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Si tuvieras que adivinar por qué tantos social media marketers no cumplen con sus fechas de entrega, ¿qué dirías?
Exacto. La aprobación del cliente.
De hecho, el 92% de los marketers afirman que los retrasos en la aprobación son la razón principal de las fechas límite incumplidas. Y no es difícil ver por qué.
Social media managers, diseñadores, copywriters, community managers, campaign managers.
Hay MUCHO trabajo detrás de la creación de un feed perfectamente curado.
Y, por supuesto, todos los demás tienen que aportar su granito de arena.
Clientes, alta dirección, miembros de la junta, equipos de PR, operaciones… parece que hay una línea interminable de aprobaciones por las que pasar antes de que el contenido salga a la luz.
En esta guía, te mostraremos cómo involucrar a los miembros del equipo, clientes y stakeholders de la empresa sin desperdiciar horas valiosas y conseguir aprobaciones de contenido un 76% más rápidas.
Sinceramente, todos salen ganando 🎉
¿Qué es el proceso de aprobación del cliente?
Ya sea que gestiones las redes sociales para una empresa o estés haciendo malabarismos con múltiples clientes, probablemente tengas algún tipo de proceso de aprobación.
Pero, ¿es el más efectivo? Bueno… ya llegaremos a eso más tarde.
Ahora, dependiendo de dónde trabajes, los procesos de aprobación de clientes varían.
Si gestionas redes sociales en una gran empresa, tratas principalmente con aprobaciones internas. Necesitas un proceso confiable para asegurar que cada post transmita los mensajes correctos y haga que tu marca luzca bien.
(Y, por supuesto, que te haga quedar bien a ti. Hay que pensar en ese gran ascenso en tu futuro 💰)
Están los miembros de tu equipo directamente involucrados, incluyendo el equipo creativo, el brand manager y/o el account manager.
Luego está la segunda línea de aprobación. Podría ser el fundador, el CEO, la alta dirección, PR o incluso el equipo legal. Básicamente, cualquiera que necesite echar un vistazo rápido a cómo se está retratando la marca ante el mundo antes de que salga.
¿Y si trabajas en una agencia? Tienes tanto una revisión interna como un proceso de aprobación de cliente externo, para asegurarte de que estén contentos (con los posts Y para que sigan pagando esa cuota mensual).
Supongamos que tu agencia tiene alrededor de 20 clientes. Hay mucho intercambio de mensajes. Y siempre está ese cliente al que le gusta estar demasiado involucrado.
O aquel que tiene muchísimo feedback.
O el que todavía pregunta por qué no ha conseguido un millón de seguidores después de trabajar contigo unos pocos meses.
¿Por qué es taaan importante el proceso de aprobación del cliente?
Probablemente te hayas preguntado esto después de darte cabezazos contra el escritorio.
¿Por qué se tarda tanto en mirar unos pocos posts? Eres un social media manager experto, así que ¿por qué necesitas tanta supervisión?
Bueno, hay dos buenas razones por las que nunca deberías saltarte el proceso de aprobación de clientes en redes sociales.
Gestionar y recalibrar expectativas
Como dijimos antes, hay mucha gente involucrada en tu workflow de redes sociales.
Lo que significa que hay muchas piezas móviles, y mucho que puede salir mal.
Los procesos de aprobación aseguran que todos estén en la misma sintonía, desde el equipo creativo hasta el CEO.
Gestionar las expectativas es una parte crítica de ser un social media manager: ¡asegurarse de que los clientes y la alta dirección no se lleven sorpresas cuando el contenido se publique es clave!
También significa que cuando incorporas nuevos miembros al equipo (digamos, un nuevo empleado), es mucho más fácil ponerlos al día.
Prevenir errores costosos
Incluso las marcas más grandes del mundo no son infalibles. ¿Quién podría olvidar la vez que se publicó un borrador de tweet en la cuenta de McDonald’s?
O cuando una ‘o’ faltante convirtió el #CountdownToBeauty (Cuenta regresiva para la belleza) de Sephora en algo más… interesante.
Ahora bien, los errores ocurren. Y con suerte, serán inofensivos.
Pero cuanta más gente esté involucrada, más oportunidades tendrás de detectar esos errores. Y mantener el trabajo de todos (incluido el tuyo).
Los social media managers opinan: ¿por qué es tan importante la aprobación del cliente?
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de incorporar la aprobación del cliente en mi workflow de redes sociales?
Cada workflow será diferente, dependiendo del número de personas a tu disposición, las cuentas que gestionas y un montón de factores distintos.
Aquí tienes cómo podría verse una máquina bien engrasada.
1. Curación
Ya sea inspiración de otros creadores o seleccionar cuidadosamente qué recursos creativos usar, tener una idea clara de tu identidad visual es clave.
Para asegurarte de que tus clientes estén informados desde el principio (y garantizar que los recursos que usas estén pre-aprobados), deberías configurar una base de datos e invitarlos a compartir cualquier cosa que les guste.
Kontentino, por ejemplo, tiene una biblioteca multimedia donde los clientes pueden subir archivos, facilitando la tarea de curar contenido y mantener todo en un solo lugar. También está el calendario de inspiraciones (separado del real) donde los clientes pueden ofrecer ideas y participar en la planificación.
2. Creación de Contenido
¡La parte divertida! Copywriting, diseño, fotografía, creación de video… ya conoces el proceso.
3. Edición de Contenido
Esta parte probablemente sea la que más varíe. ¿Estás trabajando en un post de Twitter? La corrección de textos y la edición de fotos serán tu principal preocupación.
Pero cuando estás creando contenido como Stories o posts en Carrusel, hay muchos más elementos involucrados. Videos, imágenes, música, captions, efectos… todo tiene que estar perfecto.
Esta es una buena etapa para involucrar a los clientes más participativos. Pedir su opinión y tomar en cuenta algunas de sus ideas les hace sentirse parte del proceso y ayuda mucho a construir confianza.
(También significa que habrá mucho menos feedback más adelante).
Esto te lleva a un proceso de aprobación del cliente más fluido.
4. Revisión
Antes de enviarlo, querrás repasar el contenido con tu Head of Marketing / CMO (o quien sea tu manager directo).
¡Este es el momento de asegurar que todo esté perfectamente pulido y que no haya errores tipográficos accidentales!
5. Aprobación
La parte que has estado esperando (o temiendo).
Recuerda: el proceso de aprobación se trata de obtener el visto bueno (buy-in). Es mucho mejor que todos miren un post ahora en lugar de después, una vez que está ahí fuera para que el mundo lo vea.
Dependiendo del contenido, podrías tener a varias personas involucradas. El equipo de PR puede tener algunos insights, o Legal puede necesitar asegurarse de que la empresa no sea demandada. El CEO o CMO pueden querer usar cierto lenguaje o garantizar que tus posts retraten a la empresa de una manera específica.
Como sabes, esta parte a veces es la que más tarda. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para agilizar el proceso:
- Ten un sistema de notificación claro para cuando los posts estén listos para aprobación y hayan sido aprobados (o necesiten ediciones), para que el contenido no se quede estancado en el limbo.
- Evalúa a tus stakeholders: ¿es absolutamente necesario que todos los involucrados participen?
- Establece fechas límite claras y haz saber a los clientes o a la alta dirección qué pasa si no aprueban a tiempo (ya sea un retraso en la publicación o que se publique de todos modos).
¡Felicidades! Has superado el último obstáculo y tu contenido finalmente verá la luz del día.
Por supuesto, tu trabajo no ha terminado. Tienes que programar el contenido, medir su rendimiento, poner esas métricas en uso, interactuar con los seguidores, reportar a tu equipo y a tu cliente, y empezar a trabajar en el siguiente lote de posts.
(Estoy agotado solo de pensarlo por ti).
Pero por ahora, tómate un respiro. ¡Te lo has ganado!
El coste oculto de un proceso de aprobación ineficiente
Pista: Podrías estar ahorrándote horas cada semana.
Hemos establecido que necesitas un proceso de aprobación de clientes. Incluso te hemos mostrado cómo podría ser uno. Pero, ¿es el tuyo tan eficiente como podría ser?
Pregúntate:
¿Cuánto tiempo pasas a la semana en las redes sociales de un cliente?
¿Y cuánto de ese tiempo se gasta realmente en redes sociales?
Si estás dedicando horas a tareas menores y persiguiendo a clientes o directivos, bueno, son horas que no estás dedicando a afinar tu estrategia de social media marketing.
O a proponer nuevas ideas emocionantes que hagan que internet hable (y comparta).
O consiguiendo nuevas cuentas de clientes para generar más ingresos.
(O realmente, haciendo CUALQUIER COSA más productiva).
Un proceso optimizado y automatizado te permite concentrarte en las cosas importantes (como publicar contenido potente) y ahorra tu recurso más preciado: el tiempo.
Y con Kontentino, podrías ahorrar 20 horas al mes (¡por persona!) Y reducir el tiempo que pasas en el ciclo de feedback en un 53%.
5 formas de agilizar tu proceso de aprobación con Kontentino
Como somos social media managers nosotros mismos, nos cansamos del constante ir y venir con los clientes. Viendo pasar las fechas límite y cómo el contenido fresco se volvía obsoleto.
Así que nos propusimos crear la herramienta de redes sociales más intuitiva de internet. Y sabíamos que las aprobaciones de clientes tenían que estar integradas desde el principio.
Construimos Kontentino para eliminar los procesos de aprobación largos y desordenados.
De hecho, nuestros usuarios reportan, en promedio, aprobaciones un 76% más rápidas.
Aquí hay algunas formas en las que puedes usar Kontentino para acelerar tu proceso de aprobación.
Sin adivinanzas con la vista previa de posts en vivo en móvil y escritorio
¿Alguna vez has pasado horas en un post, ajustando cada palabra, solo para que se vea… no del todo bien una vez publicado?
Kontentino te permite – a ti y a tu cliente – ver exactamente cómo se ve un post en cualquier plataforma social, tanto en móvil como en escritorio. Incluso te permite ver cómo se ven los posts en diferentes teléfonos, para que tengas la tranquilidad de que tu contenido se ve perfecto cada vez que se publica 👌🏽
Esto también es genial para trabajar con superiores y clientes que pueden no estar familiarizados con todas las diferentes plataformas en las que publicas.
Puedes ver previsualizaciones en vivo para Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest e incluso LinkedIn.
Visualiza cada parte de tu workflow
Como hemos dicho antes, cada empresa tendrá su propio workflow cuando se trata del proceso de aprobación. Así que hemos hecho simple construir un proceso que funcione para ti.
Con la Vista de Workflow, puedes ver el estado de cualquier post en el pipeline y quién está asignado a qué, permitiéndote obtener una instantánea de todo lo que está pasando.
Es genial para ti, así nunca tienes que perder tiempo revisando a los miembros de tu equipo, qué falta por hacer en el día o quién se supone que está a cargo de ese post de Instagram.
Pero también es genial para clientes y alta dirección, quienes pueden ver cómo tú y tu equipo progresáis y mantenerse al día con todo lo que sucede. Esto significa menos comunicación de ida y vuelta – y menos probabilidad de errores de comunicación.
¿Y cuando un post está listo para la siguiente etapa? Simplemente arrástralo a la siguiente columna.
También puedes usar filtros para ver el contenido más relevante para ti. Como todo el contenido para Instagram:
O incluso solo las cosas que necesitan tu atención:
Mientras que tu cliente puede estar interesado solo en tu hermoso y pulido trabajo:
Envía múltiples posts para aprobación en menos de un minuto
No más cambiar entre cuentas y enviar varios correos electrónicos o enlaces como parte de tu proceso de aprobación. Kontentino es tu solución todo en uno para obtener aprobaciones rápidas para todos los posts en los que estás trabajando.
Simplemente selecciona el contenido que quieres aprobar, selecciona el/los usuario(s), y envía:
Es realmente así de simple.
Incluso tenemos una plantilla prellenada, para que no tengas que perder tiempo escribiendo el mismo correo electrónico, haciendo el proceso de aprobación aún más fácil.
Para los clientes y la alta dirección, el proceso es aún más sencillo. Con un clic, pueden aprobar, rechazar o hacer un comentario en los posts.
Y dado que los comentarios se hacen específicamente en cada post, es mucho más fácil para ti o un miembro de tu equipo aplicar cualquier cambio y obtener ese sello final de aprobación.
Hazlo todo desde el móvil
Tus jefes y clientes tienen muchas cosas que hacer. Si quieres que te respondan en este siglo, necesitas ponérselo fácil.
Con Kontentino, los clientes reciben una notificación en el momento en que los posts están listos para aprobación vía email o notificación móvil.
También pueden aprobar posts directamente desde su teléfono, haciendo mucho más conveniente (y rápido) añadir sus comentarios.
Cada post sale completo con un Checklist
¿Cuántas veces has tenido que perseguir hashtags olvidados? ¿UTMs faltantes? ¿Creatividades con la relación de aspecto incorrecta?
Ya sea que estés haciendo onboarding a nuevos miembros del equipo, sean las 4 p.m. de un viernes, o te hayas levantado sintiéndote como si te hubiera atropellado un camión, el checklist asegura que no te pierdas nada importante.
Y dado que cada checklist está junto al post en cuestión (y no, digamos, enterrado en alguna carpeta de tu Google Drive), no se olvidará.
También puedes ver quién ha marcado cada ítem y cuándo, para una colaboración fluida y mayor responsabilidad.
Cada cliente, plataforma y tipo de post puede tener su propio checklist, dando a cada pieza de contenido la mejor oportunidad de ser aprobada a la primera.
Los checklists también son geniales para la organización del lado del cliente. Si hay varias personas que necesitan revisar un post antes de dar el visto bueno, los clientes y la alta dirección pueden usar el Checklist del Post para llevar un seguimiento de quién ha aprobado qué.
Así que cuando llegue el momento de que la persona con la última palabra eche un vistazo, simplemente puede presionar Aprobar y enviar el post de vuelta, listo para ser programado.
