Terug naar blog
Als je in marketing werkt, is de kans groot dat je meestal aan veel meer dan één taak tegelijk werkt. Sommige van je plichten vereisen een strategische aanpak en kunnen niet in een oogwenk worden voltooid. Andere duren misschien maar een paar seconden, maar kunnen je productiviteit en focus voor de rest van de dag verpesten. De gulden middenweg vinden en niet overspoeld raken door taken is daarom vaak een uitdaging.
Hoe kun je productiever zijn? Het antwoord ligt waarschijnlijk in de Eisenhower-box. Vandaag gaan we het hebben over deze urgent-belangrijk matrix en hoe deze je kan helpen om je productiviteit een boost te geven.
Wat is de Eisenhower-box?
De Eisenhower-box, een prioriteringsmodel dat vaak de urgent-belangrijk matrix wordt genoemd, is een van de populairste methoden om taken te organiseren. Men gaat ervan uit dat deze methode werd gebruikt en gepopulariseerd door Dwight D. Eisenhower.
Het is gebaseerd op vier kwadranten, de zogenaamde “vlakken” in de box, die je helpen je taken te groeperen op basis van hun belangrijkheid en urgentie, zoals jij die definieert. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen, moet je oefenen en leren hoe je je taken zo sorteert dat ze in het juiste Eisenhower-vlak terechtkomen.
Wat is het verschil tussen belangrijk en urgent?
Voordat we dieper ingaan op de Eisenhower-box, beantwoorden we eerst een cruciale vraag die je helpt taken correct te verdelen.
De termen “belangrijk” en “urgent” worden vaak door elkaar gehaald omdat ze beide verwijzen naar iets dat “cruciaal” is. Het is essentieel om het verschil te begrijpen.
Urgent verwijst naar een taak die vereist dat je nu handelt, onmiddellijk.
Deze taken zijn misschien niet noodzakelijk extreem belangrijk voor de overkoepelende strategie, maar ze moeten zo snel mogelijk worden afgerond. Urgente taken zijn taken die bijna verlopen zijn (of dat al zijn), waardoor ze een snelle reactie vereisen en snelle resultaten opleveren (of consequenties hebben als ze niet op tijd klaar zijn).
Belangrijk verwijst naar een taak die cruciaal is voor de langetermijnstrategie en voor het bereiken van een specifiek doel. Belangrijke taken hoeven meestal niet direct te worden voltooid.
De man zelf verwoordde het onderscheid tussen de twee soorten taken misschien wel het best:
“Ik heb twee soorten problemen: de urgente en de belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.” — Eisenhower
Een taak kan tegelijkertijd belangrijk én urgent zijn, maar meestal is dat niet het geval.
Om de methode van Eisenhower onder de knie te krijgen, moet je leren hoe je je taken herkent en kwalificeert. Dit bespreken we later.
Hoe gebruik je de Eisenhower-box?
De urgent-belangrijk matrix bestaat uit vier kwadranten met taken, elk een Eisenhower-box of Eisenhower-vlak genoemd.
Q1: Belangrijk + Urgent = DOEN
Deze groep omvat taken die nu en persoonlijk gedaan moeten worden.
Dit zijn vaak taken gerelateerd aan crisismanagement, noodgevallen, deadlines of plotselinge onvoorspelbare situaties die onmiddellijke aandacht vereisen.
Voorbeelden:
- Je ontvangt een samenwerkingsvoorstel van een potentiële nieuwe social media-klant. Het is zowel belangrijk als urgent: als je niet nu handelt, kiezen ze misschien een ander bureau. (Je kunt briefings efficiënter aanpakken als je een template voor samenwerkingsvoorstellen klaar hebt liggen – dit is vaak belangrijk, maar niet urgent.)
- Een restaurant waarvan je de Facebook en Instagram beheerde, blijkt het personeel niet te betalen, waardoor er nu online ophef is ontstaan. Het hebben van crisismanagementprocedures voor wanneer een situatie escaleert, helpt je om er snel en nauwkeurig mee om te gaan.
- Een social media plan dat een junior specialist je stuurde, heeft grote verbeteringen nodig en moet binnen twee uur naar je klant. Het creëren van richtlijnen en een intern goedkeuringsproces (approval process) kan de kwaliteit van het werk verbeteren en je tijd besparen op last-minute correcties.
Hoewel je zulke taken nooit helemaal kunt elimineren, hadden sommige ervan voorkomen kunnen worden, of had je je erop kunnen voorbereiden met het juiste Eisenhower-vlak.
Q2: Belangrijk + Niet Urgent = PLANNEN
De tweede groep bestaat uit taken waarvan je moet beslissen of je ermee doorgaat of ze voorlopig in de pipeline laat zitten. Veel marketeers die met de Eisenhower-box werken, besteden het grootste deel van hun tijd in dit Eisenhower-vlak.
Deze groep omvat taken die voor de toekomst kunnen worden ingepland. Hoewel ze nog niet urgent zijn, kunnen ze dat op elk moment worden. Het is beter om regelmatig te checken wat er in deze groep zit en taken niet onnodig uit te stellen, zeker niet als je ruimte hebt in je agenda.
Ze hebben vaak betrekking op planning, verbeteringen of het opbouwen van relaties. Hoewel deadlines hier niet verplicht zijn, kunnen ze helpen om gemotiveerd te blijven.
Voorbeelden:
- Het structureren van het goedkeuringsproces van content door je klanten. Als je moeite hebt om feedback op je contentplannen te krijgen, wil je misschien oplossingen introduceren (zoals Kontentino) om je workflow te stroomlijnen. Het is belangrijk om dit op orde te hebben, maar de urgentie hangt af van een paar factoren.
- Een korte video over social media strategie om je eigen bedrijf te promoten. Dit is belangrijk voor branding, maar de urgentie valt te betwisten.
- Een uitgebreide audit van social media kanalen voor je e-commerce klant. Het is niet altijd urgent (en vereist een voorbereidingsfase), maar het is belangrijk voor het verbeteren van de prestaties en het identificeren van knelpunten.
Het voltooien van taken uit dit Eisenhower-vlak kan leiden tot minder stressvolle situaties, je meer controle geven over je projecten en zorgen voor constante verbetering.
Door meer tijd te besteden aan Q2-taken, kun je onvoorspelbare of onaangename situaties in Q1 elimineren, Q3-taken in balans brengen en zelfs genieten van enkele Q4 “tijdverspillers” waar je nu misschien ruimte voor krijgt.
Q3: Niet belangrijk + Urgent = DELEGEREN
De derde groep bestaat uit taken die gedelegeerd of geëlimineerd kunnen worden. Een eindeloze lijst taken in deze categorie is catastrofaal voor je productiviteit, dus probeer een ophoping van plichten hier te vermijden.
Zoals we al zeiden: Urgent betekent niet automatisch Belangrijk. Te veel tijd besteden aan taken in deze categorie kan resulteren in een kortetermijnvisie en het verwaarlozen van wat echt telt voor je bedrijf. Probeer waar mogelijk taken in dit Eisenhower-vlak te delegeren, te verminderen en weg te werken.
Voorbeelden:
- Een collega vraagt je om een kleine gunst terwijl je werkt aan een social media strategie voor een belangrijke klant. Moet je je focus opgeven en ze even helpen? Voor veel mensen is dit geen probleem, maar je kunt de controle over je productiviteit verliezen als je te vaak op dergelijke verzoeken ingaat.
- Een voormalige klant vraagt je om alle bestanden van een specifieke advertentiecampagne in één map te verzamelen. Deze taak is misschien belangrijk voor hen, maar waarschijnlijk niet urgent voor jou en kan worden gedelegeerd aan iemand anders in je team.
- Je wordt gestoord door een telefoontje van een collega terwijl je midden in een zakelijke meeting zit. Je verontschuldigt je bij de aanwezigen, verlaat de ruimte en neemt op – alleen om erachter te komen dat het had kunnen wachten tot na de meeting of door iemand anders in het team opgelost had kunnen worden.
- Elke “meeting die een e-mail had kunnen zijn”-situatie.
Verwar Q3 niet met Q1 in de Eisenhower-box: je voelt je misschien voldaan omdat je dagelijks veel taken afvinkt. Maar Q3-taken (niet belangrijk maar urgent) dragen bij lange na niet zoveel bij aan je langetermijndoelen als Q1-taken (belangrijk en urgent).
Hoe kun je productiever zijn en je controle en reputatie terugkrijgen? Werk aan het minimaliseren van dit soort taken in je pipeline en leer “nee” te zeggen tegen verzoeken die anderen helpen maar jou afleiden. Het is voor je eigen bestwil.
Q4: Niet Belangrijk + Niet Urgent = ELIMINEREN
De vierde groep bevat een backlog van taken, resources of ideeën die in de toekomst geplaatst kunnen worden, maar ook afleidende activiteiten die ten onrechte “taken” worden genoemd. Veel hiervan moeten in dit stadium worden geschrapt voordat ze chaos veroorzaken in andere kwadranten – of alleen worden voltooid als ze zakelijk gezien zinvol zijn.
Voorbeelden:
- Hersenloos door Facebook scrollen (je praat het misschien goed als “inspiratie opdoen”, maar dat is niet helemaal hetzelfde, of wel?)
- Surfen op het web zonder doel.
- Het idee om een test social media-profiel te runnen. Het is niet urgent of belangrijk, het is gewoon een los idee dat misschien ooit van pas komt – als dat al gebeurt.
Het bijhouden van ideeën en ze verplaatsen naar een specifiek Eisenhower-vlak wanneer dat nodig is, is cruciaal om volledige controle over dit kwadrant te houden.
Hoe classificeer je taken voor de Eisenhower-vlakken?
Het verdelen van taken in secties kan lastig zijn. We leven in een tijd waarin een overvloed aan informatie alles urgent en belangrijk doet lijken.
Onderscheid maken tussen wat urgent is en wat belangrijk is, is de allereerste stap die je moet zetten.
Het gebruik van een urgent-belangrijk matrix in plaats van lineaire to-do lijsten kan je helpen te focussen op wat echt cruciaal is voor je strategie en werk. To-do lijsten zijn vaak lang en ongestructureerd, terwijl de Eisenhower-box vier duidelijke groepen taken biedt zodat je weet hoe je pipeline eruitziet.
Laten we het proces in vier fasen verdelen.
- Herken de taken die in het topprioriteit Q2-vlak thuishoren door taken voor Q1 en Q3 op te schrijven. Haal uit Q1 en Q3 de taken die voorkomen hadden kunnen worden, of die voorspelbaar zijn in plaats van een ongekende crisis. Zeg hallo tegen je nieuwe Q2-taken.
- Q2-taken kunnen veel tijd kosten. Ruim je Q4 LIFO (last in, first out) taken op en delegeer of verminder je Q3-taken, zodat je meer tijd kunt besteden aan de Q2-groep.
- Plan je Q2-taken vooruit. We zeiden al dat dit niet strikt noodzakelijk is, maar het houdt je wel op koers en vastberaden om ze te voltooien voordat ze ongewenste Q1-taken worden.
- Je focust niet zonder reden op Q2-taken. Door meer tijd aan deze taken te besteden, zou je het aantal taken in Q1 moeten kunnen verminderen.
Moeten alle taken voltooid worden? Ja, uiteindelijk wel. Zelfs als je delegeert, moet je ze misschien later nog controleren en beoordelen. Echter, met slimme taakprioritering in een urgent-belangrijk matrix, krijg je ze sneller gedaan en kun je je focussen op de kern van je business.
Hoe word je productiever? Een paar kleine tactieken
Als je wilt weten hoe je productiever kunt zijn, hebben we ook een paar nuttige tactieken op een rijtje gezet die je kunnen helpen je taken af te ronden.
- Eat the frog – begin je dag met de “ergste” taak. Zodra je die hebt voltooid, lijkt de rest makkelijker.
- Quick wins – ga daarna door naar een paar kleine taken die je slechts enkele minuten kosten. Dit kan je aanmoedigen om de rest van de dag op je best te werken.
- Top 3 – bepaal dagelijks drie cruciale taken die je absoluut moet afronden. De rest is optioneel: als je eraan begint is dat geweldig, maar verdere voortgang is geen noodzaak.
- 2-minutenregel – deze is het proberen waard als je al wat controle hebt over je task management en productiviteit. Als er uit het niets een taak opduikt die minder dan twee minuten kost, zet hem dan niet in een Eisenhower-vlak – maar voltooi hem direct. Zo overbelast je je backlog niet en besteed je niet meer tijd aan het categoriseren van een simpele taak dan aan het uitvoeren ervan. Dit kan echter gevaarlijk zijn voor je productiviteit als het te vaak gebeurt, dus pas op met het gebruik ervan.
Hoe helpt een urgent-belangrijk matrix social media managers?
Taakprioritering makkelijker gemaakt
Social media managers moeten snel inspelen op nieuwe trends, veranderingen en updates. Wanneer er veel nieuwe taken bijkomen, is het niet moeilijk om het overzicht te verliezen. Met de juiste taakprioritering via de Eisenhower-box worden nieuwe taken gezien als uitdagingen en onderdeel van het proces, in plaats van als worstelingen.
Het prioriteren van taken helpt marketingspecialisten de meest cruciale taken te identificeren en zich daarop te focussen terwijl andere geduldig in de backlog wachten. Veel op je bordje hebben kan hand in hand gaan met weerstand en frustratie, maar prioritering kan dit oplossen en je helpen weer plezier in je werk te krijgen.
Betere efficiëntie, hogere productiviteit
Het beheersen van taakprioritering gebeurt niet van de ene op de andere dag, maar je zult het verschil snel merken zodra je ermee bezig bent. Door je taken te classificeren en in kwadranten te verdelen, kun je productiever zijn, meer tijd besteden aan plannen (en minder aan panieken) en een nog hogere kwaliteit werk leveren.
Processen opdelen in factoren
Taakprioritering helpt je om vanuit een ander perspectief naar taken te kijken. In plaats van abstracte processen zoals “werken aan het verbeteren van onze social media strategie” in de pipeline te zetten, kun je het proces in delen opsplitsen.
- “Zoek een social media automation tool” kan in Q3 worden gezet en gedelegeerd,
- “Concurrentieanalyse” kan in Q2, of als er iemand anders in je team is met de capaciteit en skills, kun je overwegen het te delegeren,
- “TikTok rocken” moet in een backlog met ideeën in Q4 belanden als er nog geen duidelijk concept is voor het gebruik ervan en het eerder een losse trend is om te volgen (of niet),
- “Crisisprocedures opstellen” is je Q2-taak, en je moet er nu mee beginnen als je niet wilt dat het een Q1-taak wordt.
Lagere werkdruk met de Eisenhower-box
Het gebruik van de Eisenhower-box verlicht de pijn van een eindeloze workload. Deze duidelijke verdeling van taken laat je precies zien wat er gedaan, gepland, gedelegeerd of geëlimineerd moet worden. Eén lange to-do lijst kan worden vervangen door een urgent-belangrijk matrix, waarbij je al snel zult merken dat het oké is als sommige taken in de wachtrij staan.
De wereld draait gewoon door als je ze niet allemaal vandaag afkrijgt.
Geef om teamtevredenheid
Hoe eerder je potentiële bronnen van onenigheid en teleurstelling herkent, hoe eerder je ze kunt oplossen.
Soms kunnen zelfs triviale dingen, zoals eindeloze e-mailketens, leiden tot frustratie en daarmee de vorming van een sterke teamcultuur verstoren.
Je kunt ook tools zoals TeamMood gebruiken om snel de “stemming” van je team te peilen en problemen te identificeren, of werknemersonderzoeken uitvoeren om de teamtevredenheid te meten.
Afleidingen elimineren
Werken aan social media kan behoorlijk afleidend zijn. Het is moeilijk om de verleiding te weerstaan om je Facebook-feed te checken, Instagram af en toe te openen of Twitter te refreshen. Taken opdelen kan je laten zien hoeveel tijd je verspilt aan onproductieve dingen en je helpen die afleidingen te elimineren.
Tot slot
Social media managers hebben veel taken die te maken hebben met strategie, analytics of distributie. Deze prioriteren kan veel tijd, frustratie en gedoe besparen. Hoewel er veel taken zijn die nu of in de nabije toekomst gedaan moeten worden, kunnen andere worden gedelegeerd of uit je Eisenhower-box worden verwijderd. Als je op zoek bent naar ideeën over hoe je productiever kunt zijn, is dit misschien wel precies wat je nodig hebt.
