Powrót do bloga
Żyjemy w bezprecedensowych czasach, w których duża część świata pracuje z domu. Nie jest to jednak nowy trend. W ciągu ostatnich kilku lat mogliśmy zaobserwować, że co raz więcej biur przechodzi na pracę zdalną i stara się ustanowić oraz utrzymać skuteczne praktyki współpracy w zespole zdalnym.
Zespoły przenoszą się z tradycyjnych biur do domów, dlatego tak ważne jest podjęcie kroków, które wzmocnią współpracę wewnątrz Twojego teamu. Wcześniej od 80 do 90 procent pracowników deklarowało chęć pracy zdalnej przynajmniej przez część czasu. Niezależnie od tego, czy nadal tak uważają, model pracy z domu prawdopodobnie stanie się w przyszłości bardziej powszechny, zwłaszcza że dysponujemy obecnie wieloma narzędziami technologicznymi, które to ułatwiają.
Jednak zarządzanie projektami na odległość może stanowić zupełnie nowe wyzwanie dla managerów, którzy nigdy wcześniej nie kierowali zespołami zdalnymi. Nie musi to być jednak stresujące, jeśli wdrożysz odpowiednie systemy i procedury. Oto nasz przewodnik dotyczący zarządzania zespołem na odległość, a także opis korzyści płynących ze zdalnej współpracy.
Pięć wskazówek, jak usprawnić współpracę w zespole zdalnym
Wskazówka 1: Bądź dostępny
Pracownicy zdalni mogą łatwo poczuć się odcięci lub zdystansowani od organizacji, zwłaszcza jeśli zostali nagle rzuceni na głęboką wodę pracy z domu, podczas gdy byli przyzwyczajeni do codziennego przychodzenia do biura. To poczucie dystansu może powodować demotywację i niższy poziom satysfakcji z pracy, wpływając na każdy aspekt ich wyników. To naprawdę ważne, aby być dostępnym dla członków swojego zespołu zdalnego – dzięki temu zachowają poczucie więzi z firmą oraz ciągłe poczucie celu i kierunku.
Jeśli członek zespołu dzwoni do Ciebie, zawsze odbieraj, gdy tylko jest to możliwe. Jeśli pisze maila lub wiadomość w mediach społecznościowych, odpowiadaj tak szybko, jak to możliwe. Bycie skutecznym managerem projektu online polega na byciu obecnym, nawet gdy fizycznie nie możesz znajdować się w tej samej przestrzeni co Twój zespół.
Wskazówka 2: Wyznaczaj jasne cele
Współpraca zdalna może być wyzwaniem, gdy członkowie zespołu nie są pewni, co i kiedy mają robić. Niektórzy pracownicy łatwo się przystosują, dobrze zarządzając swoim czasem i wykazując inicjatywę przy priorytetyzowaniu zadań. Inni jednak będą mieli trudności z brakiem biurowego rygoru, ponieważ zabraknie im bieżącego feedbacku, który pozwalał im wiedzieć, czego się od nich oczekuje każdego dnia.
Dlatego wyznaczanie jasnych celów dla każdego członka zespołu jest absolutnie kluczowe dla udanej współpracy zdalnej. Istotne jest, aby poinformować pracowników o takich szczegółach jak:
- Godziny, w których oczekujesz dostępności każdego z nich
- Metody komunikacji, z których zamierzasz korzystać
- Współdzielenie kalendarzy, aby wszyscy mieli wgląd w dostępność innych
- Harmonogram spotkań
- Zadania i odpowiedzialność każdego członka zespołu w ramach współpracy przy konkretnych projektach
To tylko kilka przykładów sytuacji, w których jasne wyznaczanie celów jest niezbędne. Ponieważ każda organizacja jest inna, jest wysoce prawdopodobne, że każdego dnia natkniesz się na własne przykłady. Tak długo, jak komunikujesz się ze wszystkimi członkami zespołu codziennie i dajesz im znać, czego dokładnie od nich oczekujesz, Twoje umiejętności jako zdalnego project managera będą się rozwijać. Z kolei Twój zespół poczuje się pewniej w pracy zdalnej, mając strukturę, która ich prowadzi.
Wskazówka 3: Organizuj regularne spotkania wirtualne
Powinieneś starać się przeprowadzić rozmowę telefoniczną lub wideo z każdym pracownikiem w pewnym momencie każdego dnia. Jeśli Wasza praca ma charakter bardzo zespołowy, warto dołączyć wszystkich istotnych członków zespołu do tego samego spotkania wideo. To świetna okazja, aby wszyscy byli na bieżąco, a także po prostu, by przypomnieć zespołowi, że ich koledzy wciąż tam są, i zachęcić ich wszystkich do komunikacji. Praca zdalna może być bardzo samotna. Ważne jest, aby o tym pamiętać i oferować jak najwięcej okazji do komunikacji między członkami zespołu zdalnego, aby zmniejszyć ryzyko dla ich zdrowia psychicznego.
Czas jest niezwykle cenny, zwłaszcza w przypadku pracy z domu. Każda chwila spędzona na wirtualnych spotkaniach i komunikacji to czas oderwany od projektów. Skoro nie prowadzicie rozmów twarzą w twarz, zadbaj o to, by Twoje wiadomości i spotkania były krótkie, zwięzłe i na temat. Korzystaj z solidnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak biznesowe systemy telefoniczne lub aplikacje do współpracy zespołowej, aby zapewnić płynny przepływ informacji. Upewnij się, że pracownicy mają wszystkie dane potrzebne do wykonania zadań i zminimalizuj liczbę niejasnych wiadomości wysyłanych tam i z powrotem.
Wskazówka 4: Zadbaj o to, by wszyscy mieli te same informacje
Jednym z dużych wyzwań pracy zdalnej jest utrzymanie wszystkich na tym samym poziomie wiedzy i usprawnianie zadań. Bardzo łatwo o sytuację, w której pewne rzeczy zostają w tyle lub z boku, albo w której pracownicy otrzymują sprzeczne komunikaty na temat tego, co mają robić. Bardziej zrelaksowane środowisko domowe może również utrudniać skupienie się na zadaniach.
Kontentino pomaga usprawnić codzienne zadania, czyniąc współpracę zdalnych zespołów marketingowych bardzo prostą. Twoi klienci i członkowie zespołu mogą znajdować się w dowolnym miejscu na świecie. Kontentino ułatwia wspólną pracę nad tworzeniem postów. Łatwo jest również wysłać gotową pracę do akceptacji klienta.
Cały Twój zespół może komunikować się bezpośrednio w Kontentino, co zapobiega nieporozumieniom. Z kolei Ty zyskujesz pewność i spokój, wiedząc, że Twój zespół potrafi się zjednoczyć, ukończyć tworzenie treści do social media oraz procesy akceptacji, utrzymując standardy pracy takie same, jak w biurze.
Wskazówka 5: Wybierz odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej
Trudno jest być skutecznym managerem zespołu zdalnego, jeśli nie wyposażysz swoich ludzi w narzędzia i technologie ułatwiające im życie. Poznaj różne oprogramowania i upewnij się, że wszyscy mają możliwość korzystania z wybranych przez Ciebie pakietów. Aplikacje takie jak Zoom stały się z dnia na dzień niezwykle popularne, umożliwiając wideokonferencje między zdalnymi zespołami. Podobnie, warto rozważyć skonfigurowanie infrastruktury wirtualnego pulpitu (VDI), aby wszyscy mogli efektywnie i maksymalnie wykorzystywać zasoby zespołu.
Ważne jest, aby udostępnić zespołowi szereg metod komunikacji. E-mail, rozmowy wideo i media społecznościowe są niezwykle istotne, podobnie jak możliwość udostępniania kalendarzy i informacji dotyczących konkretnych projektów zdalnych. Wykorzystaj narzędzia do zarządzania projektami, aby ujednolicić zadania. Używaj narzędzi do wspólnego tworzenia map myśli (mind mapping), aby wszyscy nadawali na tych samych falach podczas burzy mózgów. Poświęć też czas na ustalenie stałego harmonogramu komunikacji z zespołem. Możesz przeprowadzić głosowanie, aby sprawdzić, które pory najbardziej odpowiadają większości pracowników, i trzymać się ich.
Korzyści ze współpracy w zespole zdalnym
Współpraca zdalna może na początku wymagać przyzwyczajenia. Jednak z czasem staje się łatwiejsza, gdy wszyscy nabiorą wprawy. Może również oferować zaskakujące korzyści dla project managerów. Należą do nich:
- Wiele osób pracujących z domu potrafi być bardziej produktywnych, osiągając więcej w krótszym czasie, ponieważ nie mają wokół siebie rozpraszaczy związanych z życiem biurowym.
- Bardzo wysoki odsetek pracowników zdalnych zgłasza niższy poziom stresu niż w przypadku pracy poza domem. Ma to pozytywny wpływ na jakość i ilość ich pracy.
- Zarówno Ty, jak i Twój zespół zdalny możecie pracować bardziej elastycznie. To ogromna pomoc w budowaniu zdrowego work-life balance (równowagi między życiem zawodowym a prywatnym). Daje to więcej możliwości na regularne ćwiczenia fizyczne między zadaniami w sposób, który po prostu nie jest praktyczny w biurze, a także na praktykowanie mindfulness dla korzyści psychicznych.
Praca zdalna szybko staje się nową normą dla setek tysięcy ludzi w całym kraju, ponieważ firmy zdają sobie sprawę, jak bardzo ta forma pracy wzmacnia ich pracowników. Wykorzystanie technologii i narzędzi do współpracy, takich jak Kontentino, pomaga zapewnić, że wszystko przebiega sprawnie, a każdy pracownik zna swoje zadania. W rezultacie zyskujesz zadowolonych klientów i usprawniony proces biznesowy.
