Takaisin blogiin
Olet luultavasti jo kokeillut erilaisia työkaluja ja taktiikoita etämarkkinoinnin yhteistyöhön. Tämä työtapa ei ainoastaan jäänyt elämään pandemian jälkeen, vaan nyt sitä voidaan hioa entistä sujuvammaksi ja tehokkaammaksi.
Yksityiskohdilla on väliä, joten yleistason käsitys yhteistyöstä ei vielä paranna tiimityötäsi. Sinun tulisi suunnitella tarkasti, miten hoidat etänä tapahtuvan sosiaalisen median hallinnan, joka on yksi digitaalisen strategian avainpilareista.
Hyvä uutinen on, että tämän oppaan avulla opit kaiken tarvittavan sosiaalisen median profiilien tehokkaaseen hallintaan etätiimien kanssa.
Sosiaalisen median voima on kasvussa
Tuoreet raportit ja tutkimukset osoittavat, että sosiaalisen median kanavat kasvattavat suosiotaan ja vaikuttavat elämäämme vuosi vuodelta enemmän. Myös sosiaalisen median käyttäjien määrä on nousussa Statistan asiantuntija-arvion mukaan:
- Vuonna 2020 yli 3,6 miljardia ihmistä käytti sosiaalista mediaa maailmanlaajuisesti.
- Luvun ennustetaan nousevan noin 4,4 miljardiin seuraavan neljän vuoden kuluessa.
Etäyhteistyö: in-house-tiimi vs. some-toimisto
Kun työskentelet in-house-tiimin kanssa, saatat ajatella, että yhteistyöstä on helppo tehdä selkeää, koska kaikki jaetaan tiimin kesken. Mikään ei voisi olla kauempana totuudesta 😉.
Vaikka työntekijäsi eivät työskentelisi kotoa käsin, he luovat silti sisältöä ja julkaisevat sitä digitaalisessa tilassa. He jakavat digitaalista aineistoa päivittäin, joten jos käytössä ei ole yhtä järjestelmää tiedostojen lataamiseen, ideoiden lisäämiseen, postausten kirjoittamiseen ja kommentointiin, kaaos on vääjäämätön.
Vaikka saattaa vaikuttaa siltä, että toimiston palkkaaminen poistaisi työnkulun ongelmat, saatat erehtyä tässäkin. Kaikki tiimit eivät hyödynnä edistynyttä teknologiaa työnkulkunsa parantamiseen – jotkut asiantuntijat luovat edelleen valtavasti aineistoja ja jakavat niitä useiden eri kanavien kautta.
Miksi tämä on niin aikaa vievää? Koska joudut kommunikoimaan päivittäin useissa paikoissa (esim. Slack, sähköposti tai videopuhelut) ja vaihtamaan tiedostoja eri formaateissa, kuten Google Docs, Google Sheets tai perinteinen Microsoft Word.
Kuulostaako uuvuttavalta? Sinun ei tarvitse käyttää useita ulkoisia tiedonhallintatyökaluja. Kun valitset ohjelmistoa, suosi pilvipohjaista ratkaisua, joka tarjoaa kattavat integraatiot tai tarvittavat ominaisuudet sisäänrakennettuna. On mahdotonta käyttää vain yhtä alustaa etäyhteistyöhön, mutta voit valita muutaman todella tehokkaan.
Esimerkiksi Kontentino mahdollistaa sisällön ajastamisen lisäksi myös tiedostojen ja ideoiden vaihdon yhdessä paikassa. Voit hoitaa kaiken tämän yhdellä alustalla sen sijaan, että hajauttaisit huomiosi. Mieti, kuinka helppoa yksi kuva on hukata, kun julkaiset sisältöä viisi kertaa viikossa kolmessa eri sosiaalisen median kanavassa!
Miksi selkeyttää etäyhteistyötä vuonna 2021?
Vuosi 2021 on etätyönkulkujen hienosäätöä varten
On sanomattakin selvää, kuinka kriittistä etäyhteistyön aloittaminen oli pandemian puhjetessa. Koimme kaikki sen vaikutukset yksityiselämäämme ja liiketoimintaamme. Monet yritykset joutuivat toteuttamaan etätyökalut lähes yhdessä yössä, jolloin jotkut valinnat saattoivat osoittautua heikoiksi.
Nyt on aika vetää johtopäätökset ja valita ratkaisu, joka on yritykselle todella kannattava.
Ensimmäinen askel: uudista etäyhteistyötyökalusi
Onko viime vuonna käyttöön ottamasi työkalu paras vaihtoehto? Vastaako se tarpeitasi? Vai otitko käyttöön useita työkaluja ja huomasit, ettet tarvitse niitä kaikkia? Nämä seikat on syytä arvioida uudelleen.
Ennen kuin uudistat in-house-tiimisi käyttämän sosiaalisen median etäyhteistyöohjelmiston tilauksen, vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- Millaista ohjelmistoa somemarkkinoinnin tiimini tarvitsee?
- Onko olemassa ratkaisua, joka auttaa heitä hallitsemaan aikaansa paremmin?
- Voinko käyttää tätä työkalua eri kanaviin ja tarkoituksiin?
- Kuinka monelle henkilölle tarvitsen työkalun?
Muista myös keskustella työntekijöidesi kanssa heidän tarpeistaan, jotta saat selville, mitkä ominaisuudet ovat heille välttämättömiä päivittäisessä työssä.
Jos taas työskentelet ulkopuolisen toimiston kanssa etkä ole tyytyväinen viestinnän sujuvuuteen, ehdota sellaisen sosiaalisen median yhteistyötyökalun käyttöä, joka sujuvoittaisi näitä prosesseja. Se saattaa vaatia uuden strategian, mutta keskity siihen aikaan, jonka säästät käyttämällä vain muutamaa tehokasta ohjelmistoa ja sovellusta.
3 vinkkiä etäyhteistyön ongelmien ratkaisemiseen
Jos et ole vieläkään tottunut etäyhteistyöhön ja näet haasteet esteinä, on aika kumota muutamia etänä tapahtuvan sosiaalisen median hallinnan myyttejä.
Tässä on luettelo yleisimmistä ongelmista, jotka markkinointitiimit voivat ratkaista.
Vinkki #1: Vältä materiaalien jakamista useissa muodoissa eri kanavissa
Ratkaisu: Aineistojen vaihtaminen on mahdollista ilman lukuisia tiedostonjakotyökaluja. Tee lista työkaluista ja tiedostomuodoista, joilla työskentelet. Voit esimerkiksi käyttää Google Docsia tekstisuunnitteluun, Google Drivea tiedostojen jakoon ja Google Sheetsia sisältökalenterin pohjana. Hallitaksesi tätä entistä paremmin, voit valita ohjelmiston, jolla voit ladata tiedostoja, jakaa ne kansioihin ja lisätä ne somepostauksiin yhdessä sovelluksessa – kuten Kontentinossa.
Vinkki #2: Lyhennä palautetestausta tai keskivaiheita
Ratkaisu: Jos tiimisi työskentelee etänä, et voi vain kävellä jonkun luo ja pyytää häntä arvioimaan luonnostasi. Sosiaalisessa mediassa päätökset on usein tehtävä mahdollisimman nopeasti. Saadaksesi välitöntä palautetta, yritä automatisoida ilmoitusprosessi. Sopikaa työkavereiden kanssa ensisijaisesta viestintäkanavasta. Voit myös jättää kommentteja suoraan sosiaalisen median hallintaohjelmistoon ja määrittää postauksia sisäiseen tai asiakkaan hyväksyntään. Kun kirjoitat viestejä, tägätyt henkilöt saavat ilmoituksen myös sähköpostitse, jotta mitään ei jää huomaamatta.
Vinkki #3: Hyödynnä ideat, jotka aiemmin hukkuivat muihin tiedostoihin tai kanaviin
Ratkaisu: Inspiraatiokalenteri – täällä voit lisätä ideoita postauksiin ja ladata sisältöä, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa. Sisällöt pysyvät tallessa pilvessä. Kaikki on käden ulottuvilla silloin, kun ideat meinaavat loppua kesken.
Yksinkertaista somen hallintaa tuottavuuden parantamiseksi
Etänä tehtävän somemarkkinoinnin perusteet ovat melko yksinkertaisia – varmista vain, että muutamaa sääntöä noudatetaan.
Pidä perehdytyspuhelu uuden yhteistyötyökalun käytöstä
Säästääksesi aikaa ja välttääksesi toistuvat kysymykset työkaluista, pidä tiimillesi esittelypuhelu. Etäpalaverit voivat selkeyttää viestintää huomattavasti. Se on helppo tapa näyttää, miten valitsemaasi ohjelmistoa käytetään ja rohkaista tiimiä aktiiviseen osallistumiseen.
Vaikka monet sosiaalisen median työkalut ovat intuitiivisia, ne eivät välttämättä ole selkeitä jokaiselle käyttäjälle. Erityisesti jos olet markkinointitoimisto, joka työskentelee asiakkaille, sinun tulisi järjestää videopalaveri ja kenties jopa tallentaa se, jotta asiakkaat tietävät, miten he voivat tehdä yhteistyötä kanssasi. Lisäksi voit jakaa linkkejä videopuhelun aikana ohjataksesi tiimin suoraan oikeisiin työkaluihin.
Voit myös pitää lyhyen puhelun ohjelmistopäivitysten jälkeen esitelläksesi uudet mahdollisuudet tai muutokset tiimille tai asiakkaille. On aina parempi selittää perusasiat alussa, jotta myöhemmin voidaan keskittyä työn laatuun.
Ole samalla sivulla asiakkaidesi kanssa – seuraa oikeita KPI-mittareita
Vaikka tämä on itsestäänselvyys, sitä ei voi korostaa liikaa – oleelliset ja mitattavat KPI-mittarit ovat avain tulosten seurantaan. Jos tarkkoja mittareita ei määritellä yhteistyön alussa, koko työnkulku voi monimutkaistua. Saatat mitata asioita, joita asiakas ei tarvitse, tai päinvastoin. Varmista, että olette samalla sivulla arvioidaksenne sometoimenpiteiden onnistumista oikein.
Etäyhteistyössä suurin haaste ei kuitenkaan ole aina tavoitteiden asettaminen, vaan datan esittäminen. Kun jaat tuloksia asiakkaalle tai esihenkilölle, tiedon omaksuminen voi olla vaikeaa, ellei sitä esitetä visuaalisesti jäsennellyssä muodossa.
Onneksi tähän on ratkaisu! Automaattiset raportit helpottavat sekä datan visualisointia että oikeiden mittareiden seurantaa, sillä ne keräävät vain olennaisen tiedon ja esittävät sen selkeinä kaavioina. Jokainen tiimin jäsen tietää tällöin, mitä mittareita seurataan ja mistä tiedot löytyvät.
Jos mietit, miten luoda täydellinen sosiaalisen median raportti asiakkaallesi, tämä artikkeli voi olla avuksi.
Säästä aikaa ja pysy aikataulussa ajastamalla postaukset
Kuulostaako multitasking tutulta? Automatisointityökalut on tehty keventämään kuormaa. Voit valmistella kaiken etukäteen ja antaa työkalun hoitaa loput. Julkaisut ilmestyvät oikeisiin profiileihin juuri silloin kuin pitää, viemättä huomiotasi muilta töiltä.
Tarkista sisältö virheiden minimoimiseksi
Sosiaalisen median managerit valittavat usein työläästä hyväksymisprosessista. Kaksinkertainen tarkistus on kuitenkin ratkaisevan tärkeää virheiden välttämiseksi (tai ainakin vastuun jakamiseksi 😉).
Hyväksynnöistä voidaan tehdä helpompia ja mukavampia sekä asiakkaille että markkinoijille:
- Määritä tehtäviä tiimiläisille saadaksesi palautetta mahdollisimman nopeasti. He saavat sähköpostiinsa tiedon uudesta tehtävästä.
- Pyydä asiakkaan hyväksyntä – prosessi on nopea ja vaivaton.
- Ajasta postaukset etukäteen – luo luonnokset, ja kun ne on hyväksytty, ohjelmisto hoitaa julkaisun puolestasi.
Käytä mobiilisovellusta somen hallintaan liikkeellä ollessasi
Tietyt ohjelmistot, kuten Kontentino, tarjoavat mobiilisovelluksen, jolla käyttäjät voivat antaa palautetta ja hyväksyä postauksia missä vain. Tämä tuo joustavuutta etätyöhön ja auttaa yhteistyössä. Tarvitset vain internet-yhteyden.
Valmistaudu onnistumaan sosiaalisen median etähallinnassa
Termi “etätyö” saattaa jo kyllästyttää monia. Jos et ole vielä tämän työtavan suurin fani, kyse ei välttämättä ole itse etätyöstä, vaan väärästä strategiasta.
Oikeilla automatisointityökaluilla voit tehdä ihmeitä. Valitse taktiikat ja ohjelmistot tietoisesti parantaaksesi työnkulkuasi ja helpottaaksesi sosiaalisen median hallintaprosesseja. Jos haluat suunnitella sisältösi etukäteen ja välttää turhia etäpalavereita, harkitse pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat koko tiimin pääsyn samoihin tietoihin ja auttavat saavuttamaan liiketoimintatavoitteet digitaalisessa ympäristössä.
Jos vielä mietit, mikä työkalu sopisi parhaiten organisaatiollesi, kokeile Kontentinoa ilmaiseksi 14 päivän ajan!
