Łatwa priorytetyzacja zadań: Jak wykorzystać macierz Eisenhowera w marketingu?

Jeśli pracujesz w marketingu, prawdopodobnie masz do wykonania znacznie więcej niż jedno zadanie naraz. Niektóre z Twoich obowiązków wymagają strategicznego podejścia i nie da się ich zrealizować w mgnieniu oka. Inne mogą zająć kilka sekund, ale potrafią zrujnować Twoją produktywność i skupienie na cały dzień. Znalezienie złotego środka i unikanie przeładowania zadaniami staje się więc sporym wyzwaniem.

Jak być bardziej produktywnym? Odpowiedź możesz znaleźć w macierzy Eisenhowera (Eisenhower box). Dzisiaj porozmawiamy o tej macierzy pilne-ważne i o tym, jak może ona pomóc Ci uwolnić Twój potencjał.

Czym jest macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera, rodzaj ram priorytetyzacji często nazywany macierzą pilne-ważne (urgent-important matrix), to jedna z najpopularniejszych metod organizacji zadań. Przyjmuje się, że była stosowana i spopularyzowana przez Dwighta D. Eisenhowera.

Opiera się ona na czterech ćwiartkach, które pomagają pogrupować zadania według ich ważności i pilności, zdefiniowanych przez Ciebie. Aby robić to w najbardziej efektywny sposób, musisz poćwiczyć i nauczyć się segregować swoje zadania tak, aby trafiały do odpowiedniego kwadratu Eisenhowera.

Jaka jest różnica między ważnym a pilnym? 

Zanim przyjrzymy się bliżej macierzy Eisenhowera, odpowiedzmy na jedno kluczowe pytanie, które pomoże Ci poprawnie dzielić zadania. 

Terminy „ważne” i „pilne” są często mylone, ponieważ oba odnoszą się do czegoś istotnego. Kluczowe jest jednak zrozumienie różnicy między nimi.

Pilne odnosi się do zadania, które wymaga od Ciebie działania teraz, natychmiast.
Zadania te niekoniecznie muszą być niezwykle ważne dla ogólnej strategii, ale muszą zostać wykonane jak najszybciej. Pilne zadania to takie, których termin upływa wkrótce lub już minął – wymagają więc szybkich reakcji i przynoszą szybkie efekty (lub konsekwencje, jeśli nie zostaną dostarczone na czas).

Ważne odnosi się do zadania, które ma kluczowe znaczenie dla długoterminowej strategii i osiągnięcia konkretnego celu. Ważne zadania zazwyczaj nie muszą być ukończone natychmiast.   

Sam Eisenhower prawdopodobnie najlepiej odróżnił te dwa typy zadań:

„Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. — Eisenhower

Zadanie może być jednocześnie ważne i pilne, ale zazwyczaj tak nie jest. 

Aby opanować metodę Eisenhowera, musisz nauczyć się rozpoznawać i kwalifikować swoje zadania. Omówimy to w dalszej części. 

Jak używać macierzy Eisenhowera?

Macierz pilne-ważne składa się z czterech ćwiartek zadań, z których każda nazywana jest kwadratem Eisenhowera.

Q1: Ważne + Pilne = ZRÓB

Ta grupa obejmuje zadania, które muszą zostać zrobione teraz i osobiście.

Często obejmują one zadania związane z zarządzaniem kryzysowym, nagłymi wypadkami, nieprzekraczalnymi deadline’ami lub niespodziewanymi sytuacjami, którymi trzeba zająć się natychmiast. 

Przykłady: 

1. Otrzymujesz ofertę współpracy od potencjalnego nowego klienta social media. Jest to zarówno ważne, jak i pilne: jeśli nie zadziałasz teraz, mogą wybrać inną agencję (Możesz radzić sobie z briefami sprawniej, jeśli masz gotowy szablon ofert współpracy – przygotowanie go jest ważne, ale zwykle niepilne).
   
2. Restauracja, którą zarządzasz na Facebooku i Instagramie, nie wypłaciła wynagrodzeń pracownikom, którzy teraz wywołali „pożar” w mediach społecznościowych. Posiadanie gotowych procedur zarządzania kryzysowego pomaga poradzić sobie z taką sytuacją szybko i precyzyjnie.
   
3. Plan social media, który wysłał Ci młodszy specjalista, wymaga sporych poprawek, a musisz wysłać go do klienta za mniej niż dwie godziny. Stworzenie zestawu zasad i posiadanie wewnętrznego procesu akceptacji może poprawić jakość pracy i zaoszczędzić czas na poprawkach w ostatniej chwili. 

Chociaż nie da się całkowicie wyeliminować takich zadań, części z nich można było zapobiec lub przygotować się na nie wcześniej, korzystając z właściwego kwadratu Eisenhowera. 

Q2: Ważne + Niepilne = ZAPLANUJ (ZDECYDUJ)

Druga grupa składa się z zadań, co do których musisz zdecydować, czy je realizować teraz, czy zostawić w kolejce. Wielu marketerów pracujących z macierzą Eisenhowera spędza w tej ćwiartce większość swojego czasu. 

Ta grupa obejmuje zadania, które można zaplanować na przyszłość. Choć jeszcze nie są pilne, mogą się takie stać w każdej chwili. Lepiej regularnie monitorować tę grupę i nie odkładać zadań na wieczne „potem”, gdy masz akurat wolną chwilę w grafiku. 

Zadania te często dotyczą planowania, ulepszeń lub budowania relacji. Chociaż wyznaczanie terminów nie jest tu wymagane, może pomóc Ci utrzymać motywację. 

Przykłady:

1. Ustrukturyzowanie procesu akceptacji treści przez klientów. Jeśli masz problem z uzyskiwaniem feedbacku do planów treści, warto wdrożyć rozwiązania (takie jak Kontentino), aby usprawnić workflow. Ważne jest, aby mieć to uporządkowane, ale pilność zależy od kilku czynników.
   
   
2. Krótkie wideo o strategii social media, aby promować Twoją firmę. Jest to ważne dla brandingu, ale pilność może być dyskusyjna.
   
   
3. Kompleksowy audyt kanałów social media dla klienta e-commerce. Nie zawsze jest to pilne (i wymaga fazy przygotowawczej), ale jest ważne dla poprawy wyników i identyfikacji wąskich gardeł. 

Wykonywanie zadań z tego kwadratu Eisenhowera może skutkować mniejszą liczbą stresujących sytuacji, dać Ci większą kontrolę nad projektami i napędzać ciągły rozwój. 

Spędzając więcej czasu na zadaniach z grupy Q2, możesz wyeliminować nieprzewidywalne lub nieprzyjemne sytuacje z Q1, zrównoważyć zadania z Q3, a nawet cieszyć się niektórymi „pożeraczami czasu” z Q4, na które teraz możesz mieć szansę.

Q3: Nieważne + Pilne = DELEGUJ

Trzecia grupa składa się z zadań, które można oddelegować lub wyeliminować. Posiadanie niekończącej się listy zadań w tej kategorii to katastrofa dla produktywności, więc należy unikać ich spiętrzania. 

Jak już wspomnieliśmy, „pilne” nie musi oznaczać „ważne”. Spędzanie zbyt dużej ilości czasu na zadaniach z tej kategorii może prowadzić do braku wizji długoterminowej i zaniedbywania tego, co naprawdę liczy się dla Twojego biznesu. Kiedy tylko możesz, staraj się delegować, ograniczać i pozbywać się zadań z tego kwadratu Eisenhowera. 

Przykłady: 

1. Współpracownik prosi Cię o małą przysługę, gdy pracujesz nad strategią social media dla ważnego klienta. Czy powinieneś poświęcić swoje skupienie i pomóc mu przez chwilę? Dla wielu osób to żaden problem, jednak możesz stracić kontrolę nad swoją produktywnością, jeśli zbyt często będziesz zgadzać się na takie prośby.
   
   
2. Były klient prosi Cię o zebranie wszystkich plików dotyczących konkretnej kampanii reklamowej w jednym folderze. To zadanie może być ważne dla nich, ale prawdopodobnie nie jest pilne dla Ciebie i może zostać oddelegowane do innej osoby w zespole.
   
   
3. Otrzymujesz przerywający pracę telefon od kolegi, gdy jesteś w środku spotkania biznesowego. Przepraszasz uczestników, wychodzisz z sali i odbierasz – tylko po to, by dowiedzieć się, że telefon mógł poczekać do końca spotkania lub sprawę mógł rozwiązać ktokolwiek inny z zespołu.
   
   
4. Każda sytuacja typu „spotkanie, które mogło być e-mailem”.

Nie myl Q3 z Q1 w macierzy Eisenhowera: możesz odczuwać złudną satysfakcję z wykonywania wielu zadań każdego dnia. Jednak zadania Q3 (nieważne, ale pilne) nie przyczyniają się do Twoich celów długoterminowych w takim stopniu, jak zadania Q1 (ważne i pilne).

Jak być bardziej produktywnym, by odzyskać kontrolę i renomę? Pracuj nad minimalizowaniem takich zadań w swoim grafiku i naucz się mówić „nie” niektórym prośbom, które pomagają innym, ale rozpraszają Ciebie. To dla Twojego własnego dobra. 

Q4: Nieważne + Niepilne = ELIMINUJ

Czwarta grupa obejmuje zaległe zadania, zasoby lub pomysły, które mają zostać zrealizowane w przyszłości, ale także rozpraszające czynności, które błędnie nazwano „zadaniami”. Wiele z nich powinno zostać porzuconych na tym etapie, zanim narobią bałaganu w innych ćwiartkach – lub ukończonych tylko wtedy, gdy mają sens biznesowy. 

Przykłady:

1. Bezmyślne przewijanie Facebooka (możesz to tłumaczyć jako „szukanie inspiracji”, ale to nie to samo, prawda?)
   
   
2. Surfowanie po sieci bez celu.
   
   
3. Pomysł na prowadzenie testowego profilu w social mediach. Nie jest to ani pilne, ani ważne – to tylko luźny pomysł, który może się kiedyś przydać, o ile w ogóle.
   

Śledzenie pomysłów i przenoszenie ich do konkretnego kwadratu Eisenhowera w razie potrzeby jest kluczowe, aby mieć pełną kontrolę nad tą ćwiartką. 

Jak klasyfikować zadania do ćwiartek Eisenhowera?

Dzielenie zadań na sekcje może być trudne. Żyjemy w czasach, w których szum informacyjny sprawia, że wszystko brzmi jak pilne i ważne. 

Odróżnienie tego, co pilne, od tego, co ważne, to pierwszy krok, jaki należy wykonać. 

Używanie macierzy pilne-ważne zamiast liniowych list to-do może pomóc Ci skupić się na tym, co naprawdę kluczowe dla Twojej strategii i pracy. Listy zadań bywają długie i nieustrukturyzowane, podczas gdy macierz Eisenhowera zapewnia cztery jasne grupy zadań, dzięki czemu wiesz, jak wygląda Twoja kolejka prac.

Podzielmy ten proces na cztery etapy.

1. Rozpoznaj te zadania, które powinny trafić do priorytetowej grupy Q2, zapisując zadania dla Q1 i Q3. Zabierz z Q1 i Q3 te zadania, którym można by zapobiec w przyszłości lub które są przewidywalne, a nie są nagłym kryzysem. To Twoje nowe zadania Q2.
   
   
2. Zadania Q2 mogą wymagać sporo czasu. Wyczyść zadania Q4 LIFO (last in, first out) oraz oddeleguj lub ogranicz zadania Q3, aby móc poświęcić więcej czasu grupie Q2.
   
   
3. Zaplanuj zadania Q2 z wyprzedzeniem. Wspomnieliśmy, że nie jest to ściśle wymagane, ale pozwoli Ci trzymać się planu i zmotywuje do ich wykonania, zanim staną się niechcianymi zadaniami z ćwiartki Q1.
   
   
4. Nie skupiasz się na Q2 bez powodu. Spędzając więcej czasu na tych zadaniach, powinieneś być w stanie zredukować liczbę zadań w Q1. 

Czy wszystkie zadania muszą zostać ukończone? Tak, w końcu tak. Nawet jeśli je oddelegujesz, być może będziesz musiał je później nadzorować i sprawdzić. Jednak dzięki mądrej priorytetyzacji w macierzy pilne-ważne możesz wykonać je szybciej i skupić się na sednie biznesu. 

Jak być bardziej produktywnym? Kilka drobnych taktyk do zastosowania

Jeśli chcesz wiedzieć, jak być bardziej produktywnym, przygotowaliśmy listę kilku przydatnych taktyk, które mogą pomóc Ci w realizacji zadań. 

• Zjedz tę żabę (Eat the frog) – zacznij dzień od „najgorszego” zadania. Gdy je wykonasz, reszta będzie wydawać się łatwiejsza do zrealizowania.
  
  
• Szybkie zwycięstwa (Quick wins) – następnie przejdź do kilku małych zadań, których wykonanie zajmie Ci tylko chwilę. Może Cię to zachęcić do wydajnej pracy przez resztę dnia. 

• Top 3 – wyznacz trzy kluczowe zadania na dzień, które absolutnie musisz ukończyć. Reszta jest opcjonalna: jeśli zaczniesz nad nimi pracować, to świetnie, ale ich całkowite ukończenie nie jest sprawą życia i śmierci. 

• Zasada 2 minut – warto ją przetestować, gdy masz już pewną kontrolę nad swoim zarządzaniem zadaniami i produktywnością. Jeśli jakieś zadanie pojawi się znikąd, a jego wykonanie zajmie mniej niż dwie minuty, nie wpisuj go do żadnego kwadratu Eisenhowera – po prostu wykonaj je natychmiast. W ten sposób nie przeciążysz swojej listy i nie stracisz więcej czasu na klasyfikację prostego zadania niż na samą jego realizację. Może to być jednak niebezpieczne dla produktywności, jeśli zdarza się zbyt często, więc używaj tej zasady ostrożnie.
  
  

Jak macierz pilne-ważne pomaga social media managerom? 

Łatwiejsza priorytetyzacja zadań

Social media managerowie muszą szybko adaptować nowe trendy i zmiany. Gdy pojawia się wiele nowych zadań, łatwo się w nich pogubić. Dzięki odpowiedniej priorytetyzacji przy użyciu macierzy Eisenhowera, nowe obowiązki będą postrzegane jako wyzwania i część procesu, a nie jako problem.

Priorytetyzacja pomaga specjalistom marketingu zidentyfikować te najważniejsze cele i skupić się na nich, podczas gdy inne cierpliwie czekają w kolejce. Nadmiar pracy może iść w parze z frustracją, ale ustalanie priorytetów pozwala to uporządkować i czerpać radość z pracy.

Lepsza efektywność, wyższa produktywność

Opanowanie priorytetyzacji zadań nie dzieje się z dnia na dzień, ale różnicę zauważysz bardzo szybko. Poprzez klasyfikację zadań i dzielenie ich na ćwiartki możesz być bardziej produktywnym, poświęcać więcej czasu na planowanie (a mniej na panikowanie) i dostarczać jeszcze wyższą jakość pracy. 

Rozbijanie procesów na czynniki pierwsze

Ustalanie priorytetów pozwala spojrzeć na zadania z innej perspektywy. Zamiast wrzucać do kolejki ogólne procesy, takie jak „praca nad strategią social media”, możesz rozbić ten proces na części. 

• „Znalezienie narzędzia do automatyzacji social media” można umieścić w Q3 i oddelegować,
• „Analiza konkurencji” może trafić do Q2 lub, jeśli w zespole jest ktoś inny z odpowiednimi kompetencjami, można rozważyć delegowanie jej,
• „Rozkręcanie TikToka” powinno wylądować w Q4 jako pomysł, jeśli nie ma jeszcze jasnej koncepcji jego wykorzystania i jest to raczej luźny trend,
• „Tworzenie procedur kryzysowych” to Twoje zadanie Q2 i powinieneś zacząć się do niego przygotowywać teraz, aby nie stało się zadaniem Q1.
  
  

Mniejsze obciążenie pracą dzięki macierzy Eisenhowera

Używanie macierzy Eisenhowera łagodzi ból związany z niekończącymi się obowiązkami. Ten jasny podział pokazuje dokładnie, co należy zrobić, zaplanować, oddelegować lub wyeliminować. Jedną długą listę to-do można zastąpić macierzą pilne-ważne, dzięki której szybko zauważysz, że to w porządku, jeśli niektóre zadania poczekają w kolejce.

Świat się nie zawali, jeśli nie zrobisz wszystkiego dzisiaj. 

Zadbaj o satysfakcję zespołu 

Im szybciej rozpoznasz potencjalne źródła nieporozumień i rozczarowań, tym szybciej będziesz w stanie je naprawić. 

Czasami nawet tak banalne rzeczy, jak niekończące się łańcuszki maili, mogą prowadzić do frustracji i zakłócać budowanie solidnej kultury zespołowej.

Możesz także użyć narzędzi takich jak TeamMood, aby szybko ocenić „nastrój” zespołu i zidentyfikować problemy do rozwiązania, lub przeprowadzać ankiety pracownicze w celu pomiaru satysfakcji zespołu.

Eliminowanie rozpraszaczy 

Praca w social mediach może być bardzo rozpraszająca. Trudno oprzeć się pokusie sprawdzania feedu na Facebooku, otwierania od czasu do czasu Instagrama czy odświeżania Twittera. Podział zadań uświadomi Ci, ile czasu marnujesz na nieproduktywne rzeczy i pomoże wyeliminować to, co Cię rozprasza. 

Podsumowanie

Social media managerowie mają mnóstwo zadań związanych ze strategią, analityką czy dystrybucją. Ich priorytetyzacja może zaoszczędzić mnóstwo czasu, frustracji i kłopotów. Podczas gdy wiele zadań powinno być wykonanych teraz lub w najbliższej przyszłości, inne można oddelegować lub usunąć ze swojej macierzy Eisenhowera. Jeśli szukasz pomysłów na to, jak być bardziej produktywnym, ta metoda może być dla Ciebie strzałem w dziesiątkę.