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A SOMA é uma agência de publicidade e comunicação digital full-service da Lituânia, com sucursais também na Letónia e Estónia. Este ano, a SOMA celebrou 10 anos de existência. Akvilė Staniūtė, COO da agência, testemunhou a evolução da empresa, de um pequeno escritório focado em redes sociais para uma agência com mais de 30 mentes criativas que levou o negócio a uma fusão com o poderoso grupo Havas.
Hoje, o portefólio de clientes da SOMA inclui marcas como Huawei, Bonduelle, Telia ou Kesko Senukai, e a agência cobre publicidade, comunicação digital, media buying, criatividade e estratégia para as mesmas. As equipas da agência trabalham em várias áreas da publicidade digital, pelo que a eficiência do seu workflow e do processo de aprovação é extremamente importante.
“Seguindo o princípio Havas Village, oferecemos aos nossos clientes todas as soluções sob o mesmo teto, cobrindo várias áreas de comunicação dentro da agência,“ afirma Akvilė. “Mais do que qualquer outra coisa, isto requer uma comunicação impecável de todos os membros entre as diferentes equipas.“
De ‘algo parecido com o Kontentino’ para o Kontentino
Quando Akvilė se juntou à SOMA, era um pequeno grupo de pessoas a trabalhar no mesmo espaço. O processo de aprovação era feito maioritariamente de forma verbal. Mais tarde, a equipa da SOMA criou a sua própria ferramenta de redes sociais.
“A palavra ‘ferramenta’, no entanto, é um pouco exagerada,“ Akvilė sorri. “Oferecia apenas algumas funções básicas e necessitava de desenvolvimento constante. Como o nosso foco é criar campanhas para os nossos clientes, e não o desenvolvimento de software para redes sociais, acabou por se tornar inconveniente.“ Foi assim que a necessidade de uma solução profissional se tornou ainda mais clara. E urgente.
Um dos fundadores da SOMA tinha lido sobre o Kontentino e decidiu experimentar. Foi no início da jornada do Kontentino. “Desde o início, foi evidente que o Kontentino seria fácil de usar para nós e que se ajustava aos nossos objetivos. Mas o que mais gostámos foi a melhoria constante da ferramenta.“ Akvilė explica que “de vez em quando, algo novo era adicionado à plataforma. Por isso, no bom sentido, todos os anos trabalhávamos com a mesma ferramenta, mas de alguma forma nova e melhorada.“
Otimizar o workflow
A maioria dos clientes da SOMA reside na Lituânia, mas também tem negócios na Letónia e Estónia. Por isso, o conteúdo que a agência cria deve ser localizado e traduzido. Isto inclui a cooperação com mais equipas noutros países — para o fazer, Akvilė e a sua equipa de gestores de projeto utilizam o Kontentino como ferramenta única. “Já não enviamos e-mails. Atribuímos tarefas, por exemplo, a copywriters de redes sociais de outras equipas e deixamos que façam o que tem de ser feito — criar, traduzir ou editar o conteúdo para as redes sociais dos nossos clientes.“ Akvilė também considera conveniente poder deixar comentários e feedback nas tarefas diretamente no Kontentino, eliminando a necessidade de e-mails adicionais ou outras ferramentas de comunicação.
O marketing, os media e a publicidade são negócios muito dinâmicos, onde as pessoas entram e saem com frequência. No entanto, os projetos não podem ficar sem responsáveis. “O Kontentino é especialmente útil ao integrar novas pessoas na equipa ou projeto,“ diz Akvilė. “Quando há um novo gestor de projeto a tentar familiarizar-se com o seu novo cliente, usamos sempre a aprovação interna do Kontentino. Antes de enviar qualquer conteúdo ao cliente, o gestor de projeto pode garantir que a ideia e a execução têm a melhor qualidade possível.“ Outro caso é quando se trocam projetos entre gestores — o gestor anterior pode ajudar o atual com a aprovação de posts diretamente no Kontentino. “Isto assegura a fluidez da fase de transição.“
Em geral, devido à sua facilidade de utilização, o Kontentino pode ser facilmente usado entre equipas e por novas pessoas no projeto. “Mesmo que um gestor de projeto se ausente subitamente por uma semana, é muito fácil para outra pessoa assumir o projeto, porque o Kontentino permite analisar e compreender rapidamente tudo o que foi feito anteriormente.“
O onboarding de novos clientes mais rápido de sempre
Um benefício adicional do Kontentino é corresponder às expectativas dos clientes em relação a novas tecnologias e a um sistema de trabalho moderno. “Os nossos clientes ficam satisfeitos quando lhes apresentamos uma ferramenta que poupa imenso tempo, é fácil de usar e não custa uma fortuna. Além disso, sendo uma agência de marketing digital hoje em dia, os clientes esperam que tragamos novas experiências.“
Akvilė afirma que o onboarding de novos clientes se resolve com um e-mail. Os gestores de projeto explicam aos clientes as funções básicas (como criar um post), as funcionalidades que usarão mais vezes (como o Calendário) e o que pode ser feito com elas. “E é basicamente isso. Acho que nunca recebemos uma chamada de um cliente a perguntar como usar a plataforma,“ afirma a Teamlead do departamento de Projetos.
Para Akvilė e a sua equipa na agência SOMA, usar o Kontentino tornou-se rapidamente uma parte natural do seu trabalho diário. “Tão natural que, honestamente, tenho de me esforçar para recordar os dias antes do Kontentino.“ Mesmo que o utilizem para tarefas simples — criar, agendar, aprovar posts e atribuí-los a membros da equipa nas sucursais da SOMA no Báltico — tornou toda a gestão de redes sociais impecável. “Gerimos as atividades diárias e todos os clientes através do mesmo processo — o Kontentino tornou esta parte do nosso trabalho tão fluida que nem notamos muito a ‘gestão’,“ diz com um sorriso. “Essa é uma das razões pelas quais contamos com o Kontentino também para os próximos anos.“
Faça crescer a sua equipa com o Kontentino
Quando uma pequena equipa de publicidade, marketing ou comunicação digital cresce, muitas vezes fá-lo rapidamente. Adotar uma ferramenta de gestão de redes sociais que se adapte ao crescimento do seu negócio é uma jogada inteligente. Mesmo que gira clientes entre equipas e países, o Kontentino está aqui para tornar o seu workflow fluido e simplificar a colaboração. Tanto entre as suas equipas criativas como entre estas e os clientes. Se sente que o Kontentino se adequaria à sua equipa, experimente agora — as primeiras duas semanas são gratuitas.
