Kuidas luua agentuurile täiuslik social media approval protsess? | Kontentino

Väljakutse vastu võetud? Tehtud ja kinnitatud!

Kui palju e-kirju suudab sinu postkasti iga päev ummistada?

Mitte väga ammu võisin ma neid lugeda sadades. Mõned neist puudutasid pisiasju, näiteks ühe sõna muutmist („hea“ asemel „suurepärane“) postituses, mille olin kinnitamiseks saatnud. Kas suudad ette kujutada kahekümne e-kirja vahetamist kaheksa inimesega koopiaväljal, kes vaidlevad ühe tähe üle? Sel hetkel mõistsin, et social approval peaks olema lihtne: kiire, vähem aeganõudev ja meeldiv pähkel.

Sellest ajast peale otsustasin paika panna ja pidevalt täiustada workflow-d sujuvaks online team collaborationi jaoks. Kombineerides õiged protseduurid ja tööriistad, lõin süsteemi, mis toimib imeliselt.

Täna avaldan mõned neist saladustest, mis aitasid mul hallata üle 100 sotsiaalmeedia konto erinevate tööstusharude, ajavööndite, riikide ja tööharjumustega klientidele. Kerge vaevaga.

Kuidas hallata arvukaid sotsiaalmeedia profiile?

Küsisin seda endalt peaaegu igal hommikul, kui mind äratasid kliendid teiselt poolt maailma, ja peaaegu igal õhtul, mille veetsin nende klientidega e-kirju vahetades. Sain hakkama, kuid teadsin, et saan oma content calendarit ja social media approvalit paremini korraldada. Kui töötad sotsiaalmeedia turunduses ja koged midagi sarnast, oled sa tõenäoliselt läbipõlemise äärel. Loe edasi, et teada saada, kuidas seda parandada.

See-kelle-nime-ei-tohi-nimetada. Strateegia.

Turunduses võib strateegiat võrrelda Voldemortiga Harry Potteri saagas. Miks? Noh… kõik teadsid, et ta on olemas, paljud olid tema kohta lugenud ja peaaegu kõik teadsid tema nime, enamik kartis teda, kuid vähesed on temaga tegelikult kohtunud või teda tundma õppinud. Täpselt nii on lood ka turundusstrateegiatega. Varivalm oli see, mis võis Voldemorti nõrgestada, ning puudulik workflow approvali protsess võib kergesti olla see nõrk lüli, kui töötad strateegia kallal. Siiski pole veel hilja seda muuta (kui sul aga strateegiat veel pole, võib meie hiljutine artikkel kasuks tulla).

1. etapp: pane paika protseduurid

Enne kui alustad approval workflow juurutamist väliselt ja siseselt, pead hoolitsema mõne asja eest. Küsi endalt olulisi küsimusi ja otsi vastuseid kõigilt asjaosalistelt.

• Kes vastutab postituste loomise protsessi eest iga kliendi puhul?
  Täpsemalt: millest sotsiaalmeedia tiim koosneb? Kes mille eest vastutab? Näiteks ei saa graafiline disainer midagi teha ilma sotsiaalmeedia spetsialisti briifita, kuid spetsialist peab töötama koos strateegiga, et tagada ühtne kommunikatsioon.

Tee kliendi ja kogu meeskonna vahel e-kirja teel tutvustus, Skype’i kõne või kohtumine. Miks? Kui disainer tutvub brändi ja inimestega lähemalt, oskab ta luua täpsemaid materjale, tundes paremini ettevõtte kultuuri ja nõudeid.

• Kes on juhendaja rollis nii agentuuri kui ka kliendi poolelt?
  Kes kontrollib ettevalmistatud sisu, olgu see uus või curated content? Agentuuri poolel on see sageli content manager või account manager. Kliendi poolel peaks olema kindel inimene, kes ütleb „ma kinnitan selle postituse“. Mida rohkem inimesi on ahelas, seda keerulisem ja pikem on protsess. Kui pead iga kinnituse pärast võitlema, võib see võtta igaviku.

• Millised on kummagi poole täpsed kohustused?
  Kes vastutab researchi eest? Kes ja kuidas edastab materjale? Kes tegeleb suhtlusega nädalavahetustel?
  

• Millised on iga hallatava brändi do’s/don’ts reeglid?
  Milliseid häid tavasid rakendada ja milliseid vigu vältida? Logo lisamine üles vasakusse nurka võib olla soovitav, samas kui konkreetse hashtagi kasutamine võib olla keelatud. Need elemendid varieeruvad sõltuvalt brändist või platvormist.
  

• Millised on sisu saatmise tähtajad?
  Millal on viimane aeg sisu edastada ja kinnitada, et tagada sujuv collaboration.

• Milliseid tööriistu te suhtluse haldamiseks kasutate?
  Lisaks sisekasutuses olevatele agentuuri tööriistadele tasub juurutada platvorme koostööks kliendiga. Kliendid võivad uute asjade suhtes olla kõhklevad, kuid selgita neile kasutegureid. Sobiv tööriist peab olema lihtne ja kasutajasõbralik. Näiteks Kontentino võimaldab klientidel sisu kinnitada vaid ühe klikiga mobiiliäpis.
  

Protsessi kiirendamiseks võid lisada inspiratsiooni ja olulisi kuupäevi Kontentino inspiratsioonikalendrisse.

• Kuidas toimub kriisireguleerimine?
  Kuidas reageerite kaebustele? Milline on reageerimisaeg õhtuti või nädalavahetusel? Kui kriis eskaleerub, millised on järgmised sammud? Pead selle kõik defineerima enne, kui keegi tulekahju süütab. Sotsiaalmeedia ei halasta ja pead olema valmis reageerima igal ajal.

Pane oma protseduurid kirja PDF-ina ja jaga neid kõigile asjaosalistele. Nii on sul alati kindel alus, mille poole kriisi korral pöörduda!

• Milliseid platvorme suhtluseks kasutate?
  Täpsusta profiilid ja platvormid, mille eest vastutad, eriti kui klient kasutab ka teiste agentuuride teenuseid.
  

See on ka hea samm kõigi materjalide, failide ja paroolide kogumiseks, et need ei oleks mööda ilma laiali, vaid seal, kus tiim neid vajab.

2. etapp: kaasa oma meeskond

Kui protseduurid on paigas, on aeg panna social media collaboration päriselt tööle!

Koolitus

Kogu meeskond kokku ja tutvusta neile reegleid. Hoia juhised käepärast ka uute töötajate onboardinguks.

Sidemete loomine kliendiga algab sellest, et kolleegidel on olemas kõik vajalikud materjalid, paroolid ja brändi lugu. Mida paremini töötajad brändi tunnevad, seda paremat sisu nad loovad. Ainult nimest ja veebilehest ei piisa.

Mida peaksid kõik silmas pidama enne, kui küsite kinnitust?

• Tone of voice – igal brändil on oma hääl. Tiim peab teadma, kuidas brändi nimel suhelda.
• Brand book – värvid ja fondid on olulised. Kui kasutad suvalist sinist tooni, võid raisata aega asjatutele parandustele.
• Kõikvõimalikud juhised. Kui bränd soovib, et teda nimetataks „teenuseks“, mitte „platvormiks“, siis nii peabki olema.
• Keel. Trükivead ja halb grammatika ei jäta usaldusväärset muljet. Enne kui saadad sisu kliendile kinnitamiseks, kontrolli see üle!

Saada kliendile kinnitamiseks ainult sellist sisu, mille ka ise kõhklemata heaks kiidaksid. Kui midagi tekitab kahtlust, lihvi seda veel enne saatmist.

Checklistid

Muudatused on head, kuid nendega harjumine võtab aega. Esimestel päevadel võib ette tulla segadust. Kui töötate kaugtööna, on kontrolli hoidmine veelgi olulisem. Õnneks saab social media approvali tööriistaga nagu Kontentino kasutada checkliste, mis aitavad asju korras hoida.

Checklistid on abiks:

• uute muudatuste juurutamisel ja kvaliteedi tagamisel;
• uute praktikantide või juuniorite juhendamisel;
• kui suurem onboardingi protsess on veel loomisel.

Kontentinos saad neid kohandada vastavalt oma vajadustele ja projektidele.

Kui postituse koostaja märgib checklistis kõik väljad täidetuks, saab sisu saata sisekinnitusele. See kõik toimub Kontentino sees ja kogu suhtlus püsib ühes kohas. Unusta e-kirjad ja Messengeri märguanded väljaspool tööaega.

Kui sisu on siseselt kinnitatud, jõuame kõige olulisemani…

Kliendi poolne kinnitus

Mäletad, kui ütlesin, et klientidelt kinnituse saamine võib olla õudusunenägu? Eelmiste sammude järgimine teeb selle lihtsamaks. Aga kuidas muuta postituste kinnitamise protsess ise sama lihtsaks?

Ootejärjekorrad tapavad aega. Reaalajas suhtluses loeb iga minut. Kliendid ei taha kaevuda tabelitesse ega avada faile, millest nad aru ei saa. Nad vajavad selget ja lihtsat viisi sisu heakskiitmiseks.

Mõnikord kliendid ei nõua kinnitust, kuid turvalisem on see ikkagi saada. See aitab vältida probleeme ootamatute olukordade või sotsiaalmeedia kriiside korral.

Kui sisu on hoolega ette valmistatud ja siseselt üle vaadatud, saab selle saata samal viisil kliendile.

Kontentinos hoides ei jää ükski e-kiri spämmi ega pea tegema hilisõhtuseid kõnesid. Kliendid saavad kommenteerida või kinnitada sisu vaid ühe klikiga mobiiliäpis. Kogu tiim saab kinnituse kohta koheselt teavituse.

Tööaja optimeerimiseks võid kasutada Clockify.me tööriista, et näha, kui palju aega kulub igale ülesandele.

3. etapp: analüüsi, optimeeri ja korda

Kui oled oma sotsiaalmeedia approval protsessi paika saanud, siis tubli töö! Kuid alati on ruumi täiustusteks.

• Kasuta team collaborationi platvorme. Automatiseerimine sotsiaalmeedia valdkonnas säästab tohutult aega.
• Küsi klientidelt pidevalt tagasisidet. Võib-olla on olemas pisiasi, mida sa pole märganud, kuid mis sunnib klienti sisu pidevalt tagasi lükkama.
• Ole alati ette valmistatud. Hoia materjalid, logod ja fondid turvalises kohas ja käepärast, et parandusi saaks teha kiiresti.
• Jälgi postituste tulemusi. Leia tasakaal loodud sisu ja tegeliku toimivuse vahel. Lõppkokkuvõttes on kliendi ärieesmärgid kõige olulisemad.
• Ära karda protsesside automatiseerimist. Kontentinoga saad automatiseerida sisu teekonna ideest kuni kinnitamiseni. Ja kliendid armastavad seda!

Sinu kliendid väärivad enamat kui PowerPointi sisuplaanid ja Exceli aruanded. 🙂

Sotsiaalmeedia halduse korrastamine koos tiimi ja klientidega on väljakutse, mis võib võtta aega. Kuid see tasub end kiiresti ära suurema tõhususe ja meelerahu näol. Selged reeglid ja varajane kokkulepe turunduspakkumises on siinkohal võtmeks.

Töö sotsiaalmeedias võib olla stressirohke, kuid õigete protseduuride ja social media management tööriistadega on see märgatavalt rahulikum. Teadmine, et klient on sisu üle vaadanud ja heaks kiitnud, on eduka kommunikatsiooni alus.