Terug naar blog
Als je een social media marketing agency runt, gaat het grootste deel van je tijd zitten in het vinden van nieuwe business. En hoewel het maken van een geweldig social media marketingplan voor jou misschien gesneden koek is, is het binnenhalen van klanten een heel ander verhaal.
Wanneer je een potentiële klant vindt, zijn ze vaak enthousiast over je idee en vragen ze je om een business proposal te sturen. Als de woorden “business proposal” je doen huiveren, hebben we goed nieuws. Het schrijven van proposals hoeft geen vervelende klus te zijn.
Hier is een geweldige manier om social media marketing proposals te maken en te versturen die een grote kans maken om getekend te worden.
Het begint allemaal vóór de eigenlijke proposal
Als twee agencies strijden om een opdracht bij één organisatie, wint niet per se degene die het beste werk levert. De social media marketing agency die de opdracht wint, is degene die de meeste informatie over de klant heeft.
Voordat je zelfs maar begint met het schrijven van je business proposal, ga eerst met de klant om de tafel om hun behoeften te bespreken. Vaak zul je merken dat de klant iets heel anders nodig heeft dan ze denken. Ze denken misschien meer volgers nodig te hebben, maar hebben in werkelijkheid gewoon een regelmatig social media schedule nodig en iemand om het werk aan te delegeren omdat de CMO tijd tekortkomt.
Zorg voor minstens één kick-off meeting met de klant voordat je gaat zitten om de proposal te schrijven. Behalve dat je hun werkelijke behoeften leert kennen, krijg je ook de kans om te luisteren. Let op hun uitdrukkingen en het taalgebruik, en bewaar deze info voor later. Wees niet bang om vragen te stellen – hoe meer je weet, hoe beter.
Schrijf niet elke proposal vanaf nul
De reden waarom business proposals een slechte naam hebben, is dat ze tijdrovend zijn en je nooit zeker weet of de geïnvesteerde tijd zich terugbetaalt. De klant kan de eerste pagina lezen en simpelweg ‘nee’ zeggen, terwijl jij uren hebt besteed aan de details.
Om dit (althans gedeeltelijk) te voorkomen, moet je een proposal template maken. Zo bespaar je tijd omdat je alle beste elementen op één plek hebt. Je hoeft alleen de belangrijkste details aan te passen en te verzenden. Je kunt de tijd die je aan proposals besteedt direct terugbrengen van enkele uren naar een half uur.
Het maken van je social media proposal template hoeft niet moeilijk te zijn, maar kost wel een paar uur. Neem gewoon je allerbeste proposal en gebruik de beste elementen om een basis te creëren voor je toekomstige proposals.
Je kunt hiervoor een Word-document maken of proposal management software gebruiken om het nog makkelijker te maken. Hier zijn enkele van de vele voordelen van het gebruik van software voor je proposals:
- grote database met kant-en-klare templates,
- geen zorgen over design,
- invullen van templates gaat sneller,
- proposals kunnen direct in het document worden ondertekend,
- deze proposals zijn web-based en mobile ready.
Zonder te diep in te gaan op waarom proposal software geweldig is vergeleken met het schrijven van deze teksten in Word: geloof ons maar (pun intended) en probeer het zelf eens.
De eerste stap – een geweldige introductie schrijven
Mensen hebben tegenwoordig over het algemeen een korte aandachtsspanne. Daarom zullen je klanten de meeste tijd besteden aan het lezen van de introductie van je proposal en haken ze daarna waarschijnlijk af. Je moet de klant “hooken” om dit gedeelte te lezen, wat niet al te moeilijk zou moeten zijn.
Ten eerste: gebruik hun eigen taal. Gebruik je aantekeningen van de discovery sessions en meetings en gebruik de uitdrukkingen die de klant gebruikte om hun problemen te beschrijven. Ze zullen je beter begrijpen en eerder geneigd zijn om later ‘ja’ te zeggen.
Ten tweede: word niet te technisch. Je klant weet misschien niet veel van social media management, en termen als ‘return on ad spend’ zeggen hen waarschijnlijk niets. Leg je ideeën zo simpel mogelijk uit. Uiteindelijk is je doel met de introductie om te laten zien dat je de situatie van de klant begrijpt en er een oplossing voor hebt.
Schrijf een gedetailleerde specificatie
Als je hun interesse hebt, is het tijd om ze omver te blazen met details. Presenteer in dit gedeelte een gedetailleerd overzicht van wat je voor de klant wilt bereiken en hoe je dat gaat doen. Denk ook hier weer aan de gesprekken die je voerde voordat je aan de proposal begon.
Pas je taalgebruik en het niveau van expertise aan op de kennis van de klant. Als je het te complex maakt, toon je jezelf wel als expert, maar riskeer je de klant te verliezen als ze in de war raken.
Het is handig om de processen en tools te noemen die je gaat gebruiken, de communicatiestijl met hun audience, en de KPI’s waarop je gaat focussen. De klant wil misschien weten welke scheduling tool je gebruikt, hoe vaak je namens hen post en wat je gebruikt om succes te bepalen. Of het nu gaat om het aantal impressies, likes of een andere metric – het is aan jou om dit te bepalen en aan de klant om dit in dit deel van de proposal te zien. Benadruk bovendien de communicatiedoelen en de milestones van je social media management.
Voeg bewijs van eerder werk toe
Welke garantie heeft de klant dat jij de klus kunt klaren? De beste manier om te laten zien wat je kunt, is door een voorbeeld te geven. Als je eerder een social media strategy hebt geleid voor een vergelijkbare klant, is dit het moment om daarover op te scheppen. Zie het als een mini case study.
Laat zien wat je hebt bereikt door een social media strategy te tonen die je hebt gemaakt, campagnes die je hebt gedraaid, en maak het af met behaalde resultaten. Houd er rekening mee dat je misschien niet alle details kunt tonen vanwege NDA’s met vorige klanten, maar doe je best om een case te laten zien die zo veel mogelijk lijkt op die van de klant.
Tijdlijnen
Oké, je hebt laten zien dat je het werk aankunt. En nu? De klant wil weten wanneer ze een afgeronde social media strategy kunnen verwachten en wanneer je kunt beginnen. Toon in dit gedeelte een exacte tijdlijn – wanneer je kunt starten, wanneer bepaalde taken klaar zijn en in het algemeen wat de klant kan verwachten qua tijd en deadlines.
De prijs
Dit is de op één na belangrijkste stap van je social media proposal en veel klanten scrollen hier direct naartoe, rechtstreeks vanuit de introductie. Onnodig te zeggen dat dit meer aandacht en tijd verdient dan de rest.
Het eerste wat je moet doen is je aanbod heroverwegen. Hoewel traditionele marketinglogica zegt dat upsells goed zijn, heeft onderzoek bij Better Proposals het tegendeel aangetoond. Als je kiest voor het aanbieden van pakketten, verklein je eigenlijk de kans dat de proposal wordt getekend.
Het blijkt dat de meest succesvolle proposals slechts één aanbod hebben. Hoe meer keuzes je geeft, hoe groter de kans dat de klant ontmoedigd raakt om te tekenen. Houd het simpel met één aanbod, en zorg dat het echt goed is.
De tweede tip die we hebben is om voorzichtig te zijn met de naam van deze sectie. Bij social media zijn velen (vooral degenen die nog niet eerder in social hebben geïnvesteerd) geneigd voorzichtig te zijn met het uitgeven van hun zuurverdiende geld aan deze diensten. Overweeg daarom deze sectie “ROI”, “return on investment” of “investering” te noemen. Het is een kleine verandering, maar het kan een aanzienlijk verschil maken in hoe je proposal wordt waargenomen.
De volgende stappen
Je hebt waarschijnlijk al eerder proposals verstuurd en waarschijnlijk heb je deze belangrijke sectie weggelaten. Dit is waar je in detail uitlegt wat de klant vervolgens moet doen om het proces in gang te zetten. Het kan zoiets simpels zijn als:
2. Betaal een vast bedrag via de proposal
3. Plan een kick-off call of meeting
4. Jouw agency start met het afgesproken werk
Veel mensen laten deze details weg, waardoor klanten de proposal lezen en zich afvragen wat ze nu moeten doen.
De garantie
Dit is een beetje controversieel, maar deze sectie kan je kansen om een proposal getekend te krijgen zeker vergroten. Wat als je je klant garandeert dat ze een bepaald aantal impressies of volgers krijgen voor een bepaalde datum, of een andere metric die ze willen bereiken? Het kan behoorlijk riskant zijn, maar het is een geweldige manier om de klant gerust te stellen dat je echt achter je werk staat. Als je niet voldoet aan de voorwaarden van je garantie, kun je de klant een gratis maand van je diensten aanbieden of iets anders waardoor jij ook risico loopt.
De algemene voorwaarden
Voordat je je proposal afrondt, kun je nog een stap verder gaan en klanten laten zien dat je serieus bent. Zie dit als een standaard clausule met algemene voorwaarden die je aan elke proposal toevoegt. Je kunt dit maken als onderdeel van je proposal template en het hetzelfde houden voor alle proposals om tijd te besparen.
Beschouw deze sectie als een vangnet, voor zowel jou als je klant. Als er iets misgaat, kun je naar deze sectie verwijzen en hoef je je geen zorgen te maken over consequenties op de lange termijn.
Conclusie
Het schrijven, versturen en beheren van social media proposals hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Sterker nog, als je een goede proposal template voorbereidt en met je klanten praat voordat je iets probeert te schrijven, vergroot je je kansen enorm om je proposal getekend te krijgen, elke keer weer. Wat zijn jouw ervaringen met social media proposals? Laat het ons weten in de comments!
