Takaisin blogiin
Elämme poikkeuksellisia aikoja, ja suuri osa maailmasta tekee töitä kotoa käsin. Kyseessä ei kuitenkaan ole täysin uusi ilmiö. Viime vuosien aikana yhä useammat toimistot ovat siirtyneet etätyöhön ja etsineet tapoja luoda sekä ylläpitää toimivia etätiimin yhteistyökäytäntöjä.
Tiimit siirtyvät perinteisistä toimistoympäristöistä kotitoimistoille, ja on tärkeää ryhtyä toimiin tiimin yhteistyön tehostamiseksi. Aiemmin 80–90 prosenttia työntekijöistä ilmoitti haluavansa työskennellä etänä edes osan ajasta. Olipa mielipide nykyään mikä tahansa, etätyöskentely tulee todennäköisesti yleistymään entisestään, sillä meillä on käytössämme runsaasti sitä helpottavia teknologisia työkaluja.
Etäprojektien hallinta voi kuitenkin tuoda mukanaan täysin uusia haasteita esimiehille, jotka eivät ole aiemmin vastanneet etätiimeistä. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla stressaavaa, jos käytössä on oikeat järjestelmät ja toimintatavat. Tässä on oppaamme etätiimin johtamiseen sekä etäyhteistyön hyötyihin.
Viisi vinkkiä etätiimin yhteistyön tehostamiseen
Vinkki 1: Ole tavoitettavissa
Etätyöntekijät voivat helposti tuntea itsensä eristetyiksi organisaatiosta, varsinkin jos heidät on heitetty etätöihin yllättäen suoraan toimistoympäristöstä. Etäisyyden tunne voi aiheuttaa motivaation puutetta ja laskea työtyytyväisyyttä, mikä vaikuttaa työn suoritukseen. On erittäin tärkeää olla tavoitettavissa etätiimin jäsenille, jotta he tuntevat olevansa osa organisaatiota ja säilyttävät selkeän suunnan ja tarkoituksen työlleen.
Jos tiimin jäsen soittaa sinulle, vastaa aina kun mahdollista. Jos he laittavat sähköpostia tai viestiä sosiaalisessa mediassa, vastaa mahdollisimman pian. Menestyksekäs etäprojektinhallinta perustuu läsnäoloon silloinkin, kun ette fyysisesti ole samassa tilassa.
Vinkki 2: Aseta selkeät tavoitteet
Etäyhteistyö voi olla haastavaa, jos tiimin jäsenet eivät ole varmoja siitä, mitä heidän pitäisi tehdä ja milloin. Jotkut työntekijät sopeutuvat helposti, hallitsevat aikansa hyvin ja pystyvät priorisoimaan tehtäviä itsenäisesti. Toiset taas voivat kokea haasteita, koska heiltä puuttuu päivittäinen palaute siitä, mitä heiltä odotetaan.
Siksi selkeiden tavoitteiden asettaminen jokaiselle on avain onnistuneeseen etäyhteistyöhön. On tärkeää, että työntekijät tietävät esimerkiksi:
- Mitä työaikoja heiltä odotetaan
- Mitä kommunikaatiokanavia käytetään
- Jaetut kalenterit, jotta kaikkien tavoitettavuus on näkyvillä
- Milloin kokoukset pidetään
- Kunkin tiimin jäsenen tehtävät ja vastuut yhteisissä projekteissa
Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, missä selkeä tavoitteiden asettaminen on tarpeen. Koska jokainen organisaatio on erilainen, löydät varmasti omat tarpeenne päivittäisessä työssä. Kunhan kommunikoit tiimin kanssa päivittäin ja kerrot selkeästi odotukset, taitosi etäprojektipäällikkönä kehittyvät. Samalla tiimisi tuntee olonsa itsevarmemmaksi, kun heillä on selkeä struktuuri tukenaan.
Vinkki 3: Pidä säännöllisiä virtuaalisia tapaamisia
Pyri pitämään puhelin- tai videopalaveri jokaisen työntekijän kanssa päivittäin. Jos työ on luonteeltaan hyvin yhteistyöpainotteista, voit kutsua koko tiimin samaan videopalaveriin. Tämä on loistava tilaisuus päivittää kuulumiset, muistuttaa tiimiä kollegoista ja rohkaista vuorovaikutukseen. Etätyö voi olla yksinäistä, joten on tärkeää tarjota mahdollisuuksia kommunikointiin tiimin jäsenten välillä henkisen hyvinvoinnin tukemiseksi.
Aika on arvokasta. Koska et tapaa kollegoitasi kasvotusten, pidä viestit ja kokoukset lyhyinä ja ytimekkäinä. Käytä toimivia työkaluja, kuten tiimin yhteistyösovelluksia tai yrityspuhelinjärjestelmiä saumattomaan viestintään. Varmista, että työntekijöillä on kaikki tarvittava tieto tehtävien suorittamiseen, ja minimoi epämääräinen viestien pallottelu.
Vinkki 4: Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla
Yksi etätyön suurimmista haasteista on varmistaa, että kaikki ovat ajan tasalla ja työnkulku on sujuvaa. On helppoa, että asiat unohtuvat tai viestit ymmärretään väärin. Rento työympäristö voi myös tehdä tehtävissä pysymisestä vaikeampaa.
Kontentino suoraviivaistaa päivittäiset tehtävät tekemällä etämarkkinointitiimien yhteistyöstä vaivatonta. Asiakkaasi ja tiimisi voivat olla missä päin maailmaa tahansa. Kontentino helpottaa yhteistä post-sisältöjen luomista ja hyväksyntäprosessia asiakkaiden kanssa.
Tiimisi voi kommunikoida suoraan Kontentinossa, mikä ehkäisee väärinkäsityksiä. Näin voit luottaa siihen, että tiimisi hoitaa somesisältöjen luomisen ja hyväksynnät samalla tasolla kuin toimistollakin.
Vinkki 5: Käytä oikeita etätyökaluja
On vaikea olla menestyvä etätiimin vetäjä, jos tiimillä ei ole käytössään työtä helpottavaa teknologiaa. Tutustu eri ohjelmistoihin ja varmista, että kaikilla on tarvittava osaaminen niiden käyttöön. Sovellukset kuten Zoom ovat tulleet tutuiksi videopalavereissa, ja projektinhallintatyökalut auttavat resurssien hallinnassa.
On tärkeää, että tiimillä on käytössään monipuoliset viestintätavat. Sähköposti, videopuhelut ja some ovat tärkeitä, mutta niin on myös kyky jakaa kalentereita ja projektitietoja. Hyödynnä projektinhallintatyökaluja tehtävien linjaamiseen. Käytä yhteistyöhön sopivia miellekarttatyökaluja brainstormaukseen. Aseta säännöllinen aikataulu viestinnälle ja kysy tiimiltä, mitkä ajat sopivat heille parhaiten.
Etätiimin yhteistyön hyödyt
Etäyhteistyöhön tottuminen voi viedä aikaa, mutta se helpottuu kokemuksen myötä. Se tarjoaa myös yllättäviä hyötyjä, kuten:
- Monet etätyöntekijät ovat tuottavampia, koska kotoa käsin työskennellessä ei ole toimiston häiriötekijöitä.
- Suuri osa työntekijöistä kokee vähemmän stressiä etänä, mikä parantaa työn laatua ja määrää.
- Joustavuus paranee, mikä helpottaa työn ja vapaa-ajan tasapainottamista. Tämä antaa tilaa esimerkiksi liikkumiselle tai mindfulness-harjoituksille kesken päivän.
Etätyöstä on tulossa uusi normaali, kun yritykset huomaavat, miten se motivoi työntekijöitä. Teknologian ja Kontentinon kaltaisten yhteistyötyökalujen hyödyntäminen varmistaa, että prosessit pysyvät sujuvina ja asiakkaat tyytyväisinä.
