Die meisten Agenturen starten mit einem Kalender pro Kunde, weil es ordentlich wirkt. Das funktioniert bei etwa drei Kunden. Ab dem fünften oder sechsten Kunden ist das eigentliche Problem nicht mangelnde Organisation, sondern dass niemand mehr sehen kann, was diese Woche ansteht, ohne jeden einzelnen Kundenkalender nacheinander zu öffnen.
Die Lösung sind nicht noch mehr Kalender. Es ist ein System, das so strukturiert ist, dass ein Kundenfilter dir genau zeigt, was dieser Kunde braucht, ohne dass du den Überblick über das Ganze verlierst.
Die Kernidee: Ein Kalender, ein Filter, nicht sechs Kalender
Statt eines separaten Kalenders pro Kunde erstellst du einen Kalender mit einem Kundenfeld für jeden Eintrag. Das Filtern nach Kunde zeigt dir die Ansicht dieses Kunden. Das Löschen des Filters zeigt dir deine gesamte Woche über alle Kunden hinweg. Dies ist die wichtigste Änderung, die die Planung für mehrere Kunden praktikabel macht. Das funktioniert egal, ob du eine Tabelle, ein Projekt-Tool oder ein spezielles Content-Calendar-Produkt verwendest.
Die Vorlage: Spalten, auf die es wirklich ankommt
Hier ist eine Struktur, die das abdeckt, was die meisten Agenturen benötigen. Kopiere dies in eine Tabelle und passe sie nach Bedarf an:
| Kunde | Plattform | Content-Typ | Copy/Caption | Asset-Link | Status | Freigabe durch | Deadline | Publish Date |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Acme Co. | Carousel | “5 Tipps für…” | [Link zum Asset-Ordner] | Draft | Interner Review | 12. Aug | 15. Aug | |
| Acme Co. | Single Image | “Wir stellen ein…” | [Link zum Asset-Ordner] | Client Review | Jane (Kunde) | 13. Aug | 16. Aug | |
| Nova Fitness | TikTok | Video | “Day in the life…” | [Link zum Asset-Ordner] | Approved | – | 10. Aug | 14. Aug |
Kunde: Der Account, zu dem diese Zeile gehört. Dies ist die Spalte, über die dein Filter läuft.
Plattform: Wo der Post veröffentlicht wird. Erstelle separate Zeilen für denselben Post auf verschiedenen Plattformen, wenn sich die Copy oder das Format unterscheiden.
Content-Typ: Carousel, Single Image, Video, Story – welche Kategorien auch immer zur Planung deines Teams passen. Halte diese Liste kurz (maximal fünf oder sechs Optionen), sonst verliert sie ihren Nutzen für die Filterung.
Copy/Caption: Der eigentliche Text, kein Platzhalter wie „Caption TBD“. Ein Kalender voller TBDs ist kein Kalender, sondern eine Liste von Absichten.
Asset-Link: Ein Link dorthin, wo das Bild oder Video tatsächlich liegt, nicht die Datei selbst in eine Zelle kopiert.
Status: Draft, Internal Review, Client Review, Approved, Scheduled, Published. Halte diese Liste für jeden Kunden konsistent, damit ein Statusfilter für alle gleich funktioniert.
Freigabe durch (Approver): Wer als Nächstes handeln muss – sei es ein Teamkollege oder ein namentlich genannter Kundenkontakt. Das macht aus einem Kalender eine echte Warteschlange statt einer statischen Liste.
Deadline vs. Publish Date: Zwei getrennte Spalten mit Absicht. Die Deadline ist der Zeitpunkt, an dem ein Schritt (Entwurf fertig, Review abgeschlossen) erfolgen muss. Das Publish Date ist der Zeitpunkt der Veröffentlichung. Diese zu vermischen ist ein häufiger Grund, warum Posts in letzter Minute hektisch werden.
Überspringe das Copy-and-Paste. Hol dir genau diese Struktur als einsatzbereites Google Sheet, inklusive Dropdowns und farbkodiertem Status.
Schritt für Schritt: Einrichtung in einer Tabelle
- Erstelle die oben genannten Spalten als Kopfzeile.
- Richte eine Filteransicht (Google Sheets) oder eine gefilterte Tabelle (Excel) für jeden Kunden ein. Speichere diese, damit du zwischen „Alle Kunden“ und der Ansicht eines Kunden wechseln kannst, ohne den Filter jedes Mal neu erstellen zu müssen.
- Verwende bedingte Formatierung für die Status-Spalte, damit du auf einen Blick siehst, was im Review feststeckt und was bereit zur Veröffentlichung ist.
- Füge eine einfache Wochenansicht hinzu: Eine Formel oder manuelle Sortierung nach dem Publish Date zeigt dir, was diese Woche bei allen Kunden gleichzeitig ansteht – das ist die Ansicht, die du morgens meistens öffnen wirst.
- Lege fest, wer für die Aktualisierung des Status verantwortlich ist, und mache es zur Gewohnheit. Ein Kalender, der nicht aktuell gehalten wird, ist schlimmer als gar kein Kalender, weil die Leute anfangen, einer falschen Version der Realität zu vertrauen.
Wann Tabellen an ihre Grenzen stoßen
Das funktioniert bis zu einem gewissen Punkt gut, meist bei etwa 5–8 Kunden mit einem kleinen Team. Danach wird es schwierig. Kunden können eine Tabelle, in der die Daten aller anderen Kunden stehen, nicht sicher einsehen. Freigaben erfolgen über Kommentare, die untergehen. Und es gibt keine echte Preview, wie ein Post auf der jeweiligen Plattform tatsächlich aussehen wird.
Das ist meist der Punkt, an dem Teams auf ein spezielles Tool umsteigen – nicht weil das Tabellen-Konzept falsch war, sondern weil eine gemeinsame Datei mit allen Daten nichts ist, was man einem Kunden für seinen relevanten Ausschnitt sicher übergeben kann.
Die Kundenseite professionalisieren
Welches System du auch nutzt, Kunden sollten nur ihren eigenen Content sehen – in einer Form, die sie ohne Login oder Tabellen-Tutorial bedienen können. Eine gefilterte Ansicht einer gemeinsamen Tabelle funktioniert technisch zwar, birgt aber das Risiko, Daten anderer Kunden preiszugeben. Ein spezielles Tool mit kundenbezogenen Approval-Links ohne Login löst dies sauber: Der Kunde sieht genau seinen Content und sonst nichts, ohne dass du Freigaben für jeden Kunden einzeln verwalten musst.
Ehrliches Fazit
Ein tabellenbasiertes System wie das oben beschriebene ist eine solide Methode, um mehrere Kunden eine Zeit lang zu verwalten, und es kostet außer der Einrichtungszeit nichts. Sobald die Datensicherheit gegenüber dem Kunden oder die Geschwindigkeit der Freigaben zum Engpass wird, ist das das Signal, auf ein dafür gebautes Tool umzusteigen – und kein Zeichen dafür, dass der Tabellen-Ansatz falsch war.
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FAQ: Content-Kalender für mehrere Kunden
Wie organisiert man einen Content Calendar für mehrere Kunden am besten?
Ein Kalender mit einem Kundenfeld bei jedem Eintrag, das bei Bedarf gefiltert wird. Separate Kalender pro Kunde wirken anfangs organisiert, machen es aber schwer, die gesamte Woche über alle Kunden hinweg im Blick zu behalten.
Reicht eine Tabelle für einen Multi-Client Content Calendar aus?
Für eine kleine Anzahl von Kunden: Ja. Es wird schwieriger, sobald Kunden ihre eigene Ansicht benötigen, ohne die Daten anderer zu sehen, und wenn die Freigabegeschwindigkeit zum Engpass wird. Die meisten Agenturen wachsen ab 5–8 Kunden aus einer Tabelle heraus.
Welche Spalten sollte eine Content-Calendar-Vorlage enthalten?
Kunde, Plattform, Content-Typ, die eigentliche Copy, Link zu den Assets, ein Statusfeld, die verantwortliche Person für den nächsten Schritt sowie separate Spalten für Deadline und Veröffentlichungsdatum.
Wie zeige ich Kunden nur ihren eigenen Content in einem gemeinsamen Kalender?
Eine gefilterte Ansicht funktioniert, birgt aber Risiken bei der Datensicherheit. Ein Tool mit individuellen Approval-Links pro Kunde löst dies, ohne dass manuelle Berechtigungen verwaltet werden müssen.
Wann sollte eine Agentur von einer Tabelle auf eine spezielle Software umsteigen?
Wenn Datensicherheit, Freigabegeschwindigkeit oder die Notwendigkeit einer visuellen Preview zum regelmäßigen Problem werden. Eine gut funktionierende Tabelle muss nicht ersetzt werden, nur weil es schickere Tools gibt.
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