönetimi prosedürünüzün olması, süreci hızlı ve isabetli yönetmenizi sağlar.
   
3. Genç bir sosyal medya uzmanı tarafından gönderilen sosyal medya planının büyük düzeltmelere ihtiyacı var ve iki saatten kısa bir süre içinde müşteriye gönderilmesi gerekiyor. Takip edilecek kurallar belirlemek ve bir dahili onay süreci oluşturmak, iş kalitesini artırabilir ve son dakika düzeltmelerinde zaman kazandırabilir. 

Bu tür görevleri tamamen ortadan kaldırmak mümkün olmasa da, bazıları doğru Eisenhower karesi planlamasıyla önlenebilir veya önceden hazırlık yapılabilirdi. 

Q2: Önemli + Acil Değil = KARAR VER

İkinci grup, devam edip etmeyeceğinize veya şimdilik beklemede tutup tutmayacağınıza karar vermeniz gereken görevlerden oluşur. Eisenhower matrisi ile çalışan birçok pazarlamacı vaktinin çoğunu bu karesinde geçirir. 

Bu grup, gelecek için planlanabilecek görevleri içerir. Henüz acil olmasalar da her an acil hale gelebilirler. Bu gruptaki işleri düzenli olarak takip etmek ve iş akışınızda uygun bir yer olduğunda ertelememek en iyisidir. 

Genellikle planlama, iyileştirme veya ilişki kurma ile ilgilidirler. Burada kesin teslim tarihleri atamak zorunlu olmasa da motivasyonu korumanıza yardımcı olabilir. 

Örnekler:

1. İçerik onay sürecini müşterileriniz için yapılandırmak. İçerik planlarınız hakkında geri bildirim almakta zorlanıyorsanız, iş akışınızı sadeleştirmek için çözümler (örneğin Kontentino) kullanabilirsiniz. Bunu halletmek önemlidir, ancak aciliyeti birkaç faktöre bağlıdır.
   
   
2. Şirketinizi tanıtmak amacıyla sosyal medya stratejisi hakkında kısa bir video hazırlamak. Marka bilinci için önemlidir ancak aciliyeti tartışılabilir.
   
   
3. Bir e-ticaret müşterisi için kapsamlı bir sosyal medya kanalları denetimi yapmak. Her zaman acil değildir (ve hazırlık aşaması gerektirir), ancak performansı artırmak ve darboğazları belirlemek için önemlidir. 

Bu Eisenhower karesindeki görevleri tamamlamak, daha az stresli durumla karşılaşmanızı sağlar, projeleriniz üzerinde daha fazla kontrol verir ve sürekli iyileşmeyi tetikler. 

Q2 görevlerine daha fazla zaman ayırarak, Q1’deki öngörülemeyen veya tatsız durumları ortadan kaldırabilir, Q3 görevlerini dengeleyebilir ve hatta normalde fırsat bulamadığınız Q4’teki dinlendirici aktivitelere zaman ayırabilirsiniz.

Q3: Önemli Değil + Acil = DEVRET

Üçüncü grup, başkasına devredebileceğiniz veya eleyebileceğiniz görevlerden oluşur. Bu kategoride bitmek bilmeyen bir görev listesine sahip olmak üretkenlik için tam bir felakettir, bu nedenle burada işlerin birikmesinden kaçınmalısınız. 

Daha önce belirttiğimiz gibi, acil olması önemli olduğu anlamına gelmez. Bu kategorideki görevlere çok fazla zaman harcamak, kısa vadeli bir bakış açısına ve işiniz için gerçekten önemli olan şeyleri ihmal etmenize neden olabilir. Mümkün olduğunda, bu karesindeki görevleri devretmeye, azaltmaya ve onlardan kurtulmaya çalışın. 

Örnekler: 

1. Önemli bir müşteri için sosyal medya stratejisi üzerinde çalışırken bir iş arkadaşınız sizden küçük bir iyilik istiyor. Odaklanmanızı feda edip ona yardım etmeli misiniz? Birçok kişi için bu sorun değildir, ancak bu tür isteklere çok sık “evet” derseniz üretkenliğiniz üzerindeki kontrolünüzü kaybedebilirsiniz.
   
   
2. Eski bir müşteri, belirli bir reklam kampanyasıyla ilgili tüm dosyaları tek bir klasörde toplamanızı istiyor. Bu görev onlar için önemli olabilir, ancak muhtemelen acil değildir ve ekibinizdeki başka birine devredilebilir.
   
   
3. Bir toplantının ortasındayken bir meslektaşınızdan rahatsız edici bir telefon alıyorsunuz. Katılımcılardan özür dileyip odadan çıkıyor ve telefonu açıyorsunuz; oysa bu konunun toplantı bitene kadar bekleyebileceğini veya ekipteki başka biri tarafından çözülebileceğini fark ediyorsunuz.
   
   
4. “E-posta ile halledilebilecek bir toplantı” olan her türlü durum.

Matriste Q3’ü Q1 ile karıştırmayın: Günlük bazda çok sayıda görevi tamamladığınız için gereksiz bir tatmin duygusu yaşayabilirsiniz. Ancak Q3 (önemli değil ama acil) görevleri, uzun vadeli hedeflerinize Q1 (önemli ve acil) görevleri kadar katkı sağlamaz.

Kontrolü ve itibarınızı geri kazanmak için nasıl daha üretken olunur? İş akışınızdaki bu tür görevleri en aza indirmeye çalışın ve başkalarına fayda sağlayan ancak sizi bölen taleplere “hayır” demeyi öğrenin. Bu kendi iyiliğiniz içindir. 

Q4: Önemli Değil + Acil Değil = ELE

Dördüncü grup, gelecekte bir zaman dilimine yerleştirilecek görevleri, kaynakları veya fikirleri içerdiği gibi, yanlışlıkla “görev” olarak adlandırılan dikkat dağıtıcı aktiviteleri de içerir. Bunların birçoğu, diğer kadranlarda karışıklık yaratmadan önce bu aşamada bırakılmalı veya yalnızca ticari bir anlam ifade ettiklerinde tamamlanmalıdır. 

Örnekler:

1. Dalgın bir şekilde Facebook feed’ini kaydırmak (bunu “ilham arıyorum” diye meşrulaştırabilirsiniz ama tam olarak aynı şey değil, değil mi?)
   
   
2. Hedefsizce internette gezinmek.
   
   
3. Test amaçlı bir sosyal medya profili yönetme fikri. Acil veya önemli değil, sadece bir gün işe yarayabilecek (veya yaramayacak) boş bir fikir.
   

Fikirleri takip etmek ve gerektiğinde onları belirli bir Eisenhower karesine taşımak, bu kadran üzerinde tam kontrole sahip olmak için kritiktir. 

Görevler Eisenhower Karelerine Nasıl Sınıflandırılır?

Görevleri bölümlere ayırmak yanıltıcı olabilir. Bilgi kirliliğinin her şeyi acil ve önemliymiş gibi gösterdiği bir çağda yaşıyoruz. 

Neyin acil, neyin önemli olduğunu ayırt etmek atmanız gereken ilk adımdır. 

Doğrusal yapılacaklar listeleri yerine bir acil-önemli matrisi kullanmak, stratejiniz ve işiniz için gerçekten kritik olan şeylere odaklanmanıza yardımcı olur. Yapılacaklar listeleri uzun ve düzensiz olma eğilimindedir, oysa Eisenhower matrisi iş akışınızın nasıl göründüğünü size bildiren dört net grup sunar.

Süreci dört aşamaya ayıralım.

1. Q1 ve Q3 için görevleri yazarak en yüksek öncelikli Q2’ye girmesi gerekenleri belirleyin. Q1 ve Q3’ten tekrar etmesi önlenebilecek veya krizden ziyade öngörülebilir olan görevleri alın. İşte yeni Q2 görevleriniz bunlar.
   
   
2. Q2 görevleri çok zaman gerektirebilir. Q4’teki gereksiz işlerinizi temizleyin ve Q3 görevlerinizi devredin veya azaltın; böylece Q2 grubuna daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
   
   
3. Q2 görevlerinizi önceden planlayın. Bunun kesinlikle zorunlu olmadığını belirtmiştik, ancak bu sizi yolda tutacak ve istenmeyen Q1 görevlerine dönüşmeden önce onları tamamlama kararlılığı verecektir.
   
   
4. Q2 görevlerine sebepsiz yere odaklanmıyorsunuz. Bu görevlere daha fazla zaman harcayarak Q1’deki görev sayısını azaltabilmelisiniz. 

Tüm görevlerin tamamlanması gerekiyor mu? Evet, eninde sonunda. Devretseniz bile, daha sonra onları denetlemeniz ve incelemeniz gerekebilir. Ancak bir acil-önemli matrisi ile akıllı görev önceliklendirmesi yaparak bunları daha hızlı bitirebilir ve işin özüne odaklanabilirsiniz. 

Nasıl Daha Üretken Olunur? Uygulanacak Birkaç Küçük Taktik

Nasıl daha üretken olunur sorusuna yanıt olarak, görevlerinizi tamamlamanıza yardımcı olabilecek birkaç yararlı taktik de listeledik: 

• Kurbağayı ye – güne en “kötü” veya zor görevle başlayın. Onu hallettiğinizde geri kalanı daha kolay görünecektir.
  
  
• Hızlı kazanımlar (Quick wins) – ardından tamamlanması sadece birkaç dakika sürecek birkaç küçük göreve geçin. Bu, günün geri kalanında elinizden gelenin en iyisini yapmanız için sizi cesaretlendirebilir. 

• İlk 3 (Top3) – her gün mutlaka tamamlamanız gereken üç kritik görevi belirleyin. Geri kalanı isteğe bağlıdır: Onlar üzerinde çalışmaya başlarsanız harika, ancak ilerletemezseniz de dünyanın sonu değil. 

• 2 dakika kuralı – bu kural, görev yönetimi (task management) ve üretkenliğiniz üzerinde bir miktar kontrol sahibi olduğunuzda denemeye değerdir. Aniden bir görev ortaya çıkarsa ve tamamlanması iki dakikadan az sürüyorsa, onu herhangi bir Eisenhower karesine koymayın; sadece hemen yapın. Bu şekilde, basit bir görevi sınıflandırmak için görevi yapmaktan daha fazla zaman harcamamış olursunuz. Ancak çok sık gerçekleşirse üretkenlik için tehlikeli olabilir, bu yüzden dikkatli kullanın.
  
  

Acil-Önemli Matrisi Sosyal Medya Yöneticilerine Nasıl Yardımcı Olur? 

Görev önceliklendirme kolaylaştı

Sosyal medya yöneticilerinin yeni trendleri, değişiklikleri ve güncellemeleri hızla benimsemesi gerekir. Çok fazla yeni görev geldiğinde, kaybolmak kolaydır. Eisenhower matrisi ile doğru görev önceliklendirmesi yapıldığında, yeni sorumluluklar birer yük değil, sürecin bir parçası ve aşılması gereken mücadeleler olarak görülecektir.

Görevleri önceliklendirmek, pazarlama uzmanlarının en kritik işleri belirlemesine ve diğerleri bekleme listesinde (backlog) sabırla beklerken onlara odaklanmasına yardımcı olur. Çok fazla işin olması kızgınlık ve hüsrana neden olabilir, ancak önceliklendirme bunu çözebilir ve işinizden keyif almanızı sağlayabilir.

Daha iyi verimlilik, daha yüksek üretkenlik

Görev önceliklendirmede uzmanlaşmak bir gecede olmaz, ancak bir kez başladığınızda farkı çok çabuk görebilirsiniz. Görevlerinizi sınıflandırıp kadranlara bölerek daha üretken olabilir, planlamaya daha fazla, paniğe daha az zaman ayırabilir ve işinizin kalitesini daha da artırabilirsiniz. 

Süreçleri parçalara ayırın

Görev önceliklendirme, işlere farklı bir perspektiften bakmanızı destekler. İş akışına “sosyal medya stratejimizi iyileştirmek için çalışmak” gibi devasa süreçler koymak yerine, süreci parçalara ayırabilirsiniz. 

• “Bir sosyal medya otomasyon aracı bul” Q3’e konulabilir ve devredilebilir,
• “Rakip analizi” Q2’ye konulabilir veya ekibinizde bunu yapacak kapasiteye ve beceriye sahip biri varsa devretmeyi düşünebilirsiniz,
• “TikTok‘ı canlandırmak” net bir konsept yoksa Q4’teki fikirler listesine gitmelidir,
• “Criz prosedürleri oluşturmak” sizin Q2 görevinizdir ve bunun bir Q1 görevine dönüşmesini istemiyorsanız şimdiden hazırlanmaya başlamalısınız.
  
  

Eisenhower Matrisi ile daha az iş yükü

Eisenhower matrisini kullanmak, bitmeyen iş yükünün sancısını hafifletir. Görevlerin bu net ayrımı size tam olarak neyin yapılması, planlanması, devredilmesi veya elenmesi gerektiğini gösterir. Uzun bir yapılacaklar listesinin yerini, bazı görevlerin sırada beklemesinde bir sakınca olmadığını fark edeceğiniz bir acil-önemli matrisi alabilir.

Bugün hepsini tamamlamasanız bile dünya hala kendi ekseni etrafında dönmeye devam edecek. 

Ekip memnuniyetini önemseyin 

Potansiyel anlaşmazlık ve hayal kırıklığı kaynaklarını ne kadar erken fark ederseniz, onları o kadar çabuk düzeltebilirsiniz. 

Bazen sonsuz e-posta zincirleri gibi önemsiz görünen şeyler bile hüsrana yol açabilir ve dolayısıyla sağlam bir ekip kültürü oluşturulmasını engelleyebilir.

Ekibinizin ruh halini hızlıca değerlendirmek ve çözülmesi gereken durumları belirlemek için TeamMood gibi araçlar kullanabilir veya çalışan memnuniyetini ölçmek için anketler düzenleyebilirsiniz.

Dikkat dağıtıcıları elemek 

Sosyal medya ile çalışmak gerçekten dikkat dağıtıcı olabilir. Facebook feed’inizi kontrol etme, zaman zaman Instagram’ı açma veya Twitter’ı yenileme dürtüsüne direnmek zordur. Görevleri bölmek, üretken olmayan şeylere ne kadar zaman harcadığınızı görmenizi sağlar ve dikkat dağıtan unsurları elemenize yardımcı olur. 

Özetle

Sosyal medya yöneticilerinin strateji, analiz veya dağıtımla ilgili çok sayıda görevi vardır. Bunları önceliklendirmek büyük ölçüde zaman, motivasyon ve düzen kazandırır. Şimdi veya yakın gelecekte yapılması gereken birçok görev varken, diğerleri Eisenhower matrisi içinden başkasına devredilebilir veya tamamen çıkarılabilir. Eğer nasıl daha üretken olunur diye fikir arıyorsanız, bu yöntem tam size göre olabilir.