Pajautājiet pieciem aģentūras darbiniekiem aprakstīt satura izstrādes procesu, un jūs saņemsiet piecas dažādas atbildes, no kurām trīs būs pretrunīgas. Parasti tas ir pieņemami, līdz kaut kas noiet greizi. Tad visi saprot, ka neviens īsti nav vienojies par to, kur process sākas, kur beidzas un kam būtu jāpamana kļūda pa vidu.
Šis ir viss process no sākuma līdz beigām. Ne katrai aģentūrai ir nepieciešams katrs solis tieši šādā veidā, bet, ja jums pilnībā trūkst kāds no šiem sešiem posmiem, visticamāk, tieši tur rodas jūsu problēmas.
Seši posmi
Brief, izstrāde, iekšējā pārbaude, klienta apstiprinājums, plānošana, atskaites. Šādā secībā, katru reizi.
1. Brief jeb darba uzdevums
Pirms kāds sāk rakstīt caption, kādam ir jāatbild uz jautājumiem: kāds ir šī post mērķis, kam tas ir domāts un kā izskatās gatavs rezultāts? Brief nav jābūt garam. Dažas rindas par mērķi, toni un detaļām, kam obligāti jābūt iekļautām (akcijas kods, hashtag, juridiskās atrunas), pasargā visus pārējos no minēšanas.
Izlaidiet šo soli, un jūs iegūsiet saturu, kas veidots pēc sajūtām, kas parasti nozīmē divas vai trīs kārtas ar “vai mēs varētu mainīt…”, ko piecu minūšu brief būtu novērsis.
2. Izstrāde (Creation)
Tekstu autors vai dizaineris izveido pašu postu: tekstu, attēlu vai video, hashtags, saiti. Šis ir vienīgais posms, kurā jāpieņem radoši lēmumi. Viss, kas seko pēc tam, ir pārbaude, nevis radīšana.
Viens ieradums, ko vērts ieviest: pievienojiet brief pašam postam, nevis atsevišķā e-pastā vai čatā. Kad vēlāk tiek saņemtas atsauksmes, ikvienam, kurš pārbauda saturu, jāredz, kas postam bija jāsasniedz, nemeklējot vecās ziņās.
3. Iekšējā pārbaude
Kāds no jūsu komandas (nevis pats autors) pārbauda postu, pirms klients to ierauga. Zīmola balss, drukas kļūdas, vai attēls atbilst tekstam, vai saite darbojas. Šeit jūs klusi pamanāt nepatīkamas kļūdas, nevis darāt tās publiskas.
Šis posms eksistē tieši tāpēc, lai klienta atsauksmju cikli nepārvērstos par drukas kļūdu medībām. Ja klients pamana pareizrakstības kļūdas, iekšējā pārbaude nenotiek vai nenotiek rūpīgi.
4. Klienta apstiprinājums
Klients (vai iekšējām komandām – persona, kurai ir pēdējais vārds) apskata gatavo postu un saka jā, nē vai norāda, kas jāmaina. Šim vajadzētu būt ātrākajam posmam visā procesā, taču lielākajai daļai aģentūru tas ir lēnākais, galvenokārt tāpēc, kā tas ir organizēts, nevis klienta dēļ.
Risinājums gandrīz vienmēr ir viens un tas pats: nosūtiet saiti, kuru klients var atvērt bez paroles, parādiet viņam postu tieši tādu, kāds tas izskatīsies platformā, un ļaujiet apstiprināt no telefona. Mēs esam sarakstījuši pilnu rokasgrāmatu par šī posma paātrināšanu, ja tieši šeit jūs esat iestrēguši.
5. Plānošana (Scheduling)
Apstiprinātais posts nonāk rindā uz tā faktisko publicēšanas laiku. Tas izklausās vienkārši un parasti tā arī ir, kamēr vien tiek ieplānota tieši tā versija, kas tika apstiprināta. Kopējot apstiprinātu postu atsevišķā plānošanas rīkā, rodas mazas, novēršamas kļūdas: pazudis vārds, nepareizs attēla apgriezums, sabojāta saite.
6. Atskaites (Reporting)
Kad posts ir publicēts, kāds pārbauda tā rezultātus un noteiktā biežumā apkopo tos klientam. Šis posms tiek izlaists biežāk nekā jebkurš cits, parasti tāpēc, ka tas šķiet mazāk steidzams par nākamo termiņu. Taču tieši šis posms nosaka, vai klients atjaunos līgumu, tāpēc ir vērts tam atvēlēt laiku.
Kur rodas problēmas ar nodošanu?
Katrs iepriekšminētais posms pats par sevi darbojas labi. Problēmas rodas starpposmos, kad nav skaidrs, kura kārta tā ir.
No izstrādes uz iekšējo pārbaudi. Autors pabeidz darbu un… ko tālāk? Ja nav skaidra signāla (“tas ir gatavs pārbaudei”), posti stāv neaiztikti, jo visi pieņem, ka kāds cits jau tos ir apskatījis.
No iekšējās pārbaudes uz klienta apstiprinājumu. Šis ir posms, kur var noplūst tas, kam nevajadzētu. Klients redz iekšējās diskusijas par fonta lielumu vai, vēl ļaunāk, versiju, kuru iekšējā pārbaude atzīmēja kā nepabeigtu. Workflow, kas nodalītu iekšējos un klientu komentārus atsevišķos kanālos, no tā pilnībā izvairās.
No klienta apstiprinājuma uz plānošanu. Plaisa, kurā mājo copy-paste kļūdas. Risinājums ir apstiprināšana un plānošana vienā rīkā, lai nebūtu nepieciešama manuāla informācijas pārvadīšana.
Vienkārši SLA, kas uztur procesu kustībā
Jums nav nepieciešams formāls līguma punkts (lai gan tas nenāk par ļaunu), pietiek ar saskaņotu ritmu, ko visi ievēro:
- Iekšējā pārbaude notiek vienas darba dienas laikā pēc posta nonākšanas rindā.
- Klienta apstiprinājuma pieprasījumi saņem atbildi divu darba dienu laikā.
- Viss, kas nav apstiprināts 24 stundas pirms plānotā laika, tiek pārcelts uz nākamo brīvo vietu – bez izņēmumiem un vainas sajūtas.
- Atsauksmes tiek sniegtas vienā apkopotā kārtā, nevis piecos atsevišķos ziņojumos trīs dienu laikā.
Pierakstiet to vietā, kur to redz gan jūsu komanda, gan klienti. SLA, kas eksistē tikai jūsu galvā, nav nekāds SLA, tā ir tikai jūsu privātā vilšanās, kas gaida savu izdevību.
Kur automatizācija palīdz un kur nē
Automatizējiet atgādinājumus. Ja posts ir gaidījis apstiprinājumu dienu, sistēmai jābaksta vērtētājs, nevis jums. Tā ir vērtīgākā automatizācija visā workflow, jo cilvēku dzenāšana ir daļa, ko visi ienīst darīt manuāli.
Automatizējiet nodošanu. “Apstiprināts” jānozīmē “ieplānots” – automātiski, bez jebkāda copy-paste. Tas novērš veselu kategoriju sarunu par tēmu “pagaidiet, es neapstiprināju šo”.
Neautomatizējiet spriedumus. Tas, ko posts patiesībā saka, kā tas skan, vai joks ir izdevies – tas joprojām ir cilvēka darbs. Veidnes un AI rīki var palīdzēt ar pirmo uzmetumu, bet pārbaudes posmi eksistē tāpēc, ka kādam ir jāpārliecinās par saturu, pirms tas tiek publicēts klienta vārdā.
Noderīgas veidnes (Templates)
Daži atkārtoti lietojami resursi ietaupa reālu laiku visā procesā:
- Brief veidne: mērķis, auditorija, galvenais vēstījums, obligātās detaļas, termiņš. Pieci lauki, aizpildīti divās minūtēs, vēlāk ietaupa stundu skaidrošanās.
- Atsauksmju formāts vērtētājiem: lūdziet konkrētas, īstenojamas piezīmes (“nomainiet virsrakstu uz X”), nevis neskaidras (“tas nešķiet pareizi”). Neskaidras atsauksmes ir biežākais nevajadzīgu labojumu kārtu cēlonis.
- SLA lapa jauniem klientiem: nosakiet gaidas par izpildes laikiem jau onboardinga laikā, nevis trīs nedēļas vēlāk, kad kāds termiņš jau ir nokavēts.
Kopsavilkums
Neviens no šiem sešiem posmiem pats par sevi nav sarežģīts. Grūtākais ir tos visus izpildīt pēc kārtas, nevienam klusi neizlaižot kādu soli aizņemtības dēļ. Tieši tam ir domāts darba plūsmas rīks: tas nedara radošo darbu jūsu vietā, tas tikai nodrošina, ka brief ved pie izstrādes, tad pie pārbaudes, tad pie apstiprinājuma un plānošanas. Katru reizi, bez manuālas kontroles.
Kontentino apvieno visu šo ķēdi vienā plūsmā: iekšējā pārbaude pirms klienta apstiprinājuma, klienta parakstīšanās ar tiešraides priekšskatījumu un apstiprināti posti, kas nonāk tieši plānā bez atkārtotas rakstīšanas. Ja vēlaties apskatīt tieši apstiprināšanas daļu, tas ir posms, kuru lielākā daļa aģentūru izjūt visvairāk.
Vēlaties, lai viss process notiktu vienuviet, nevis piecās dažādās vietās? Sāciet 14 dienu bezmaksas izmēģinājumu, kredītkarte nav nepieciešama, vai piesakiet demo, un mēs pielāgosim jūsu pašreizējo procesu šim rīkam.
Biežāk uzdotie jautājumi: sociālo mediju workflow aģentūrām
Kādi ir sociālo mediju darba plūsmas posmi?
Seši, secīgi: brief, izstrāde, iekšējā pārbaude, klienta apstiprinājums, plānošana un atskaites. Lielākā daļa procesa problēmu rodas, izlaižot kādu no tiem, īpaši brief un iekšējās pārbaudes posmus.
Cik ilgu laiku vajadzētu aizņemt klienta apstiprinājumam?
Divas darba dienas ir izplatīts un godīgs standarts. Ja tas aizņem ilgāk, jūs riskējat nokavēt publicēšanas grafiku. Īsāks laiks aizņemtiem klientiem var šķist sasteigts. Nosakiet šīs cerības jau onboardinga laikā.
Kas izraisa vislielāko kavēšanos sociālo mediju darba plūsmā?
Gandrīz vienmēr tas ir klienta apstiprinājums. Parasti tāpēc, ka pārbaudei nepieciešama pieteikšanās, pielikums vai dators, kas neatbilst tam, kā cilvēki reāli pārbauda lietas steidzīgā dienā. Novērsiet šos šķēršļus, un kavēšanās lielākoties pazudīs.
Vai vienai personai būtu jāraksta un jāapstiprina posts?
Nē. Ja autors ir arī vienīgais pārbaudītājs, kļūdas paliek nepamanītas, līdz tās ierauga klients vai publika. Pat ātrs kolēģa skatiens pamana lielāko daļu kļūdu.
Kas būtu jāautomatizē satura darba plūsmā?
Atgādinājumi un pāreja no apstiprināšanas uz plānošanu. Kas nebūtu jāautomatizē: faktiskie lēmumi par toni, precizitāti un to, vai saturs ir labs. Automatizācijai būtu jānoņem administratīvais darbs, nevis lēmumu pieņemšana.
Vadiet visu procesu vienuviet
No brief līdz publicēšanai, neizmantojot piecus atsevišķus rīkus. Izmēģiniet Kontentino bez maksas 14 dienas vai piesakiet demo, un mēs parādīsim, kur jūsu pašreizējā procesā ir robi.
