La priorisation des tâches simplifiée : Comment utiliser la Matrice d’Eisenhower en marketing ?

Si tu travailles dans le marketing, il y a de fortes chances que tu aies généralement bien plus d’une tâche à accomplir à la fois. Certaines de tes responsabilités exigent une approche stratégique et ne peuvent pas être réglées en un claquement de doigts. D’autres ne prennent que quelques secondes, mais ruinent ta productivité et ta concentration pour la journée. Trouver le juste milieu sans se laisser submerger par les tâches est donc un véritable défi.

Comment être plus productif ? Tu trouveras peut-être la réponse dans la Matrice d’Eisenhower. Aujourd’hui, nous allons parler de cette matrice urgence-importance et de la façon dont elle peut t’aider à libérer ta productivité.

Qu’est-ce que la Matrice d’Eisenhower ?

La Matrice d’Eisenhower, un cadre de priorisation souvent appelé matrice urgence-importance, est l’une des méthodes d’organisation des tâches les plus populaires. On pense qu’elle a été utilisée et popularisée par Dwight D. Eisenhower.

Elle repose sur quatre quadrants, les fameuses « cases » de la boîte, qui permettent de regrouper tes tâches selon leur importance et leur urgence, critères que tu définis toi-même. Pour l’utiliser efficacement, tu dois t’exercer et apprendre à trier tes tâches pour qu’elles atterrissent dans la bonne case d’Eisenhower.

Quelle est la différence entre important et urgent ? 

Avant d’examiner de plus près la Matrice d’Eisenhower, répondons à une question cruciale pour bien répartir les tâches. 

Les termes « important » et « urgent » sont souvent confondus car ils font tous deux référence à quelque chose de « crucial ». Il est essentiel de comprendre la différence.

Urgent désigne une tâche qui demande d’agir maintenant, immédiatement.
Ces tâches ne sont pas forcément vitales pour la stratégie globale, mais elles doivent être accomplies au plus vite. Les tâches urgentes arrivent bientôt à échéance (ou sont déjà en retard), demandent une réaction rapide et apportent des résultats (ou des conséquences) immédiats.

Important désigne une tâche cruciale pour la stratégie à long terme et l’atteinte d’un objectif précis. Les tâches importantes ne nécessitent généralement pas d’être terminées sur-le-champ.   

L’homme lui-même différenciait peut-être le mieux ces deux types de tâches :

« J’ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents. »  — Eisenhower

Une tâche peut être à la fois importante et urgente, mais c’est rarement le cas. 

Pour maîtriser la méthode Eisenhower, tu dois apprendre à reconnaître et qualifier tes tâches. Nous y reviendrons plus loin. 

Comment utiliser la Matrice d’Eisenhower ?

La matrice urgence-importance se compose de quatre quadrants de tâches, chacun appelé « boîte » ou case d’Eisenhower.

Q1 : Important + Urgent = FAIRE

Ce groupe comprend les tâches qui doivent être faites maintenant et personnellement.

Elles incluent souvent la gestion de crise, les urgences, les deadlines imminentes ou les situations imprévues à gérer immédiatement. 

Exemples : 

1. Tu reçois une offre de collaboration d’un nouveau client potentiel sur les réseaux sociaux. C’est à la fois important et urgent : si tu n’agis pas maintenant, il pourrait choisir une autre agence. (Tu peux gérer les briefs plus efficacement si tu as un template d’offre prêt — c’est souvent important, mais pas urgent.)
   
2. Un restaurant dont tu gères la page Facebook et Instagram ne paie pas ses employés, qui déclenchent un « bad buzz » sur les réseaux sociaux. Avoir des procédures de gestion de crise prêtes aide à gérer la situation rapidement et plus précisément.
   
3. Un planning social media envoyé par un spécialiste junior nécessite des corrections majeures, et tu dois l’envoyer au client dans moins de deux heures. Créer un ensemble de règles à suivre et avoir un processus d’approbation interne peut améliorer la qualité du travail et te faire gagner du temps sur les corrections de dernière minute. 

Bien qu’il soit impossible d’éliminer totalement ces tâches, certaines auraient pu être évitées ou anticipées avec la bonne case d’Eisenhower. 

Q2 : Important + Non Urgent = PLANIFIER

Le deuxième groupe comprend les tâches pour lesquelles tu dois décider si tu les traites ou si tu les gardes dans le pipeline pour plus tard. Beaucoup de marketeurs utilisant la Matrice d’Eisenhower passent la plupart de leur temps dans cette case. 

Ce groupe inclut les tâches planifiables. Bien qu’elles ne soient pas encore urgentes, elles peuvent le devenir à tout moment. Il vaut mieux suivre ce groupe régulièrement et ne pas mettre ces tâches de côté inutilement, ou quand tu as un créneau libre. 

Elles concernent souvent la planification, l’amélioration ou le relationnel. Même si fixer des deadlines n’est pas obligatoire ici, cela peut t’aider à garder ta motivation. 

Exemples :

1. Structurer le processus d’approbation de contenu par tes clients. Si tu as du mal à obtenir des feedbacks sur tes plannings, tu devrais peut-être introduire des solutions (comme Kontentino) pour fluidifier ton workflow. C’est important d’avoir réglé ce point, mais son urgence dépend de plusieurs facteurs.
   
   
2. Une courte vidéo sur la stratégie social media pour promouvoir ton entreprise. C’est important pour le branding, mais l’urgence est discutable.
   
   
3. Un audit complet des canaux social media pour ton client e-commerce. Ce n’est pas toujours urgent (et demande une phase de préparation), mais c’est important pour améliorer les performances et identifier les points de blocage. 

Accomplir les tâches de cette case d’Eisenhower permet de réduire le stress, d’avoir plus de contrôle sur tes projets et de favoriser une amélioration constante. 

En passant plus de temps sur les tâches du Q2, tu peux éliminer les situations imprévisibles ou désagréables du Q1, équilibrer celles du Q3 et même profiter un peu des « distractions » du Q4 que tu peux maintenant t’autoriser.

Q3 : Pas important + Urgent = DÉLÉGUER

Le troisième groupe rassemble les tâches qui peuvent être déléguées ou éliminées. Avoir une liste interminable dans cette catégorie est une catastrophe pour la productivité ; évite donc que les responsabilités s’y accumulent. 

Comme nous l’avons déjà mentionné, Urgent ne veut pas dire Important. Passer trop de temps ici peut entraîner une vision à court terme et la négligence de ce qui compte vraiment pour ton business. Dès que possible, essaie de déléguer, réduire et supprimer les tâches de cette case d’Eisenhower. 

Exemples : 

1. Un collègue te demande un petit service alors que tu travailles sur une stratégie social media pour un client important. Dois-tu sacrifier ta concentration pour l’aider une minute ? Pour beaucoup, ce n’est pas un problème, mais tu risques de perdre le contrôle de ta productivité si tu acceptes trop souvent.
   
   
2. Un ancien client te demande de compiler tous les fichiers d’une campagne publicitaire spécifique dans un dossier. C’est peut-être important pour lui, mais ce n’est probablement pas urgent pour toi et peut être délégué à un autre membre de ton équipe.
   
   
3. Tu reçois un appel intempestif d’un collègue en pleine réunion client. Tu t’excuses, sors pour répondre… pour découvrir que ça aurait pu attendre ou être géré par n’importe qui d’autre dans l’équipe.
   
   
4. Toute situation du type « cette réunion aurait pu être un e-mail ».

Ne confonds pas le Q3 et le Q1 dans la Matrice d’Eisenhower : tu pourrais être faussement satisfait d’avoir accompli beaucoup de tâches au quotidien. Mais les tâches du Q3 (pas importantes mais urgentes) ne contribuent pas à tes objectifs à long terme comme le font celles du Q1 (importantes et urgentes).

Comment être plus productif pour reprendre le contrôle et soigner ta réputation ? Minimise ces tâches dans ton pipeline et apprends à dire « non » aux demandes qui aident les autres mais te distraient. C’est pour ton bien. 

Q4 : Pas important + Pas urgent = ÉLIMINER

Le quatrième groupe inclut un backlog de tâches, ressources ou idées à planifier pour le futur, mais aussi des distractions faussement appelées « tâches ». Beaucoup devraient être abandonnées à ce stade avant de mettre le bazar dans les autres quadrants — ou complétées seulement si elles ont du sens pour le business. 

Exemples :

1. Scroller machinalement sur Facebook (tu peux appeler ça « chercher de l’inspiration », mais ce n’est pas tout à fait la même chose, n’est-ce pas ?)
   
   
2. Surfer sur le web sans but précis.
   
   
3. L’idée de lancer un profil social media de test. Ce n’est ni urgent ni important, juste une idée vague qui pourrait servir un jour — ou pas.
   

Suivre les idées et les déplacer vers une case d’Eisenhower spécifique au besoin est crucial pour garder le contrôle de ce quadrant. 

Comment classer les tâches dans les cases d’Eisenhower ?

Diviser les tâches en sections peut être délicat. Nous vivons à une époque où le surplus d’informations rend tout urgent et important. 

Faire la distinction entre l’urgent et l’important est la toute première étape à franchir. 

Utiliser une matrice urgence-importance au lieu de to-do lists linéaires t’aide à te concentrer sur ce qui est vraiment crucial pour ta stratégie et ton travail. Les to-do lists ont tendance à être longues et non structurées, alors que la Matrice d’Eisenhower fournit quatre groupes clairs pour visualiser l’état de ton pipeline.

Divisons le processus en quatre étapes.

1. Identifie les tâches qui devraient atterrir dans le Q2 (priorité absolue) en notant celles du Q1 et Q3. Prends dans le Q1 et Q3 les tâches qui pourraient être évitées ou qui sont prévisibles plutôt que des crises inédites. Dis bonjour à tes nouvelles tâches Q2.
   
   
2. Les tâches du Q2 peuvent demander beaucoup de temps. Nettoie tes tâches Q4 (méthode LIFO : dernier arrivé, premier sorti) et délègue ou réduis tes tâches Q3 pour consacrer plus de temps au groupe Q2.
   
   
3. Planifie tes tâches Q2 à l’avance. Nous avons mentionné que ce n’est pas strictement obligatoire, mais cela te gardera sur la bonne voie pour les accomplir avant qu’elles ne deviennent des tâches indésirables du Q1.
   
   
4. Tu ne te concentres pas sur le Q2 sans raison. En passant plus de temps sur ces tâches, tu devrais pouvoir réduire le nombre de tâches dans le Q1. 

Toutes les tâches doivent-elles être terminées ? Oui, tôt ou tard. Même si tu délègues, tu devras peut-être superviser et réviser plus tard. Cependant, avec une priorisation intelligente dans une matrice urgence-importance, tu peux les faire plus vite et te concentrer sur le cœur de ton métier. 

Comment être plus productif ? Quelques tactiques à appliquer

Si tu veux savoir comment être plus productif, voici quelques tactiques utiles pour t’aider à boucler tes tâches. 

• Avale le crapaud (Eat the frog) – commence ta journée par la « pire » tâche à faire. Une fois accomplie, le reste semblera plus facile.
  
  
• Quick wins – passe ensuite à quelques petites tâches qui ne prennent que quelques minutes. Cela t’encouragera à donner le meilleur de toi-même pour le reste de la journée. 

• Top3 – identifie trois tâches cruciales par jour que tu dois absolument terminer. Le reste est optionnel : si tu commences à travailler dessus, c’est super, mais ce n’est pas une fin en soi. 

• Règle des 2 minutes – celle-ci vaut la peine d’être testée quand tu maîtrises déjà ta gestion des tâches et ta productivité. Si une tâche surgit de nulle part mais prend moins de deux minutes, ne la mets dans aucune case d’Eisenhower – fais-la tout de suite. Ainsi, tu ne surcharges pas ton backlog et ne passes pas plus de temps à trier une tâche simple qu’à la faire. Attention toutefois, cela peut nuire à la productivité si cela arrive trop souvent.
  
  

Comment la matrice urgence-importance aide-t-elle les social media managers ? 

La priorisation des tâches facilitée

Les Social Media Managers doivent adopter rapidement les nouvelles tendances et mises à jour. Quand les nouvelles tâches affluent, il est facile de s’y perdre. Avec la bonne priorisation via la Matrice d’Eisenhower, les nouvelles responsabilités seront vues comme des défis faisant partie du processus plutôt que comme des corvées.

Prioriser aide les spécialistes marketing à identifier les tâches cruciales et à se concentrer dessus pendant que les autres attendent patiemment dans le backlog. Avoir trop de choses à faire peut rimer avec ressentiment et frustration, mais la priorisation peut régler ça et t’aider à apprécier ton travail.

Meilleure efficacité, productivité accrue

Maîtriser la priorisation ne se fait pas du jour au lendemain, mais tu verras la différence très vite. En classant tes tâches par quadrants, tu peux être plus productif, passer plus de temps à planifier (et moins à paniquer) et fournir un travail de meilleure qualité. 

Décomposer les processus

La priorisation permet d’envisager les tâches sous un autre angle. Au lieu de mettre des processus complets comme « travailler à l’amélioration de notre stratégie social media » dans le pipeline, tu peux les diviser en étapes. 

• « Trouver un outil d’automatisation social media » peut aller en Q3 et être délégué,
• « Analyse concurrentielle » peut aller en Q2 ou, si quelqu’un d’autre dans l’équipe a les compétences, tu peux envisager de la déléguer,
• « Cartonner sur TikTok » devrait atterrir dans le backlog d’idées en Q4 s’il n’y a pas de concept clair et que c’est juste une tendance vague à suivre (ou non),
• « Créer des procédures de crise » est ta tâche Q2, et tu devrais commencer à t’y préparer maintenant si tu ne veux pas qu’elle devienne une tâche Q1.
  
  

Réduire la charge de travail avec la Matrice d’Eisenhower

Utiliser la Matrice d’Eisenhower soulage la douleur d’une charge de travail interminable. Cette division claire montre exactement ce qui doit être fait, planifié, délégué ou éliminé. Une longue to-do list peut être remplacée par une matrice urgence-importance, et tu remarqueras vite qu’il est normal que certaines tâches attendent.

La terre continuera de tourner si tu ne les termines pas toutes aujourd’hui. 

Soucie-toi de la satisfaction de l’équipe 

Plus tôt tu reconnais les sources potentielles de désaccord et de déception, plus tôt tu pourras les corriger. 

Parfois, même des choses triviales comme des chaînes d’e-mail sans fin peuvent mener à la frustration et nuire à la culture d’équipe.

Tu peux aussi utiliser des outils comme TeamMood pour évaluer rapidement l' »humeur » de ton équipe et identifier les problèmes à résoudre, ou lancer des enquêtes pour mesurer la satisfaction de l’équipe.

Éliminer les distractions 

Travailler sur les réseaux sociaux peut être très distrayant. Il est difficile de résister à la tentation de checker son feed Facebook, d’ouvrir Instagram de temps en temps ou de rafraîchir Twitter. Diviser les tâches peut te montrer combien de temps tu gaspilles sur des choses improductives et t’aider à éliminer ces sources de distraction. 

Pour conclure

Les social media managers ont beaucoup de tâches liées à la stratégie, l’analyse ou la distribution. Les prioriser peut épargner beaucoup de temps, de frustration et d’ennuis. Alors que de nombreuses tâches doivent être faites maintenant ou bientôt, d’autres peuvent être déléguées ou retirées de ta Matrice d’Eisenhower. Si tu cherches des idées sur comment être plus productif, cette méthode pourrait bien être la solution idéale.