Jednostavna prioritetizacija zadataka: Kako koristiti Eisenhower box u marketingu?

Ako radite u marketingu, velike su šanse da obično imate mnogo više od jednog zadatka za obaviti istovremeno. Neke od vaših dužnosti zahtijevaju strateški pristup i ne mogu se završiti u tren oka. Druge mogu potrajati nekoliko sekundi, ali vam srušiti produktivnost i fokus za cijeli dan. Pronalaženje zlatne sredine između njih i izbjegavanje preopterećenosti zadacima stoga se čini kao pravi izazov.

Kako biti produktivniji? Odgovor biste mogli pronaći u Eisenhower box metodi. Danas ćemo razgovarati o ovoj urgent-important matrici i o tome kako vam može pomoći da oslobodite svoju produktivnost.

Što je Eisenhower Box?

Eisenhower box, vrsta okvira za prioritetizaciju koji se često naziva matrica hitno-bitno, jedna je od najpopularnijih metoda organiziranja zadataka. Vjeruje se da ju je koristio i popularizirao Dwight D. Eisenhower.

Temelji se na četiri kvadranta, takozvana “kvadrata” u kutiji, koji pomažu grupirati vaše zadatke prema njihovoj važnosti i hitnosti, koje sami unaprijed definirate. Da biste to učinili na najučinkovitiji način koji funkcionira, trebate vježbati i naučiti kako razvrstati zadatke tako da slete u pravi Eisenhower kvadrat.

Koja je razlika između važnog i hitnog? 

Prije nego što pobliže pogledamo Eisenhower box, odgovorimo na jedno ključno pitanje koje vam može pomoći da ispravno podijelite zadatke. 

Termini “važno” i “hitno” često se miješaju jer se oba odnose na nešto što je “presudno”. Ključno je razumjeti razliku.

Hitno se odnosi na zadatak koji zahtijeva da djelujete sada, odmah.
Ovi zadaci možda nisu nužno iznimno važni za cjelokupnu strategiju, ali ih je potrebno izvršiti što je prije moguće. Hitni zadaci su oni koji dospijevaju uskoro, ako već nisu u kašnjenju, pa zahtijevaju brze reakcije i donose brze rezultate (ili posljedice, ako nisu isporučeni na vrijeme).

Važno se odnosi na zadatak koji je ključan za dugoročnu strategiju i za postizanje određenog cilja. Važni zadaci obično se ne moraju odmah završiti.   

Možda sam autor najbolje razlikuje ove dvije vrste zadataka:

“Imam dvije vrste problema: hitne i važne. Hitni nisu važni, a važni nikada nisu hitni.” — Eisenhower

Zadatak može biti i važan i hitan u isto vrijeme, ali obično nije. 

Da biste ovladali Eisenhowerovom metodom, trebate naučiti prepoznati i kvalificirati svoje zadatke. To ćemo pokriti kasnije. 

Kako koristiti Eisenhower Box?

Matrica hitno-bitno sastoji se od četiri kvadranta zadataka, od kojih se svaki naziva Eisenhower box ili Eisenhower kvadrat.

Q1: Važno + Hitno = UČINI

Ova grupa uključuje zadatke koje treba učiniti odmah i osobno.

Oni često uključuju zadatke vezane uz krizno upravljanje, hitne slučajeve, rokove ili iznenadne nepredvidive situacije s kojima se treba odmah pozabaviti. 

Primjeri: 

1. Dobijete ponudu za suradnju od potencijalnog novog klijenta za društvene mreže. To je i važno i hitno: ako ne djelujete odmah, mogli bi odabrati drugu agenciju. (Briefovima možete pristupiti učinkovitije ako imate spreman template za ponude suradnje – to je često važno, ali nije hitno.)
   
2. Ispostavilo se da restoran čijim ste Facebook i Instagram profilima upravljali ne plaća svoje zaposlenike, koji su sada započeli “rat” na društvenim mrežama. Posjedovanje procedura za krizno upravljanje za slučajeve kada situacija eskalira pomaže vam da se s njom nosite brzo i preciznije.
   
3. Social media plan koji vam je poslao junior specialist zahtijeva velike dorade, a trebate ga poslati klijentima za manje od dva sata. Stvaranje skupa pravila i postojanje internal approval procesa može poboljšati kvalitetu rada i uštedjeti vam vrijeme na ispravkama u doručku. 

Iako nema načina da se takvi zadaci potpuno eliminiraju, neki od njih mogli su se spriječiti ili pripremiti unaprijed s pravim Eisenhower kvadratom. 

Q2: Važno + Nije hitno = ODLUČI

Druga grupa sastoji se od zadataka za koje trebate odlučiti hoćete li nastaviti s njima ili ih za sada ostaviti u pipelinu. Mnogi marketinški stručnjaci koji rade s Eisenhower boxom provode većinu svog vremena u ovom Eisenhower kvadratu. 

Ova grupa uključuje zadatke koji se mogu zakazati za budućnost. Iako još nisu hitni, mogli bi to postati u bilo kojem trenutku. Bolje je redovito pratiti što je u ovoj grupi i ne ostavljati zadatke po strani kada za tim nema potrebe ili kada imate slobodan termin u svom rasporedu. 

Oni se često odnose na planiranje, poboljšanja ili izgradnju odnosa. Iako ovdje nije obavezno dodijeliti rokove, to vam može pomoći da ostanete motivirani. 

Primjeri:

1. Strukturiranje procesa odobravanja sadržaja od strane vaših klijenata. Ako se borite s dobivanjem povratnih informacija o planovima sadržaja, možda ćete htjeti uvesti rješenja (poput Kontentina) kako biste pojednostavili svoj workflow. Važno je to riješiti, ali hitnost ovisi o nekoliko čimbenika.
   
   
2. Kratki video o social media strategiji kako biste promovirali svoju tvrtku. To je važno za branding, ali o hitnosti bi se dalo raspravljati.
   
   
3. Sveobuhvatna revizija kanala društvenih mreža za vašeg e-commerce klijenta. Nije uvijek hitno (i zahtijeva fazu pripreme), ali je važno za poboljšanje rezultata i prepoznavanje uskih grla. 

Izvršavanje zadataka iz ovog Eisenhower kvadrata može rezultirati s manje stresnih situacija, dati vam veću kontrolu nad projektima i potaknuti stalno poboljšanje. 

Trošeći više vremena na zadatke iz Q2, možete eliminirati nepredvidive ili neugodne situacije u Q1, uravnotežiti zadatke u Q3, pa čak i uživati u nekim od Q4 “kradljivaca vremena” za koje bi sada mogli dobiti priliku.

Q3: Nije važno + Hitno = DELEGIRAJ

Treća grupa sastoji se od zadataka koji se mogu delegirati ili eliminirati. Imati beskrajan popis zadataka u ovoj kategoriji je katastrofa za produktivnost, stoga biste trebali pokušati izbjeći gomilanje obaveza ovdje. 

Kao što smo već spomenuli, Hitno ne mora značiti i Važno. Previše vremena provedenog na zadacima u ovoj kategoriji može rezultirati kratkovidnošću i zanemarivanjem onoga što je uistinu bitno za vaše poslovanje. Kad god možete, pokušajte delegirati, smanjiti i riješiti se zadataka u ovom Eisenhower kvadratu. 

Primjeri: 

1. Kolega vas zamoli za malu uslugu dok radite na strategiji društvenih mreža za važnog klijenta. Trebate li žrtvovati svoj fokus i pomoći mu na trenutak? Za mnoge ljude to nije problem, ali možete izgubiti kontrolu nad svojom produktivnošću ako prečesto pristajete na takve zahtjeve.
   
   
2. Bivši klijent vas moli da prikupite sve datoteke vezane uz određenu oglasnu kampanju u jednu mapu. Ovaj zadatak može biti važan za njega, ali vjerojatno nije hitan za vas i može se delegirati drugoj osobi u vašem timu.
   
   
3. Primate ometajući telefonski poziv od kolege usred poslovnog sastanka. Ispričate se prisutnima, izađete iz sobe i javite se na telefon – samo da biste saznali da je to moglo pričekati kraj sastanka ili da je to mogao riješiti bilo tko drugi u timu.
   
   
4. Svaka situacija tipa “sastanak koji je mogao biti e-mail”.

Nemojte miješati Q3 s Q1 u Eisenhower boxu: možda ćete biti neopravdano zadovoljni obavljanjem velikog broja zadataka na dnevnoj bazi. Ali Q3 (nije važno ali je hitno) zadaci ne pridonose vašim dugoročnim ciljevima ni približno onoliko koliko Q1 (važno i hitno) zadaci.

Kako biti produktivniji i vratiti kontrolu i reputaciju? Radite na minimiziranju takvih zadataka u svom pipelinu i naučite kako reći “ne” nekim zahtjevima koji pomažu drugima, ali ometaju vas. To je za vaše dobro. 

Q4: Nije važno + Nije hitno = ELIMINIRAJ

Četvrta grupa uključuje zaostatke zadataka, resurse ili ideje koje treba staviti u vremenski okvir za budućnost, ali i ometajuće aktivnosti koje su pogrešno nazvane “zadacima”. Mnoge od njih bi trebalo odbaciti u ovoj fazi prije nego što naprave nered u drugim kvadrantima – ili ih dovršiti samo kada imaju poslovnog smisla. 

Primjeri:

1. Besciljno skrolanje po Facebooku (možda se izvlačite na “traženje inspiracije”, ali to nije baš isto, zar ne?)
   
   
2. Surfanje internetom bez cilja.
   
   
3. Ideja o vođenju testnog profila na društvenim mrežama. Nije hitno ni važno, to je samo labava ideja koja bi jednog dana mogla dobro doći – ako uopće.
   

Praćenje ideja i njihovo premještanje u određeni Eisenhower kvadrat po potrebi ključno je za punu kontrolu nad ovim kvadrantom. 

Kako klasificirati zadatke za Eisenhower kvadrate?

Dijeljenje zadataka u odjeljke može biti škakljivo. Živimo u eri u kojoj zbog gomile informacija sve zvuči hitno i važno. 

Razlikovanje onoga što je hitno od onoga što je važno prvi je korak koji biste trebali poduzeti. 

Korištenje matrice hitno-bitno umjesto linearnih to-do lista može vam pomoći da se usredotočite na ono što je zaista ključno za vašu strategiju i rad. To-do liste znaju biti dugačke i nestrukturirane, dok Eisenhower box nudi četiri jasne grupe zadataka kako biste znali kako vaš pipeline izgleda.

Podijelimo proces u četiri faze.

1. Prepoznajte one zadatke koji bi trebali sletjeti u visokoprioritetni Q2 zapisivanjem zadataka za Q1 i Q3. Uzmite iz Q1 i Q3 one zadatke koji se mogu spriječiti da se iznova ponavljaju ili koji su predvidljivi, a ne krizni. Pozdravite svoje nove Q2 zadatke.
   
   
2. Q2 zadaci mogu zahtijevati puno vremena. Očistite svoje Q4 LIFO (last in, first out) zadatke i delegirajte ili smanjite svoje Q3 zadatke, kako biste mogli posvetiti više vremena grupi Q2.
   
   
3. Planirajte svoje Q2 zadatke unaprijed. Spomenuli smo da to nije strogo obavezno, ali će vas držati na pravom putu i dati vam odlučnost da ih izvršite prije nego što postanu neželjeni Q1 zadaci.
   
   
4. Ne fokusirate se na Q2 zadatke bez razloga. Provodeći više vremena na ovim zadacima, trebali biste moći smanjiti broj zadataka u Q1. 

Trebaju li svi zadaci biti dovršeni? Da, na kraju. Čak i ako ih delegirate, možda ćete ih kasnije morati nadzirati i pregledati. Međutim, uz pametnu prioritetizaciju zadataka u matrici hitno-bitno, možete ih obaviti brže i usredotočiti se na samu srž poslovanja. 

Kako biti produktivniji? Nekoliko malih taktika za primjenu

Ako želite znati kako biti produktivniji, naveli smo i nekoliko korisnih taktika koje vam mogu pomoći da izvršite svoje zadatke. 

• Eat the frog – započnite dan s “najgorim” zadatkom. Jednom kada ga obavite, ostatak će se činiti lakšim za dovršiti.
  
  
• Quick wins – zatim prijeđite na nekoliko malih zadataka za čije bi vam izvršenje mogle trebati minute. To vas može potaknuti da radite najbolje što možete ostatak dana. 

• Top3 – prepoznajte tri ključna zadatka dnevno koja apsolutno trebate izvršiti. Ostatak je opcionalan: ako počnete raditi na njima, to je super, ali njihovo napredovanje nije pitanje života i smrti. 

• Pravilo 2 minute – ovo vrijedi isprobati kada već imate neku kontrolu nad svojim task managementom i produktivnošću. Ako se određeni zadatak pojavi niotkuda, a njegovo izvršenje traje manje od dvije minute, nemojte ga stavljati ni u jedan Eisenhower kvadrat – samo ga dovršite odmah po primitku. Na taj način nećete preopteretiti svoj backlog i nećete trošiti više vremena na razvrstavanje jednostavnog zadatka nego na samo izvršavanje. To ipak može biti opasno za produktivnost ako se događa prečesto, stoga budite oprezni s korištenjem.
  
  

Kako matrica hitno-bitno pomaže social media managerima? 

Prioritetizacija zadataka postala je lakša

Social media manageri trebaju brzo usvojiti nove trendove, promjene i ažuriranja. Kada pristiže mnogo novih zadataka, nije se teško izgubiti. Uz ispravnu prioritetizaciju zadataka pomoću Eisenhower boxa, nove dužnosti će se doživjeti kao izazovi i dio procesa, a ne kao borba.

Prioritetizacija zadataka pomaže marketinškim stručnjacima prepoznati najvažnije zadatke i usredotočiti se na njih dok drugi strpljivo čekaju u backlogu. Imati puno toga na tanjuru može ići ruku pod ruku s nezadovoljstvom i frustracijom, ali prioritetizacija to može riješiti i pomoći vam da uživate u svom poslu.

Bolja učinkovitost, veća produktivnost

Ovladavanje prioritetizacijom zadataka ne događa se preko noći, ali razliku možete vidjeti vrlo brzo čim krenete s tim. Razvrstavanjem zadataka i njihovim dijeljenjem u kvadrante možete biti produktivniji, trošiti više vremena na planiranje ili samo manje na paniku, te isporučiti još višu kvalitetu svog rada. 

Procesi kroz faktore

Prioritetizacija zadataka podržava gledanje na zadatke iz drugačije perspektive. Umjesto puštanja procesa poput “rada na poboljšanju naše social media strategije” u pipeline, proces možete razbiti na dijelove. 

• “Pronaći social media alat za automatizaciju” se može staviti u Q3 i delegirati,
• “Analiza konkurencije” se može staviti u Q2 ili, ako u vašem timu postoji netko drugi s kapacitetima i vještinama za to, možete razmisliti o delegiranju,
• “Rasturanje na TikToku” bi trebalo sletjeti u backlog ideja u Q4 ako nema jasnog koncepta korištenja i ako je to više labav trend koji treba pratiti (ili ne),
• “Stvaranje kriznih procedura” je vaš Q2 zadatak i trebali biste se početi pripremati za njega sada ako ne želite da postane Q1 zadatak.
  
  

Manje opterećenje uz Eisenhower box

Korištenje Eisenhower box metode ublažava bol beskonačnog radnog opterećenja. Ova jasna podjela zadataka pokazuje vam točno što treba učiniti, planirati, delegirati ili eliminirati. Jedna duga to-do lista može se zamijeniti matricom hitno-bitno, iz koje ćete ubrzo primijetiti da je u redu da neki zadaci čekaju u redu.

Svijet će se i dalje okretati oko svoje osi ako ih danas sve ne završite. 

Brinite o zadovoljstvu tima 

Što prije prepoznate potencijalne izvore neslaganja i razočaranja, to ćete ih prije moći popraviti. 

Ponekad čak i takve trivijalne stvari kao što su beskrajni lanci e-pošte mogu dovesti do frustracije i stoga poremetiti stvaranje čvrste timske kulture.

Također možete koristiti alate kao što je TeamMood za brzu procjenu “raspoloženja” svog tima i prepoznavanje problema ili situacija koje treba riješiti, ili provoditi ankete zaposlenika za mjerenje zadovoljstva tima.

Eliminacija ometanja 

Rad na društvenim mrežama može uistinu odvraćati pozornost. Teško je odoljeti iskušenju da provjerite svoj Facebook feed, s vremena na vrijeme otvorite Instagram ili osvježite Twitter. Dijeljenje zadataka može vam pokazati koliko vremena gubite na neproduktivne stvari i pomoći vam da eliminirate one koje donose ometanje. 

Za kraj

Social media manageri imaju mnogo zadataka povezanih sa strategijom, analitikom ili distribucijom. Njihova prioritetizacija može uštedjeti puno vremena, frustracija i gnjavaže. Iako postoje mnogi zadaci koje bi trebalo obaviti sada ili u bliskoj budućnosti, drugi se mogu delegirati ili ukloniti iz vašeg Eisenhower boxa. Ako tražite neke ideje o tome kako biti produktivniji, ova bi mogla biti pravi pogodak za vas.