Terug naar blog
Heb je je ooit de meest overwerkte persoon in je team gevoeld? Dat hebben we allemaal wel eens. De belangrijkste reden voor die stress was het niet gebruiken van digitale tools voor bureaus, of het gebruik van de verkeerde tools. Voordat we in details treden, vertel ik je eerst een kort verhaal.
Toen ik klein was, tekende ik vaak mythische wezens met tientallen handen aan hun enorme lichamen. Later moest ik vaak terugdenken aan die personages, vooral tijdens zware periodes op het werk.
Wat ik wil zeggen is: hoe meer taken ik tegelijk moest doen, hoe meer ik wenste dat ik meerdere handen had. Gelukkig heeft het digitale tijdperk ons de tools gegeven die we nodig hebben om op schema en gefocust te blijven. Deze tools komen zeker van pas als je een kamer vol mensen hebt die zichzelf dag in dag uit moeten overtreffen.
Kortom, slimme software kan fungeren als een dozijn extra handen in het leven van een bureaumedewerker. Laten we eens kijken welke van de top 20 digitale tools in 2019 bij jouw bureau passen.
Project- en taakbeheer
Meteen nadat hij zijn nieuwe baan kreeg, vertelde een vriend me dat hij projectmanager zou worden. Het enige wat ik kon denken was dat ik geen idee had wat projectmanagement inhield. Toen ik ontdekte waar het uit bestaat, was ik geschokt hoe gecompliceerd het leven van een projectmanager kan zijn zonder kostbare tools tot hun beschikking. Gelukkig zijn er een paar tools voor taakbeheer die je leven een stuk comfortabeler kunnen maken.
Asana
Als we slechts één projectmanagementtool uit de stapel moesten kiezen, zou het zeker Asana zijn. Het is eenvoudige software die je team op het juiste spoor houdt door projecten te organiseren en tegelijkertijd te focussen op de doelstellingen.
De nieuwste optie, genaamd Portfolio’s, monitort elk project in realtime. De functie maakt eenvoudigere rapportage en toekomstplanning mogelijk. Bovendien biedt Asana kant-en-klare templates zoals Bedrijfsdoelen en Event Planning voor het hele team, zodat je projecten moeiteloos kunt uitvoeren.
Teamwork
Een andere uitstekende tool voor project- en taakbeheer is Teamwork. De drie-in-één software bestaat uit Teamwork Projects, Teamwork Desk en Teamwork Chat.
De eerste biedt milestones en taaktracking samen met samenvattende rapporten in het managementprogramma. Teamwork Desk daarentegen is software voor klantinteractie, waarmee je klantvragen afhandelt. Tot slot is Teamwork Chat een alternatief voor de gebruikelijke communicatiemiddelen en biedt het instant messaging voor je team. Plus, het integreert naadloos met Projects.
Podio
Mocht je team een betere workflow en datavisualisatie nodig hebben, dan regelt Podio dat. Deze software voor klant-team integratie met een eenvoudige interface dient als een samenwerkingstool voor bureaus.
Enkele van de grootste voordelen van Podio zijn geautomatiseerde workflows, persoonlijke dashboards, volledige workflow-aanpassing en onbeperkte opslag om al je projecten veilig op één plek te bewaren.
Social Media Tools
Hoe bekend is mijn merk? Waar kan ik posts inplannen voor elk van mijn 10 profielen? Welke social media campagne moet ik hierna maken? Alles over het beheren van social media en meer vind je in de onderstaande paragrafen.
Kontentino
Wanneer je team posts voor social media moet creëren en organiseren, is er een alles-in-één oplossing. Naast efficiënt gebruik, beheert Kontentino meerdere bedrijfsprofielen in één kalender, biedt het een live post-preview en kun je het boosten van Facebook-posts van tevoren plannen. Het is een management- en samenwerkingstool voor elk bureau.
De beste feature van de software is de mogelijkheid tot goedkeuring door klanten voor ingeplande posts. Als je team supercreatief is en met tal van ideeën komt, bewaart Kontentino ze voor later. Verder maakt de slimme tool inventieve samenwerking mogelijk met workflow-goedkeuringen en een overzichtelijk dashboard. Natuurlijk kun je ook inzichten in de prestaties van je pagina opvragen in de vorm van een rapport.
Falcon.io
Een andere social media tool die ideaal is voor bureaus is Falcon.io. De software beheert social media content met één kalender en volgt de prestaties over meerdere social media profielen.
Het helpt je bij het creëren, inplannen en publiceren van posts, evenals het bouwen van social media campagnes. Je kunt ervoor kiezen om social media en aangepaste zoekopdrachten in realtime te monitoren. Het systeem heeft permissieniveaus en gebruikersrollen die je aan elk teamlid kunt toewijzen.
Brand24
Snel door naar de social media tools: we zijn aangekomen bij Brand24. Brand24 is een monitoringtool voor web en social media. Het verzamelt in realtime alle publiekelijk beschikbare vermeldingen (mentions) van vooraf gedefinieerde zoekwoorden op social media, nieuwssites, blogs, websites, forums en andere bronnen. Het is een solide en betaalbare tool om je te helpen bij het monitoren en beheren van online reputatie, het volgen en beoordelen van marketingcampagnes, het volgen van concurrenten, het verkrijgen van klantfeedback, social selling en meer.
Om je te helpen wijs te worden uit je online aanwezigheid, biedt Brand24 je tal van nuttige data, waaronder sentimentanalyse, social media bereik, trending hashtags, locaties en de meest invloedrijke bronnen die je zoekwoorden noemen.
StoryChief
StoryChief is een geweldige tool voor contentmarketing die je helpt bij het plannen, inplannen en distribueren van je contentcreaties via verschillende kanalen tegelijk. Het helpt je kwalitatieve content te maken en ervoor te zorgen dat deze content daadwerkelijk wordt gezien door je potentiële klanten. Het verspreidt de informatie dus via alle media en websites en helpt je een thought leader in je sector te worden.
Het programma heeft een goedkeuringsoptie voor bureaus en meet de ROI van de content die je publiceert. Daarnaast biedt StoryChief een blogoplossing vergelijkbaar met WordPress, maar zonder technische barrières.
Boosterberg
Boosterberg is een automatiseringstool die je posts beheert via betaalde promotie. Het controleert de posts op bedrijfspagina’s en maakt automatisch advertenties aan voor je posts.
In geval van slechte advertentieprestaties schakelt Boosterberg de advertenties uit. Het registratieproces verloopt via Facebook. Eenmaal geregistreerd kan het hele team één account gebruiken voor elke zakelijke Facebook-pagina en elk advertentieaccount.
indaHash
Indahash is een platform voor influencermarketing dat merken verbindt met influencers op social media. Na het downloaden van de app moeten de influencers een campagne kiezen en een foto of video met een tag publiceren.
De app kan afhankelijk zijn van het aantal influencers dat voor jouw bedrijf kiest. Hen introduceren aan de software kan echter de zichtbaarheid opleveren die je nodig hebt.
Designtools voor bureaus
Je kunt de laatste groep toevertrouwen aan de designers, aangezien zij er het meeste baat bij hebben. Laten we eens kijken welke designtools jouw bureau kan gebruiken.
Crello
Crello is grafische ontwerpsoftware waarmee je direct visuals kunt maken voor social media, web en marketing. Gebruik honderden templates in 40 formaten (inclusief videoformaten zoals Facebook Video Cover, Instagram Video Story en meer) om binnen enkele minuten en zonder ontwerpkennis posts en advertenties te maken.
Met Crello hoef je je geen zorgen te maken over het vinden van een visual bij een kale link voor social media, of te haasten om het juiste lettertype te vinden voor je volgende giveaway-post op Instagram. Gebruik de handige Resize-tool om je ontwerp snel te dupliceren in verschillende formaten.
RelayThat
Is jouw grafische designtool die je helpt direct frisse inspiratie te vinden en eenvoudig aantrekkelijke afbeeldingen te maken. Bovendien helpt RelayThat je met al het pijnlijke resizen en bewerken, omdat het dit allemaal in één keer regelt. Het is een absolute redder in nood als je designer niet in de buurt is!
Canva
Voor degenen die als kind een hekel hadden aan tekenles maar toch visuele content moeten maken, is Canva de onmisbare tool. De eenvoudige interface biedt je een bijna onbeperkte hoeveelheid graphics, symbolen, foto’s en lettertypen die je in je projecten kunt gebruiken.
Canva is de juiste gratis tool voor al je infographics en professionele ontwerpen. De premiumversie ontsluit meer opties als je behoefte hebt aan specifiek maatwerk.
Colorcinch
Het maken van verbluffende graphics voor de social media campagnes, blogposts en andere marketingdoeleinden van je bureau hoeft niet stressvol te zijn. Dankzij gebruiksvriendelijke web-based software zoals Colorcinch! Met slechts een paar klikken kan zelfs je minst technische teamlid binnen enkele minuten designs van topniveau maken.
In tegenstelling tot veel web-based editors biedt Colorcinch dubbele oplossingen voor bureaus. Als bewerkingstool voor afbeeldingen kunnen bureaus hun promotionele of gewone foto’s retoucheren door te kiezen uit een uitgebreide lijst met moderne, hoogwaardige filters en artistieke effecten. En als grafische designtool biedt het bureaus een kortere weg naar het maken van verbluffende, opvallende ontwerpen—met meer dan 50.000 iconen en graphics om uit te kiezen en een vereenvoudigde interface met makkelijke drag-and-drop functionaliteiten.
InVision
InVision is een platform voor digitaal productdesign en een samenwerkingstool. Het stelt je team in staat interactieve mockups te maken die je live kunt delen met kijkers, inclusief realtime feedback.
De software leidt je door de gehele design-workflow. Designers en andere teamleden kunnen samenwerken aan een project met behulp van een digitaal whiteboard.
Unbounce
De laatste, maar zeker niet de minste digitale tool voor bureaus is Unbounce. Deze handige landingpage builder is veel meer dan de naam doet vermoeden.
Je team maakt niet alleen landingpages, maar ook pop-ups die de juiste klanten op het juiste moment triggeren, evenals sticky bars: een mobielvriendelijke designfunctie die conversies boost.
Digitale Tools voor SEO
Jouw team van SEO-experts gebruikt vast al deze tools al, maar voor het geval je er een vergeten bent, is hier een korte lijst.
SEMRush
Als je graag je concurrenten wilt checken, is SEMrush de aangewezen tool. Het programma kan je helpen analyserapporten te maken met allerlei soorten data.
Je kunt de gratis versie gebruiken met beperkte data, terwijl de betaalde optie zoekwoorden van concurrenten, display-advertenties en budgetten, organische concurrenten en hun productlisting-advertenties toont. Bovendien voert SEMrush een grondige linkanalyse uit en laat het je weten welke zoekwoorden je moet gebruiken in je SEO- en PPC-campagnes.
Nog niet overtuigd? Dat zou je wel moeten zijn, want zelfs online retailgiganten zoals eBay gebruiken het.
Moz
Een van de beste tools voor SEO is zonder twijfel Moz. Het bestaat uit Moz Pro en Moz Local. Moz Pro is een toolset die de links van je website controleert, zoekwoordonderzoek doet, SEO-audits uitvoert en inzichten voor pagina-optimalisatie ontdekt.
Moz Local regelt bedrijfsvermeldingen voor je onderneming. In gewoon Nederlands: het is de software die voorkomt dat er verkeerde informatie over je bedrijf online verschijnt. Het verbindt klanten met jouw bedrijf.
Screaming Frog SEO Spider
De laatste digitale tool voor SEO in de lijst is waarschijnlijk de oudste. Laat je niet afschrikken door de naam, Screaming Frog SEO Spider. Het programma crawlt URL’s zoals Google dat doet en identificeert vervolgens technische problemen op je site.
Als je denkt dat er problemen zijn met dubbele content of pagina’s met gebroken links (404’s) op je site, zal de SEO Spider ze detecteren en je ze laten exporteren in een bestand. Deze bestanden kunnen vervolgens naar developers, UX-designers, content creators of iemand anders worden gestuurd die verantwoordelijk is voor het oplossen van deze problemen.
Communicatietools
Communicatie kan het grootste obstakel zijn dat de natuurlijke flow in de levenscyclus van een project stopt. Toch kun je kiezen uit diverse programma’s die teamleden verbinden en hen helderder laten communiceren.
Slack
Slack is software waar werk gebeurt, volgens het bedrijf zelf. Het is een communicatietool voor bureaus bestaande uit channels die je organiseert per team, per project of per onderwerp.
Deze channels zijn perfect voor teams die de nadruk leggen op communicatie, omdat ze een paar opties bieden. Leden kunnen chatten via instant messaging of in speciale groepen. Bovendien maakt het programma snel zoeken naar documenten binnen de app mogelijk, waar al je documenten zijn opgeslagen.
Whereby
Sneller dan Skype en handiger dan standaard videoconferentieruimtes: Whereby is een programma voor videosamenwerking waar teams kunnen vergaderen wanneer dat nodig is. Het biedt gesprekken met maximaal 12 personen (in het PRO-plan) en leden kunnen vanaf elk apparaat deelnemen.
Whereby heeft een aanzienlijke videokwaliteit en tilt het woord “privé” naar een heel nieuw niveau. Je kunt de ruimte vergrendelen en gasten screenen terwijl ze aankloppen. De handigste optie is deelnemen aan de ruimte via een link, zonder dat je je vooraf hoeft te registreren.
Andere nuttige tools voor bureaus
Na het doornemen van de typen tools, zijn hier nog twee die kunnen helpen in het dagelijkse leven van een bureau. De eerste is voor degenen die snel en efficiënt vergaderingen moeten plannen. De andere is voor degenen die hun grammatica net zo graag zien als hun werk – onberispelijk.
Calendly
Calendly is een planningstool om al je toekomstige vergaderingen op één plek te houden. Calendly kan integreren met je agenda om dubbele boekingen te voorkomen.
Het detecteert ook de tijdzones van de genodigden. Op die manier kan iedereen op het juiste tijdstip bij een vergadering aanwezig zijn. Daarnaast kun je geheime events aanmaken en combineren met apps zoals Salesforce.
Grammarly
Grammarly is een van de beste tools in deze lijst. Iedereen zou het moeten gebruiken. Het platform is in wezen je geautomatiseerde schrijfassistent. Het corrigeert de grammatica van de tekst die je invoert.
Hoewel het aan te raden is om de premiumversie met meer functies te gebruiken, werkt de gratis versie net zo goed en vertelt deze je alleen wat voor soort fouten je in het stuk had in plaats van ze allemaal te corrigeren. Het geweldige eraan is dat je het in je browser kunt integreren of het met een team kunt gebruiken in het businessplan.
Bonustool van de maand
Salesflare
Salesflare is het perfecte CRM voor elk klein B2B-bedrijf dat meer omzet wil genereren met minder werk. Het CRM is eenvoudig te gebruiken, visueel en houdt de meeste klantgegevens automatisch bij, zodat jij je kunt concentreren op je klanten en het sluiten van deals. Salesflare is perfect geïntegreerd in G Suite en Office 365. Het haalt e-mails, vergaderingen, e-mailhandtekeningen, sociale data, enz. binnen en draait in een handige zijbalk naast je e-mails, zodat je je e-mailprogramma nooit hoeft te verlaten om klanten te beheren. Het is ook het enige CRM waarvan we hebben gehoord dat al zijn functionaliteit in de mobiele app verpakt. Je kunt zelfs e-mailcampagnes onderweg versturen.
Poptin
Poptin is een platform voor lead capture waarmee je prachtige pop-ups, overlays en formulieren voor de websites van je klanten kunt maken. Je kunt conversies bijhouden en integreren met bijna elk e-mailsysteem of CRM. Poptin biedt verschillende soorten pop-ups: lightbox, full-screen, slide-in, balk boven en onder, mobiele pop-ups en meer. Het platform kan je conversieratio gemakkelijk verdubbelen en je ook helpen winkelwagenverlating te verminderen (als je een e-commerce website hebt). Poptin heeft een ‘forever free’ plan en betaalbare prijzen voor bureaus met relevante functies zoals subaccounts en gebruikersrechten.
Moosend
Moosend is een platform voor E-mailmarketing en marketingautomatisering dat eenvoud combineert met geavanceerde functies die de bankrekening van je bureau niet plunderen. Het biedt een intuïtieve en gebruiksvriendelijke drag-and-drop e-maileditor waarbij ’the sky the limit’ is wat betreft je e-mailontwerpen. Het bevat realtime analytics en geavanceerde lijstsegmentatie om ervoor te zorgen dat de campagnes van je klanten perfect gericht zijn op de juiste doelgroep. Moosend biedt een ‘forever free’ plan voor maximaal 1.000 abonnees, waarmee je ook onbeperkt e-mailcampagnes kunt versturen. Als bureau kun je subaccounts aan je hoofdaccount toevoegen en de e-maillijsten en campagnes van je klanten gemakkelijk beheren. Tot slot zorgen hun kosteneffectieve prijsplannen voor grotere winstmarges.
Notifier for Reddit
Notifier for Reddit stelt je in staat om meldingen te ontvangen wanneer zoekwoorden waar je om geeft worden genoemd op Reddit. Gebruik het om vermeldingen van je product of bedrijf te volgen en snel te reageren om het gesprek te sturen. Velen gebruiken het ook om nieuwe klanten te vinden door trefwoorden te volgen die potentiële klanten zouden kunnen noemen.
Hoe zit het met de klanten?
Nu ik alle extra handen heb opgesomd die je werk kunnen vereenvoudigen, is het aan jou om te kiezen welke jouw bureau nodig heeft.
Pas dan kun je nadenken over hoe je het meeste uit de digitale tools kunt halen om je toekomstige klanten te binden.
Artikel door: Lea Kuscer
