La guida definitiva al social media project management

Il social media project management è un campo dinamico ed entusiasmante. Ci sono canali social infiniti su cui pubblicare, social network per cui creare contenuti e campagne social che richiedono un monitoraggio costante. Senza una corretta organizzazione può essere difficile tenere il passo con tutto, questo è certo. Oggi faremo luce su come affrontare il social media project management, quindi preparati a… lasciarti ispirare.

Quali sono i componenti del social media project management? 

Il social media project management può essere suddiviso in quattro componenti che si uniscono per formare il piano di gestione perfetto.

Creazione di social content

In breve: questa parte copre tutti i contenuti per i social media che crei. 

Include post, grafiche, infografiche, video e formati pubblicitari: tutti questi tipi di social media content rientrano in questa categoria.

È importante assicurarsi che ciò che pubblichi sia coerente con la brand voice e i valori del marchio, oltre che rilevante per un particolare pubblico o evento. Più lavoro investi qui, maggiore sarà il ritorno nel tempo quando costruirai una community online attiva.

Poiché include molte attività da completare, la creazione di contenuti assorbe una parte significativa del tempo totale speso nel social media project management. Portare a termine questi task comporta solitamente un bel po’ di lavoro di squadra. Non è difficile che il workflow diventi un po’ caotico in questa fase, come puoi immaginare.

Gestione delle campagne social

Le campagne social sono iniziative di marketing sui social media che hanno date di inizio e fine specifiche. Includono contest, promozioni, giveaway, sconti e offerte speciali. Questa componente include anche una varietà di annunci a pagamento e campagne sponsorizzate.

Prima di lanciare una campagna, assicurati di stabilire i tuoi obiettivi in modo da sapere fin dall’inizio cosa considerare un successo. Il social media project management per le campagne copre tutte le fasi, dall’ideazione all’esecuzione fino alla valutazione. 

Naturalmente, non c’è spazio per le congetture e tutto deve essere perfettamente organizzato se si vogliono ottenere i risultati desiderati.

Social analytics e reporting

Le social media analytics coprono ogni aspetto dei social network per aiutarti a far crescere il tuo pubblico, trovare nuovi follower e identificare influencer nel tuo settore. In quanto tale, include dati su like, condivisioni, clic e retweet. Queste informazioni devono essere archiviate da qualche parte e analizzate da qualcuno, il che significa che sono ovviamente parte del social media project management. 

Le analytics spesso riguardano le campagne e vari social media KPI, quindi devono essere organizzate e ben gestite per essere sfruttate al fine di apportare miglioramenti continui. La gestione dei progetti sui social media è cruciale in quest’area perché anche un solo errore può causare una catastrofe nell’analisi dei dati. 

Strategia per i social media

Ultimo, ma non meno importante. Anzi, si potrebbe mettere al primo posto!

Una strategia per i social media è un piano su come i contenuti verranno creati, condivisi e gestiti. Include i social network su cui concentrarsi per raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione, nonché eventuali strategie specifiche ideate lungo il percorso. Questo include molti fattori ed elementi, dall’audit e l’analisi SWOT ai concorrenti e alle linee di contenuto, fino al pubblico e agli indicatori di successo.

Tutti questi elementi devono essere organizzati come un ingranaggio perfetto. Senza un accurato social media project management, potrebbe essere semplicemente impossibile da realizzare. 

Vantaggi del social media project management

Permette un monitoraggio e un controllo migliori sulla tua strategia

Una strategia per i social media sarà sempre il punto di riferimento per creare contenuti, gestire campagne e analizzare i risultati. Se hai definito questo piano in anticipo, è più facile adattarsi quando necessario piuttosto che farsi prendere dal panico se qualcosa va storto o non era stato previsto. Il social media project management supporta direttamente il superamento di queste sfide. 

Rende anche il tuo lavoro più trasparente e gestibile: avere tutto allineato significa non doversi chiedere costantemente dove si trovano certe risorse. Il social media project management ti guida passo dopo passo, ricordandoti costantemente quale azione intraprendere in ogni fase.

Facilita il processo di programmazione sui social media

Contribuendo alla strategia di creazione dei contenuti, il social media project management ti aiuta a risparmiare tempo e fatica nella gestione dei post sui vari canali. Non è più necessario avere più schede aperte con tutti gli account collegati, poiché tutto ciò che deve essere fatto – dalla creazione degli aggiornamenti alle analytics e al reporting – può ora essere gestito da un unico posto. Dai un’occhiata a 3 modi per pianificare social media content di alta qualità.

Questo garantisce coerenza su tutte le diverse piattaforme, aiutandoti a evitare errori o refusi e assicurandoti che non ci siano promozioni in esecuzione simultanea che potrebbero generare confusione. La gestione dei progetti rende il processo molto più semplice ed efficiente.

Semplifica l’analisi della concorrenza

Grazie a una corretta organizzazione dei progetti, è anche più probabile riuscire a identificare i propri competitor.

Sapere chi può competere con te o rappresentare un ostacolo è vitale per il marketing, poiché i canali social sono il nuovo campo di battaglia.

Un buon social media project management può fornirti una panoramica completa di ciò che pubblicano i tuoi concorrenti, rendendo le informazioni facili da reperire. Anche in caso contrario, la gestione dei progetti ti aiuta così tanto in altre aree che avrai tempo a disposizione per l’analisi manuale della concorrenza. 

Rende la collaborazione un gioco da ragazzi

Utilizzare il project management nella tua attività può rendere molto più facile coordinare contenuti e campagne nel team. Non sarà necessario suddividere i vari canali social in task o progetti diversi, poiché tutto sarà stato assegnato in precedenza e ognuno saprà su cosa lavorare, quando e in quale ordine.

Immagina ogni singola persona e processo che lavorano armoniosamente in un workflow efficace. Realizzalo e mettilo in pratica.

Aiuta a risparmiare tempo e risorse

Il social media project management offre una panoramica degli sforzi delle campagne, identifica potenziali ostacoli e fornisce indicazioni su come superarli.

Di conseguenza, i team social passano meno tempo a creare contenuti e implementare campagne perché sanno cosa deve essere completato, entro quando e quante risorse rimangono.

Su larga scala, il giusto social media project management può farti risparmiare decine di ore ogni settimana. 

Social media project management – best practice

Crea un piano di social media project management

Inizia col piede giusto creando un piano che metta tutti d’accordo e faccia sapere cosa deve essere fatto. Cosa ancora più importante, questo diventerà la mappa per tutti coloro che saranno coinvolti nel progetto.

Creare un piano non deve essere complicato. Può essere semplice come un documento che delinea gli obiettivi del progetto, chi è responsabile di quali task (lo vedremo in dettaglio più avanti) e quando tali task devono essere completati.

Se vuoi essere più specifico, puoi includere informazioni come quali strumenti verranno utilizzati, come verranno monitorati i progressi e qual è il budget. Condividi il piano con tutti gli stakeholder e fissalo dove necessario.

Stabilisci responsabilità chiare (inclusi i processi di approvazione)

In ogni organizzazione è essenziale che le responsabilità siano chiare. In caso contrario, i compiti possono essere trascurati, le decisioni chiave ritardate e la frustrazione può aumentare rapidamente.

Per evitare tutto ciò, basta impostare un sistema di approvazione. Ciò significa che l’approvazione deve essere concessa da una persona designata prima che un task venga completato o venga presa una decisione. Questo chiarisce i ruoli e assicura che il processo decisionale sia ponderato. 

Di conseguenza, si possono evitare confusioni e intoppi in seguito, identificando e rimuovendo i colli di bottiglia in tempo. Inoltre, può essere utile stabilire un workflow di progetto chiaro, in modo che tutti comprendano come devono fluire i task.

Includi gli strumenti nel tuo workflow

Sebbene gran parte della gestione possa essere fatta tramite una semplice comunicazione, esistono strumenti ottimi che possono semplificarti la vita. Utilizzando software per automatizzare i task e monitorare i progressi, puoi liberare tempo per concentrarti su altri aspetti. Oggi, grazie al machine learning e all’apprendimento supervisionato, i modelli di AI sono in grado di svolgere compiti che normalmente spetterebbero agli umani.

Inoltre, l’uso di tool aiuta a standardizzare i processi e facilita la collaborazione tra i membri del team. Pertanto, includere strumenti nel workflow è praticamente essenziale per garantire il successo.

Il modo migliore per trovare gli strumenti giusti è sperimentare. Non aver paura di provarne diversi finché non trovi quello perfetto per te – li elencheremo in dettaglio tra pochi paragrafi.

Archivia tutti i digital asset in un unico posto

Conserva tutti i materiali relativi al progetto in un unico luogo, così che tutti sappiano dove trovarli. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa: dai file di design e foto ai template per i post e documenti di reporting.

Avere tutto in un unico posto renderà molto più facile l’accesso a ciò che serve, quando serve. Tenere traccia di tutto è molto più semplice quando è organizzato, riducendo anche il rischio di perdere dati vitali.

Costruisci una dashboard centralizzata

Gli asset non sono tutto: se vuoi portare il tuo social media project management al livello superiore, considera una dashboard centralizzata. In questo modo, potrai vedere tutti i diversi elementi del tuo progetto in un solo sguardo.

Questo è particolarmente utile se più persone lavorano allo stesso progetto. Avere un’unica posizione centrale consente inoltre una protezione massima, aiutando a mantenere i file al sicuro. 

Esistono molti modi per costruire una dashboard centralizzata: vale la pena sperimentare. Dovresti sempre avere una visione chiara del progetto per identificare eventuali problemi o aree che richiedono attenzione.

Alcune dashboard centralizzate, come Kontentino, ti permettono di archiviare i tuoi materiali e pubblicarli immediatamente sui social media. Tutto sotto lo stesso tetto.

Monitora i progressi e rivedi il piano se necessario

Resta aggiornato sui progressi del tuo progetto social e apporta modifiche quando necessario. Ciò può includere semplici report mensili o audit più dettagliati che analizzano le performance di elementi specifici.

Il tracciamento ti aiuterà a identificare le aree in cui le cose non vanno come previsto e a verificare che tutti siano in linea con gli obiettivi. Vale anche la pena rivisitare il piano regolarmente – almeno una volta al mese – per assicurarsi che sia ancora pertinente.

Qual è il costo del social media project management?

La gestione dei social media può essere un modo molto economico per raggiungere il tuo target audience, ma è importante considerare il costo di tutti gli aspetti del progetto – dagli strumenti al personale.

La buona notizia è che esistono molte opzioni gratuite o a basso costo. In generale, puoi aspettarti di spendere circa $500-$1.000 al mese per la gestione di un piccolo progetto e fino a $5.000 o più per uno più grande.

Naturalmente, si tratta solo di stime: il prezzo effettivo varierà in base alle tue esigenze specifiche. Il costo dipenderà anche dalla portata e dalla scala del progetto, quindi tienilo a mente durante la pianificazione.

Tool per il social media project management

Abbiamo deciso di dividere gli strumenti in tre livelli (Tier). Il Tier 3 include strumenti ampiamente utilizzati per i progetti ma non abbastanza collaborativi. Il Tier 2 contiene tool di project management che supportano i task ma mancano di funzionalità specifiche per i social media.

Il Tier 1 è dedicato allo strumento che combina il meglio dei due mondi: project management e social media. Continua a leggere per scoprire la nostra scelta. 

Tier 1: Lo strumento di social media project management

#1 Kontentino

Kontentino è un tool di social media management che funge da sistema complesso di gestione progetti. È molto più di un semplice scheduler: guida il tuo team attraverso tutto il processo gestionale.

Ecco cosa puoi fare con Kontentino per la gestione dei tuoi progetti social.

Programmazione efficace su tutte le piattaforme

Kontentino supporta tutte le principali piattaforme e quasi tutti i tipi di post. Puoi creare bozze, duplicare e lavorare su vari post contemporaneamente e pubblicarli direttamente sui profili social con un solo clic. Non suona come l’incubo di un Tier 3 o Pier 2, vero? 

Gestione dei task 

Kontentino ti permette di assegnare task direttamente ai membri del team, partner commerciali e persino ai clienti! Lo strumento rende facile farlo direttamente dall’anteprima di un post o dal calendario, permettendoti di assegnare un compito – o completarlo – in pochi secondi.

Checklist per i post, tag ed etichette

Kontentino prende i migliori elementi dei classici strumenti di project management! Puoi impostare checklist per i requisiti dei post per tua comodità. In questo modo, non dimenticherai mai di aggiungere elementi importanti al copy o di controllare che la grafica soddisfi tutti i requisiti. Puoi anche aggiungere tag ed etichette per navigare meglio nel dashboard di Kontentino.

Opzioni di analytics

Abbiamo menzionato che analytics e reporting sono parti integranti della gestione progetti. In Kontentino troverai queste basi coperte. Con analytics intuitive, potrai valutare rapidamente le performance e creare report da archiviare o condividere. 

Funzionalità di approvazione dei contenuti

Tra le molte funzioni di Kontentino, quelle collaborative sono ciò di cui andiamo più fieri perché sono impareggiabili sul mercato.

La nostra funzione di approvazione è stata una vera svolta per molti clienti. Con pochi clic, i social media manager possono ricevere approvazioni, rifiuti o feedback diretti dai clienti. Niente più congetture o scambi infiniti di allegati via email. 

Collaborazione interna

Kontentino supporta la collaborazione tra i tuoi reparti. Gli utenti possono facilmente lasciare feedback nei commenti, taggare altri membri e assegnare task o note — tutto in un unico posto e in perfetta armonia.

Gestione degli asset

Kontentino offre anche la possibilità di gestire tutti i tuoi asset da un’unica posizione. Oltre ad archiviarli, puoi usarli direttamente per la programmazione sulle varie piattaforme. 

Kontentino offre diversi modi per gestire i progetti: puoi cambiare visualizzazione e tipo di calendario per adattarli al tuo stile di lavoro. 

Tier 2: Strumenti di project management generici

#2 Asana

Come social media manager, potresti gestire diversi network con post separati. Asana aiuta permettendo ai team di assegnare task tra i membri o creare progetti sulla piattaforma.

Nonostante Asana sia un ottimo strumento di project management, è discutibile se possa essere classificato come uno specifico per i social media. Offre bacheche e liste, ma non possono essere collegate direttamente alle pubblicazioni social. Nonostante aiuti la collaborazione, non automatizza le funzioni chiave richieste in questo settore. Anche con le integrazioni, Asana rimane poco efficace per l’automazione specifica del social media project management. 

#3 Trello

Molti gestori di canali social usano Trello per avere una panoramica delle strategie.

Facile da usare ed efficace per la gestione di progetti generali. Una bacheca può essere divisa in liste e schede per visualizzare le scadenze. Puoi assegnare membri responsabili di certi aspetti. Con le visualizzazioni a schede o le etichette colorate, vedi cosa richiede attenzione e cosa è già stato fatto.

Tuttavia, non è perfetto per i social media per diverse ragioni: non consente la pubblicazione diretta o le analytics e offre solo una visualizzazione limitata. 

Tier 3: Le basi

Questi strumenti non ti sorprenderanno, perché probabilmente ne usi alcuni quotidianamente, anche se forse non per i progetti social. 

#4 Microsoft Excel

Molti si affidano ancora a Microsoft Excel. È accessibile a tutti ma non è affatto comodo per gestire i progetti sui social media.

I fogli di calcolo sono familiari, ma usarli per questo scopo ostacola la comunicazione e l’esecuzione della strategia. Possono generare confusione e problemi non necessari, oltre a non essere particolarmente professionali o eleganti.

Inoltre, adattare i contenuti dai fogli di calcolo alle piattaforme social è difficile quando i post devono uscire a orari precisi o se servono modifiche dell’ultimo minuto. Qualcuno deve essere online quasi 24/7 per monitorare le pubblicazioni.

Un’altra sfida è rappresentata dalle analytics: testare quali post funzionano meglio richiede l’inserimento manuale dei dati. 

I fogli di calcolo non supportano affatto la collaborazione moderna e non hanno collegamenti con le piattaforme social. Ti costringono a inviare contenuti per approvazione come allegati: non automatizzano nulla per te. 

#5 Google Sheets

Spesso usati come alternativa online a Excel. Essendo basato su browser e gratuito, Google Sheets è uno strumento potente ma limitato. Richiede accesso a Internet costante e offre ottime funzioni di calcolo e grafici. 

Pur offrendo livelli di collaborazione superiori a Excel, non offre funzionalità come bacheche o liste di task specifiche, né tantomeno funzioni social per la programmazione o le analytics.  

#6 Google Docs

Non tutti amano i fogli di calcolo. Alcuni preferiscono usare Google Docs. È la scelta giusta? Vediamo. 

Docs funziona in modo simile a Sheets ma è più un blocco note. Supporta il lato creativo con commenti e note, ma se hai molti profili da gestire e molti post da pianificare, diventa problematico. 

È semplicemente impossibile avere una panoramica generale della strategia in Google Docs. È ottimo per collaborare su un testo, ma non supporta metodologie Agile o Kanban né si integra con i social media. 

Ora tocca a te (prenderti cura del tuo social media project management)

E siamo convinti che tu sappia cosa fare. 

Prova Kontentino gratuitamente oggi stesso, e resta con noi.