5 savjeta za uspješnu kolaboraciju udaljenih timova

Živimo u vremenima bez presedana u kojima velik dio svijeta radi od kuće. No, ovo nije novi trend. Tijekom posljednjih nekoliko godina vidjeli smo da sve više ureda prihvaća rad na daljinu i nastoji uspostaviti i održati prakse za kolaboraciju udaljenih timova.

Timovi se nalaze u situaciji prelaska iz tradicionalnog uredskog okruženja na rad od kuće, stoga je važno poduzeti korake kako biste unaprijedili kolaboraciju. Ranije je 80 do 90 posto zaposlenika izjavilo da bi željeli raditi na daljinu barem dio vremena. Bez obzira osjećaju li se i dalje isto, rad od kuće vjerojatno će postati sve češći u budućnosti jer sada imamo mnoštvo tehnoloških alata koji to olakšavaju.

Međutim, upravljanje udaljenim projektima može donijeti niz novih izazova za managere koji nikada prije nisu vodili udaljene timove. No, to ne mora biti stresno ako imate postavljene prave sustave i procedure. Donosimo vam vodič o tome kako upravljati timom na daljinu, kao i neke od prednosti udaljene kolaboracije.

Pet savjeta za unapređenje kolaboracije vaših udaljenih timova

1. Budite dostupni

Radnici na daljinu lako se mogu osjećati odsječenima ili distanciranima od organizacije, osobito ako su naglo ubačeni u rad od kuće nakon što su godinama svakodnevno dolazili u ured. Taj osjećaj udaljenosti može uzrokovati pad motivacije i nižu razinu zadovoljstva poslom, što utječe na svaki aspekt njihove izvedbe. Iznimno je važno biti dostupan članovima udaljenog tima kako bi se i dalje osjećali povezanim s organizacijom te imali jasan smisao i smjer.

Ako vas član tima nazove, uvijek se javite kad god je to moguće. Ako vam pošalju e-mail ili poruku na društvenim mrežama, odgovorite što je brže moguće. Biti uspješan remote project manager znači biti prisutan, čak i kada fizički ne možete biti u istom prostoru sa svojim timom.

2. Postavite jasne ciljeve

Remote kolaboracija može biti izazov kada članovi tima nisu sigurni što bi točno trebali raditi i kada. Neki će se radnici lako prilagoditi, dobro upravljati svojim vremenom i koristiti vlastitu inicijativu pri određivanju prioriteta. Međutim, drugi će se boriti s odsustvom iz ureda jer im nedostaje feedback koji im daje do znanja što se od njih svakodnevno očekuje.

Zbog toga je postavljanje jasnih ciljeva za svakog člana tima apsolutno ključno za uspješnu kolaboraciju na daljinu. Bitno je da vaši zaposlenici znaju detalje kao što su:

• Očekivano radno vrijeme
• Metode komunikacije koje planirate koristiti
• Dijeljenje kalendara kako bi svi imali uvid u dostupnost kolega
• Raspored sastanaka
• Zadaci i odgovornosti svakog člana tima pri suradnji na specifičnim projektima

Ovo su samo neki primjeri gdje je potrebno jasno postavljanje ciljeva. Budući da je svaka organizacija drugačija, vjerojatno ćete se svakodnevno susretati s vlastitim specifičnostima. Sve dok svakodnevno komunicirate s članovima tima i dajete im do znanja što se od njih očekuje, vaše će se vještine vođenja projekata na daljinu razvijati. Vaš će tim biti sigurniji u radu od kuće jer će imati strukturu koja ih vodi.

3. Održavajte redovite virtualne sastanke

Trebali biste pokušati održati telefonski ili video sastanak sa svakim zaposlenikom u nekom trenutku tijekom dana. Ako je vaš rad izrazito kolaborativne prirode, u isti video sastanak možete uključiti sve relevantne članove tima. To je izvrsna prilika da svi budu u tijeku s novostima, ali i da podsjetite tim da su kolege tu i potaknete ih na komunikaciju. Rad na daljinu može biti izuzetno usamljen. Važno je to imati na umu i ponuditi što više prilika za komunikaciju kako bi se smanjili rizici za njihovo mentalno zdravlje.

Vrijeme je izuzetno dragocjeno. Svako vrijeme koje provedete na virtualnim sastancima je vrijeme odvojeno od samih projekata. Budući da nemate razgovore uživo, neka vaše poruke i sastanci budu kratki, jasni i konkretni. Koristite robusne komunikacijske alate, poput poslovnih telefonskih sustava ili aplikacija za timsku kolaboraciju za besprijekornu komunikaciju. Osigurajte da vaši zaposlenici imaju sve informacije potrebne za dovršetak zadataka i svedite neodređene poruke na minimum.

4. Držite sve na istoj stranici

Jedan od velikih izazova rada na daljinu je održavanje usklađenosti svih članova tima i optimizacija zadataka. Lako se dogodi da zadaci kasne ili da radnici dobiju pomiješane informacije. Opuštenije radno okruženje također može otežati fokus na zadatke.

Kontentino pomaže u organizaciji svakodnevnih zadataka čineći kolaboraciju za udaljene marketing timove vrlo jednostavnom. Vaši klijenti i članovi tima mogu se nalaziti bilo gdje u svijetu. Kontentino olakšava zajednički rad na kreiranju sadržaja (posta), kao i slanje materijala klijentu na odobrenje.

Cijeli vaš tim može komunicirati izravno u Kontentinu, što sprječava nesporazume. Zauzvrat, imat ćete sigurnost znajući da vaš tim može zajednički raditi, dovršiti kreiranje social media contenta i zadatke odobravanja te zadržati iste standarde rada kao u uredu.

5. Koristite prave alate za rad na daljinu

Teško je biti uspješan remote project manager ako svoj tim ne opremite alatima i tehnologijom koji im olakšavaju život. Istražite različite softvere i osigurajte da svi znaju koristiti odabrane pakete. Aplikacije poput Zoom-a postale su iznimno popularne za video konferencije. Također, možete razmotriti postavljanje virtualne desktop infrastrukture kako bi svi mogli učinkovito koristiti timske resurse.

Važno je imati niz otvorenih metoda komunikacije. E-mail, video pozivi i društvene mreže su ključni, kao i mogućnost dijeljenja kalendara i informacija o specifičnim projektima. Koristite alate za project management kako biste se uskladili oko zadataka. Koristite kolaborativne alate za mind mapping kako biste pomogli svima da budu na istoj stranici tijekom brainstorminga. Također, odredite fiksni raspored za komunikaciju s timom. Možete provesti glasanje kako biste saznali koje vrijeme najbolje odgovara većini i pridržavati se toga.

Prednosti kolaboracije udaljenih timova

Kolaboracija udaljenih timova zahtijeva razdoblje prilagodbe. Međutim, postaje lakše kako se svi navikavaju. Također može ponuditi neke iznenađujuće prednosti, kao što su:

• Mnogi ljudi koji rade od kuće su produktivniji i postižu više u kraćem vremenu jer nemaju uredskih ometanja.
• Visok postotak radnika na daljinu izvještava o nižim razinama stresa, što pozitivno utječe na kvalitetu i kvantitetu njihova rada.
• Vi i vaš udaljeni tim možete raditi fleksibilnije. To uvelike pomaže u stvaranju zdravog balansa između poslovnog i privatnog života, dajući vam više prilika za kretanje i brigu o mentalnom zdravlju.

Rad na daljinu brzo postaje novo normalno za stotine tisuća ljudi jer tvrtke shvaćaju koliko ovaj oblik rada osnažuje zaposlenike. Korištenje tehnologije i alata za kolaboraciju kao što je Kontentino osigurava da sve teče glatko i da svaki zaposlenik zna svoje zadatke. Rezultat su zadovoljni klijenti i optimizirani poslovni procesi.