Terug naar blog
Fysiek niet bij elkaar zijn, betekent niet dat het creëren van een hechte teamcultuur onmogelijk is. Vandaag hebben we het over bedrijfscultuur: hoe je deze opbouwt en onderhoudt in tijden van remote work, wanneer je team vanuit huis werkt.
Bedrijfscultuur – de persoonlijkheid van een bedrijf
Het zit verankerd in de identiteit en komt terug in dagelijkse processen. Een sterke cultuur mag niet wankelen, zelfs niet als er remote wordt gewerkt. Elke beslissing moet in lijn zijn met de bedrijfscultuur. De bedrijfscommunicatie leunt erop en elk probleem moet worden opgelost volgens de regels die door de cultuur zijn bepaald.
Je kunt het zelfs het “brand book” van elk bedrijf noemen.
Bedrijfscultuur zorgt ervoor dat elk teamlid begrijpt waar hun werk past binnen het totaalplaatje. Ze weten en voelen hoe belangrijk ze zijn voor het project. Ze delen dezelfde mindset, waarden en werkethiek, wat terug te zien is in het werk dat ze opleveren. Zo weten ze hoe het werk van hun team bijdraagt aan de business goals van de organisatie. Ze voelen zich zelfverzekerd, gewaardeerd en gehoord – en zijn bereid om zelf te luisteren. Ze blijven werken aan de bedrijfsmissie en verbeteren continu hun eigen werkhouding.
Een teamcultuur stelt regels over het erbij horen en hoe men zich als onderdeel van de groep gedraagt, terwijl goede praktijken worden erkend, aangemoedigd en continu verbeterd.
Nu werk en privé door remote work steeds meer door elkaar lopen, is het belangrijker dan ooit om verbonden te blijven en grip te houden op de zaken.
Waarom is een bedrijfscultuur belangrijk? Teamcultuur begrijpen
Werken aan teamcultuur, zelfs op afstand, vereist een diep begrip van waarom het ertoe doet en hoe het het team kan helpen.
Bedrijfscultuur om het team te verbinden
Verwar teamcultuur niet met regelmatig koffie drinken tijdens de lunch. Het gaat ook niet om een tafelvoetbalspel in de “chillroom”.
Bedrijfscultuur is veel meer dan dat.
Bedrijfswaarden worden weerspiegeld in de mindset en skills die gezocht worden in teamleden. De bedrijfscultuur is dus een set waarden die elk lid zou moeten delen. Of het nu gaat om communicatie, passie, oog voor detail, feedback geven of leren: bedrijfscultuur draait om geloven in dezelfde dingen en dat laten zien in elk aspect van je werk.
Bedrijfscultuur om de storm te doorstaan
Op het moment dat deze zin wordt geschreven, zitten we midden in de COVID-19-uitbraak en wordt de wereld geconfronteerd met een van de grootste crisissen van deze tijd. Dit is waar een remote work-cultuur zich bewijst als reddingsboei voor veel bedrijven. Niet alleen voor organisaties die al gewend waren aan werken op afstand, maar ook voor bedrijven voor wie dit concept totaal nieuw is.
Een sterke bedrijfscultuur stuurt problem-solving en crisismanagement aan, herkent verschillende scenario’s en leert teamleden ermee om te gaan. Het zorgt er ook voor dat teamleden of projecten er in donkere tijden niet alleen voor staan.
Remote work kan werken
Is het bouwen van een bedrijfscultuur in een remote team überhaupt mogelijk?
“Je hebt niet iedereen fysiek bij elkaar nodig om een sterke cultuur te creëren. De beste culturen ontstaan uit de acties die mensen daadwerkelijk ondernemen.“ – Jason Fried, Remote
Je kunt echt een sterke teamcultuur opbouwen met mensen die je nog nooit in het echt hebt ontmoet, maar met wie je dagelijks samenwerkt. Een krachtige bedrijfscultuur voor teams die op afstand werken, houdt leden gemotiveerd en doelgericht. Ze kunnen zich onderdeel van het team voelen, zelfs als ze op andere locaties of in andere tijdzones werken dan hun collega’s.
Met de juiste bedrijfscultuur is remote work vaak makkelijker te managen en te controleren. Teamleden voelen zich mogelijk ook meer verbonden met elkaar, wat een positieve impact kan hebben op de algehele productiviteit en tevredenheid.
Is het mogelijk om remote work te implementeren in Product-Led organisaties?
Organisaties waar een Product-Led Growth strategie de motor is achter KPI’s, profiteren waarschijnlijk meer van remote work. Omdat de gehele workflow samenwerking vereist binnen een team en tussen verschillende teams, wordt het makkelijker om een teamcultuur op te bouwen.
In tegenstelling tot de traditionele salesstrategie waarbij softwarebedrijven een zwaar salesplan moeten hebben, diverse salestools gebruiken, salescalls voeren en demo’s aanbieden als kerncomponenten, draait product-led growth om organische expansie en inbound klantgesprekken. Met andere woorden: deze organisaties kunnen zich makkelijk aanpassen aan een remote work-cultuur.
Hoe bouw je de juiste teamcultuur?
Elk team is anders: er zijn verschillende persoonlijkheden, locaties, industrieën en regels. Hoewel er geen universeel antwoord is voor het creëren van een teamcultuur die altijd werkt, kennen we wel een paar ingrediënten van het geheime recept.
Stel heldere doelen
Als je dit artikel leest, heeft je bedrijf waarschijnlijk al een visie, missie en kernwaarden. Om zeker te weten dat iedereen in het project op één lijn zit (‘on the same page’), moet je deze doelen communiceren en laten zien hoe de bedrijfscultuur de hele organisatie helpt deze te bereiken. Het is in jouw belang om je team betrokken en toegewijd te houden aan de missie.
Screen je team
Voordat je de diepte in duikt, moet je zorgen dat iedereen in je team op dezelfde golflengte zit. Iedereen moet op zijn eigen tempo bijdragen aan de bedrijfsdoelen en aan het bouwen van een solide teamcultuur.
Een bedrijfscultuur zorgt ervoor dat je een team hebt waarvan leden de skills hebben om te vertrekken, maar ervoor kiezen om te blijven.
Netflix heeft bijvoorbeeld een sterke focus op het “vermijden van supersterren met een slechte houding of werkethiek”. Je kunt uitzonderlijke mensen in je team hebben die vreselijke teamspelers zijn, samenwerking negeren en regels aan hun laars lappen. Je komt op een punt dat je moet beslissen of je ze laat blijven (waarmee je anderen ontmoedigt) of ze laat gaan, waarbij je hun skills verliest maar ook potentiële problemen elimineert.
De bedrijfscultuur is van toepassing op je huidige team, maar ook op iedereen die je gaat aannemen.
Introduceer cultuurregels
Bedrijfscultuur is niet iets dat voor altijd hetzelfde blijft. Mensen komen en gaan, maar de cultuur blijft en verbetert continu.
Regels houden de bedrijfscultuur draaiende.
Het opstellen van regels, tradities en gewoonten met managers en medewerkers houdt het team coherent en bevordert openheid.
Hoe strikt ze ook klinken, het zijn eerder “templates” die de bedrijfswaarden weerspiegelen. Sommigen zien ze als waarden, terwijl ze voor anderen meer een “culture code” zijn (Asana).
Het belangrijkste is dat iedereen op de hoogte blijft en dat de regels worden erkend en nageleefd.
Stimuleer discussie en engagement
Geen enkel goed verhaal begint met een salade, maar wel met een discussie.
Feedback delen is een sleutelelement bij het creëren van een teamcultuur, vooral in een remote team. Leren hoe je goede feedback geeft via chats, calls of video kost tijd, maar is een zegen voor efficiënte communicatie en effectiever werken.
Geen enkele bedrijfscultuur werkt zonder medewerkersbetrokkenheid en oprechte inspraak bij besluitvorming.
Sommige teamleden zullen in het begin moeite hebben om hun gedachten te delen of deel te nemen aan gesprekken. Dit geldt vooral als je moet overschakelen van kantoorgesprekken naar volledig remote communicatie. Hier moeten teamleiders inspringen en leden aanmoedigen door discussies te starten, zodat ze eerlijke, directe feedback durven geven en weten dat ze gehoord worden. Hier komen communicatietools goed van pas: een kort berichtje sturen is vaak sneller en laagdrempeliger dan iemand telefonisch proberen te bereiken.
Geef om teamtevredenheid
Hoe eerder je potentiële bronnen van onenigheid en teleurstelling herkent, hoe eerder je ze kunt oplossen.
Soms kunnen zelfs triviale dingen zoals eindeloze e-mailthreads leiden tot frustratie en zo de opbouw van een solide teamcultuur verstoren.
Je kunt ook tools zoals TeamMood gebruiken om snel de “stemming” van je team te evalueren en problemen of situaties te identificeren.
Wees transparant
Een bedrijfscultuur bouwen vereist transparantie op elk niveau. Het bedrijf moet oprecht zijn over plannen, processen en operative zaken. Openheid tussen werknemers en managers is een pijler voor een teamcultuur gebaseerd op respect. Transparantie creëert vertrouwen en versterkt de onderlinge band.
Je teamcultuur moet worden geleid door discussies in een oordeelvrije omgeving waar iedereen welkom is om opmerkingen te delen en constructieve feedback te ontvangen. Doe je dit op afstand, wees dan voorzichtig met je woordkeuze, omdat je geen emoties ziet. Soms kan één emoji (of het gebrek eraan) of een enkel woord beledigend of passief-agressief overkomen en onnodig gedoe en stress veroorzaken.
Iedereen in het team moet weten waar het heen gaat, waar een specifiek project over gaat en waarom het slagen ervan cruciaal is voor het bedrijf. Het is niet ongebruikelijk dat de CEO even inbreekt in een reguliere meeting voor een update van bovenaf. Teamleden voelen zich vaak zekerder na zo’n bericht, vooral als ze remote werken en de CEO nooit ‘in het echt’ zien.
Echte voordelen boven trendy extraatjes
‘Perks’ en voordelen klinken geweldig, maar als ze niet gepaard gaan met salarissen die op tijd worden betaald of sterke cultuurpijlers, betekenen ze steeds minder.
Veel van deze voordelen hebben een groot probleem: om ze te gebruiken, moet je langer op kantoor blijven. Gaming Tuesday? Gratis pizza op vrijdag? Integratieworkshops op woensdag? Ze vereisen allemaal dat teamleden op kantoor blijven – terwijl ze na een harde werkdag waarschijnlijk liever naar huis gaan. Dit is ook een probleem voor remote medewerkers: leuk dat er een geweldige sportschool op het hoofdkantoor is, maar zij hebben er niets aan.
Basecamp koos bijvoorbeeld voor een andere aanpak. Zij bieden werknemers voordelen die hun leven echt makkelijker, beter en gelukkiger maken. In de zomer hebben ze 4-daagse werkweken. Elke drie jaar kunnen werknemers een betaalde sabbatical nemen. Ook worden uitgaven vergoed tot $1.000 per drie jaar voor het inrichten van een home office. Basecamp stuurt werknemers ook op betaalde vakanties: waarbij ‘betaald’ betekent dat ze zowel de vrije tijd als de kosten van de reis betalen. Alle benefits die echt het verschil maken, staan in hun Employee Handbook.
Creëer een ideale werkomgeving, ook op afstand
Een teamcultuur voor remote teams creëren vereist inspanning van zowel managers als werknemers. Hieronder vind je enkele tips voor de beste omgeving voor remote work.
Gebruik tools om communicatie te bevorderen
Werk wordt een eitje met de juiste set tools. Het automatiseren van taken bespaart tijd voor het bouwen aan een werkende teamcultuur. Een goede gewoonte is om een lijst met bronnen, tools en templates op één plek te bewaren, toegankelijk voor iedereen.
Welke tools zijn de moeite waard voor remote work?
- Kontentino maakt efficiënte teamsamenwerking mogelijk op het gebied van social media management. Het is ideaal voor remote work, omdat je content naar klanten kunt sturen voor goedkeuring en alles direct in Kontentino kunt bespreken en aanpassen. Je team kan tegelijkertijd werken aan contentplannen, deze bewerken en reacties uitwisselen in plaats van te blijven e-mailen. Je kunt het ook gebruiken om taken toe te wijzen.
- Filecamp is handig als je bestanden wilt opslaan en omzetten in digitale assets met de juiste tags. Je remote team kan bestanden delen en openen, waar ze ook zijn.
- Google Docs biedt een simpele oplossing om samen te werken aan documenten, presentaties en spreadsheets. De gelijkenis met Microsoft Office software is voor velen een pluspunt.
- Google Meet of LiveWebinar zijn videoconferencing apps geschikt voor teams van elke grootte.
- Voor interne communicatie kun je diverse toegankelijke apps gebruiken: Slack (met vele integraties), Hey.Space, Discord of Facebook Workplace, bijvoorbeeld. Tools voor call routing kunnen ook van pas komen.
- Voor task management zijn tools als TimeCamp, Asana, Nozbe en Trello het overwegen waard.
Besteed aandacht aan samenwerking
Samenwerking op kantoor is anders dan samenwerking op afstand, zeker als je team pas net ‘remote’ is gegaan. Om een sterke teamcultuur te bouwen, moet je het team niet alleen de juiste tools geven, maar samenwerking ook verheerlijken. Benadruk het belang ervan, zorg voor de juiste informatiestroom en moedig samenwerken aan projecten aan. Het zal in het begin niet allemaal rozengeur en maneschijn zijn, maar oefening baart kunst.
Samenwerking is de lijm die de remote work-cultuur bij elkaar houdt.
Schrap “meetings die een e-mail hadden kunnen zijn”
Verwar managen en ondersteunen niet met over-controleren. Natuurlijk moet er gekeken worden wat er gedaan wordt, maar dagelijkse communicatie moet gebaseerd zijn op vertrouwen, respect en transparantie.
In plaats van een reeks meetings met iedereen, kun je bijvoorbeeld één keer per week een vaste call met het hele team doen. Vervang lange dagelijkse calls door een “daily stand-up”, waarin iedereen kort zijn taken beschrijft. Dit zijn tactieken van Groove – je vindt meer van hun werkwijzen hier. Zo’n stand-up van 10 minuten brengt iedereen dichter bij elkaar en geeft een update over taken zonder dat de productiviteit eronder lijdt.
Werken op afstand kan een uitdaging zijn, dus maak het makkelijker door processen te versimpelen, af te zien van meetings die ook via e-mail hadden gekund en te stoppen met onnodige calls die best een Slack-berichtje hadden kunnen zijn.
Maak het leuk
Je hoeft niet strak in het pak te zitten als je remote werkt – en je team ook niet. Thuiswerken kan stressvol zijn, zeker voor mensen die dit nog nooit eerder in een groot team hebben gedaan. Vergeet bij het bouwen van een cultuur de luchtige momenten niet tussen al het werk en de business goals door. Introduceer een ‘watercooler chat’ voor het delen van willekeurige dingen, grappige foto’s, memes en gifs.
En vergeet verjaardagen niet! Iedereen viert ze, en met een beetje marketing automation houd je iedereen op de hoogte, net zoals Zapier doet:
Een andere goede gewoonte om je bedrijfscultuur te voeden, zelfs vanuit huis, is het starten van virtuele bijeenkomsten. Bijvoorbeeld online meetings op vrijdagmiddag, met een drankje erbij en gewoon informele gesprekken. Dit helpt om de lucht te klaren en de sfeer te ontspannen.
Belangrijkste inzichten
Het spreekt voor zich dat het creëren van een fantastische bedrijfscultuur tijd, geduld en werk kost. Er zijn veel zaken die in het begin moeten worden vastgesteld: de communicatiemethode(n), besluitvorming, integratie en projectuitvoering. Vervolgens moeten zowel managers als werknemers hard werken, niet alleen aan hun eigen taken, maar ook aan naadloze samenwerking.
Het kan moeilijk zijn, in het begin zelfs pijnlijk, maar dit resulteert uiteindelijk in een sterke teamcultuur en de efficiënte werkprocessen die daarbij horen.
Een bedrijfscultuur bouwen in een remote team brengt extra uitdagingen met zich mee: je moet er constant voor zorgen dat het team gemotiveerd is, de bedrijfswaarden begrijpt, in contact blijft en op de hoogte is van het laatste nieuws.
Streef naar een remote work-cultuur met maximale productiviteit in een toegewijd team dat nog steeds samen koffie kan drinken, ook al is dat beperkt tot online.
