5 ottimi consigli per la collaborazione in team da remoto

Viviamo in tempi senza precedenti, con gran parte del mondo che lavora da casa. Tuttavia, questa non è una nuova tendenza. Negli ultimi anni, abbiamo visto sempre più uffici abbracciare il lavoro da remoto e cercare di stabilire e mantenere pratiche di collaborazione per i team da remoto.

I team si ritrovano a passare da un ufficio tradizionale al lavoro da casa, ed è importante intraprendere azioni concrete per migliorare gli sforzi di collaborazione del team. In precedenza, dall’80 al 90 percento dei dipendenti affermava di voler lavorare da remoto almeno per una parte del tempo. Che la pensino ancora così o no, la situazione del lavoro da casa diventerà probabilmente sempre più comune in futuro, dato che ora disponiamo di numerosi strumenti tecnologici per facilitarlo.

Tuttavia, gestire progetti da remoto può presentare una serie di nuove sfide per i manager che non sono mai stati responsabili di team distribuiti. Ma non deve essere stressante se disponi dei sistemi e delle procedure giuste. Ecco la nostra guida su come gestire un team da remoto, insieme ad alcuni vantaggi della collaborazione a distanza.

Cinque consigli per migliorare la collaborazione dei tuoi team da remoto

Consiglio 1: Sii disponibile

I lavoratori da remoto possono sentirsi facilmente tagliati fuori o distanti dall’organizzazione, specialmente se sono stati catapultati nel remote working all’improvviso quando erano abituati ad andare in ufficio ogni giorno. Questa sensazione di distanza può causare demotivazione e abbassare i livelli di soddisfazione lavorativa, influenzando ogni aspetto delle loro performance. È davvero importante essere disponibili per i membri del tuo team remoto, per farli sentire connessi all’organizzazione e dare loro un continuo senso di scopo e direzione.

Se un membro del team ti chiama, rispondi sempre se possibile. Se ti scrivono via email o sui social media, rispondi il più velocemente possibile. Essere un remote project manager di successo significa essere presenti, anche quando non puoi essere fisicamente nello stesso spazio del tuo team.

Consiglio 2: Stabilisci obiettivi chiari

La collaborazione da remoto può essere una sfida quando i membri del team non sono sicuri di cosa dovrebbero fare e quando. Alcuni lavoratori si adatteranno facilmente, gestendo bene il proprio tempo e usando la propria iniziativa per dare priorità alle diverse task. Altri, invece, avranno difficoltà a stare lontani dall’ufficio, poiché mancherà quel feedback che fa capire loro cosa ci si aspetta giorno per giorno.

Ecco perché stabilire obiettivi chiari per ogni membro del team è assolutamente fondamentale per una collaborazione remota di successo. È essenziale comunicare ai dipendenti dettagli come:

• Gli orari in cui ti aspetti che tutti lavorino
• I diversi metodi di comunicazione che intendi utilizzare
• La condivisione dei calendari affinché tutti abbiano accesso alla disponibilità degli altri
• Quando sono programmati i meeting
• Le task e le responsabilità di ogni membro del team per la collaborazione su progetti specifici

Questi sono solo alcuni esempi di dove è necessaria una chiara definizione degli obiettivi. Poiché ogni organizzazione è diversa, è molto probabile che incontrerai i tuoi esempi specifici su base quotidiana. Finché comunichi con tutti i membri del tuo team ogni giorno e fai sapere loro esattamente cosa ci si aspetta da loro, le tue abilità di project manager da remoto si svilupperanno e cresceranno. Inoltre, il tuo team si sentirà più sicuro nel lavorare da remoto avendo una struttura a guidarlo.

Consiglio 3: Organizza meeting virtuali regolari

Dovresti cercare di tenere una riunione telefonica o video con ogni dipendente a un certo punto ogni giorno. Se il tuo lavoro è di natura molto collaborativa, va bene includere tutti i membri del team interessati nello stesso video meeting. Questa è una grande occasione per tutti di mantenersi aggiornati a vicenda, oltre che semplicemente per ricordare al team che i colleghi sono ancora lì e per incoraggiare tutti a comunicare. Lavorare da remoto può diventare estremamente solitario. È importante ricordarlo e offrire quante più opportunità possibili di comunicazione tra i membri del team remoto per ridurre i rischi per la loro salute mentale.

Il tempo è estremamente prezioso, specialmente quando si lavora da casa. Ogni momento passato in riunioni virtuali e comunicazioni è tempo sottratto ai progetti. Dato che non hai conversazioni faccia a faccia, mantieni i tuoi messaggi e meeting brevi, concisi e dritti al punto. Utilizza strumenti di comunicazione robusti, come sistemi telefonici aziendali o app di collaborazione per team per una comunicazione fluida. Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano tutte le informazioni necessarie per completare le loro task e riduci al minimo la quantità di messaggi vaghi inviati avanti e indietro. 

Consiglio 4: Mantieni tutti allineati 

Una grande sfida del lavoro da remoto è mantenere tutti sulla stessa pagina e ottimizzare le task. È molto facile che le cose restino indietro o vengano messe da parte, o che i lavoratori ricevano messaggi contrastanti su ciò che stanno cercando di fare. Anche l’ambiente di lavoro più rilassato può rendere più difficile rimanere concentrati sul compito.

Kontentino lavora per snellire le attività quotidiane rendendo la collaborazione per i team di marketing da remoto molto semplice. I tuoi clienti e membri del team possono trovarsi in tutto il mondo. Kontentino facilita il lavoro congiunto dei membri del team sulla creazione dei post. È anche facile inviare il lavoro per l’approvazione del cliente.

Tutto il tuo team può comunicare direttamente in Kontentino, prevenendo qualsiasi malinteso. Di conseguenza, avrai la sicurezza che deriva dal sapere che il tuo team è in grado di collaborare, completare le task di creazione e approvazione dei contenuti social e mantenere il lavoro agli stessi standard che hai per il lavoro in ufficio.

Consiglio 5: Utilizza gli strumenti giusti per il lavoro da remoto

È difficile essere un project manager da remoto di successo se non fornisci al tuo team gli strumenti e la tecnologia che rendono la vita più facile. Esplora diversi software e assicurati che tutti abbiano la capacità di utilizzare i pacchetti scelti. App come Zoom sono diventate estremamente popolari da un giorno all’altro per abilitare le videoconferenze tra team remoti. Allo stesso modo, potresti considerare di configurare una infrastruttura di desktop virtuale in modo che tutti possano massimizzare le risorse del team in modo efficace.

È importante avere una gamma di metodi di comunicazione aperti per il tuo team. Email, videochiamate e social media sono tutti estremamente importanti, così come la capacità di condividere calendari e informazioni riguardanti specifici progetti remoti. Utilizza project management tools per allinearti sulle task. Usa strumenti collaborativi di mind mapping per aiutare tutti a essere allineati durante il brainstorming. Inoltre, prenditi del tempo per stabilire un programma fisso per comunicare con il tuo team. Potresti fare un sondaggio per vedere quali orari funzionano meglio per la maggioranza dei tuoi lavoratori e attenerti a quelli. 

I vantaggi della collaborazione in team da remoto

La collaborazione in team da remoto può richiedere un po’ di tempo per abituarsi all’inizio. Tuttavia, diventa più facile man mano che tutti ne prendono confidenza. Può anche offrire alcuni vantaggi sorprendenti per i project manager da remoto. Questi includono:

• Molte persone che lavorano da casa riescono a essere più produttive, ottenendo di più in un periodo di tempo più breve, poiché non hanno le distrazioni tipiche della vita d’ufficio.
• Una percentuale molto alta di lavoratori da remoto riferisce di sperimentare livelli di stress inferiori rispetto a quando lavora fuori casa. Questo ha un impatto positivo sulla qualità e quantità del loro lavoro.
• Tu e il tuo team remoto potete lavorare in modo più flessibile. Questo può essere un grande aiuto quando si tratta di creare un sano equilibrio vita-lavoro (work-life balance). Ti dà maggiori opportunità di fare esercizio fisico regolare tra una task e l’altra in un modo che semplicemente non è pratico in un ambiente d’ufficio, oltre a praticare la mindfulness a beneficio del tuo benessere mentale.

Il lavoro da remoto sta rapidamente diventando la nuova normalità per centinaia di migliaia di persone in tutto il paese, man mano che le aziende si rendono conto di quanto questa forma di lavoro responsabilizzi i propri dipendenti. Sfruttare la tecnologia e gli strumenti di collaborazione come Kontentino aiuta a garantire che tutto funzioni senza intoppi e che ogni dipendente conosca i propri compiti. Di conseguenza, ottieni clienti soddisfatti e un processo aziendale ottimizzato.