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¿Quiénes son Brainy Bees? 🐝
Brainy Bees es una versátil agencia de marketing digital especializada en crear contenido «tan dulce como la miel» para empresas SaaS. Trabajan con personas de todo el mundo, gestionando sus relaciones públicas (PR), redes sociales y prácticamente cualquier otra cosa que necesite atención para sacar el máximo partido a sus acciones de marketing. Ya han gestionado cuentas para más de 100 empresas a través de Kontentino y no tienen planes de parar.
¿Para qué utiliza Brainy Bees Kontentino?
Aunque Brainy Bees es una empresa de marketing de contenidos, gestionan varios perfiles de redes sociales tanto para sus clientes como para sus propias cuentas. Kontentino juega un papel protagonista en esto, ya que las «abejas» trabajan en remoto y parte de su equipo vive en diferentes lugares del mundo. Además, sus clientes provienen de diversos países, por lo que utilizar una herramienta potente no es solo una buena ayuda, sino una necesidad real.
Podemos decir que se conocen Kontentino al dedillo y pueden describir cada funcionalidad con precisión. Utilizan la herramienta en la práctica y también comparten su conocimiento sobre cómo usarla.
Hagamos zoom en las acciones particulares que realizan para cada canal.
Gestión de múltiples cuentas de redes sociales de clientes
En la mayoría de los casos, Brainy Bees utiliza Kontentino para gestionar múltiples cuentas de clientes. A menudo llevan entre dos y cuatro perfiles en diferentes canales de redes sociales para cada empresa con la que trabajan y ajustan el contenido según las peculiaridades de cada plataforma.
Por eso es esencial tener la posibilidad de reunir todos los perfiles de un cliente y ver los posts dedicados a varios canales en un único dashboard. Y es posible hacerlo: puedes crear y gestionar grupos como en el ejemplo siguiente. Luego, también puedes asignar a tus clientes a grupos de redes sociales específicos para que puedan previsualizar el contenido que Brainy Bees va a publicar para ellos.
Generando «zumbido» social en nuestros perfiles
En lo que respecta a los perfiles de la empresa, Brainy Bees utiliza tres plataformas de redes sociales para promover su trabajo y mantener el contacto con su audiencia u otros marketers.
- Facebook: es el principal canal de comunicación. Brainy Bees publica varios tipos de contenido aquí, como información sobre nuevas playlists de Spotify o encuestas en curso. También comparten sus artículos del blog (Expert’s hive).
- Instagram: este es un lugar donde Brainy Bees publica principalmente contenido educativo. Puedes encontrar recomendaciones de libros de marketing, así como posts sobre marketing SaaS.
- LinkedIn: muestra un lado más formal de la empresa. La CEO de Brainy Bees, Kinga Edwards, también lo utiliza para publicar contenido en su perfil privado e impulsar acciones de social selling.
Todas estas cuentas se gestionan con Kontentino. Facilita el workflow porque los posts son creados por diferentes compañeros y necesitan ser revisados y aprobados por otros. Para que este proceso sea rápido e indoloro, la programación de tareas y la aprobación de publicaciones son funcionalidades clave para las «abejas».
Sin embargo, Brainy Bees no es una agencia común. Se enfocan más en los perfiles de redes sociales de sus clientes que en los suyos propios, por lo que no suben contenido con tanta regularidad. Como se suele decir: en casa de herrero, cuchillo de palo 😉.
¿Cómo gestionar el onboarding de nuevas «abejas»?
Cada vez que una nueva «abeja» se une a la empresa, necesita aprender el flujo de trabajo interno de la gestión de redes sociales. Para simplificar esto, Brainy Bees utiliza la funcionalidad de perfil demo para acelerar el proceso de onboarding.
Es una funcionalidad muy útil que ayuda a evitar deslices durante los primeros pasos de alguien en el mundo del social media. Puedes crear un perfil de demostración y aprender a gestionar cuentas y subir contenido sin el estrés de publicar algo no deseado en el perfil de un cliente. Cuando un empleado finalmente comienza a gestionar la cuenta de un cliente, la aprobación regular de contenido es imprescindible. La doble verificación ayuda a evitar errores y hace que todo el proceso de creación y publicación esté más organizado.
Cómo dos tipos de vista de dashboard facilitan el trabajo
Brainy Bees colabora con los equipos de marketing internos que tienen algunos de sus clientes o gestiona los perfiles de redes sociales de la A a la Z para otros. Ya sea cooperando con otros marketers o directamente con los directores de la empresa, usar una sola herramienta les permite evitar el caos.
Funcionalidades como el calendario de inspiración, la aprobación y feedback sencillos, y el reporting se utilizan a diario.
Una de las opciones más esenciales podría no parecer tan obvia: los dos tipos de vista para el content calendar. A veces los clientes necesitan ver todo el plan mensual en un formato tipo Excel, mientras que para otros es más intuitivo mirar el modo calendario. Es posible cambiar entre estos dos modos, lo cual resulta muy útil tanto para los social media managers como para los clientes.
Vista clásica de calendario de contenidos
Vista de hoja de cálculo (Spreadsheet)
La capacidad de hacer este cambio también es importante por otra razón: algunos clientes vienen del mundo de las hojas de cálculo o todavía están acostumbrados a él, por lo que ese tipo de vista es simplemente más conveniente para ellos. Ese es el primer paso de la transición, ya que para el siguiente estarán totalmente enamorados de la previsualización y aprobación rápida de contenido de Kontentino.
Además, tener todo en un calendario de contenidos interactivo no significa que debas olvidarte totalmente de los documentos PDF/XLSX. Todavía puedes descargar esos formatos (Brainy Bees genera informes como PDFs para enviarlos a los clientes finales con un solo clic, ideal para una agencia que tiene externalizados todos sus perfiles de redes sociales).
Un workflow organizado como en una colmena
«En la mayoría de los casos, trabajamos con los equipos que nuestros clientes tienen internamente. No podemos imaginar la colaboración remota sin el soporte que proporciona Kontentino para optimizar nuestro workflow: desde el brainstorming, pasando por la creación de contenido y el envío para feedback, hasta la programación. Todo el proceso de gestión de redes sociales se vuelve más rápido y mejor estructurado».
Kinga Edwards, CEO de Brainy Bees
Kontentino ofrece un abanico de opciones que apoyan a los equipos remotos, así que es hora de ver cuáles son percibidas como las más importantes por el equipo de Brainy Bees.
Workflow remoto más fluido con los clientes
«Las abejas trabajan rápido, así que queríamos agilizar la colaboración remota con los clientes. Solíamos compartir múltiples documentos incluyendo texto, visuales y calendarios en hojas de cálculo o como adjuntos PDF, pero gestionar tal caos consumía mucho tiempo. Realmente, gestionarlo era una cosa, pero otro problema era obtener feedback a tiempo; a veces las mejores oportunidades se nos pasaban porque no recibíamos los comentarios en el momento adecuado. Si tengo que estimar, Kontentino hace que la aprobación de contenido sea hasta un 50% más rápida (pasando de cuestión de horas a cuestión de minutos)».
Lleva tiempo configurar un flujo de trabajo con los clientes, pero a veces, aunque ambas empresas estén bien capacitadas, las herramientas que utilizan no les permiten «desplegar sus alas». Compartir toneladas de assets en varios formatos, desde Google Docs hasta Microsoft Word y Mac Pages… ¿quién no ha pasado por eso?
La biblioteca multimedia es un lugar donde tu empresa puede subir cualquier tipo de asset. Estarán disponibles para tus compañeros en un solo lugar, sin que tengan que utilizar millones de otros documentos.
La gente sigue repitiendo que la comunicación es la clave, y tienen razón. Sin embargo, usar solo el correo electrónico puede hacer que todo el proceso sea demasiado lento, y los social media managers podrían no obtener las respuestas que necesitan a tiempo (lo cual es especialmente importante si hay una ocasión para RTM – Marketing en Tiempo Real). Recibir miles de notificaciones de múltiples canales tampoco es la mejor manera de comunicarse.
Los comentarios, el feedback y la aprobación interna son la salvación para un problema como este. Y tarde o temprano, el proceso de comunicación tendrá que optimizarse. Incluso si Brainy Bees trabaja con sus clientes en varios proyectos, todo lo relacionado con las redes sociales se discute a través de Kontentino para evitar la falta de contacto o una división de canales excesivamente extensa.
Todos reciben notificaciones tanto en Kontentino como por correo electrónico para revisar nuevas tareas o comentarios, por lo que todo el proceso de comunicación está organizado y nada se queda sin leer.
Kontentino ahorra, de media, un 41% del tiempo de trabajo requerido en comparación con no usar ningún workflow de herramientas de redes sociales, y Brainy Bees puede confirmar que ha acelerado sus acciones.
Creando y compartiendo ideas de contenido
#1 Brainstorming
Aunque la mayoría de las sesiones de brainstorming se realizan durante videollamadas (a veces demasiadas), las ideas más importantes se añaden a Kontentino. Esto se debe a que es fácil olvidar una o dos cosas, ¡y podrían haber resultado ser conceptos revolucionarios!
Todo se almacena en la pestaña de «inspiraciones», que puedes encontrar en la barra superior.
#2 Vista previa en móvil y escritorio
«A menudo, al comienzo de una colaboración, nuestros clientes nos preguntan cómo se verá un post después de su publicación. En el pasado, teníamos que depender de mockups que consumían tiempo y eran ineficaces (¡¿cómo vas a hacer un mockup de un vídeo?!). La vista previa del post es una función que nos ayuda a responder tales preguntas de inmediato, ya que podemos mostrar con precisión cómo aparecerá cada pieza de contenido tanto en móvil como en escritorio».
#3 Cambio de portada (Cover)
Cuando se trata de visuales, también es crucial tener la posibilidad de cambiar la portada de un vídeo o de un post de blog compartido. A veces la miniatura (thumbnail) parece poco atractiva y necesita ser más llamativa para atraer la atención de los usuarios. En Kontentino, puedes añadir un enlace o subir un vídeo y cambiar su portada para que los destinatarios vean la foto que has elegido en lugar de la predeterminada al hacer scroll en sus feeds.
#4 Reporting sencillo y visualmente atractivo
Los informes de Facebook solo están disponibles para descarga en formato XLS (bastante poco amigable para algunos destinatarios). Además, las capturas de pantalla tienen que hacerse por separado, por muy confuso que esto suene. Brainy Bees, en cambio, opta por generar informes automáticos a través de Kontentino, descargándose como un único PDF. De esta manera, las estadísticas se pueden generar rápidamente, lo cual es especialmente importante para Instagram porque esta plataforma muestra de forma nativa estadísticas limitadas por tiempo.
Colaboración segura con roles de equipo dedicados
Cada proceso de colaboración es diferente dependiendo de las demandas del cliente, sus expectativas y su política de privacidad. Si te preguntas si todos los que son añadidos a Kontentino tienen acceso a todos los datos, la respuesta es no.
Algunos clientes solo permiten que ciertas «abejas» creen contenido para ellos, ya que no quieren dar acceso a demasiadas personas por razones de seguridad. Por ejemplo, solo otorgan permiso a Kinga para programar y publicar posts.
¿Cómo funciona exactamente si los clientes prefieren este tipo de workflow?
- El cliente proporciona a Brainy Bees ideas de contenido e información sobre eventos importantes en las próximas semanas. Esto se envía como un borrador (draft) con una nota adjunta en Kontentino.
- Brainy Bees crea el contenido para las redes sociales y lo envía al cliente para su aprobación.
- Una vez que tienen luz verde, asignan una tarea a Kinga para programar esos posts en particular.
- ¡Lo único que queda es esperar a la publicación automática del post!
Otra opción similar a la mencionada anteriormente es otorgar acceso a la publicación de contenido solo a unas pocas personas. Una persona (en este caso, Kinga) sigue teniendo todo bajo control gracias al historial de revisiones.
Gestión de comunidad con Engage
No hay gestión de redes sociales sin moderación de comentarios. Punto. Este elemento del marketing digital es probablemente uno de los más agotadores y molestos de todos. Sin embargo, puedes hacer que el proceso sea más fluido y menos frustrante trasladando tu gestión de comunidad (community management) a Kontentino.
También es una buena táctica durante el onboarding. Brainy Bees lo utiliza al introducir nuevos empleados para que una persona con más experiencia pueda tener una visión general de sus acciones y respuestas.
¿Cómo ayuda Kontentino a recordar cada detalle?
Es bien sabido que las abejas son criaturas muy ocupadas, así que siempre tienen algo que hacer. Sería imposible gestionar múltiples cuentas de redes sociales, crear contenido para otras plataformas, trabajar en otras tareas y aun así acordarse de publicar cada post manualmente.
Programación de posts
Esta funcionalidad resulta muy útil para quitar de los hombros de las «abejas» la carga de recordar cientos de cosas simultáneamente. Una vez aprobados los borradores, se pueden programar como posts que aparecerán en los perfiles de redes sociales automáticamente.
Recordatorios por email
Nunca está de más recalcar que a veces se necesita feedback instantáneo cuando se trabaja en social media. Para asegurarse de que nadie se pierda ningún mensaje, las notificaciones de Kontentino también se envían como recordatorios por correo electrónico.
Fechas importantes
Muchas empresas necesitan crear contenido para fechas especiales como festivos o celebraciones nacionales. Cada industria es única, por lo que las ocasiones especiales que deben monitorizarse varían.
Para asegurarse de que ninguna de estas fechas sea ignorada por accidente, tener un calendario en el que estén marcados todos los momentos importantes vale la pena. El Black Friday es uno de los eventos principales en el sector SaaS, por lo que el contenido de redes sociales debe prepararse con antelación a esa fecha. Puedes ver cómo se destaca en el ejemplo del calendario de Brainy Bees a continuación.
¿Cómo puedes usar Kontentino para tu negocio?
Las funcionalidades sobre las que has leído son las más importantes para Brainy Bees, y también pueden funcionar bien para tu empresa. Sin embargo, estos son solo algunos ejemplos de cómo se puede utilizar Kontentino.
Como suelen decir en Brainy Bees, hay un panal de posibilidades. Comprueba por ti mismo cómo nuestra herramienta puede optimizar tu gestión de redes sociales y tus procesos de colaboración. Funcionalidades como las checklists de posts, los presets de hashtags y las analíticas te están esperando. Puedes hacerlo durante 14 días totalmente gratis.
