Vissza a blogra
Mostanra valószínűleg már kipróbáltál különböző eszközöket és taktikákat a távoli marketinges együttműködéshez. Ez a fajta munkavégzés nemcsak velünk marad a pandémia után is, de mostanra tökéletesíthető is, hogy a workflow simább legyen, mint valaha.
Az ördög a részletekben rejlik, így egy általános elképzelés az együttműködésről nem fogja segíteni a csapatmunkát. Pontosan meg kell tervezned, hogyan kezeld a távoli social media feladataidat, ami a digitális stratégia egyik alappillére.
A jó hír az, hogy ebből az útmutatóból mindent megtudhatsz, amire szükséged van a social media profilok hatékony kezeléséhez távoli csapatokkal.
A social media ereje folyamatosan nő
A legfrissebb jelentések és tanulmányok azt mutatják, hogy a social media csatornák népszerűsége töretlen, és évről évre egyre nagyobb hatással vannak az életünkre. A közösségi média felhasználók száma is emelkedik a Statista szakértői szerint:
- 2020-ban világszerte több mint 3,6 milliárd ember használt közösségi médiát.
- Ez a szám az előrejelzések szerint a következő 4 évben körülbelül 4,4 milliárdra nő.
Távoli együttműködés: in-house csapat vs. social media ügynökség
Amikor in-house csapattal dolgozol, azt hihetnéd, könnyű elkerülni a káoszt, mert a csapaton belül minden megosztott. Semmi sem állhatna távolabb az igazságtól 😉.
Még ha a munkatársaid nem is home office-ból dolgoznak, akkor is virtuális térben hozzák létre és publikálják a tartalmakat. Naponta osztanak meg digitális eszközöket, így ha nincs egy egységes rendszerük a fájlok feltöltésére, ötletelésre, postok írására és kommentelésre, a káosz elkerülhetetlen.
Bár úgy tűnhet, hogy egy ügynökség felfogadásával nem lesznek problémák a workflow-val, itt is tévedhetsz. Nem minden csapat használ fejlett technológiát a folyamatok segítésére – egyes szakértők még mindig rengeteg digitális anyagot gyártanak, és azokat különböző csatornákon keresztül osztják meg.
Miért emészt fel ez annyi időt? Mert minden nap több helyen kell kommunikálnod (pl. Slack, e-mail vagy videóhívások), és különböző formátumú fájlokat kell cserélned, mint a Google Docs, Google Sheets vagy a klasszikus Microsoft Word.
Túl soknak tűnik? Nos, nem kell több külső fájlkezelő eszközt használnod. A szoftver kiválasztásakor keress olyat, amely cloud-alapú, sokféle integrációt kínál, vagy elég funkcióval rendelkezik. Lehetetlen egyetlen platformot használni a távoli együttműködéshez, de kiválaszthatsz néhány igazán hatékonyat.
Például a Kontentino lehetővé teszi, hogy ne csak ütemezd a tartalmakat (schedule), hanem egy helyen cserélj fájlokat és ötleteket is. Mindezt anélkül teheted meg, hogy megosztanád a figyelmedet. Képzeld el, milyen könnyű elveszíteni egy fotót, ha hetente ötször posztolsz három különböző social media csatornára!
Miért érdemes fejleszteni a távoli együttműködést?
A távoli workflow finomhangolása
Ma már nyilvánvaló, mennyire fontos volt a távoli együttműködés elindítása a világjárvány kitörésekor. Mindannyian tapasztaltuk ennek hatását a magánéletünkre és az üzletre. Sok cég kényszerült arra, hogy szinte egyik napról a másikra vezessen be távmunka-eszközöket, így előfordulhatott néhány rossz döntés.
Most jött el az ideje, hogy levond a következtetéseket, és olyan megoldást válassz, amely kifizetődő a cég számára.
Az első lépés: gondold újra a távoli együttműködési eszközeidet
A tavaly elkezdett eszköz valóban a legjobb választás? Megfelel az igényeidnek? Vagy talán bevezettél néhányat, és kiderült, hogy nincs is szükséged ennyire. Ezeket a szempontokat alaposan mérlegelni kell.
Mielőtt megújítanád az in-house csapatod által használt social media együttműködési szoftver előfizetését, válaszold meg a következő kérdéseket:
- Milyen szoftverre van szüksége a social media csapatomnak?
- Van olyan megoldás, amely segít nekik az időbeosztásuk javításában?
- Használhatom ezt az eszközt különböző csatornákhoz és célokra?
- Hány embernek van szüksége az eszközre?
Ne felejts el beszélni a munkatársaiddal is az igényeikről, hogy megtudd, mely funkciók elengedhetetlenek a napi munkájukhoz.
Ha pedig ügynökséggel dolgozol, de nem vagy elégedett a kommunikációval, javasolj egy olyan social media együttműködési eszközt, amely leegyszerűsíti a folyamatokat. Ez talán új stratégiát igényel, de gondolj arra, mennyi időt spórolhatsz meg azzal, ha csak néhány, de nagy teljesítményű szoftverrel és appal dolgozol.
3 tipp a távoli social media együttműködési problémák kezelésére
Ha még mindig nem szoktál hozzá a távmunkához, és a kihívásokat akadályként éled meg, itt az ideje eloszlatni néhány távoli social media management tévhitet.
Íme egy lista a leggyakoribb problémákról, amiket a marketing csapatok könnyen kezelhetnek.
1. tipp: Kerüld a sokféle formátumú anyag megosztását különböző csatornákon
Megoldás: Lehetséges az anyagok cseréje anélkül is, hogy tucatnyi fájlmegosztót használnál. Készíts listát az eszközökről és formátumokról. Például használhatsz Google Docs-ot a szövegíráshoz (copywriting), Google Drive-ot fájlmegosztásra, és Google Sheets-et egy social media content calendar template létrehozásához. De még jobb, ha olyan szoftvert választasz, mint a Kontentino, ahol egy appon belül tölthetsz fel fájlokat, mappákba rendezheted őket, és hozzáadhatod a social media postokhoz.
2. tipp: Rövidítsd le a feedback idejét vagy használd egyetlen csatornát
Megoldás: Ha a csapatod távolról dolgozik, nem tudsz csak úgy odamenni valakihez, hogy véleményezze a tervezetet. A social media világában a döntéseket gyakran azonnal meg kell hozni. Azonnali visszajelzéshez automatizáld az értesítéseket. Állapodjatok meg a fő kommunikációs csatornában. A social media management szoftverben is hagyhatsz kommenteket, és hozzárendelheted a posztokat belső vagy ügyféloldali jóváhagyásra (approval). Amint elküldöd az üzenetet, a megjelölt személyek e-mail értesítést is kapnak, így semmi sem kerüli el a figyelmüket.
3. tipp: Használd fel a fájlok között elveszett ötleteket
Megoldás: Inspirációs naptár – ide felveheted a posztötleteidet és feltöltheted a jövőben felhasználható tartalmakat. Nem fogod elveszíteni őket, mert a felhőben tárolódnak. Minden kéznél lesz, amikor épp nincs elég friss tartalom a social media profiljaidra.
Egyszerűsítsd a folyamatokat a produktivitás növeléséért
A távoli együttműködés alapjai egyszerűek – csak be kell tartani néhány szabályt.
Tarts onboarding videóhívást az eszköz használatáról
Hogy időt spórolj és elkerüld az ismétlődő kérdéseket, tarts egy bevezető videóhívást az új szoftverről. A távolsági találkozók leegyszerűsíthetik a kommunikációt. Ez egy könnyű módja annak, hogy megmutasd, hogyan működik a választott rendszer, és bátorítsd a csapatot az aktív részvételre.
Bár sok eszköz intuitív, nem biztos, hogy mindenki számára egyértelmű. Különösen, ha ügynökségként ügyfeleknek dolgozol, érdemes videóhívást tartani, sőt rögzíteni azt, hogy tudják, hogyan működhetnek együtt veletek gyorsan. Ráadásul a chatben linkeket is megoszthatsz, így a csapat azonnal a megfelelő online eszközhöz tud navigálni.
Frissítések után is tarthatsz rövid hívást az új funkciók bemutatására. Mindig jobb az elején tisztázni mindent, hogy később már csak a munka minőségére koncentrálhassatok.
Legyetek összhangban az ügyféllel – mérjétek a megfelelő KPI-okat
Bár ez egyértelműnek tűnik, nem lehet eléggé hangsúlyozni: a releváns, mérhető KPI-ok a hatékony monitorozás kulcsai. Néha a pontos metrikák hiánya az együttműködés elején megnehezítheti a workflow-t. Lehet, hogy olyan adatokat mérsz, amire a munkáltatódnak nincs szüksége, vagy fordítva. Győződjetek meg róla, hogy egy oldalon álltok a közösségi média aktivitások értékelésénél.
A távmunka során nemcsak a célok kitűzése, hanem az adatok prezentálása is gondot okozhat. Amikor megosztod az eredményeket, nehéz lehet azokat feldolgozni, hacsak nem vizuálisan strukturált formában tálalod őket.
Szerencsére az automatikus riportok (analytics) megkönnyítik az adatvizualizációt és a KPI-ok mérését is, mivel csak a releváns információkat gyűjtik össze átlátható grafikonokon. Így a csapat minden tagja pontosan tudja, mely mutatókat követitek.
Ha kíváncsi vagy, hogyan készíthetsz tökéletes social media riportot az ügyfelednek, ez a cikk hasznos lesz számodra.
Spórolj időt az ütemezéssel (scheduling)
Ismerős a multitasking? Az automatizációs eszközök azért vannak, hogy megkönnyítsék a dolgodat. Mindent beállíthatsz előre, majd el is felejtheted. A posztok pontosan akkor jelennek meg a megfelelő profilokon, amikor kell, anélkül, hogy elvonnák a figyelmedet a többi munkáról.
Dupla ellenőrzés a hibák elkerüléséért
Ha van valami, amire egy social media manager panaszkodhat, az gyakran a fárasztó jóváhagyási folyamat. Azonban a dupla ellenőrzés létfontosságú a hibák elkerüléséhez (vagy legalább a felelősség megosztásához 😉).
A jóváhagyás (approval) egyszerűbbé és kényelmesebbé tehető az ügyfeleknek és marketingeseknek egyaránt:
- Rendelj feladatokat a csapattársakhoz, hogy minél gyorsabb legyen a visszajelzés. E-mailt kapnak az új feladatról.
- Kérj jóváhagyást az ügyféltől – a folyamat hasonló a fentiekhez: gyors és egyszerű.
- Ütemezd a posztokat előre – készíts vázlatokat (drafts), és amint jóváhagyták őket, csak nyomj meg egy gombot, és hagyd, hogy a szoftver végezze a többit.
Használj mobilappot a social media kezeléséhez útközben is
Néhány szoftver, mint a Kontentino, mobilalkalmazást is kínál, hogy a felhasználók útközben is adhassanak visszajelzést vagy hagyhassanak jóvá posztokat. Ez változatosságot visz a távmunkába és segíti az együttműködést. Csak egy internetkapcsolatra van szükséged.
Készülj fel a profi távoli social media kezelésre
Sokan talán már unják a “távmunka” kifejezést, mivel az elmúlt időszakban igazi buzzword lett. Ha te sem vagy rajongója ennek, talán nem magával a távmunkával, hanem a nem megfelelő stratégiával van a gond.
A napi feladatokat megkönnyítő automatizációs eszközökkel csodákra lehetsz képes. Válassz tudatosan taktikát és szoftvert, hogy a legtöbbet hozd ki a workflow-dból. Ha szeretnéd előre tervezni a tartalmaidat és elkerülni a túl sok meetinget, fontold meg a cloud-alapú megoldásokat, amelyek hozzáférést biztosítanak a teljes virtuális csapatnak, és segítenek elérni az üzleti célokat a digitális térben.
Ha még mindig azon gondolkodsz, melyik eszköz illene leginkább a cégedhez, próbáld ki a Kontentinót ingyen 14 napig!
