Πίσω στο blog
Αν εργάζεστε στο marketing, το πιθανότερο είναι ότι έχετε πολλές εργασίες να ολοκληρώσετε ταυτόχρονα. Ορισμένες απαιτούν στρατηγική προσέγγιση και χρόνο. Άλλες μπορεί να διαρκούν λίγα δευτερόλεπτα, αλλά να καταστρέφουν την παραγωγικότητα και τη συγκέντρωσή σας για όλη την ημέρα. Η εύρεση της χρυσής τομής χωρίς να υπερφορτώνεστε αποτελεί πρόκληση.
Πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί; Η απάντηση μπορεί να βρίσκεται στο Eisenhower box. Σήμερα, θα μιλήσουμε για αυτό το urgent-important matrix και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα τη δουλειά σας.
Τι είναι το Eisenhower Box;
Το Eisenhower box, ένα πλαίσιο προτεραιοποίησης που συχνά αποκαλείται urgent-important matrix, είναι μία από τις πιο δημοφιλείς μεθόδους οργάνωσης εργασιών. Πιστεύεται ότι χρησιμοποιήθηκε και διαδόθηκε από τον Dwight D. Eisenhower.
Βασίζεται σε τέσσερα τεταρτημόρια, τα λεγόμενα τετράγωνα του κουτιού, που βοηθούν στην ομαδοποίηση των tasks ανάλογα με τη σπουδαιότητα και το επείγον τους. Για να το κάνετε αποτελεσματικά, χρειάζεται εξάσκηση ώστε να τοποθετείτε κάθε εργασία στο σωστό Eisenhower square.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ σημαντικού και επείγοντος;
Πριν δούμε αναλυτικά το Eisenhower box, ας απαντήσουμε σε μια κρίσιμη ερώτηση που θα σας βοηθήσει να διαχωρίσετε σωστά τις εργασίες.
Οι όροι «σημαντικό» και «επείγον» συχνά συγχέονται. Είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε τη διαφορά.
Επείγον αναφέρεται σε μια εργασία που απαιτεί άμεση δράση.
Αυτές οι εργασίες μπορεί να μην είναι απαραίτητα κρίσιμες για τη συνολική στρατηγική, αλλά πρέπει να ολοκληρωθούν το συντομότερο δυνατό. Είναι εργασίες με κοντινή ημερομηνία παράδοσης που απαιτούν γρήγορα αντανακλαστικά.
Σημαντικό αναφέρεται σε μια εργασία που είναι καθοριστική για τη μακροπρόθεσμη στρατηγική και την επίτευξη ενός στόχου. Οι σημαντικές εργασίες συνήθως δεν χρειάζεται να ολοκληρωθούν αμέσως.
Ο ίδιος ο Eisenhower έθεσε το διαχωρισμό καλύτερα από τον καθένα:
«Έχω δύο είδη προβλημάτων: τα επείγοντα και τα σημαντικά. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα.» — Eisenhower
Μια εργασία μπορεί να είναι ταυτόχρονα σημαντική και επείγουσα, αλλά συνήθως δεν είναι.
Για να κατακτήσετε τη μέθοδο του Eisenhower, πρέπει να μάθετε να αναγνωρίζετε τις εργασίες σας. Θα το αναλύσουμε παρακάτω.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Eisenhower Box;
Το urgent-important matrix αποτελείται από τέσσερα τεταρτημόρια, το καθένα εκ των οποίων ονομάζεται Eisenhower square.
Q1: Σημαντικό + Επείγον = DO
Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει εργασίες που πρέπει να γίνουν τώρα και προσωπικά.
Συνήθως αφορούν διαχείριση κρίσεων, έκτακτες ανάγκες ή προθεσμίες που λήγουν.
Παραδείγματα:
- Λαμβάνετε μια πρόταση συνεργασίας από νέο πελάτη. Είναι και σημαντικό και επείγον: αν δεν αντιδράσετε τώρα, μπορεί να επιλέξουν άλλο agency.
- Ένα εστιατόριο που διαχειρίζεστε στα social media δέχεται έντονη κριτική. Το να έχετε έτοιμες διαδικασίες διαχείρισης κρίσεων σας βοηθά να αντιδράσετε γρήγορα.
- Ένα social media plan που πρέπει να σταλεί σε πελάτες σε λιγότερο από δύο ώρες χρειάζεται διορθώσεις. Ένα σωστό εσωτερικό approval βελτιώνει την ποιότητα και γλιτώνει χρόνο.
Παρόλο που δεν γίνεται να εξαλείψετε εντελώς τέτοια tasks, ορισμένα θα μπορούσαν να έχουν προληφθεί με τη σωστή χρήση των τεταρτημορίων.
Q2: Σημαντικό + Όχι Επείγον = DECIDE
Η δεύτερη ομάδα αποτελείται από tasks για τα οποία πρέπει να αποφασίσετε αν θα προχωρήσετεή θα τα αφήσετε για αργότερα. Πολλοί marketers που χρησιμοποιούν το Eisenhower box περνούν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους σε αυτό το τεταρτημόριο.
Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει tasks που μπορούν να προγραμματιστούν. Αν και δεν είναι ακόμα επείγοντα, θα μπορούσαν να γίνουν οποιαδήποτε στιγμή. Είναι καλύτερα να τα παρακολουθείτε τακτικά και να μην τα αφήνετε στην άκρη.
Συνήθως αφορούν σχεδιασμό, βελτιώσεις ή οικοδόμηση σχέσεων. Αν και οι προθεσμίες δεν είναι πάντα υποχρεωτικές εδώ, μπορεί να σας βοηθήσούν να έχετε πειθαρχία.
Παραδείγματα:
- Διαμόρφωση της διαδικασίας content approval από τους πελάτες. Αν δυσκολεύεστε να λάβετε feedback, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λύσεις όπως το Kontentino για να βελτιώσετε το workflow σας.
- Ένα σύντομο video για τη social media strategy σας. Αυτό είναι σημαντικό για το branding, αλλά δεν είναι άμεσα επείγον.
- Ένα generic audit των social media για έναν e-commerce πελάτη. Είναι σημαντικό για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων, αλλά απαιτεί προετοιμασία.
Η ολοκλήρωση tasks από αυτό το Eisenhower square μειώνει το stress και προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο.
Αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο στα Q2 tasks, μειώνετε τις κρίσεωων του Q1 και εξισορροπείτε τις εργασίες του Q3.
Q3: Όχι σημαντικό + Επείγον = DELEGATE
Η τρίτη ομάδα περιλαμβάνει tasks που μπορούν να ανατεθούν ή να εξαλειφθούν. Μια ατέλειωτη λίστα σε αυτή την κατηγορία είναι καταστροφική για την παραγωγικότητα.
Όπως αναφέραμε, το Επείγον δεν σημαίνει πάντα Σημαντικό. Όποτε μπορείτε, προσπαθήστε να αναθέτετε σε άλλους (delegate) ή να μειώνετε τις εργασίες σε αυτό το τεταρτημόριο.
Παραδείγματα:
- Ένας συνάδελφος ζητά μια χάρη ενώ δουλεύετε σε μια social media strategy. Αν συμφωνείτε συνέχεια σε τέτοια αιτήματα, χάνετε τον έλεγχο του χρόνου σας.
- Ένας παλιός πελάτης ζητά αρχεία από μια καμπάνια. Αυτό μπορεί να ανατεθεί σε έναν junior συνάδελφο.
- Ένα τηλεφώνημα που διακόπτει ένα meeting για κάτι που θα μπορούσε να είναι email.
- Κάθε περίπτωση «αυτό το meeting θα μπορούσε να είναι ένα e-mail».
Μην μπερδεύετε το Q3 με το Q1. Τα tasks του Q3 δεν συνεισφέρουν στους μακροπρόθεσμους στόχους σας. Μάθετε να λέτε «όχι» σε αιτήματα που σας αποσπούν.
Q4: Όχι σημαντικό + Όχι Επείγον = ELIMINATE
Η τέταρτη ομάδα περιλαμβάνει tasks και ιδέες που πρέπει να μπουν σε αναμονή ή δραστηριότητες που σας αποσπούν. Πολλές από αυτές πρέπει να απορριφθούν εντελώς.
Παραδείγματα:
- Ασκοπο scrolling στο Facebook (αν και μπορεί να το αποκαλείτε «έμπνευση», δεν είναι το ίδιο).
- Περιήγηση στο web χωρίς συγκεκριμένο σκοπό.
- Μια αόριστη ιδέα για ένα test social media profile που μροσωρινά δεν εξυπηρετεί κάποιο στόχο.
Η καταγραφή ιδεών και η μεταφορά τους στο κατάλληλο Eisenhower square όταν χρειάζεται, είναι απαραίτητη για τον έλεγχο αυτού του τεταρτημορίου.
Πώς να ταξινομήσετε τις εργασίες σας;
Ο διαχωρισμός των tasks μπορεί να λειτουργήσει απελευθερωτικά. Ζούμε σε μια εποχή όπου όλα ακούγονται επείγοντα και σημαντικά.
Η χρήση ενός urgent-important matrix αντί για απλές λίστες to-do σας βοηθά να εστιάσετε σε ό,τι είναι πραγματικά καθοριστικό για τη στρτηγική σας.
Ας χωρίσουμε τη διαδικασία σε τέσσερα στάδια.
- Αναγνωρίστε εκείνα τα tasks που ανήκουν στο Q2. Πάρτε από τα Q1 και Q3 τις εργασίες που θα μπορούσαν να προληφθούν ή είναι προβλέψιμες. Αυτά είναι τα νέα σας Q2 tasks.
- Τα Q2 tasks απαιτούν χρόνο. Καθαρίστε τα tasks του Q4 και αναθάτε (delegate) αυτά του Q3, ώστε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στο Q2.
- Προγραμματίστε τα Q2 tasks. Αυτό θα σας κρατήσει σε πορεία πριν αυτά γίνουν ανεπιθύμητα tasks του Q1.
- Εστιάστε στο Q2 για να μειώσετε το Q1. Αφιερώνοντας χρόνο εδώ, μειώνεται ο καταιγισμός από επείγοντα περιστατικά.
Πρέπει να ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες; Ναι, τελικά. Ωστόσο, με την έξυπνη προτεραιοποίηση, μπορείτε να τις ολοκληρώσετε ταχύτερα και να εστιάσετε στον πυρήνα της επιχείρησής σας.
Πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί; Μικρές τακτικές
Επιπλέον, υπάρχουν μερικές τακτικές που βοηθούν στην οργάνωση:
- Eat the frog – ξεκινήστε την ημέρα σας με τη χειρότερη εργασία. Μόλις την τελειώσετε, τα υπόλοιπα θα φανούν ευκολότερα.
- Quick wins – συνεχίστε με μικρά tasks που απαιτούν λίγα λεπτά. Αυτό θα σας δώσει momentum για την υπόλοιπη ημέρα.
- Top 3 – εστιάστε σε τρεις βασικές εργασίες την ημέρα που πρέπει οπωσδήποτε να γίνουν.
- 2-minute rule – αν μια εργασία προκύψει ναφνικά και απαιτεί λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε την αμέσως χωρίς να την καταγράψετε κάπου. Έτσι, δεν υπερφορτώνετε το backlog σας.
Πώς το urgent-important matrix βοηθάει τους social media managers;
Η προτεραιοποίηση γίνεται πιο απλή
Οι social media managers πρέπει να προσαρμόζονται γρήγορα σε updates και τάσεις. Με τη σωστή χρήση του Eisenhower box, οι νέες εργασίες αντιμετωπίζονται ως μέρος της διαδικασίας και όχι ως πηγή άγχους.
Η ιαράρχηση βοηθά τους marketers να εντοπίζουν τα πιο κρίσιμα tasks και να εστιάζουν σε αυτά, μειώνοντας την πίεση και τη νευρικότητα.
Καλύτερη απόδοση, υψηλότερη παραγωγικότητα
Η κατάκτηση της προτεραιοποίησης δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη. Ταξινομώντας τα tasks σας, μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί και να παρέχετε ύτι καλύτερη ποιότητα δουλειάς.
Ανάλυση διαδικασιών
Αντί να βάζετε γενικές διαδικασίες στο flow, σπάστε τες σε μέρη. Για παράδειγμα:
- «Επιλογή social media automation tool» μπορεί να μπει στο Q3 και να ανατεθεί,
- «Competitive analysis» μπορεί να μπει στο Q2,
- «Χρήση του TikTok» μπορεί να μείνει στο Q4 έως ότου υπάρξει στρατηγική,
- «Δημιουργία crisis procedures» είναι task του Q2.
Μείωση του workload με το Eisenhower box
Η χρήση του Eisenhower box καθιστά διαχειρίσιμο το workload. Αυτή η σαφής διαίρεση σας δείχνει ακριβώς τι πρέπει να γίνει, να σχεδιαστεί, να ανατεθεί ή να αφαιρεθεί. Ο κόσμος δεν θα σταματήσει να γυρίζει αν δεν τα τελειώσετε όλα σήμερα.
Φροντίστε για την ικανοποίηση της ομάδας
Όσο συντομότερα εντοπίσετε πηγές τριβής, τόσο πιο γρήγορα θα τις διορθώσετε. Ακόμα και αλυσίδες email μπορεί να προκαλούν εκνευρισμό. Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως το TeamMood ή surveys για να αξιολογείτε το κλίμα στην ομάδα.
Εξάλειψη των περισπασμών
Η εργασία στα social media μπορεί να σας αποσπάσει τη συγκέντρωση. Ο διαχωρμός των tasks δείχνει πόσος χρόνος χάνεται σε μη παραγωγικά πράγματα.
Συμπερασματικά
Οι social media managers έχουν πολλά tasks που αφορούν στρατηγική και analytics. Η προτεραιοποίησή τους με το Eisenhower box μπορεί να σώσει χρόνο και να μειώσει το άγχος. Αυτή η μέθοδος είναι μια από τις καλύτερες απαντήσεις στο ερώτημα πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί.
