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Trabajar en equipo, y especialmente con clientes, a veces puede resultar complicado. Si has abierto este artículo, probablemente ya sepas un par de cosas al respecto 😉 Si eres una agencia de marketing, un freelancer o simplemente gestionas canales de redes sociales con alguien más, ¡presta atención!
¿Y si te dijera que existen algunas formas de hacer que la colaboración sea mejor y más efectiva? ¡Y es más fácil de lo que crees! ¡Vamos a ello! 😉
1. Tenlo todo en un solo lugar
¿Sigues utilizando hojas de cálculo para la planificación de contenidos en redes sociales y enviándolas de un lado a otro entre todos los miembros de tu equipo y tu cliente?
Entonces conoces el dolor de tener que hacer el trabajo dos veces. Y eso solo porque trabajaste en una versión antigua porque no revisaste tu email para ver la nueva, o porque tu compañero no te la compartió a tiempo…
Pero, ¿por qué complicarse la vida cuando puede ser fácil?
El truco está en mantener todos tus planes de contenido en un único lugar, permitir que todos los miembros del equipo contribuyan haciendo actualizaciones en tiempo real, y almacenar imágenes, ideas e inspiraciones para posts accesibles para todos.
Todo debería ocurrir en un mismo sitio. Se acabó la búsqueda frenética de ese archivo entre decenas de otros, adiós a las creatividades perdidas, textos de copy extraviados o planes de contenido enteros desaparecidos; ya no hace falta intercambiar archivos entre tantas personas.
Un pequeño secreto: existe una solución para esto 😉 Más sobre ello, más adelante en este post.
2. Mantén la comunicación abierta y dinámica
Cuando se trabaja en contenido para redes sociales en equipo, es esencial que cada miembro pueda ver fácilmente la comunicación sobre los posts asignados a ellos: qué se ha hecho y cuáles son los siguientes pasos.
No es práctico tener toda esta información dispersa en bandejas de entrada o aplicaciones de mensajería de diferentes miembros del equipo donde los demás no pueden verla.
No solo consume tiempo; también puede impedir que otros compañeros avancen con su trabajo y cumplan con el deadline.
¿No sería genial llevar tanto la comunicación interna como la del cliente en un solo lugar, justo al lado de los posts a los que se refieren?
Los miembros del equipo podrán seguir el hilo de todos los comentarios y no necesitarán buscar en ningún otro lado, y sin embargo, los clientes no deberían ver nada de esto. Ellos solo verán su propia comunicación contigo.
Bien dividido, claro y organizado
Sí, existen herramientas de colaboración y comunicación como Slack que pueden proporcionar una forma fácil y rápida de chatear. Sin embargo, puede ser un dolor de cabeza buscar mensajes específicos relacionados con el contenido, y es aún peor cuando no puedes encontrar un mensaje porque se ha borrado automáticamente después de un tiempo.
Y el email puede seguir siendo útil, pero no para compartir recursos de un plan de contenidos: intenta buscar la imagen que tu diseñador te envió hace 2 semanas y emparejarla con el post correcto. No es fácil, ¿verdad?
3. Establece un flujo de trabajo fluido dentro del equipo
Las hojas de cálculo son geniales para los números, no para los planes de contenido. Visualizar tu plan con un calendario y vistas previas de los posts te dará una perspectiva mucho mejor del calendario de publicación que una aburrida tabla de Excel y ayudará a que todos sean más efectivos.
Además, los cambios deberían subirse en tiempo real para que todos tengan siempre la última versión de todo el contenido.
Hacer que sea más fácil y rápido para el equipo contribuir con recursos a posts específicos es otra forma de facilitar la colaboración. Y otro aspecto de un flujo de trabajo fluido es un proceso de aprobación interna optimizado que elimine la necesidad de intercambiar emails o mensajes cada vez que apruebas un post o lo envías para revisión.
Las hojas de cálculo son geniales para los números, no para los planes de contenido
¿Suena como mucho trabajo configurarlo? Solo sigue leyendo, no lo será, te lo prometo 😉
Es importante tener una visión general completa de todos los posts planificados, su estado y sus etiquetas.
Especialmente las etiquetas te darán una idea precisa sobre tu equilibrio de contenido (por ejemplo, ¿el 80% de tus posts son venta directa? Esto te ayuda a verlo y cambiarlo para mejor).
Lee más sobre la importancia del equilibrio de contenido y la planificación aquí.
Todos en el equipo deberían poder ver todo y añadir recursos a los posts, como imágenes, vídeos, fotos 360, GIFs y más. Además, dejar notas y comentarios junto a los posts es muy efectivo para crear contenido de alta calidad. Luego, simplemente envíalo para aprobación interna.
4. Configura un proceso de aprobación del cliente fluido
Probablemente sepas lo frustrante y desorganizado que puede ser cuando los clientes empiezan a editar tu copy o a cambiar el calendario de publicaciones. Porque si tienen la oportunidad de editar estas cosas, casi siempre lo harán.
La mejor solución es dejar que los clientes te den un input creativo y directrices (brief), luego revisen el contenido y lo aprueben o te den feedback relevante y lo envíen para correcciones.
Esto conducirá posteriormente a un contenido de redes sociales de alta calidad y con mayor engagement.
Al revisar el contenido, los clientes deberían poder ver una vista previa en vivo de cada post, tanto en versión de escritorio como móvil. Permíteles también añadir comentarios, imágenes y vídeos: no deberían tener que enviar esto por email, sino cargarlo directamente en una plataforma compartida.
Para hacer que este proceso de aprobación optimizado sea conciso y claro, asegúrate de llevar un seguimiento de los comentarios de feedback.
5. Mantén todas las versiones de cada trabajo juntas
¿Cuántas versiones de un solo post crea tu equipo antes de que esté listo para exportar? A veces una, a veces cinco.
Y estoy seguro de que sabes cómo suele pasar: una de las primeras versiones complementa a las posteriores, y así nace EL post.
Pero puede ser difícil recordar cómo eran esos primeros copys, por ejemplo.
Es un proceso, lo entendemos.
Y por eso es realmente importante mantener un historial de todas las versiones del post en la plataforma compartida. Junto con los comentarios y notas en orden cronológico, esto facilita mucho el trabajo en las publicaciones.
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PD: Estas mejores prácticas realmente nos han ayudado a nosotros y a muchos de nuestros clientes. ¿Y a ti?
¿Tienes TÚ algún consejo sobre cómo mejorar la colaboración? ¡Compártelos con nosotros en los comentarios de abajo! 😉
