Miten SOMA Agency (HAVAS) hallitsee asiakkaita 3 maassa

SOMA on täyden palvelun digitaalinen mainos- ja viestintätoimisto Liettuasta, jolla on toimipisteet myös Latviassa ja Virossa. Tänä vuonna SOMA juhli 10-vuotistaivaltaan. Toimiston operatiivinen johtaja (COO) Akvilė Staniūtė on todistanut yrityksen kasvua pienestä, sosiaaliseen mediaan keskittyneestä toimistosta yli 30 luovan ammattilaisen tiimiksi, joka on sittemmin yhdistynyt osaksi vaikutusvaltaista Havas-konsernia.

Nykyään SOMA:n asiakasportfolioon kuuluu brändejä kuten Huawei, Bonduelle, Telia ja Kesko Senukai. Toimisto vastaa näiden brändien mainonnasta, digitaalisesta viestinnästä, mediapostosta, luovasta toteutuksesta ja strategiasta. Toimiston tiimit työskentelevät useilla digitaalisen mainonnan osa-alueilla, joten workflow’n tehokkuus ja hyväksyntäprosessi ovat äärimmäisen tärkeitä.

”Havas village -periaatteen mukaisesti tarjoamme asiakkaillemme kaikki ratkaisut saman katon alta kattamalla useita viestintäaloja toimiston sisällä,“ Akvilė sanoo. “Tämä vaatii ennen kaikkea saumatonta kommunikaatiota eri tiimien jäsenten välillä.“

Siirtyminen “Kontentinon kaltaisesta” aidoksi Kontentinoksi

Kun Akvilė aloitti SOMA:lla, se oli pieni joukko ihmisiä saman katon alla. Hyväksyntäprosessi hoitui pitkälti suusanallisesti. Myöhemmin SOMA:n tiimi kehitti oman työkalunsa sosiaalisen median hallintaan.

”Sana ‘työkalu’ on kuitenkin hieman liioiteltu,“ Akvilė hymyilee. “Se tarjosi vain muutamia perustoimintoja ja vaati jatkuvaa kehitystä. Koska keskitymme kampanjoiden luomiseen asiakkaillemme, emmekä ohjelmistokehitykseen, se osoittautui epäkäytännölliseksi.“ Näin tarve ammattimaiselle ratkaisulle kävi entistä selvemmäksi ja kiireellisemmäksi.

Yksi SOMA:n perustajista oli lukenut Kontentinosta ja päätti kokeilla sitä. Se oli aivan Kontentinon alkutaipaleella. “Alusta asti oli selvää, että Kontentinoa on helppo käyttää ja se sopii tarkoituksiimme. Mutta eniten pidimme työkalun jatkuvasta kehityksestä.“ Akvilė selittää, että “alustalle lisättiin säännöllisesti jotain uutta. Joten hyvällä tavalla työskentelit joka vuosi saman, mutta silti uuden ja parannetun työkalun parissa.“

Workflow’n sujuvoittaminen

Suurin osa SOMA:n asiakkaista toimii Liettuassa, mutta heillä on liiketoimintaa myös Latviassa ja Virossa. Siksi toimiston luoma sisältö on lokalisoitava ja käännettävä. Tämä edellyttää yhteistyötä muiden maiden tiimien kanssa – tähän Akvilė ja hänen projektipäällikkötiiminsä käyttävät ainoana työkaluna Kontentinoa. “Emme käytä enää sähköpostia tähän. Annamme tehtäviä esimerkiksi muiden tiimien copywriterille ja annamme heidän hoitaa tehtävänsä – eli luoda, kääntää tai editoida asiakkaidemme somesisältöjä.“ Akvilė toteaa myös olevan kätevää, että hän voi jättää kommentteja ja palautetta suoraan Kontentinon sisällä, jolloin erillisiä sähköposteja tai viestintävälineitä ei tarvita.

Markkinointi- ja mainosala on dynaamista, ja ihmiset vaihtuvat usein. Projektit eivät kuitenkaan voi jäädä ilman vastuuhenkilöitä. “Kontentino on erityisen hyödyllinen, kun tiimiin tai projektiin tulee uusia ihmisiä,“ Akvilė sanoo. “Kun uusi projektipäällikkö tutustuu uuteen asiakkaaseen, käytämme aina Kontentinon sisäistä hyväksyntää. Ennen kuin sisältöä lähetetään asiakkaalle, projektipäällikkö voi varmistaa, että idea ja toteutus ovat parasta mahdollista laatua.“ Toinen tapaus on projektien siirto projektipäälliköltä toiselle – edellinen projektipäällikkö voi auttaa uutta hyväksymällä postaukset suoraan Kontentinossa. “Tämä varmistaa siirtovaiheen sujuvuuden.“

Kaiken kaikkiaan Kontentinon käyttäjäystävällisyyden ansiosta työkalua on helppo käyttää yli tiimirajojen ja uudet ihmiset pääsevät siihen nopeasti sisään. “Vaikka projektipäällikkö olisi poissa vaikka viikon, jonkun muun on helppo hypätä mukaan, koska Kontentinoa selaamalla ymmärtää nopeasti kaiken, mitä on tehty aiemmin.“

Nopein uuden asiakkaan onboarding ikinä

Kontentinon lisäetu on asiakkaiden odotuksiin vastaaminen uusien teknologioiden ja modernien työtapojen suhteen. “Asiakkaamme ovat tyytyväisiä, kun tuomme käyttöön työkalun, joka säästää valtavasti aikaa, on helppokäyttöinen eikä maksa omaisuutta. Lisäksi digitaalisena markkinointitoimistona asiakkaat odottavat meiltä uudenlaisia kokemuksia.“

Akvilėn mukaan uusien asiakkaiden mukaan ottaminen on yhden sähköpostin kysymys. Projektipäälliköt selittävät asiakkaille perustoiminnot (kuten postauksen luomisen) ja useimmin käytetyt ominaisuudet, kuten kalenterin (Calendar). “Ja siinä se. En usko, että olemme koskaan saaneet asiakkaalta puhelua, jossa kysyttäisiin, miten alustaa käytetään,“ projektiosaston tiiminvetäjä kertoo.

Akvilėlle ja SOMA-toimiston tiimille Kontentinon käytöstä tuli nopeasti luonnollinen osa päivittäistä työtä. “Niin luonnollinen, että rehellisesti sanottuna minun täytyy miettiä tarkkaan muistaakseni päivät ennen Kontentinoa.“ Vaikka he käyttävät sitä yksinkertaisiin tehtäviin – postausten luomiseen, aikatauluttamiseen ja hyväksymiseen sekä tehtävien jakamiseen tiimin jäsenille Baltiassa – se on tehnyt koko sosiaalisen median hallinnasta virheetöntä. “Hallitsemme päivittäisiä toimintoja ja kaikkia asiakkaita saman prosessin kautta – Kontentino teki tästä työmme osasta niin saumatonta, ettemme edes huomaa ‘hallinnointia’ enää juurikaan,“ hän sanoo hymyillen. “Tämä on yksi syy siihen, miksi luotamme Kontentinoon myös tulevina vuosina.“

Kasvata tiimiäsi Kontentinon avulla

Kun pieni mainos-, markkinointi- tai viestintätiimi kasvaa, se tapahtuu usein nopeasti. Sosiaalisen median hallintatyökalun hankkiminen, joka mukautuu kasvavaan liiketoimintaan, on älykäs liike. Vaikka hallitsisit asiakkaita useissa tiimeissä ja maissa, Kontentino auttaa tekemään workflow’sta sujuvan ja tehostaa yhteistyötä – sekä luovien tiimien välillä että asiakkaiden kanssa. Jos tuntuu, että Kontentino sopisi tiimillesi, kokeile sitä ilmaiseksi – ensimmäiset kaksi viikkoa ovat maksuttomia.