Zpět na blog
Pokud pracujete v marketingu, pravděpodobně máte většinou na starosti mnohem více než jen jeden úkol najednou. Některé povinnosti vyžadují strategický přístup a nelze je dokončit mrknutím oka. Jiné zaberou pár sekund, ale dokážou vám rozhodit produktivitu a soustředění na celý den. Najít mezi nimi zlatou střední cestu a nebýt přehlcen úkoly je proto výzva.
Jak být produktivnější? Odpověď možná najdete v Eisenhowerově boxu. Dnes si povíme o této matici „urgentní/důležité“ a o tom, jak vám může pomoci naplno využít vaši produktivitu.
Co je to Eisenhowerův box?
Eisenhowerův box, typ frameworku pro prioritizaci, který se často nazývá matice „urgentní/důležité“, je jednou z nejoblíbenějších metod organizace úkolů. Věří se, že ji používal a zpopularizoval Dwight D. Eisenhower.
Je založen na čtyřech kvadrantech, takzvaných „čtvercích“ v boxu, které pomáhají seskupovat úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti, které si sami definujete. Abyste to dělali co nejefektivněji, musíte trénovat a naučit se třídit úkoly tak, aby skončily ve správném Eisenhowerově čtverci.
Jaký je rozdíl mezi důležitým a urgentním?
Než se na Eisenhowerův box podíváme blíže, odpovězme si na jednu zásadní otázku, která vám pomůže úkoly správně rozdělit.
Pojmy „důležité“ a „urgentní“ se často zaměňují, protože oba odkazují na něco „klíčového“. Je však nezbytné pochopit rozdíl.
Urgentní označuje úkol, který vyžaduje, abyste jednali hned, okamžitě.
Tyto úkoly nemusí být nutně extrémně důležité pro celkovou strategii, ale musí být splněny co nejdříve. Urgentní úkoly jsou ty, které mají brzký termín, nebo jsou již po termínu, takže vyžadují rychlou reakci a přinášejí rychlé výsledky (nebo následky, pokud nejsou dodány včas).
Důležité označuje úkol, který je klíčový pro dlouhodobou strategii a dosažení konkrétního cíle. Důležité úkoly obvykle nemusí být dokončeny hned teď.
Sám Eisenhower tyto dva typy úkolů rozlišil snad nejlépe:
„Mám dva druhy problémů: urgentní a důležité. Urgentní nejsou důležité a důležité nejsou nikdy urgentní.“ — Eisenhower
Úkol může být důležitý i urgentní zároveň, ale obvykle tomu tak není.
Abyste metodu Eisenhowera ovládli, musíte se naučit rozpoznávat a kvalifikovat své úkoly. To si probereme v další části.
Jak používat Eisenhowerův box?
Matice „urgentní/důležité“ se skládá ze čtyř kvadrantů úkolů, z nichž každý se nazývá Eisenhowerův box nebo Eisenhowerův čtverec.
Q1: Důležité + Urgentní = UDĚLAT
Tato skupina zahrnuje úkoly, které je třeba udělat hned a osobně.
Často zahrnují úkoly související s krizovým řízením, krizovými situacemi, deadliny nebo náhlými nepředvídatelnými situacemi, které je třeba okamžitě vyřešit.
Příklady:
- Obdržíte nabídku spolupráce od potenciálního nového klienta na sociální sítě. Je to důležité i urgentní: pokud nebudete jednat hned, mohou si vybrat jinou agenturu. (Briefy můžete řešit efektivněji, pokud máte připravený template pro nabídky spolupráce – to je často důležité, ale ne urgentní.)
- U restaurace, kterou spravujete na Facebooku a Instagramu, se ukázalo, že nevyplácí své zaměstnance, kteří nyní začali rozpoutávat bouři na sociálních sítích. Mít připravené postupy pro krizovou komunikaci pro případ, že situace eskaluje, vám pomůže ji vyřešit rychleji a přesněji.
- Plán pro sociální sítě, který vám poslal juniorní specialistka, potřebuje zásadní úpravy a vy ho musíte poslat klientům za méně než dvě hodiny. Vytvoření souboru pravidel a nastavení procesu interního schvalování může zlepšit kvalitu práce a ušetřit vám čas strávený opravami na poslední chvíli.
I když takové úkoly nelze zcela eliminovat, některým z nich se dalo předejít nebo se na ně připravit předem díky správnému Eisenhowerovu čtverci.
Q2: Důležité + Neurgentní = ROZHODNOUT
Druhá skupina se skládá z úkolů, u kterých se musíte rozhodnout, zda v nich pokračovat, nebo je zatím nechat v pipeline. Mnoho marketérů pracujících s Eisenhowerovým boxem tráví v tomto Eisenhowerově čtverci většinu svého času.
Tato skupina obsahuje úkoly, které lze naplánovat na budoucnost. I když zatím nejsou urgentní, mohou se jimi stát kdykoliv. Je lepší pravidelně sledovat, co v této skupině je, a neodkládat úkoly bezdůvodně, pokud máte v pipeline volné místo.
Často se týkají plánování, vylepšování nebo budování vztahů. I když zde nejsou vyžadovány deadliny, mohou vám pomoci zůstat motivovaní.
Příklady:
- Nastavení procesu schvalování obsahu klienty. Pokud bojujete se získáváním feedbacku ke svým obsahovým plánům, možná budete chtít zavést řešení (jako Kontentino), která zjednoduší váš workflow. Je důležité mít toto vyřešené, ale naléhavost závisí na několika faktorech.
- Krátké video o strategii na sociálních sítích, abyste mohli propagovat svou firmu. To je důležité pro branding, ale o jeho naléhavosti lze diskutovat.
- Komplexní audit sociálních sítí pro vašeho e-commerce klienta. Není to vždy urgentní (a vyžaduje to fázi přípravy), ale je to důležité pro zlepšení výkonu a identifikaci slabých míst.
Dokončení úkolů z tohoto Eisenhowerova čtverce může vést k méně stresovým situacím, poskytne vám větší kontrolu nad projekty a zajistí neustálé zlepšování.
Trávením více času úkoly z Q2 můžete eliminovat nepředvídatelné nebo nepříjemné situace v Q1, vyvážit úkoly z Q3 a dokonce si dopřát i nějaké „požírače času“ z Q4, na které byste jinak neměli prostor.
Q3: Nedůležité + Urgentní = DELEGOVAT
Třetí skupina obsahuje úkoly, které lze delegovat nebo eliminovat. Nekonečný seznam úkolů v této kategorii je katastrofou pro produktivitu, takže byste se měli snažit vyhnout hromadění povinností právě zde.
Jak jsme již zmínili, Urgentní nemusí znamenat Důležité. Trávení příliš mnoho času úkoly v této kategorii může mít za následek krátkodobou vizi a zanedbávání toho, co je pro vaše podnikání skutečně důležité. Kdykoliv můžete, snažte se úkoly v tomto Eisenhowerově čtverci delegovat, omezit nebo se jich zbavit.
Příklady:
- Kolega vás požádá o malou laskavost během vaší práce na strategii pro důležitého klienta. Měli byste obětovat své soustředění a na minutu mu pomoci? Pro mnoho lidí to není problém, můžete však ztratit kontrolu nad svou produktivitou, pokud budete na takové prosby kývat příliš často.
- Bývalý klient vás požádá o shromáždění všech souborů týkajících se konkrétní reklamní kampaně do jedné složky. Tento úkol může být důležitý pro něj, ale pravděpodobně není urgentní a lze jej delegovat na jinou osobu ve vašem týmu.
- Během obchodní schůzky vám zavolá kolega a přeruší vás. Omluvíte se účastníkům, odejdete z místnosti a zvednete telefon – jen abyste zjistili, že to mohlo počkat, až schůzku skončíte, nebo to mohl vyřešit kdokoliv jiný z týmu.
- Jakákoliv situace typu „schůzka, která mohla být e-mailem“.
Nepleťte si v Eisenhowerově boxu Q3 s Q1: můžete mít mylný pocit uspokojení z toho, kolik úkolů denně splníte. Ale úkoly z Q3 (nedůležité, ale urgentní) nepřispívají k vašim dlouhodobým cílům ani zdaleka tak jako úkoly z Q1 (důležité a urgentní).
Jak být produktivnější a získat zpět kontrolu a reputaci? Pracujte na minimalizaci těchto úkolů ve své pipeline a naučte se říkat „ne“ některým žádostem, které pomáhají ostatním, ale rozptylují vás. Je to pro vaše vlastní dobro.
Q4: Nedůležité + Neurgentní = ELIMINOVAT
Čtvrtá skupina zahrnuje backlog úkolů, zdrojů nebo nápadů, které mají být časově zařazeny do budoucna, ale také rušivé aktivity, které byly mylně nazvány „úkoly“. Mnoho z nich by mělo být v této fázi vyřazeno dříve, než udělají nepořádek v ostatních kvadrantech – nebo dokončeno pouze tehdy, když dávají obchodní smysl.
Příklady:
- Bezduché scrollování na Facebooku (můžete se vymlouvat na „hledání inspirace“, ale není to úplně to samé, že?)
- Surfování po webu bez cíle.
- Nápad na spuštění testovacího profilu na sociálních sítích. Není to urgentní ani důležité, je to jen volný nápad, který se může jednou hodit – pokud vůbec.
Sledování nápadů a jejich přesouvání do konkrétního Eisenhowerova čtverce v případě potřeby je klíčové pro plnou kontrolu nad tímto kvadrantem.
Jak klasifikovat úkoly pro Eisenhowerovy čtverce?
Rozdělení úkolů do sekcí může být ošidné. Žijeme v době, kdy informační smog způsobuje, že vše zní urgentně a důležitě.
Rozlišení mezi tím, co je urgentní a co důležité, je úplně první krok, který byste měli udělat.
Používání matice urgentní/důležité namísto lineárních to-do listů vám pomůže soustředit se na to, co je pro vaši strategii a práci skutečně klíčové. To-do listy bývají dlouhé a nestrukturované, zatímco Eisenhowerův box poskytuje čtyři jasné skupiny úkolů, které vám ukáží, jak vypadá vaše pipeline.
Rozdělme proces do čtyř fází.
- Rozpoznejte úkoly, které by měly skončit v prioritním Q2, tím, že vypíšete úkoly pro Q1 a Q3. Vezměte z Q1 a Q3 ty úkoly, kterým se dalo předejít (aby se neopakovaly), nebo ty, které jsou spíše předvídatelné než nečekaná krize. Přivítejte své nové úkoly z Q2.
- Úkoly z Q2 mohou vyžadovat hodně času. Vyčistěte své Q4 úkoly typu LIFO (last in, first out) a delegujte nebo omezte úkoly z Q3, abyste mohli věnovat více času skupině Q2.
- Naplánujte si Q2 úkoly dopředu. Zmínili jsme, že to není striktně vyžadováno, ale pomůže vám to zůstat v obraze a odhodlaní je splnit dříve, než se z nich stanou nechtěné Q1 úkoly.
- Na Q2 úkoly se nesoustředíte bezdůvodně. Trávením více času těmito úkoly byste měli být schopni snížit počet úkolů v Q1.
Musí být všechny úkoly dokončeny? Ano, dříve či později. I když delegujete, možná je budete muset později zkontrolovat. Se správnou prioritizací v matici urgentní/důležité je však zvládnete rychleji a můžete se soustředit na jádro svého byznysu.
Jak být produktivnější? Pár malých taktik, které můžete uplatnit
Pokud chcete vědět, jak být produktivnější, sepsali jsme několik užitečných taktik, které vám mohou pomoci s plněním úkolů.
- Eat the frog (Snězte žábu) – začněte den tím „nejhorším“ úkolem. Jakmile ho splníte, zbytek se vám bude zdát snazší.
- Quick wins (Rychlá vítězství) – následně přejděte k několika malým úkolům, které zaberou jen pár minut. To vás může povzbudit k co nejlepší práci po zbytek dne.
- Top 3 – určete si tři klíčové úkoly na den, které absolutně musíte splnit. Zbytek je volitelný: pokud na nich začnete pracovat, je to skvělé, ale posunout se v nich dál není otázkou života a smrti.
- Pravidlo 2 minut – tohle stojí za vyzkoušení, když už máte určitou kontrolu nad task managementem a produktivitou. Pokud se odnikud objeví konkrétní úkol, jehož splnění zabere méně než dvě minuty, nedávejte ho do žádného Eisenhowerova čtverce – prostě ho splňte ihned po přijetí. Tímto způsobem nezatížíte svůj backlog a nestrávíte rozpoznáváním jednoduchého úkolu více času než jeho samotným splněním. Pokud se to však stává příliš často, může to být pro produktivitu nebezpečné, proto s tím opatrně.
Jak matice „urgentní/důležité“ pomáhá social media manažerům?
Snazší prioritizace úkolů
Social media manažeři se musí rychle přizpůsobovat novým trendům, změnám a aktualizacím. Když přichází mnoho nových úkolů, není těžké se v nich ztratit. Se správnou prioritizací pomocí Eisenhowerova boxu budete nové povinnosti vnímat spíše jako výzvy a součást procesu než jako trápení.
Prioritizace úkolů pomáhá marketingovým specialistům identifikovat ty nejzásadnější úkoly a soustředit se na ně, zatímco ostatní trpělivě čekají v backlogu. Mít toho příliš mnoho na talíři může jít ruku v ruce s nelibostí a frustrací, ale prioritizace to dokáže srovnat a pomůže vám si svou práci užívat.
Lepší efektivita, vyšší produktivita
Ovládnutí prioritizace úkolů se nestane přes noc, ale rozdíl uvidíte velmi rychle, jakmile do toho naskočíte. Klasifikací úkolů a jejich rozdělením do kvadrantů můžete být produktivnější, trávit více času plánováním (nebo jen méně času panikařením) a odvádět ještě kvalitnější práci.
Rozklad procesů na faktory
Prioritizace úkolů pomáhá dívat se na ně z jiné perspektivy. Místo abyste do pipeline dávali procesy jako „práce na vylepšení naší strategie na sociálních sítích“, můžete proces rozdělit na části.
- „Najít nástroj pro automatizaci sociálních sítí“ lze zařadit do Q3 a delegovat,
- „Analýza konkurence“ může patřit do Q2, nebo pokud má někdo jiný v týmu kapacitu a dovednosti, můžete zvážit její delegování,
- „Pořádně to rozjet na TikToku“ by mělo skončit v backlogu nápadů v Q4, pokud neexistuje jasný koncept jeho využití a jde spíše o módní vlnu,
- „Vytvoření krizových postupů“ je váš úkol pro Q2 a měli byste se na něj začít připravovat hned, pokud nechcete, aby se z něj stal úkol pro Q1.
Nižší pracovní zátěž s Eisenhowerovým boxem
Používání Eisenhowerova boxu zmírňuje pocit nekonečného množství práce. Toto jasné rozdělení úkolů vám přesně ukáže, co by mělo být uděláno, naplánováno, delegováno nebo eliminováno. Jeden dlouhý to-do list lze nahradit maticí urgentní/důležité, u které si brzy všimnete, že je v pořádku nechat některé úkoly čekat ve frontě.
Svět se bude točit dál, i když je dnes všechny nedokončíte.
Dbejte na spokojenost týmu
Čím dříve rozpoznáte potenciální zdroje neshod a zklamání, tím dříve je budete schopni napravit.
Někdy i tak triviální věci, jako jsou nekonečná e-mailová vlákna, mohou vést k frustraci a narušovat tak vytváření solidní týmové kultury.
Můžete také použít nástroje jako TeamMood k rychlému vyhodnocení „nálady“ vašeho týmu a identifikaci problémů nebo situací k řešení, nebo provádět zaměstnanecké průzkumy pro měření spokojenosti týmu.
Eliminace rušivých vlivů
Práce na sociálních sítích může být velmi rozptylující. Je těžké odolat pokušení kontrolovat Facebook feed, občas otevřít Instagram nebo obnovit Twitter. Rozdělení úkolů vám může ukázat, kolik času ztrácíte neproduktivními věcmi, a pomoci vám eliminovat ty, které přinášejí rozptýlení.
Shrnutí
Social media manažeři mají spoustu úkolů spojených se strategií, analytikou nebo distribucí. Jejich prioritizace může ušetřit spoustu času, frustrace a potíží. Zatímco existuje mnoho úkolů, které by se měly udělat hned nebo v blízké budoucnosti, jiné lze delegovat nebo z Eisenhowerova boxu odstranit. Pokud hledáte nápady, jak být produktivnější, tato metoda může být trefou do černého.
