Küsi viielt agentuuri inimeselt nende sisuloome protsessi kohta ja sa saad viis erinevat vastust, millest kolm on vasturääkivad. Tavaliselt on see okei, kuni midagi läheb valesti. Siis avastavad kõik, et keegi ei leppinudki kokku, kust protsess algab, kus see lõpeb või kes peaks keskel tekkivaid vigu märkama.
Siin on see kõik, algusest lõpuni. Mitte iga agentuur ei vaja iga sammu täpselt sel kujul, aga kui sul on üks neist kuuest etapist täiesti puudu, siis sealt su probleemid tõenäoliselt alguse saavadki.
Kuus etappi
Brief, loomine, sisemine ülevaatus, kliendi heakskiit, planeerimine (scheduling), aruandlus. Selles järjekorras, iga kord.
1. Brief
Enne kui keegi hakkab captionit kirjutama, peab keegi vastama: milleks see postitus on, kellele see on suunatud ja milline on oodatud tulemus? Brief ei pea olema pikk. Paar rida eesmärgi, tooni ja oluliste detailide (promokood, hashtag, juriidiline märkus) kohta säästab kõiki hilisemast oletamisest.
Jäta see samm vahele ja sa saad sisu, mis on loodud tunde pealt. See tähendab tavaliselt kahte-kolme ringi “tegelikult võiksid muuta…” tagasisidet, mida viieminutiline brief oleks ennetanud.
2. Loomine
Kirjutaja või disainer loob tegeliku postituse: teksti, pildi või video, hashtagid ja lingi. See on ainus etapp, mis peaks hõlmama loovat otsustamist. Kõik järgnev on kontrollimine, mitte loomine.
Üks harjumus, mida tasub juurutada: lisa brief postituse juurde, mitte eraldi e-kirja või chati. Kui hiljem saabub tagasiside, peaks ülevaataja nägema postituse eesmärki ilma vanades sõnumites kaevamata.
3. Sisemine ülevaatus
Keegi sinu tiimist, kes pole autor, vaatab postituse üle enne, kui klient seda näeb. Kontrollitakse brand voice’i, trükivigu, pildi ja teksti sobivust ning linkide toimimist. See on koht, kus piinlikud vead püütakse kinni vaikselt, mitte avalikult.
See etapp eksisteerib just selleks, et kliendi heakskiidu ringid ei muutuks trükivigade jahiks. Kui sinu klient leiab kirjavigu, siis sisemine ülevaatus kas puudub või ei tehta seda piisavalt hoolikalt.
4. Kliendi heakskiit
Klient (või ettevõttesisese tiimi puhul lõplik otsustaja) vaatab valmis postitust ja ütleb “jah”, “ei” või annab muudatusettepanekud. See peaks olema kogu protsessi kiireim etapp, kuid enamiku agentuuride jaoks on see aeglaseim – peamiselt seadistuse, mitte kliendi tõttu.
Lahendus on peaaegu alati sama: saada link, mida klient saab avada ilma paroolita, näita talle postitust nii, nagu see tegelikult platvormil välja näeb, ja lase tal see telefonist kinnitada. Kirjutasime põhjaliku juhendi just selle etapi kiirendamiseks, kui oled siin kinni jäänud.
5. Planeerimine (Scheduling)
Kinnitatud postitus läheb järjekorda avaldamist ootama. See kõlab lihtsalt ja ongi seda, kuni planeeritav versioon on täpselt see, mis heaks kiideti. Kinnitatud postituse kopeerimine eraldi scheduler’isse on koht, kus tekivad väikesed välditavad vead: kadunud sõna, vale pildi lõige või vigane link.
6. Reporting
Pärast postituse avalikustamist kontrollib keegi tulemusi ja koondab need kliendi jaoks aruandesse. See etapp jäetakse kõige tihedamini vahele, sest see tundub vähem kiireloomuline kui järgmine tähtaeg. Ometi on see etapp, mis määrab, kas klient pikendab koostööd, seega tasub sellele aega leida.
Kus töövoo üleandmised ebaõnnestuvad
Iga ülaltoodud etapp toimib iseseisvalt hästi. Tegelik kahju tekib etappide vahel, kui pole selge, kelle kord on tegutseda.
Loomisest sisemise ülevaatuseni. Looja lõpetab ja… mis edasi? Kui puudub selge signaal (“see on ülevaatuseks valmis”), jäävad postitused seisma, sest kõik eeldavad, et keegi teine on seda juba vaadanud.
Sisemine ülevaatusest kliendi heakskiiduni. Siin lekib tihti sisu, mis ei peaks lekitama. Klient näeb sisemist arutelu fondi suuruse üle või, mis veel hullem, versiooni, mille sisemine kontroll märgistas ebakvaliteetseks. Workflow, mis hoiab sisemised ja kliendile suunatud kommentaarid eraldi kanalites, väldib seda täielikult.
Kliendi heakskiidust planeerimiseni. Siin elavad kopeerimisvead. Lahendus on hoida heakskiit ja planeerimine samas tööriistas, et puuduks igasugune käsitsi andmete sisestamise vajadus.
Lihtsad SLA-d, mis hoiavad asjad liikumises
Sa ei vaja selleks ametlikku lepingupunkti (kuigi see ei tee paha), vaid kokkulepitud rütmi, mida kõik järgivad:
- Sisemine ülevaatus toimub ühe tööpäeva jooksul pärast postituse järjekorda lisamist.
- Kliendi heakskiidu taotlustele vastatakse kahe tööpäeva jooksul.
- Kõik, mis pole 24 tundi enne plaanitud aega heaks kiidetud, nihutatakse järgmisesse vabasse aega – eranditeta ja süümepiinadeta.
- Tagasiside antakse ühe koondatud ringina, mitte viie eraldi sõnumina kolme päeva jooksul.
Pane need kirja kohta, kus nii sinu tiim kui ka kliendid neid näevad. SLA, mis elab ainult sinu peas, pole SLA, vaid lihtsalt ootel olev frustratsioon.
Kus automaatika tegelikult aitab ja kus mitte
Automatiseeri meeldetuletused. Kui postitus on oodanud heakskiitu päeva, peaks süsteem ise ülevaatajat nügima, mitte sina. See on workflow kõige väärtuslikum automaatika, sest inimeste tagaajamine on osa, mida kõik vihkavad käsitsi teha.
Automatiseeri üleandmine. “Heaks kiidetud” peaks tähendama “automaatselt planeeritud” ilma kopeerimiseta. See eemaldab terve kategooria “oih, ma ei kiitnud seda heaks” tüüpi vestlusi.
Ära automatiseeri sisulisi otsuseid. See, mida postitus tegelikult ütleb, kuidas see kõlab ja kas nali on tabav, on ikkagi inimese töö. Templated ja AI tööriistad võivad aidata esimese visandiga, kuid ülevaatuse etapid on selleks, et keegi päriselt asja kontrolliks, enne kui see kliendi nime alt välja läheb.
Vajalikud template’id
Mõned korduvkasutatavad põhjad säästavad aega kogu protsessi vältel:
- Briefi template: eesmärk, sihtrühm, peamine sõnum, kohustuslikud detailid, tähtaeg. Viis välja, täidetud kahe minutiga, säästab hiljem tunni jagu edasi-tagasi suhtlust.
- Tagasiside formaat ülevaatajatele: küsi konkreetseid ja tegevusele suunatud märkmeid (“muuda pealkiri selliseks: X”) ebamääraste asemel (“see ei tundu päris õige”). Ebamäärane tagasiside on peamine põhjus, miks tekib liigseid muudatusringe.
- SLA ühe leheline juhend uutele klientidele: sea ootused reageerimisaegadele kohe onboarding’u ajal, mitte kolm nädalat hiljem, kui tähtaeg on juba möödas.
Kogu pildi kokkupanek
Ükski neist kuuest etapist pole iseenesest keeruline. Raske osa on nende kõigi läbimine õiges järjekorras, ilma et keegi kiirel ajal mõnda neist vahele jätaks. Selleks workflow tööriist ongi: see ei tee loomingulist tööd sinu eest, vaid tagab, et brief viib loomiseni, mis viib ülevaatuseni, mis viib heakskiiduni ja planeerimiseni – iga kord, ilma et sa peaksid seda käsitsi valvama.
Kontentino koondab selle ahela ühte voogu: sisemine ülevaatus enne kliendi heakskiitu, kliendi kinnitus koos live-eelvaatega ja kinnitatud postitused, mis liiguvad otse graafikusse. Kui soovid näha konkreetselt heakskiitmise osa, siis see on etapp, kus agentuurid tavaliselt suurimat kitsaskohta tunnevad.
Soovid, et kogu protsess toimiks ühes kohas? Alusta 14-päevast tasuta prooviperioodi, krediitkaarti pole vaja, või broneeri demo ja me aitame su praeguse protsessi korda seada.
KKK: sotsiaalmeedia workflow agentuuridele
Millised on sotsiaalmeedia workflow etapid?
Kuus etappi järjekorras: brief, loomine, sisemine ülevaatus, kliendi heakskiit, planeerimine ja reporting. Enamik probleeme tuleneb mõne sammu vahelejätmisest, eriti briefi ja sisemise ülevaatuse etapist.
Kui kaua peaks kliendi heakskiit aega võtma?
Kaks tööpäeva on tavaline ja aus standard. Kauem aega viites riskid postitusgraafikust väljalangemisega. Lühem aeg võib kiiretele klientidele tunduda liigse survestamisena. Sea ootused kohe alguses, mitte pärast esimest möödalastud tähtaega.
Mis põhjustab sotsiaalmeedia töövoos kõige rohkem viivitusi?
Peaaegu alati kliendi heakskiit. Tavaliselt seetõttu, et ülevaatamine nõuab sisselogimist, manuse avamist või lauaarvuti kasutamist – miski neist ei sobi kokku sellega, kuidas inimesed kiirel päeval asju kontrollivad. Eemalda need takistused ja viivitused kaovad.
Kas sama inimene peaks postituse kirjutama ja heaks kiitma?
Ei. Kui kirjutaja on ka ainus kontrollija, jäävad vead märkamata, kuni klient või avalikkus need leiab. Isegi kiire pilk tiimikaaslaselt püüab kinni enamiku välditavaid vigu.
Mida peaks sisu töövoos automatiseerima?
Meeldetuletusi ja üleandmist heakskiidult planeerimisele. Mida ei tohiks automatiseerida: sisulisi otsuseid tooni, täpsuse ja kvaliteedi kohta. Automaatika peaks eemaldama administreerimise, mitte otsustamise.
Halda kogu protsessi ühes kohas
Briefist avaldamiseni, ilma viie eraldi tööriista ja kopeerimiseta. Proovi Kontentinot 14 päeva tasuta, krediitkaarti pole vaja, või broneeri demo ja me näitame sulle, kus on sinu praeguse protsessi lüngad.
