Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami w Social Media

Zarządzanie projektami w social media to dynamiczna i ekscytująca dziedzina. Niekończąca się liczba kanałów do publikacji, sieci społecznościowych wymagających tworzenia treści oraz kampanii, które trzeba nieustannie monitorować. Bez odpowiedniej organizacji trudno za tym wszystkim nadążyć – to pewne. Dziś rzucimy nieco światła na to, jak podejść do zarządzania projektami w mediach społecznościowych, więc przygotuj się na… potężną dawkę inspiracji.

Z jakich elementów składa się zarządzanie projektami w social media? 

Social media project management można podzielić na cztery elementy, które razem tworzą ostateczny plan działania.

Tworzenie contentu do social media

Krótko mówiąc: obejmuje to wszystkie treści, które tworzysz na potrzeby mediów społecznościowych. 

Będą to posty, grafiki, infografiki, wideo oraz formaty reklamowe – wszystkie te rodzaje contentu wpadają do tej kategorii.

Ważne jest, aby to, co publikujesz, było spójne z głosem (tone of voice) i wartościami Twojej marki, a także dopasowane do konkretnej grupy odbiorców lub wydarzenia. Im więcej pracy włożysz na tym etapie, tym większe korzyści odniesiesz później, budując zaangażowaną społeczność online.

Ponieważ proces ten obejmuje wiele zadań do wykonania, tworzenie contentu pochłania znaczną część całkowitego czasu poświęconego na zarządzanie projektem. Realizacja tych zadań zazwyczaj wymaga sporej pracy zespołowej. Nietrudno sobie wyobrazić, że bez odpowiedniego project managementu może tu zapanować niezły chaos.

Zarządzanie kampaniami w social media

Kampanie w social media to inicjatywy marketingowe, które mają określone daty rozpoczęcia i zakończenia. Obejmują konkursy, promocje, rozdania (giveawaye), zniżki i oferty specjalne. Ten element zawiera również różnorodne płatne reklamy i kampanie (paid ads), za które musisz zapłacić budżetem mediowym.

Zanim uruchomisz kampanię, upewnij się, że wyznaczyłeś cele, aby od samego początku wiedzieć, co będzie uznane za sukces. Zarządzanie projektami w przypadku kampanii obejmuje wszystkie etapy: od pomysłów, przez egzekucję, aż po ewaluację. 

Oczywiście nie ma tu miejsca na zgadywanie – wszystko musi być perfekcyjnie zorganizowane, aby przynieść pożądane rezultaty.

Analityka i raportowanie

Analityka mediów społecznościowych obejmuje każdy aspekt platform społecznościowych, pomagając Ci rozwijać publiczność, znajdować nowych obserwujących i identyfikować influencerów w Twojej branży. Zawiera dane o lajkach, udostępnieniach, kliknięciach i retweetach. Informacje te muszą być gdzieś przechowywane i przez kogoś analizowane, co oznacza, że są one oczywistą częścią social media project managementu. 

Analityka często dotyczy kampanii i różnych KPI w social media, więc dane muszą być uporządkowane i dobrze zarządzane, aby można było wykorzystać je do ciągłego ulepszania działań. Zarządzanie projektami jest w tym obszarze kluczowe, ponieważ nawet jeden błąd może doprowadzić do katastrofy analitycznej. 

Strategia social media

Ostatni, ale nie mniej ważny element. Właściwie mógłby znaleźć się na pierwszym miejscu!

Strategia social media to plan dotyczący tego, jak treści będą tworzone, udostępniane i zarządzane. Określa, na których sieciach społecznościowych należy się skupić, aby osiągnąć cele organizacji, a także jakie konkretne taktyki zastosować po drodze. Obejmuje to wiele czynników i elementów, od audytu i analizy SWOT, przez analizę konkurencji i linie contentowe, aż po grupę docelową i wskaźniki sukcesu.

Wszystkie te elementy muszą działać jak w zegarku. Bez zarządzania projektami w social media osiągnięcie tego może być po prostu niemożliwe. 

Korzyści z zarządzania projektami w social media

Project management pozwala na lepsze monitorowanie i kontrolę strategii

Strategia social media zawsze będzie planem bazowym dla tworzenia treści, prowadzenia kampanii i analizowania wyników. Dopóki masz ten plan rozpisany z wyprzedzeniem, łatwiej jest wprowadzać korekty w razie potrzeby, zamiast wpadać w panikę, gdy coś pójdzie nie tak, nie zostało zaplanowane lub uwzględnione. Zarządzanie projektami w social media bezpośrednio pomaga w opanowaniu takich sytuacji. 

Sprawia to również, że Twoja praca staje się bardziej przejrzysta i łatwiejsza do ogarnięcia. Gdy wszystko jest uporządkowane, nie musisz ciągle zastanawiać się, gdzie znajdują się określone rzeczy (i tracić czasu na szukanie odpowiedzi). Czujesz, jakby project management prowadził Cię za rękę, nieustannie przypominając, jaki krok należy podjąć na danym etapie.

Social media project management usprawnia proces planowania postów

Ponieważ zarządzanie projektami wspiera strategię tworzenia treści, pomaga zaoszczędzić czas i wysiłek przy zarządzaniu postami na różnych kanałach. Nie musisz już mieć otwartych wielu kart w przeglądarce z podłączonymi wszystkimi kontami społecznościowymi – wszystko, co trzeba zrobić (od tworzenia i publikowania nowych aktualizacji po analitykę i raportowanie), można teraz obsłużyć z jednego miejsca. Sprawdź 3 sposoby na planowanie wysokiej jakości contentu w social media.

Zapewnia to spójność na wszystkich platformach, pomagając jednocześnie unikać błędów czy literówek, a także upewnić się, że żadne promocje nie nakładają się na siebie (co mogłoby prowadzić do nieporozumień). Zarządzanie projektami sprawia, że cały proces jest znacznie łatwiejszy i bardziej efektywny.

Uproszczona analiza konkurencji

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu projektami masz większą szansę na znalezienie i zidentyfikowanie swoich konkurentów.

Wiedza o tym, kto może z Tobą konkurować lub stanowić przeszkodę w przyszłości, jest kluczowa dla marketingu, ponieważ kanały społecznościowe to nowe pole bitwy.

Właściwy project management zapewni Ci pełny przegląd tego, co publikuje Twoja konkurencja, co oznacza łatwiejszy dostęp do informacji, gdy tylko będą potrzebne. A nawet jeśli nie bezpośrednio, to zarządzanie projektami zaoszczędzi Ci tyle czasu w innych obszarach, że zyskasz wolną chwilę na manualną analizę konkurencji. 

Współpraca w social media staje się banalnie prosta

Wdrożenie zarządzania projektami w Twojej firmie może znacznie ułatwić koordynację treści i kampanii w całym zespole. Nie będzie konieczne rozdzielanie różnych kanałów na osobne zadania czy projekty, ponieważ wszystko zostanie wcześniej przydzielone, a każdy będzie wiedział, nad czym, kiedy i w jakiej kolejności ma pracować.

Wyobraź sobie, że każda osoba i proces działają harmonijnie w workflow, który dowozi wyniki. Spraw, by to się stało i wdróż to w życie.

Oszczędność czasu i zasobów

Social media project management daje przegląd działań kampanijnych, identyfikuje potencjalne przeszkody i wskazuje sposoby ich pokonania.

W rezultacie zespoły social media spędzają mniej czasu na tworzeniu treści i wdrażaniu kampanii, ponieważ wiedzą, co musi zostać wykonane, kiedy należy to zrobić i ile zasobów pozostało do dyspozycji.

W dużej skali, odpowiednie zarządzanie projektami w social media może zaoszczędzić dziesiątki godzin tygodniowo. 

Zarządzanie projektami w social media – dobre praktyki

Stwórz plan zarządzania projektem

Zacznij od właściwej strony, tworząc plan zarządzania projektem, aby wszyscy byli na bieżąco i wiedzieli, co należy zrobić. Co ważniejsze, stanie się on mapą dla wszystkich zaangażowanych w projekt.

Tworzenie takiego planu nie musi być skomplikowane. W rzeczywistości może to być proste stworzenie dokumentu, który określa cele projektu, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania (omówimy to szczegółowo później) oraz kiedy te zadania muszą zostać ukończone.

Jeśli chcesz być bardziej szczegółowy, możesz również zawrzeć informacje o tym, jakie narzędzia będą używane, jak będzie śledzony postęp i jaki jest budżet projektu. Udostępnij plan wszystkim interesariuszom (stakeholderom) i przypnij go w widocznym miejscu.

Ustal jasne zakresy odpowiedzialności (w tym akceptacje)

W każdej organizacji kluczowe jest, aby odpowiedzialność była jasna. W przeciwnym razie zadania mogą umknąć, kluczowe decyzje mogą się opóźniać, a frustracja szybko narastać.

Aby temu zapobiec, po prostu skonfiguruj system akceptacji (approval process). Oznacza to, że zgoda musi zostać udzielona przez wyznaczoną osobę, zanim jakiekolwiek zadanie zostanie uznane za zakończone lub decyzja podjęta. Dzięki temu każdy wie, za co odpowiada, a proces decyzyjny jest przemyślany. 

W rezultacie można uniknąć zamieszania i frustracji na późniejszym etapie, a wszelkie wąskie gardła (bottlenecks) mogą zostać zidentyfikowane i usunięte na czas. Co więcej, pomocne może być ustalenie jasnego workflow projektu, aby każdy rozumiał przepływ zadań i powody przyjętej metodologii.

Włącz narzędzia do swojego workflow

Chociaż dużą część zarządzania projektami w social media można wykonać poprzez prostą komunikację, istnieją świetne narzędzia, które mogą znacznie ułatwić życie. Używając oprogramowania do automatyzacji zadań i śledzenia postępów, możesz uwolnić swój czas i skupić się na innych aspektach projektu. Obecnie, zwłaszcza dzięki uczeniu maszynowemu i nadzorowanemu uczeniu się (supervised learning), modele AI są w stanie wykonywać zadania, które zwykle robili ludzie.

Dodatkowo używanie narzędzi pomaga standaryzować procesy i ułatwia współpracę członkom zespołu. Dlatego włączenie narzędzi do workflow zarządzania projektem jest praktycznie niezbędne dla zapewnienia sukcesu.

Najlepszym sposobem na znalezienie odpowiednich narzędzi jest eksperymentowanie i sprawdzanie, co działa najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu. Nie bój się wypróbować kilku różnych opcji, zanim znajdziesz tę idealną – wymienimy je szczegółowo kilka akapitów niżej.

Przechowuj wszystkie zasoby cyfrowe (digital assets) w jednym miejscu

Trzymaj wszystkie zasoby związane z projektem w jednym miejscu, aby każdy wiedział, gdzie je znaleźć. Może to być wszystko: od plików projektowych i zdjęć, po szablony postów i dokumenty z raportami.

Przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu znacznie ułatwi wszystkim zaangażowanym w projekt dostęp do tego, czego potrzebują, w dowolnym momencie. Śledzenie wszystkiego jest również znacznie łatwiejsze, gdy jest zorganizowane w jednym punkcie, co dodatkowo zmniejsza ryzyko utraty ważnych danych w przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia.

Zbuduj scentralizowany dashboard

Zasoby to jednak nie wszystko – jeśli chcesz przenieść zarządzanie projektami social media na wyższy poziom, rozważ zbudowanie scentralizowanego dashboardu. Dzięki temu będziesz w stanie zobaczyć wszystkie różne elementy swojego projektu w jednym miejscu.

Może to być szczególnie pomocne, jeśli nad tym samym projektem pracuje wiele osób. Posiadanie jednej centralnej lokalizacji z takim dashboardem pozwala również na maksymalną ochronę, pomagając utrzymać pliki w bezpieczeństwie. 

Istnieje wiele różnych sposobów na zbudowanie scentralizowanego dashboardu – ponownie warto eksperymentować, aby zobaczyć, co najlepiej sprawdza się u Ciebie. Zawsze powinieneś mieć jasny widok na projekt, aby móc identyfikować wszelkie problemy lub obszary wymagające dodatkowej uwagi.

Niektóre scentralizowane dashboardy, takie jak Kontentino, pozwalają przechowywać materiały i publikować je natychmiast w mediach społecznościowych. Wszystko pod jednym dachem.

Śledź postępy i aktualizuj plan w razie potrzeby

Monitoruj postępy projektu i wprowadzaj zmiany, gdy jest to konieczne. Może to obejmować wszystko: od prostych raportów miesięcznych po bardziej szczegółowe audyty analizujące wydajność konkretnych elementów projektu.

Śledzenie (tracking) pomoże Ci zidentyfikować obszary, w których rzeczy nie idą zgodnie z planem, i sprawdzić, czy wszyscy są na dobrej drodze do osiągnięcia celów. Warto również regularnie wracać do planu zarządzania projektem – przynajmniej raz w miesiącu – aby upewnić się, że jest on nadal aktualny i trafny.

Jaki jest koszt zarządzania projektami w social media?

Zarządzanie mediami społecznościowymi może być bardzo budżetowym sposobem na dotarcie do grupy docelowej, ale ważne jest, aby uwzględnić koszty wszystkich aspektów projektu – od narzędzi i oprogramowania po zasoby ludzkie.

Dobra wiadomość jest taka, że istnieje wiele darmowych i tanich opcji, więc powinieneś być w stanie znaleźć coś, co zmieści się w Twoim budżecie. Zasadniczo możesz spodziewać się wydatków rzędu 500-1000 USD miesięcznie na zarządzanie dla małego projektu i do 5000 USD lub więcej dla większego.

Oczywiście to tylko szacunki – rzeczywista cena będzie się różnić w zależności od Twoich konkretnych potrzeb i wymagań. Koszt zależy również od zakresu i skali projektu, więc miej to na uwadze podczas planowania.

Narzędzia do zarządzania projektami w social media

Postanowiliśmy podzielić narzędzia do zarządzania projektami w social media na poziomy od 1 do 3. Ostatni poziom to narzędzia powszechnie używane do zarządzania projektami, ale niewystarczająco nastawione na współpracę. Środkowy poziom zawiera narzędzia projektowe, które wspierają zarządzanie zadaniami, ale brakuje im funkcji stricte social mediowych.

Pierwszy poziom jest dedykowany jednemu narzędziu, które łączy to, co najlepsze z obu światów: project management i social media. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co wybraliśmy. 

Poziom 1: Narzędzie do zarządzania projektami w social media

#1Kontentino

Kontentino to narzędzie do zarządzania mediami społecznościowymi, które działa jak kompleksowy system do project managementu. To coś więcej niż tylko planer czy rozwiązanie analityczne – prowadzi Twój zespół przez całą drogę do sukcesu w zarządzaniu projektami social media.

Oto co możesz zrobić w ramach zarządzania projektami z Kontentino.

Efektywne planowanie na platformach społecznościowych

Kontentino obsługuje wszystkie główne platformy social media i prawie wszystkie typy postów. Możesz tworzyć wersje robocze (drafty), duplikować i pracować nad różnymi postami jednocześnie, a następnie publikować je bezpośrednio na wybranych profilach jednym kliknięciem. Nie brzmi to jak koszmar z Poziomu 3 lub 2, prawda? 

Zarządzanie zadaniami (Task management) 

Kontentino pozwala przypisywać zadania bezpośrednio do członków zespołu, partnerów biznesowych, a nawet klientów! Narzędzie ułatwia robienie tego prosto z podglądu posta lub kalendarza, pozwalając na przydzielenie zadania – lub jego ukończenie – w kilka sekund.

Listy kontrolne (check listy), tagi i etykiety

Kontentino czerpie najlepsze elementy z typowych narzędzi do zarządzania projektami! Możesz skonfigurować listy wymagań dla postów (checklisty) dla własnej wygody. Dzięki temu nigdy nie zapomnisz dodać ważnych elementów do tekstu lub sprawdzić, czy grafiki spełniają wszystkie wymogi. Możesz także dodawać tagi i etykiety, aby lepiej nawigować po tablicy Kontentino, choć samo w sobie nie jest to trudne! 

Opcje analityczne

Wspomnieliśmy wyżej, że analityka i raportowanie są integralnymi częściami zarządzania projektami w social media. Naturalne więc, że znajdziesz te funkcje w Kontentino. Dzięki intuicyjnej analityce będziesz w stanie szybko ocenić swoje wyniki w mediach społecznościowych. Co więcej, możesz tworzyć raporty ze swoich działań, przechowywać je i udostępniać. 

Funkcja akceptacji treści (Content Approval)

Wśród wielu funkcji Kontentino, te związane ze współpracą są powodem naszej szczególnej dumy, ponieważ są bezkonkurencyjne na rynku.

Nasza funkcja akceptacji treści okazała się przełomem (game-changerem) dla wielu naszych klientów. Za pomocą kilku kliknięć social media managerowie mogą teraz otrzymywać bezpośrednią akceptację, odrzucenie lub feedback od swoich klientów. Koniec ze zgadywaniem, ping-pongiem z załącznikami czy nieporozumieniami między stronami. 

Współpraca wewnętrzna

Kontentino wspiera wewnętrzną współpracę między działami i zespołami. Użytkownicy mogą łatwo zostawiać feedback w komentarzach, oznaczać innych, przypisywać zadania lub zostawiać notatki – wszystko w jednym miejscu, pod jednym dachem i w idealnej harmonii.

Zarządzanie zasobami (Asset management)

Kontentino oferuje również możliwość zarządzania wszystkimi zasobami z jednej lokalizacji, umożliwiając dostęp do nich łatwo i bezproblemowo. Poza przechowywaniem assetów, możesz ich używać do planowania projektów i harmonogramowania publikacji na różnych platformach. 

Kontentino posiada również kilka sposobów zarządzania projektami – możesz zmieniać widoki i typy kalendarzy, aby dopasować je do swojego stylu pracy. 

Poziom 2: narzędzia do zarządzania projektami (Project Management Tools)

#2 Asana

Jako social media manager możesz zarządzać różnymi sieciami i mieć osobne treści lub posty, które muszą być zaplanowane z wyprzedzeniem dla każdej z nich. Tutaj z pomocą przychodzi Asana, pozwalając zespołom na przydzielanie zadań między członkami z jednego miejsca, a nawet tworzenie projektów na samej platformie.

Mimo że Asana jest świetnym narzędziem do zarządzania projektami, dyskusyjne jest, czy można ją zaklasyfikować jako narzędzie do zarządzania projektami w social media. Oferuje tablice i listy, ale nie można ich bezpośrednio powiązać z publikacjami. Chociaż wspomaga współpracę, Asana nie jest w stanie zautomatyzować wszystkiego, czego życzyłby sobie menedżer mediów społecznościowych. Nawet zestaw wewnętrznych integracji nie ukryje faktu, że Asana jest w dużej mierze nieefektywna w automatyzacji social media project managementu. 

#3 Trello

Social media managerowie na całym świecie używają Trello jako narzędzia do zarządzania projektami, aby uzyskać jasny przegląd swoich profili i strategii.

Jest łatwe w użyciu, skuteczne w zarządzaniu i może być zaadaptowane przez zespoły bez skomplikowanego wdrożenia. Tablica może być podzielona na listy, a do nich dodawane karty, aby wyświetlać daty wykonania zadań. Co więcej, możesz przypisywać członków, aby przejęli odpowiedzialność za pewne aspekty projektu. Dzięki widokom kart, list czy etykietom z kolorami, widzisz, co wymaga uwagi, a co zostało już zakończone.

Jednak nie jest to idealne narzędzie do social media managementu z kilku powodów – nie umożliwia bezpośredniego publikowania ani analityki, oferuje tylko jeden widok i może być trudne do opanowania, nawet jeśli używałeś podobnych narzędzi wcześniej. 

Poziom 3: podstawy

Prawdopodobnie nie zaskoczymy Cię wyborem narzędzi w tym akapicie, ponieważ pewnie używasz ich na co dzień, choć może niekoniecznie do zarządzania projektami w social media. 

#4 Microsoft Excel

Wielu social media managerów wciąż polega na Excelu jako swoim głównym narzędziu. Jest ono dostępne dla każdego, ale niezbyt wygodne w użyciu przy prowadzeniu projektów social media.

Arkusze kalkulacyjne są znane niemal każdemu, ale używanie ich w tym kontekście utrudnia efektywną komunikację, współpracę i egzekucję strategii. Mogą generować sporo szumu informacyjnego i powodować niepotrzebne problemy, a do tego nie są zbyt profesjonalne ani eleganckie.

Osobną kwestią jest publikowanie z poziomu arkuszy. Dostosowanie treści tabeli do platform społecznościowych ma swoje zalety, ponieważ daje użytkownikowi kontrolę nad contentem. Jednak staje się to znacznie trudniejsze, gdy posty muszą być opublikowane o określonej godzinie lub gdy zmiany trzeba wprowadzić w ostatniej chwili. W rezultacie ktoś musi być online prawie 24/7, aby wprowadzać zmiany lub po prostu pilnować publikacji.

Kolejnym wyzwaniem, jakie arkusze wprowadzają do zarządzania projektami, jest analityka – czyli testowanie, które posty działają najlepiej i kiedy powinny być publikowane. W przypadku arkuszy konieczne jest ręczne śledzenie i wprowadzanie danych. 

Arkusze dają pewne możliwości dostosowania ich do potrzeb, ale w ogóle nie wspierają współpracy (w czasie rzeczywistym) i nie mają połączenia z platformami social media. Służą jako platformy do zarządzania, które nadal wymagają wysyłania treści do akceptacji jako załącznik i kopiowania treści na platformy. Nie zautomatyzują jednak tych procesów za Ciebie. 

#5 Google Sheets

Arkusze są również używane w formie Google Sheets. Dzięki swojej darmowej i przeglądarkowej naturze, Google Sheets służy jako potężne narzędzie dla wielu managerów. Wymaga stałego dostępu do Internetu (chyba że udostępnisz pliki offline i zsynchronizujesz po powrocie do sieci) i oferuje doskonałe funkcje, takie jak formuły, wykresy i tabele. 

Ze względu na to, że narzędzie to działa (praktycznie) tylko online, zapewnia wyższy poziom współpracy niż Excel. Arkusze mogą być przeglądane pod kątem feedbacku, ale nie oferują funkcji project managementowych, takich jak tablice czy listy zadań. Dodatkowo brak tu funkcji social mediowych, które umożliwiałyby łatwe planowanie czy analitykę.  

#6 Google Docs

Oczywiście nie każdy jest fanem tabel. Wciąż są social media managerowie, którzy używają Google Docs do zarządzania projektami. Czy to właściwy wybór? Sprawdźmy. 

Docs działa na podobnej zasadzie co Google Sheets (w przeglądarce i online), ale jest bardziej notatnikiem niż tabelą. Wspiera to bardziej kreatywną stronę pracy dzięki komentarzom, notatkom i poprawkom. Google Docs pozwala również na dodawanie tabel wewnątrz dokumentów. Jednak jeśli masz wiele profili do zarządzania i wiele postów do zaplanowania, może to stać się uciążliwe. 

W Google Docs po prostu niemożliwe jest uzyskanie przeglądu ogólnej strategii. To narzędzie jest z pewnością świetne do współpracy, ale nie wspiera metodologii Agile czy Kanban, ani nie integruje się z mediami społecznościowymi. 

Teraz Twoja kolej (by zadbać o swój social media project management)

I głęboko wierzymy, że wiesz, co robić. 

Wypróbuj Kontentino za darmo już dziś, zostań na dłużej.