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Participer à de grandes conférences ou à des festivals tech peut représenter une opportunité exceptionnelle pour n’importe quelle entreprise. Évidemment, il est crucial de définir clairement vos objectifs et vos intentions avant d’assister à un tel événement. Il peut s’agir de lancer un tout nouveau produit, de valider certains concepts ou business models, d’élargir votre base de clients grâce au bouche-à-oreille, de chercher un nouvel investisseur, ou simplement d’utiliser le budget alloué par votre département financier pour distribuer des t-shirts sympas, des stickers ou des cartes de visite.
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Avant d’assister à la conférence
Construire un nouveau réseau de clients ou entamer des discussions pour conclure un partenariat potentiel nécessite des heures de conversation et de présentation. On pourrait croire que c’est une tâche simple pour tout bon commercial.
Cependant, il y a beaucoup de choses à garder à l’esprit avant de franchir l’entrée d’une conférence pour tirer le meilleur parti d’une telle opportunité. Tout est question de préparation car, comme toujours : « Un entraînement difficile rend la bataille facile. »
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Nous sommes récemment allés à la conférence The Next Web avec toute l’équipe Kontentino et ce fut une expérience vraiment incroyable. Nous n’avions jamais assisté à un tel événement et, dès le début, cela semblait très prometteur étant donné la grande variété de startups présentes, bien au-delà des simples outils social media. En d’autres termes, nous avions une belle opportunité d’attirer des clients potentiels à notre stand. De plus, comme tout passionné de tech et accro à la connaissance, nous suivons TNW et voulions faire partie de cette superbe communauté. 
Nous avons décidé de partager quelques leçons apprises et des points qui pourraient vous aider à exploiter une telle opportunité, car pour nous, ce fut une expérience d’apprentissage formidable.
8 points que nous avons trouvés les plus utiles
1) Préparez-vous à la « bataille », ne sous-estimez rien
Après avoir été sélectionnés et avoir reçu les emails de bienvenue de l’équipe organisatrice, nous nous sommes réunis pour planifier les prochaines étapes cruciales. Ce n’est pas sorcier, mais cela demande de la préparation. Certes, l’improvisation fonctionne parfois et il faut rester ouvert à la spontanéité, mais avoir une liste structurée de tâches vous aide à ne rien oublier et à exécuter ce qui est nécessaire.
Dans notre cas, nous avons établi une liste de tâches à terminer avant, pendant et après la conférence TNW. Un tableau Excel avec une vue d’ensemble simple fonctionne à merveille.
2) Dites au monde entier que vous serez à la Conférence
Vos clients actuels, vos leads et vos prospects doivent savoir que vous participerez à cette conférence et que vous y tiendrez un stand. Soyez fier et faites passer le mot. Mettez-le sur votre site web. Utilisez LinkedIn, Twitter, faites du Cold-emailing auprès des participants, ou lancez même des campagnes PPC ciblant des prospects dans la région où se déroule la conférence. Avec le PPC pour SaaS, vous pouvez même adapter vos textes publicitaires pour mettre en avant votre numéro de stand, vos démos produits ou vos giveaways.
Vous voulez rencontrer des investisseurs ou des clients ? La plupart des conférences proposent une application mobile officielle, que vous pouvez télécharger pour contacter directement les participants et les investisseurs. De plus, vous pouvez souvent voir l’agenda de chacun. Contactez-les simplement pour programmer un chat de 10 minutes et, s’ils ne peuvent pas se libérer pour une réunion, essayez de les croiser directement.
Essayez tout simplement de programmer des rencontres ou des sessions de mentorat. C’est essentiel pour réussir votre événement.
3) Pitchez, pitchez et pitchez ! Pitchez tout court.
Quand ils viennent enfin vous voir, ou que vous attirez quelqu’un qui flâne autour de votre stand, préparez votre pitch. N’oubliez pas d’avoir différentes versions chronométrées. Tout le monde n’a pas 30 minutes à vous accorder. Préparez donc votre elevator pitch de 10 secondes, 1 minute ou 3 minutes, ainsi que de courtes démos produits. Comprenez les problèmes actuels de la personne à qui vous faites la démo et montrez les fonctionnalités les plus importantes qui y répondent. Ayez votre pitch deck prêt. Montrez les chiffres et votre traction !
N’ayez pas peur des questions sur les différences entre vous et vos concurrents. « Est-ce que vous connaissez Hootsuite ou Buffer ? En quoi différez-vous de ces outils ? » C’est quelque chose que nous avons entendu maintes fois durant la conférence TNW. Mieux vous serez préparé et entraînerez votre pitch et votre USP, plus il leur sera facile de percevoir la valeur de votre produit.
Essayez de parler énormément, d’avoir beaucoup de monde autour de vous, et cela attirera encore plus de personnes curieuses de vous parler.
4) Démarquez-vous avec votre stand
Cela semble évident, mais essayez de vous démarquer autant que possible. Des stickers amusants, des cartes de visite et des t-shirts ne suffisent pas. Utilisez des hacks non conventionnels et créez le buzz autour de vous. Lors de la conférence TNW, nous avons décidé de faire des barbes à papa et d’y planter nos cartes de visite. Je dois admettre que cela a plutôt bien fonctionné : soudainement, il y avait foule et nous pouvions pitcher Kontentino immédiatement.
Time for something sweet. Come and stop by to get your #cottoncandy by @Kontentino #TNW2017 pic.twitter.com/00fizMZo4W
— Kontentino (@Kontentino) May 19, 2017
Pensez à ce que vous apprécieriez le plus, même sans intérêt initial pour le produit de quelqu’un d’autre. Vous pouvez permettre aux gens de charger leurs téléphones sur votre stand, leur offrir un café ou même des bonbons, des cupcakes avec des slogans sympas.
5) Networkez autant que possible
« Si vous avez peur des loups, n’allez pas dans la forêt. » Aller à une conférence, c’est avant tout faire du networking et sortir de votre zone de confort. Soyez ouvert à engager la conversation n’importe quand et n’importe où. Portez un badge avec votre nom, mettez-y un logo ou portez le t-shirt de votre entreprise. C’est une forme de brand awareness : les gens retiennent votre logo ou votre slogan et, une fois qu’ils voient votre stand, ils se souviennent immédiatement de vous.
Essayez tout ce qui peut aider à briser la glace, car vous devez vous promener, ouvrir les yeux et vous verrez alors le potentiel partout autour de vous. Par exemple, je porte toujours un sweat à capuche SpaceX et vous n’imaginez pas combien de personnes veulent organiser une rencontre personnelle avec quelqu’un qui « travaille » pour Elon Musk.
Et n’oubliez pas d’assister aux after-parties, car c’est le meilleur moment pour trouver des interlocuteurs intéressants. Assurez-vous d’avoir assez de cartes de visite ou au moins un moyen de connexion pour accepter les demandes et invitations.
6) Présence en ligne, RP et réseaux sociaux sont importants
Rédigez votre communiqué de presse à l’avance. Incluez toujours des informations sur vous-même pendant l’événement. Soyez bref : utilisez un modèle one-page, notez quand vous lancez votre produit, parlez du potentiel du marché, de l’endroit où vous pitchez, ajoutez votre logo, des photos et des infos sur vos étapes clés. Voici comment vous pouvez structurer un communiqué de presse simple.
Soyez actif sur les réseaux sociaux pendant la conférence. Montrez que vous êtes présent partout. Les gens utilisent Twitter lors des conférences, alors assurez-vous de savoir tweeter et d’utiliser les bons #hashtags. Programmez des tweets d’intro sur les keynotes à une heure précise à l’avance.
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Si vous pensez que cela risque d’être chronophage, utilisez plusieurs outils comme Tweetdeck, des outils de streaming, ou gagnez du temps avec Kontentino.
7) Assistez aux keynotes, aux workshops et partagez vos apprentissages
Participer à des conférences, c’est aussi apprendre de nouvelles choses et se tenir au courant des nouvelles tendances. Choisissez les keynotes ou les orateurs les plus pertinents. Si vous allez à la conférence en équipe, assurez-vous que chacun assiste à des sessions différentes. Ou rencontrez simplement d’autres startups et écrivez des avis à leur sujet. Vos coéquipiers doivent pouvoir partager ce qu’ils ont appris afin que vous puissiez relayer ces connaissances dans un article de blog. Vous pouvez déjà lire ce que nous avons appris des keynotes et des orateurs à la conférence TNW.
8) Envoyez des emails de suivi (follow-up)
Dernier point mais non des moindres : faites un suivi avec les personnes rencontrées à la conférence, pitchez votre produit ou échangez des cartes de visite. De plus, reprenez la liste des participants que vous avez établie avant la conférence et envoyez-leur un email de follow-up post-conférence. N’oubliez pas qu’un seul email ne suffit généralement pas.
La prochaine fois que vous prévoyez d’assister à une conférence, définissez vos attentes à l’avance. La préparation est la clé du succès, mais la capacité d’adaptation est une compétence essentielle si les circonstances changent, ce qui arrive terriblement souvent. Quoi qu’il en soit, les conférences sont une merveilleuse opportunité de rencontrer vos nouveaux clients pour faire croître votre entreprise.
Avez-vous déjà assisté à des conférences par le passé ? Partagez vos propres connaissances ou conseils dans la section commentaires ci-dessous.
