Terug naar de blog
Als je een social media marketing agency runt, gaat het grootste deel van je tijd naar het vinden van nieuwe business. En hoewel het maken van een goed social media marketing plan voor jou waarschijnlijk kinderspel is, is het binnenhalen van klanten een heel ander verhaal.
Wanneer je een potentiële klant vindt, raakt deze overtuigd van je idee en vraagt hij om een business proposal te sturen. Als de woorden “business proposal” je al doen zuchten – we hebben goed nieuws. Het schrijven van business proposals hoeft geen lastige klus te zijn.
Hier is een slimme manier om social media marketing business proposals te maken en te versturen met een hoge slaagkans.
Alles begint vóór de eigenlijke proposal
Als er twee agencies strijden om een opdracht bij hetzelfde bedrijf, is het niet per se degene die het beste werk levert die wint. Het social media marketing agency dat de opdracht binnenhaalt, is het bureau dat over de meeste informatie over de klant beschikt.
Voordat je zelfs maar begint met het schrijven van je business proposal, moet je met de klant rond de tafel gaan zitten om over hun behoeften te praten. Vaak zul je merken dat de klant iets heel anders nodig heeft dan wat ze zelf denken. Ze denken misschien dat ze meer volgers nodig hebben, maar in werkelijkheid hebben ze gewoon een vast content calendar schema nodig en iemand om het social media werk naar te delegeren omdat de CMO tijd tekortkomt.
Zorg voor minstens één kick-off meeting met de klant voordat je de proposal gaat schrijven. Naast het achterhalen van hun werkelijke behoeften, krijg je zo ook de kans om echt naar hen te luisteren. Noteer hun bewoordingen, de taal die ze gebruiken, en bewaar deze informatie voor later. Wees niet bang om vragen te stellen – hoe meer je weet, hoe beter.
Schrijf niet elke proposal vanaf nul
De reden waarom business proposals een slechte reputatie hebben, is dat ze tijdrovend zijn en je nooit zeker weet of de geïnvesteerde tijd wel loont. De klant kan de eerste pagina lezen en simpelweg “nee” zeggen, terwijl jij uren hebt besteed aan het voorbereiden van de details.
Om dit te voorkomen (althans gedeeltelijk), moet je een template maken. Op die manier bespaar je tijd omdat je alle beste elementen op één plek hebt staan. Je hoeft alleen de belangrijkste details aan te passen en de proposal te versturen. Zo kun je de tijd besteed aan proposals onmiddellijk terugbrengen van enkele uren naar een half uurtje.
Het maken van je social media proposal template hoeft niet al te moeilijk te zijn, maar het kost je wel een paar uurtjes. Neem simpelweg je allerbeste proposal en haal de sterkste elementen eruit om een geraamte te maken voor je toekomstige documenten.
Je kunt hiervoor een Word-document maken of gewoon proposal management software gebruiken om het werk nog makkelijker te maken. Hier zijn enkele voordelen van software voor het schrijven en beheren van je proposals:
- een grote database met kant-en-klare templates,
- geen zorgen over het design,
- templates sneller invullen,
- proposals kunnen direct vanuit het document worden ondertekend,
- deze proposals zijn web-gebaseerd en mobile ready.
Zonder te diep in te gaan op waarom proposal software absoluut geweldig is vergeleken met schrijven in Word, kun je ons op ons woord geloven en het zelf eens proberen.
Stap 1: een geweldige introductie schrijven
Mensen hebben tegenwoordig een korte aandachtsspanne. Daarom zullen je klanten de meeste tijd besteden aan het lezen van de introductie en daarna waarschijnlijk afhaken. Je moet de klant dus direct “hooken” in dit gedeelte.
Ten eerste: gebruik hun eigen taalgebruik. Gebruik de aantekeningen van je discovery sessions en meetings en hanteer de uitdrukkingen die de klant zelf gebruikte om hun problemen te beschrijven. Ze zullen zich beter begrepen voelen, wat de kans op een “ja” vergroot.
Ten tweede: word niet te technisch. Je klant weet misschien niet veel over social media management, en termen als ‘return on ad spend’ zeggen hen wellicht niets. Leg je ideeën zo eenvoudig mogelijk uit. Je doel met de introductie is laten zien dat je de situatie van de klant begrijpt en dat je een oplossing hebt.
Schrijf een gedetailleerde specificatie
Zodra je hun interesse hebt, is het tijd om indruk te maken met de details. Presenteer in dit gedeelte een gedetailleerd overzicht van wat je voor de klant wilt bereiken en hoe je dat gaat doen. Houd ook hier weer rekening met de gesprekken die je vooraf hebt gevoerd.
Pas je taalgebruik en het niveau van expertise aan op de kennis van de klant. Als je het te complex maakt, kom je misschien over als een expert, maar riskeer je de klant te verliezen als ze in de war raken.
Het is handig om de processen en tools te vermelden die je gaat gebruiken, de tone of voice naar hun publiek toe, en de KPI’s waarop je je gaat focussen. De klant wil misschien weten welke scheduling tool je gebruikt, hoe vaak je namens hen zult posten en waarmee je succes meetbaar maakt. Of het nu gaat om het aantal impressies, likes of andere metrics – jij bepaalt het en de klant ziet het in dit deel van de proposal. Benadruk verder de communicatiedoelen en de milestones van je social media management inspanningen.
Voeg bewijs van vorig werk toe
Welke garantie heeft de klant dat je de klus kunt klaren? De beste manier om te laten zien wat je kunt, is door een voorbeeld te geven. Als je eerder een social media strategie hebt geleid voor een vergelijkbare klant, is dit het gedeelte om daarmee te pronken. Zie het als een miniatuur case study.
Laat zien wat je hebt bereikt door een social media strategie te tonen die je hebt gemaakt, campagnes die je hebt gedraaid en resultaten die je hebt behaald. Let op dat je misschien niet alle details kunt tonen vanwege NDA’s, maar doe je best om een case te laten zien die zo nauw mogelijk aansluit bij de situatie van de nieuwe klant.
Planning en tijdlijnen
Oké, je hebt laten zien dat je het werk aankunt. Wat nu? De klant wil weten wanneer ze de uiteindelijke social media strategie kunnen verwachten en wanneer je kunt starten. Toon in dit gedeelte een exacte tijdlijn – wanneer je begint, wanneer bepaalde taken klaar zijn en wat de klant in het algemeen kan verwachten qua deadlines.
De prijsstelling
Dit is de tweede belangrijkste stap van je social media proposal en veel klanten zappen direct van de introductie naar hier. Vanzelfsprekend verdient dit onderdeel meer aandacht dan de rest.
Het eerste wat je moet doen, is je aanbod heroverwegen. Hoewel traditionele marketinglogica zegt dat upsells goed zijn, laat onderzoek van Better Proposals het tegendeel zien. Als je verschillende pakketten aanbiedt, verklein je eigenlijk de kans dat de proposal wordt ondertekend.
Het blijkt dat de meest succesvolle proposals slechts één aanbod hebben. Hoe meer keuzes je geeft, hoe groter de kans dat de klant ontmoedigd raakt om te tekenen. Houd het simpel met één aanbod, en zorg dat dit aanbod echt goed is.
De tweede tip is om voorzichtig te zijn met de naam van dit hoofdstuk. Bij social media zijn veel mensen (vooral degenen die er nog niet eerder in hebben geïnvesteerd) voorzichtig met het uitgeven van geld. Noem dit gedeelte daarom liever “ROI”, “return on investment” of “investering”. Het is een kleine verandering, maar het kan een groot verschil maken in hoe je proposal wordt ontvangen.
De volgende stappen
Je hebt waarschijnlijk al vaker proposals verstuurd en grote kans dat je dit cruciale gedeelte over het hoofd hebt gezien. Hier leg je in detail uit wat de klant moet doen om de samenwerking officieel te starten. Het kan zo simpel zijn als:
2. Een vaste aanbetaling doen via de proposal
3. Een kick-off call of meeting inplannen
4. Je agency start met de afgesproken werkzaamheden
Zonder deze details blijven klanten na het lezen van de proposal vaak zitten met de vraag: “En nu?”
De garantie
Dit is een beetje controversieel, maar dit gedeelte kan je slaagkans zeker verhogen. Wat als je de klant garandeert dat ze tegen een bepaalde datum een x-aantal impressies of volgers hebben? Het kan riskant zijn, maar het is een sterke manier om te laten zien dat je achter je werk staat. Als je de voorwaarden van je garantie niet haalt, kun je de klant bijvoorbeeld een gratis maand service aanbieden.
Algemene voorwaarden
Voordat je de proposal afrondt, kun je nog één stap zetten om te laten zien dat je serieus bent. Zie dit als een standaard clausule met algemene voorwaarden die je bij elke proposal voegt. Je kunt dit onderdeel van je template maken zodat het je geen extra tijd kost.
Beschouw dit gedeelte als een vangnet voor zowel jou als je klant. Als er iets misgaat, kun je terugvallen op deze voorwaarden en hoef je je geen zorgen te maken over langdurige consequenties.
Conclusie
Het schrijven, verzenden en beheren van social media proposals hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Als je een goed template voorbereidt en vooraf met je klanten praat, vergroot je de kans aanzienlijk dat je proposal telkens weer wordt getekend. Wat zijn jouw ervaringen met social media proposals? Laat het ons weten in de comments!
