Chiedi a cinque persone in un’agenzia di descrivere il loro processo di creazione dei contenuti e otterrai cinque risposte diverse, tre delle quali in contraddizione tra loro. Di solito non è un problema, finché qualcosa non va storto. A quel punto tutti si rendono conto che nessuno aveva concordato dove inizia il processo, dove finisce o chi dovrebbe accorgersi di un errore nel mezzo.
Questo è l’intero percorso, dall’inizio alla fine. Non tutte le agenzie hanno bisogno di ogni passaggio esattamente in questo modo, ma se ti manca completamente una di queste sei fasi, è probabile che i tuoi problemi derivino proprio da lì.
Le sei fasi
Brief, creazione, internal review, approvazione del cliente, scheduling, reporting. In questo ordine, ogni volta.
1. Il brief
Prima di scrivere una caption, qualcuno deve rispondere: a cosa serve questo post, a chi si rivolge e come definiamo un lavoro “concluso”? Un brief non deve essere lungo. Poche righe sull’obiettivo, il tono, i dettagli obbligatori (un codice promo, un hashtag, un disclaimer legale) evitano a tutti i passaggi successivi di dover tirare a indovinare.
Salta questo passaggio e otterrai contenuti creati “a braccio”, il che di solito significa due o tre cicli di “veramente, potresti cambiare…” che un brief di cinque minuti avrebbe evitato.
2. Creazione
Il copywriter o il designer realizza il post vero e proprio: copy, immagine o video, hashtag, link. Questa è l’unica fase che dovrebbe coinvolgere vere decisioni creative. Tutto ciò che viene dopo è controllo, non creazione.
Un’abitudine che vale la pena adottare: allega il brief al post stesso, non in un’email o in una chat separata. Quando arriveranno i feedback, chi revisiona dovrebbe essere in grado di vedere cosa il post doveva ottenere senza scavare tra i vecchi messaggi.
3. Internal review
Qualcuno del tuo team, diverso dal creatore, controlla il post prima che il cliente lo veda. Brand voice, refusi, coerenza tra immagine e copy, funzionamento dei link. È qui che intercetti le sviste imbarazzanti in privato, invece che pubblicamente.
Questa fase esiste specificamente affinché i round con il cliente non si trasformino in una caccia all’errore ortografico. Se il tuo cliente trova refusi, l’internal review non è stata fatta, o non è stata fatta con attenzione.
4. Approvazione del cliente
Il cliente (o chi ha l’ultima parola nel team in-house) esamina il post finito e dà il via libera, chiede modifiche o lo rifiuta. Questa dovrebbe essere la fase più veloce dell’intero processo, ma per molte agenzie è la più lenta, spesso a causa di come è impostata piuttosto che per colpa del cliente.
La soluzione è quasi sempre la stessa: invia un link che il cliente può aprire senza password, mostragli il post esattamente come apparirà sulla piattaforma e permettigli di approvare dallo smartphone. Abbiamo scritto una guida completa su come velocizzare esattamente questa fase se è qui che ti blocchi.
5. Scheduling
Il post approvato entra in coda per la pubblicazione effettiva. Sembra semplice e lo è, a patto che la versione programmata sia l’esatta versione approvata. Copiare e incollare un post approvato in uno scheduler separato è dove si insinuano piccoli errori evitabili: una parola saltata, un ritaglio sbagliato dell’immagine, un link rimosso.
6. Reporting
Dopo che il post è online, qualcuno controlla l’andamento e, con una certa cadenza, riassume i risultati per il cliente. Questa fase viene saltata più di ogni altra, solitamente perché sembra meno urgente della prossima scadenza. Eppure è la fase che determina se un cliente rinnoverà, quindi vale la pena dedicarle tempo.
Dove i passaggi di consegna falliscono
Ogni fase sopra descritta funziona bene da sola. Il vero danno avviene tra le fasi, quando non è chiaro a chi tocchi agire.
Dalla creazione all’internal review. Il creatore finisce e… cosa fa? Se non c’è un segnale chiaro (“pronto per la revisione”), i post rimangono fermi perché ognuno presume che qualcun altro li abbia già guardati.
Dall’internal review all’approvazione del cliente. Questa è la fase in cui trapelano cose che non dovrebbero. Il cliente vede il dibattito interno sulla dimensione del font o, peggio, una versione che la revisione interna aveva segnalato come non pronta. Un workflow che tiene separati i commenti interni da quelli per il cliente evita del tutto questo problema.
Dall’approvazione allo scheduling. Il divario dove vivono gli errori di copia-incolla menzionati sopra. La soluzione è avere approvazione e scheduling nello stesso strumento, eliminando ogni passaggio manuale di reinserimento dati.
Semplici SLA per far scorrere il processo
Non serve una clausola contrattuale formale (anche se non guasta), basta un ritmo concordato che tutti seguono:
- L’internal review avviene entro un giorno lavorativo dall’inserimento del post in coda.
- Le richieste di approvazione al cliente ricevono una risposta entro due giorni lavorativi.
- Qualsiasi post non approvato 24 ore prima del suo slot programmato viene spostato a quello successivo, senza eccezioni né sensi di colpa.
- I feedback arrivano in un unico round consolidato, non in cinque messaggi separati spalmati su tre giorni.
Scrivili dove il tuo team e i tuoi clienti possano vederli. Un SLA che vive solo nella tua testa non è un vero SLA, è solo una frustrazione privata pronta a esplodere.
Dove l’automazione aiuta davvero (e dove no)
Automatizza i promemoria. Se un post è in attesa di approvazione da un giorno, il sistema deve sollecitare il revisore, non tu. Questa è l’automazione a più alto valore aggiunto, perché rincorrere le persone è la parte che tutti odiano fare manualmente.
Automatizza il passaggio di consegna. “Approvato” deve significare “programmato”, automaticamente, con zero copia-incolla. Questo rimuove un’intera categoria di conversazioni del tipo “aspetta, non è quello che avevo approvato”.
Non automatizzare le valutazioni. Ciò che il post dice, come si legge, se la battuta funziona: questo è ancora il lavoro di una persona. I template e gli strumenti di AI possono aiutare con una prima bozza, ma le fasi di revisione esistono perché qualcuno deve effettivamente guardare il contenuto prima che venga pubblicato a nome di un cliente.
Template utili da avere a portata di mano
Alcuni asset riutilizzabili fanno risparmiare tempo reale in tutto il processo:
- Un template per il brief: obiettivo, target, messaggio chiave, elementi obbligatori, scadenza. Cinque campi, compilati in due minuti, risparmiano un’ora di avanti e indietro in seguito.
- Un formato di feedback per i revisori: richiedi note specifiche e azionabili (“cambia il titolo in X”) invece di note vaghe (“non mi convince”). I feedback vaghi sono la principale causa di round di revisione inutili.
- Un documento SLA per i nuovi clienti: definisci le aspettative sui tempi di risposta durante l’onboarding, non tre settimane dopo, quando una scadenza è già stata saltata.
Mettere tutto insieme
Nessuna di queste sei fasi è complicata di per sé. La parte difficile è eseguirle tutte, in ordine, senza che nessuno ne salti una perché è troppo impegnato. Ecco a cosa serve uno strumento di workflow: non fa il lavoro creativo al posto tuo, si assicura solo che il brief porti alla creazione, che porti alla revisione, che porti all’approvazione, che porti allo scheduling. In quest’ordine, ogni volta, senza dover controllare manualmente.
Kontentino integra l’intera catena in un unico flusso: internal review prima dell’approvazione del cliente, sign-off del cliente con preview live e post approvati che passano direttamente allo scheduling senza dover riscrivere nulla. Se vuoi vedere in particolare la parte relativa all’approvazione, è la fase in cui la maggior parte delle agenzie avverte le prime criticità.
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FAQ: lo workflow per social media per le agenzie
Quali sono le fasi di un workflow per i social media?
Sei, in ordine: brief, creazione, internal review, approvazione del cliente, scheduling e reporting. La maggior parte dei problemi di processo deriva dal salto di una di queste fasi, specialmente il brief e l’internal review.
Quanto dovrebbe durare l’approvazione del cliente?
Due giorni lavorativi sono uno standard comune ed equo. Oltre questo tempo, rischi di compromettere il tuo calendario editoriale. Tempi più brevi possono risultare stressanti per i clienti impegnati. Definisci le aspettative durante l’onboarding.
Cosa causa i maggiori ritardi nel workflow dei social media?
L’approvazione del cliente, quasi sempre. Di solito perché la revisione richiede un login, un allegato o un computer desktop, nessuna delle quali opzioni si sposa bene con il modo in cui le persone controllano le cose durante una giornata impegnativa. Elimina gli ostacoli e i ritardi spariranno.
La stessa persona dovrebbe scrivere e approvare un post?
No. Se chi scrive è anche l’unico a controllare, gli errori passano inosservati finché il cliente o, peggio, il pubblico non li scova. Anche un rapido secondo sguardo da parte di un collega previene la maggior parte degli errori evitabili.
Cosa dovrebbe essere automatizzato in un workflow di contenuti?
I promemoria e il passaggio dall’approvazione allo scheduling. Ciò che non dovrebbe essere automatizzato: le valutazioni soggettive sul tono, la precisione e la qualità del contenuto. L’automazione deve eliminare i task amministrativi, non il processo decisionale.
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