Назад към блога
Живеем в безпрецедентни времена, в които голяма част от света работи от вкъщи. Това обаче не е нова тенденция. През последните няколко години забелязваме, че все повече офиси приемат дистанционната работа и се стремят да установят и поддържат добри практики за remote team collaboration.
Екипите преминават от традиционната офис среда към работа от дома и е важно да предприемете стъпки за подобряване на колаборацията. Преди голяма част от служителите (между 80 и 90 процента) споделяха, че биха искали да работят дистанционно поне през част от времето. Независимо дали все още мислят така, работата от вкъщи вероятно ще става все по-често срещана в бъдеще, тъй като вече разполагаме с изобилие от технологични инструменти, които я улесняват.
Въпреки това, управлението на дистанционни проекти може да представи съвсем нови предизвикателства за мениджъри, които никога досега не са ръководили такива екипи. Но не е необходимо това да бъде стресиращо, ако разполагате с правилните системи и процедури. Ето нашия гид за това как да управлявате екип дистанционно, както и някои от ползите на дистанционната колаборация.
Пет съвета за подобряване на колаборацията във вашите дистанционни екипи
Съвет 1: Бъдете на разположение
Дистанционните служители лесно могат да се почувстват изолирани или отдалечени от организацията, особено ако внезапно са преминали към remote work, а са свикнали да бъдат в офиса всеки ден. Това чувство на дистанция може да доведе до демотивация и по-ниско ниво на удовлетвореност, което засяга всеки аспект от тяхното представяне. Изключително важно е да бъдете на разположение на членовете на вашия екип, за да се чувстват свързани с компанията и да имат ясно чувство за цел и посока.
Ако член на екипа ви се обади, винаги отговаряйте, когато е възможно. Ако ви изпратят имейл или съобщение в социалните мрежи, реагирайте възможно най-бързо. Да бъдеш успешен мениджър на дистанционни проекти означава да присъстваш, дори когато физически не можеш да бъдеш в едно и също пространство с екипа си.
Съвет 2: Поставяйте ясни цели
Дистанционната колаборация може да бъде предизвикателство, когато членовете на екипа не са сигурни какво и кога трябва да правят. Някои служители ще се адаптират лесно, управлявайки времето си добре и проявявайки инициатива при приоритезиране на задачите. Други обаче ще изпитват затруднения извън офиса, тъй като ще им липсва обратната връзка, която им казва какво се очаква от тях всеки ден.
Ето защо поставянето на ясни цели за всеки член на екипа е абсолютно ключово за успешната съвместна работа. Важно е да информирате служителите си за детайли като:
- Очакваното работно време за всеки;
- Различните методи за комуникация, които ще използвате;
- Споделяне на календари, за да може всеки да вижда наличността на другите;
- График на срещите;
- Задачите и отговорностите на всеки при работа по специфични проекти.
Това са само част от примерите, при които е необходимо ясно поставяне на цели. Тъй като всяка организация е различна, вероятно ежедневно ще се сблъсквате с нови ситуации. Докато комуникирате с екипа си всеки ден и им казвате точно какво се очаква от тях, вашите умения за управление на дистанционни проекти ще се развиват. Вашата команда ще се чувства по-уверена, защото ще има структура, която да ги води.
Съвет 3: Провеждайте редовни виртуални срещи
Опитайте се да провеждате телефонен разговор или видеосреща с всеки служител в определен момент от деня. Ако работата ви е силно колаборативна, е съвсем в реда на нещата да включите всички важни членове на екипа в една видеосреща. Това е чудесен шанс всеки да сподели актуална информация, както и просто начин да напомните на екипа, че техните колеги са на линия. Дистанционната работа може да бъде самотна, затова е важно да предлагате възможности за комуникация, за да се грижите и за доброто психично здраве на хората.
Времето е изключително ценно, особено при работа от вкъщи. Всяка минута във виртуални срещи е време, отделено от самите проекти. Тъй като не разговаряте лице в лице, правете съобщенията и срещите си кратки, стегнати и по същество. Използвайте надеждни инструменти като бизнес телефонни системи или приложения за екипна колаборация. Уверете се, че служителите разполагат с цялата необходима информация, за да завършат задачите си, и минимизирайте излишното изпращане на неясни съобщения.
Съвет 4: Поддържайте пълен синхрон в екипа
Голямо предизвикателство при дистанционната работа е поддържането на синхрон между всички и оптимизирането на задачите (workflow). Лесно е някой процес да се забави или служителите да получат противоречиви инструкции. По-свободната работна среда понякога прави фокуса върху задачите по-труден.
Kontentino помага за организирането на ежедневните задачи, като прави колаборацията за дистанционни маркетингови екипи изключително лесна. Вашите клиенти и колеги могат да бъдат навсякъде по света. Kontentino улеснява съвместната работа по създаването на post съдържание и изпращането му за одобрение от клиента.
Цялата ви комуникация може да се случва директно в Kontentino, което предотвратява неразбирателствата. Това ви дава увереност, че екипът ви може да работи сплотено, да завършва планирането на социалните мрежи и да поддържа същите високи стандарти, както и в офиса.
Съвет 5: Използвайте правилните инструменти за remote work
Трудно е да сте успешен мениджър, ако не оборудвате екипа си с инструменти и технологии, които улесняват ежедневието им. Проучете различен софтуер и се уверете, че всеки може да го използва пълноценно. Приложения като Zoom станаха изключително популярни за видеоконференции. Също така може да обмислите внедряването на виртуална десктоп инфраструктура, за да може всеки да използва ресурсите на екипа максимално ефективно.
Важно е да имате набор от отворени канали за комуникация. Имейл, видео разговори и социални медии са от съществено значение, както и възможността за споделяне на календари. Използвайте project management инструменти за синхронизиране на задачите. Може да внедрите и инструменти за mind mapping, които помагат на всички да бъдат на една вълна по време на brainstorming. Също така отделете време за установяване на фиксиран график за комуникация, който е удобен за по-голямата част от екипа.
Ползите от колаборацията в дистанционните екипи
В началото дистанционната работа изисква време за адаптация. С времето обаче тя става по-лесна и предлага изненадващи предимства като:
- Много хора, работещи от вкъщи, са по-продуктивни и постигат повече за по-кратък период, тъй като липсват обичайните офис разсейвания.
- Висок процент от дистанционните служители споделят за по-ниски нива на стрес, което влияе позитивно на качеството и обема на работата им.
- По-голяма гъвкавост за всички. Това помага за постигане на здравословен баланс между работа и личен живот, дава възможност за движение и грижа за психичното здраве.
Дистанционната работа бързо се превръща в новото нормално за хиляди хора, а бизнесът осъзнава колко много тази форма на работа мотивира служителите. Използването на технологии и инструменти за колаборация като Kontentino гарантира, че всичко протича гладко и всеки знае задачите си. В резултат получавате доволни клиенти и организирани бизнес процеси.
