Powrót do bloga
Do tej pory prawdopodobnie przetestowałeś już różne narzędzia i taktyki dotyczące zdalnej współpracy marketingowej. Ten rodzaj pracy nie tylko zostanie z nami po pandemii, ale może zostać teraz tak dopracowany, aby Twój workflow był płynniejszy niż kiedykolwiek.
Diabeł tkwi w szczegółach, więc posiadanie jedynie ogólnego pojęcia o takiej współpracy nie usprawni pracy Twojego zespołu. Musisz precyzyjnie zaplanować, jak zadbać o zdalne zarządzanie mediami społecznościowymi (jeden z kluczowych filarów każdej strategii cyfrowej).
Dobra wiadomość jest taka, że dzięki temu przewodnikowi dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o efektywnym prowadzeniu profili w mediach społecznościowych z zespołami zdalnymi.
Siła mediów społecznościowych rośnie
Najnowsze raporty i badania pokazują, że kanały social media z każdym rokiem zyskują na popularności i mają coraz większy wpływ na nasze życie. Według danych Statista, rośnie również liczba użytkowników mediów społecznościowych:
- W 2020 roku z mediów społecznościowych korzystało ponad 3,6 miliarda ludzi na całym świecie.
- Przewiduje się, że liczba ta wzrośnie do około 4,4 miliarda w ciągu najbliższych 4 lat.
Współpraca zdalna: zespół in-house vs. agencja social media
Pracując z zespołem in-house (wewnętrznym), możesz myśleć, że łatwo uniknąć chaosu we współpracy, ponieważ wszystko jest udostępniane wewnątrz zespołu. Nic bardziej mylnego 😉.
Nawet jeśli Twoi pracownicy nie pracują z domu, nadal tworzą content i publikują go w wirtualnej przestrzeni. Codziennie wymieniają się zasobami cyfrowymi, więc jeśli nie mają jednego systemu do przesyłania plików, dodawania pomysłów, pisania postów i komentowania, chaos jest nieunikniony.
Chociaż może się wydawać, że zatrudnienie agencji rozwiąże problemy z workflow, tutaj również możesz się mylić. Nie każdy zespół używa zaawansowanych technologii do usprawnienia swojej pracy – niektórzy eksperci wciąż tworzą mnóstwo cyfrowych zasobów i udostępniają je różnymi kanałami.
Dlaczego jest to tak czasochłonne? Ponieważ musisz komunikować się codziennie w kilku miejscach (np. Slack, e-mail lub rozmowy wideo) i wymieniać pliki tworzone w różnych formatach, takich jak Google Docs, Arkusze Google czy klasyczny Microsoft Word.
Brzmi przytłaczająco? Cóż, nie musisz używać wielu zewnętrznych narzędzi do zarządzania plikami. Wybierając oprogramowanie, postaw na rozwiązanie chmurowe (cloud-based), które oferuje różnorodne integracje lub zawiera wystarczającą liczbę funkcji. Niemożliwe jest używanie tylko jednej platformy do współpracy zdalnej, jednak możesz wybrać kilka, które są naprawdę potężne.
Na przykład Kontentino pozwala nie tylko planować treści, ale także wymieniać się plikami i pomysłami w jednym miejscu. Możesz robić to wszystko zamiast dzielić swoją uwagę. I wyobraź sobie, jak łatwo zgubić jedno zdjęcie, gdy publikujesz content pięć razy w tygodniu na trzech różnych kanałach social media!
Dlaczego powinieneś usprawnić zdalną współpracę w 2021 roku?
Rok 2021 to czas na dopracowanie Twojego zdalnego workflow
To oczywiste, jak kluczowe było rozpoczęcie współpracy zdalnej, gdy wybuchła pandemia Covid-19. Wszyscy doświadczyliśmy jej wpływu na nasze życie prywatne i biznesowe. Wiele firm działało w pośpiechu i musiało wdrożyć narzędzia do pracy zdalnej niemal z dnia na dzień, więc niektóre wybory mogły okazać się nietrafione.
Teraz nadszedł czas, aby wyciągnąć wnioski i wybrać rozwiązanie, które będzie opłacalne dla firmy.
Pierwszy krok: przemyśl swoje narzędzia do współpracy zdalnej
Czy narzędzie, którego zacząłeś używać w zeszłym roku, jest najlepszą opcją? Czy odpowiada Twoim potrzebom? A może wdrożyłeś kilka narzędzi i okazało się, że nie potrzebujesz ich aż tylu? Te aspekty są kluczowe do ponownego rozważenia.
Zanim odnowisz subskrypcję oprogramowania do zdalnej współpracy w mediach społecznościowych, z którego korzysta Twój zespół in-house, odpowiedz na następujące pytania:
- Jakiego rodzaju oprogramowania potrzebuje mój zespół social media?
- Czy istnieje rozwiązanie, które pomoże im lepiej zarządzać czasem?
- Czy mogę używać tego narzędzia do różnych kanałów i celów?
- Dla ilu osób potrzebuję narzędzia?
Pamiętaj również, aby porozmawiać z pracownikami o ich potrzebach, żeby dowiedzieć się, jakie funkcje są dla nich niezbędne w codziennej pracy.
A jeśli współpracujesz z zewnętrzną agencją, ale nie jesteś zadowolony z przepływu komunikacji, zaproponuj wybór narzędzia do współpracy w social media, które usprawniłoby te procesy. Może to wymagać nowej strategii, ale skup się na ilości czasu, jaką możesz zaoszczędzić dzięki pracy z zaledwie kilkoma, ale potężnymi systemami i aplikacjami.
3 wskazówki, jak radzić sobie z problemami zdalnej współpracy w social media
Jeśli wciąż nie przywykłeś do współpracy zdalnej i postrzegasz wyzwania jako przeszkody, czas obalić kilka mitów dotyczących zdalnego zarządzania mediami społecznościowymi.
Oto lista najczęstszych problemów, z którymi zespoły marketingowe mogą sobie poradzić.
Wskazówka #1: Unikaj udostępniania wielu zasobów w różnych formatach przez różne kanały komunikacji
Rozwiązanie: Możliwa jest wymiana zasobów bez używania wielu narzędzi do przesyłania plików. Zrób listę narzędzi i formatów plików, z którymi pracujesz. Na przykład, możesz używać Google Docs do copywritingu, Google Drive jako narzędzia do udostępniania plików, a Arkuszy Google do stworzenia szablonu kalendarza social media. Aby zarządzać tym jeszcze lepiej, możesz wybrać system, który pozwoli Ci przesyłać pliki, dzielić je na foldery i dodawać do postów w mediach społecznościowych w jednej aplikacji – tak jak Kontentino.
Wskazówka #2: Skróć czas feedbacku lub przekaż go w jednym kanale
Rozwiązanie: Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, nie możesz po prostu podejść do kogoś i poprosić go o ocenę wersji roboczej publikacji. W mediach społecznościowych decyzje często muszą być podejmowane jak najszybciej. Aby uzyskać natychmiastowy feedback, spróbuj zautomatyzować proces powiadomień. Ustal ze współpracownikami główny kanał komunikacji. Możesz także zostawiać komentarze bezpośrednio w swoim oprogramowaniu do zarządzania social media i przypisywać posty do akceptacji wewnętrznej lub klienckiej. Gdy napiszesz taką wiadomość, wszystkie otagowane osoby zostaną również powiadomione mailowo, dzięki czemu nic nie zostanie przeoczone.
Wskazówka #3: Wykorzystaj wreszcie backlog treści i pomysłów, które zginęły wśród innych plików lub kanałów
Rozwiązanie: Inspiracyjny kalendarz social media – tutaj możesz dodawać pomysły na posty i przesyłać treści do wykorzystania w przyszłości. Nie zgubisz ich, ponieważ są zapisane w chmurze. Będziesz mieć to wszystko pod ręką, gdy tylko zabraknie Ci contentu do udostępnienia na profilach społecznościowych.
Uprość zarządzanie mediami społecznościowymi, aby zmaksymalizować produktywność
Podstawy zdalnej współpracy w social media są dość proste – po prostu upewnij się, że przestrzegasz kilku zasad.
Zrób wideo rozmowę onboardingową, aby pokazać, jak działa narzędzie do współpracy
Aby zaoszczędzić czas i uniknąć powtarzających się pytań o konkretne funkcje narzędzia do zarządzania projektami i social media, które wdrażasz w swoim wirtualnym zespole, zorganizuj wprowadzającą rozmowę wideo. Spotkania zdalne mogą ułatwić życie i komunikację, nawet jeśli najpierw musisz udostępnić szczegółowe instrukcje. To prosty sposób, aby pokazać, jak korzystać z wybranego oprogramowania i zachęcić zespół social media do aktywnego uczestnictwa.
Chociaż wiele narzędzi social media jest intuicyjnych, mogą nie być tak proste dla każdego użytkownika. Zwłaszcza jeśli jesteś agencją marketingową pracującą dla klientów, powinieneś zorganizować spotkanie wideo, a nawet je nagrać, aby wiedzieli, jak mogą szybko z Tobą współpracować. Dodatkowo możesz udostępniać linki podczas wideo czatu, aby Twój zespół mógł zostać przekierowany bezpośrednio do odpowiedniego narzędzia online.
Możesz także przeprowadzić rozmowę wideo po aktualizacjach oprogramowania, aby pokazać wirtualnemu zespołowi lub klientom nowe możliwości czy różnice. Zawsze lepiej wyjaśnić (prawie) wszystko na początku, aby później móc skupić się na jakości pracy.
Bądź na tej samej stronie z klientami – śledź właściwe KPI automatycznie
Choć wydaje się to dość oczywiste, warto to podkreślić – trafne, mierzalne KPI są kluczem do skutecznego monitorowania. Czasami brak określenia precyzyjnych metryk na początku współpracy może skomplikować cały workflow. Możesz mierzyć wskaźniki, których Twój pracodawca nie potrzebuje, lub odwrotnie – klient może chcieć, abyś śledził nieistotne liczby. Upewnij się, że wszyscy rozumiecie cele tak samo, aby właściwie oceniać działania w mediach społecznościowych.
Jednak w przypadku współpracy zdalnej wydaje się, że wyznaczanie celów nie jest jedynym problemem – jest nim raczej prezentacja danych. Kiedy udostępniasz wyniki contentu social media klientowi, szefowi lub wirtualnemu zespołowi, mogą być one trudne do strawienia, jeśli nie przedstawisz ich w wizualnie uporządkowany sposób.
Na szczęście istnieje rozwiązanie tych problemów! Automatyczne raporty ułatwiają jedno i drugie – wizualizację danych i mierzenie właściwych KPI, ponieważ zbierają tylko istotne informacje i pokazują je w przystępnym formacie wykresów. Każdy członek zespołu wie dokładnie, jakie metryki są śledzone i gdzie znaleźć takie dane.
Jeśli zastanawiasz się, jak stworzyć idealny raport social media dla klienta, ten artykuł może okazać się przydatny.
Oszczędzaj czas dzięki planowaniu postów
Czy multitasking brzmi znajomo? Narzędzia do automatyzacji są po to, by Cię odciążyć. Możesz ustawić wszystko z wyprzedzeniem, a następnie zapomnieć o sprawie, gdy tylko skończysz nad nią pracować. Posty pojawią się na odpowiednim profilu dokładnie wtedy, kiedy powinny, nie odrywając Cię od innych zadań.
Weryfikuj content, aby zminimalizować wpadki
Jeśli jest coś, na co social media manager mógłby narzekać, często dotyczy to męczącego procesu akceptacji. Jednak podwójna weryfikacja jest kluczowa dla uniknięcia błędów (lub przynajmniej podzielenia winy na kilka osób 😉).
Można sprawić, by akceptacje były łatwiejsze i wygodniejsze zarówno dla klientów, jak i marketerów:
- Przypisz zadania członkom zespołu, aby uzyskać feedback tak szybko, jak to możliwe. Otrzymają oni wiadomość e-mail z informacją o nowym zadaniu.
- Poproś o akceptację klienta – proces jest podobny do opisanego powyżej, tj. szybki i łatwy.
- Planuj posty z wyprzedzeniem – twórz drafty, a po ich zatwierdzeniu po prostu naciśnij przycisk i pozwól oprogramowaniu zrobić resztę.
Używaj aplikacji mobilnej do zarządzania social media w biegu
Niektóre programy, takie jak Kontentino, oferują aplikację mobilną, umożliwiającą użytkownikom dawanie feedbacku, przypisywanie i zatwierdzanie postów z dowolnego miejsca. Urozmaica to pracę zdalną i może pomóc we współpracy. Jedyne, czego potrzebujesz, to połączenie z internetem.
Przygotuj się na mistrzowskie zdalne zarządzanie mediami społecznościowymi
Wielu z nas ma prawdopodobnie dość terminu „praca zdalna”, odkąd stał się on modnym hasłem (buzzwordem) w zeszłym roku. Jeśli Ty również nie jesteś fanem takiej współpracy, może to nie wina samej pracy zdalnej, ale złej strategii.
Dzięki odpowiednim narzędziom do automatyzacji, które ułatwiają wykonywanie codziennych zadań, możesz zdziałać cuda. Świadomie wybieraj taktyki i dostawców oprogramowania, aby w pełni wykorzystać swój workflow i ułatwić procesy zarządzania mediami społecznościowymi. Jeśli chcesz planować swój content z wyprzedzeniem i unikać zbyt wielu zdalnych spotkań zespołu, powinieneś rozważyć rozwiązania oparte na chmurze, które dają dostęp całemu wirtualnemu zespołowi i pomagają osiągać cele biznesowe w cyfrowej przestrzeni.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, które narzędzie najlepiej pasowałoby do Twojej organizacji, możesz wypróbować Kontentino za darmo przez 14 dni!
