Как да направите процеса по одобрение на социални мрежи в агенцията безупречен?

Прието предизвикателство? Одобрено предизвикателство!

Колко имейла могат да задръстят пощенската ви кутия всеки ден?

Не толкова отдавна за мен те се брояха в стотици. Някои от тях се отнасяха до дреболии като промяната на една дума („чудесно“ вместо „добро“) в post, който бях изпратил за одобрение. Можете ли да си представите размяната на двадесет имейла с осем души в CC, които спорят за една буква? Тогава осъзнах, че процеса на social approval трябва да бъде лесен, бърз и сравнително приятен.

Оттогава реших да дефинирам и постоянно да развивам workflow за лесна онлайн team collaboration. С малко съчетание от процедури и инструменти създадох машина, която прави чудеса.

Днес ще разкрия някои от тайните, които ми помогнаха да управлявам над 100 профила в социалните мрежи за клиенти от различни индустрии, часови зони, държави и работни предпочитания.

Как да управлявате множество профили в социалните мрежи?

Задавах си този въпрос почти всяка сутрин, когато ме събуждаха клиенти от другия край на света, и почти всяка вечер, прекарана в писане на имейли. Справях се добре, но знаех, че мога още по-добре с content calendar и social media approval. Ако работите в сферата на дигиталния маркетинг и преминавате през нещо подобно (чудейки се как все още не сте полудели), вероятно сте на ръба на изтощението. Продължете да четете, за да разберете как да поправите това.

Онзи-Който-Не-Бива-Да-Се-Назовава. Стратегията.

Когато става въпрос за маркетинг, стратегията може да се сравни с Волдемор от сагата за Хари Потър. Защо? Е… Всички знаеха, че съществува, много хора бяха чели за него и почти всеки знаеше името му, мнозинството се страхуваше от него, но малцина наистина се бяха изправяли пред него лично или го познаваха добре. Точно същото се случва и с маркетинговите стратегии. Хоркруксът беше нещо, което можеше да отслаби Волдемор, а липсата на workflow approval process лесно може да бъде вашият Хоркрукс, когато работите по стратегия. И все пак не е късно да промените това (а ако все още нямате стратегия, нашата скорошна статия може да ви бъде полезна).

Етап 1: установете процедурите

Първо трябва да се погрижите за няколко неща, преди да започнете да внедрявате approval workflow външно и вътрешно. Просто си задайте правилните въпроси и потърсете отговори от всички участващи страни.

• Кой отговаря за целия процес на създаване на posts за всеки отделен клиент?
  Или по-точно, от кого се състои екипът за социални мрежи? Кой за коя част отговаря? Например графичният дизайнер не може да направи нищо без brief от специалиста по социални мрежи, но той пък трябва да работи със стратег, за да е сигурно, че комуникацията е последователна.

Направете запознанство по имейл / Skype / среща между клиента и целия екип. Защо? Понякога, когато графичният дизайнер се запознае с бранда и хората, той може да създаде по-точни материали, познавайки корпоративната култура и изисквания малко по-добре.

• Кой играе ролята на супервайзор, както от страна на агенцията, така и от страна на клиента?
  Кой проверява подготвеното съдържание, независимо дали е ново или curated content? От страна на агенцията това често е content manager или account manager. От страна на клиента трябва да има определен човек, който да каже „Одобрявам този post“. Колкото повече хора са във веригата, толкова по-тромав и дълъг може да бъде процесът (всеки има своите задачи и някои tweets може да не са основен приоритет за заетите хора, с които работите).

• Какви са точните отговорности на всяка страна?
  Кой отговаря за проучването? Кой и как доставя материалите? Кой отговаря за комуникацията през уикендите?
  

• Какви са правилата (do’s/don’ts) за всеки бранд?
  Какви са добрите практики и грешките, които трябва да избягвате? Добавянето на лого в горния ляв ъгъл може да е задължително, докато използването на конкретен hashtag да е забранено. Тези елементи варират според бранда или платформата.
  

• Какви са крайните срокове за изпращане на съдържание?
  Кога най-късно съдържанието трябва да бъде доставено и одобрено за гладка съвместна работа.

• Какви инструменти използвате за управление на комуникацията?
  Освен вътрешните инструменти, които вашата агенция използва, си струва да внедрите и такива за колаборация с клиентите. Клиентите често се притесняват от нови решения, затова избраният инструмент трябва да бъде лесен и user-friendly. Kontentino, например, позволява на клиентите да одобряват съдържание само с един клик чрез мобилно приложение.
  

За да ускорите процеса, можете да добавяте вдъхновения и важни дати в Inspiration calendar, например в Kontentino.

• Как се справяте с управлението на кризи?
  Как реагирате на оплаквания? Как идентифицирате криза? Просто трябва да дефинирате всичко това, преди някой да подпали огъня. Социалните мрежи нямат милост – ако някой иска да се оплаче в 23:00 ч., той ще го направи. Въпросът е: как ще действате вие?

Оформете процедурите си в PDF и ги разпространете до всички в организацията и до клиентите. Така винаги ще имате на какво да се позовете при криза!

• Кои платформи използвате за комуникация?
  Уточнете точно кои профили и платформи управлявате, особено ако клиентът работи и с други агенции.
  

Това е и чудесна стъпка за събиране на всички материали, файлове и пароли, от които екипът ви се нуждае.

Етап 2: въведете екипа си в процеса

След като процедурите са готови, е време да задействате магията на social media collaboration!

Обучение

Съберете екипа и ги запознайте с всички процедури. Дръжте насоките под ръка за новите служители.

Колкото по-добре служителите ви познават бранда, толкова по-добро съдържание ще създават. Само името и уебсайтът на клиента не са достатъчни.

Какво трябва да има предвид всеки, преди да поиска одобрение?

• Tone of voice – всеки бранд има свой собствен стил на комуникация. Екипът ви трябва да знае как да говори от името на бранда.
• Brand book – цветове, шрифтове и стилистика. Неспазването им води до загуба на време за корекции.
• Насоки за качество. Дори подробности като това дали брандът се нарича „услуга“ или „платформа“, са част от правилата.
• Език. Граматическите грешки и спорните думи не вдъхват доверие. Винаги проверявайте два пъти, преди да поискате одобрение!

Изпращайте за одобрение само съдържание, което вие самите бихте одобрили без колебание. Ако нещо не отговаря на изискванията, поправете го, вместо да търсите оправдания пред клиента.

Checklists (Списъци за проверка)

Промените са за добро, но адаптирането към тях отнема време. Първите дни може да са изпълнени с грешки, но checklists ще ви помогнат да запазите вашата online team collaboration в отлична форма. Ето как да се възползвате от тях в social media approval tool като Kontentino.

Checklists помагат при:

• въвеждане на нови промени в екипа;
• обучение на стажанти и junior кадри;
• структуриране на onboarding процеса.

В Kontentino можете да ги персонализирате според вашите нужди и проекти.

Когато постът е готов и всички точки в списъка са маркирани, той се изпраща за вътрешно одобрение. Всичко се случва в Kontentino – забравете за имейли и съобщения в Messenger в извънработно време.

След като постът е одобрен вътрешно, стигаме до най-важното…

Одобрение от клиентите

Следвайки тези стъпки, процесът post approval става много по-лесен. Клиентите не искат да ровят в таблици – те се нуждаят от лесно съобщение със съдържание, което да одобрят бързо.

Опашката за одобрение може да убие времето ви. В социалните мрежи всяка минута е важна за успеха на един post. Затова одобрението трябва да бъде гладко и за двете страни.

Дори клиентът да не изисква одобрение, винаги е по-безопасно да го имате. При неочаквана криза неодобреното съдържание може да създаде сериозни проблеми.

В Kontentino цялата комуникация е на едно място. Клиентите могат да коментират или одобряват с един клик, а екипът ви получава потвърждение незабавно.

ЕТАП 3: анализирайте, оптимизирайте и повтаряйте

Ако вече сте усвоили процеса, поздравления! Но винаги има място за подобрение:

• Използвайте платформи за екипна колаборация. Автоматизацията спестява време и ресурси.
• Постоянно искайте обратна връзка от клиентите.
• Бъдете винаги подготвени с материали и лога под ръка за бързи корекции.
• Следете представянето на вашите posts. Kontentino помага и за генерирането на красиви и лесни за разбиране отчети.
• Не се страхувайте от tools за автоматизация. Kontentino ви води от идеята до финалното одобрение.

Вашите клиенти заслужават повече от content plans в PPTX и отчети в XLS. 🙂

Организирането на работата в социалните мрежи може да отнеме месеци, но се отплаща с повишена ефективност и професионално спокойствие.

Работата в социалните медии може да бъде стресираща, но с правилните процедури и social media management инструменти тя става по-лесна и предвидима.