Priorização de Tarefas: Como usar a Eisenhower Box em Marketing? | Kontentino

Se trabalha em marketing, é provável que tenha habitualmente muito mais do que uma tarefa para realizar ao mesmo tempo. Algumas das suas funções exigem uma abordagem estratégica e não podem ser concluídas num ápice. Outras podem demorar apenas alguns segundos, mas arruínam a sua produtividade e foco durante o dia. Encontrar o equilíbrio entre elas e não ficar sobrecarregado surge, por isso, como um desafio.

Como ser mais produtivo? Poderá encontrar a resposta na Eisenhower box. Hoje, vamos falar sobre esta matriz de urgente-importante e como ela pode ajudar a libertar a sua produtividade.

O que é a Eisenhower Box?

A Eisenhower box, um tipo de framework de priorização que é frequentemente chamada de matriz urgente-importante, é um dos métodos mais populares de organização de tarefas. Acredita-se que tenha sido utilizada e popularizada por Dwight D. Eisenhower.

Baseia-se em quatro quadrantes, os chamados “quadrados” da caixa, que ajudam a agrupar as suas tarefas de acordo com a sua importância e urgência, pré-definidas por si. Para o fazer da forma mais eficiente, é necessário praticar e aprender a organizar as tarefas para que fiquem no quadrante de Eisenhower correto.

Qual é a diferença entre importante e urgente? 

Antes de olharmos mais de perto para a Eisenhower box, vamos responder a uma pergunta crucial que o pode ajudar a dividir as tarefas corretamente. 

Os termos “importante” e “urgente” são muitas vezes confundidos, uma vez que ambos se referem a algo que é “crucial”. É essencial compreender a diferença.

Urgente refere-se a uma tarefa que exige que aja agora, imediatamente.
Estas tarefas podem não ser necessariamente extremamente importantes para a estratégia global, mas precisam de ser concluídas o mais rapidamente possível. As tarefas urgentes são aquelas que têm o prazo a terminar em breve, ou que já estão atrasadas, exigindo reações rápidas e trazendo resultados imediatos (ou consequências, se não forem entregues a tempo).

Importante refere-se a uma tarefa que é crucial para a estratégia a longo prazo e para atingir um objetivo específico. As tarefas importantes não têm, normalmente, de ser concluídas de imediato.   

O próprio Eisenhower talvez seja quem melhor diferencia os dois tipos de tarefas:

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”  — Eisenhower

Uma tarefa pode ser importante e urgente ao mesmo tempo, mas normalmente não é. 

Para dominar o método de Eisenhower, precisa de aprender a reconhecer e qualificar as suas tarefas. Vamos abordar isto mais adiante. 

Como usar a Eisenhower Box?

A matriz urgente-importante consiste em quatro quadrantes de tarefas, cada um chamado de Eisenhower box ou quadrante de Eisenhower.

Q1: Importante + Urgente = FAZER

Este grupo inclui tarefas que precisam de ser feitas agora e pessoalmente.

Frequentemente incluem tarefas relacionadas com gestão de crises, emergências, prazos apertados ou situações imprevistas repentinas que precisam de ser tratadas imediatamente. 

Exemplos: 

1. Recebe uma proposta de colaboração de um novo cliente potencial de social media. É simultaneamente importante e urgente: se não agir agora, eles podem escolher outra agência. (Pode lidar com briefs de forma mais eficiente se tiver um template para propostas pronto – isto é muitas vezes importante, mas não urgente.)
   
2. Um restaurante cujas redes sociais estava a gerir no Facebook e Instagram afinal não estava a pagar aos funcionários, que agora começaram um “incêndio” online. Ter procedimentos de gestão de crise preparados para quando uma situação escala ajuda a lidar com ela de forma rápida e precisa.
   
3. Um plano de social media enviado por um gestor júnior precisa de melhorias significativas e tem de o enviar aos clientes em menos de duas horas. Criar um conjunto de regras e ter um processo de aprovação interna pode melhorar a qualidade do trabalho e poupar tempo em correções de última hora. 

Embora não haja forma de eliminar completamente este tipo de tarefas, algumas poderiam ter sido evitadas ou preparadas com antecedência no quadrante de Eisenhower correto. 

Q2: Importante + Não Urgente = DECIDIR

O segundo grupo consiste em tarefas sobre as quais deve decidir se avança ou se as mantém na lista de espera por enquanto. Muitos profissionais de marketing que utilizam a Eisenhower box passam a maior parte do tempo neste quadrante. 

Este grupo inclui tarefas que podem ser agendadas para o futuro. Embora ainda não sejam urgentes, podem tornar-se urgentes a qualquer momento. É melhor acompanhar regularmente o que está neste grupo e não deixar as tarefas de lado quando não há necessidade, ou quando tem uma vaga no seu fluxo de trabalho. 

Referem-se muitas vezes a planeamento, melhorias ou criação de relações. Embora não seja obrigatório atribuir prazos aqui, pode ajudá-lo a manter-se motivado. 

Exemplos:

1. Estruturar o processo de aprovação de conteúdo pelos clientes. Se tem dificuldade em obter feedback nos seus planos de conteúdo, pode querer introduzir soluções (como o Kontentino) para simplificar o seu workflow. É importante ter isto organizado, mas a urgência depende de alguns fatores.
   
   
2. Um vídeo curto sobre estratégia de social media para promover a sua empresa. Isto é importante para o branding, mas a sua urgência pode ser discutível.
   
   
3. Uma auditoria abrangente dos canais de redes sociais para o seu cliente de e-commerce. Nem sempre é urgente (e requer uma fase de preparação), mas é importante para melhorar a performance e identificar gargalos. 

Concluir tarefas deste quadrante de Eisenhower pode resultar em menos situações de stress, dar-lhe mais controlo sobre os seus projetos e impulsionar uma melhoria constante. 

Ao dedicar mais tempo às tarefas do Q2, pode eliminar situações imprevisíveis ou desagradáveis no Q1, equilibrar as tarefas do Q3 e até desfrutar de alguns dos “perdedores de tempo” do Q4 para os quais agora tem oportunidade.

Q3: Não Importante + Urgente = DELEGAR

O terceiro grupo consiste em tarefas que podem ser delegadas ou eliminadas. Ter uma lista interminável de tarefas nesta categoria é uma catástrofe para a produtividade, pelo que deve evitar acumular funções aqui. 

Como já mencionámos, Urgente não significa obrigatoriamente Importante. Gastar demasiado tempo em tarefas desta categoria pode resultar numa visão de curto prazo e na negligência do que realmente importa para o seu negócio. Sempre que puder, tente delegar, reduzir e livrar-se de tarefas neste quadrante de Eisenhower. 

Exemplos: 

1. Um colega pede-lhe um pequeno favor enquanto está a trabalhar numa estratégia de social media para um cliente importante. Deve sacrificar o seu foco e ajudá-lo por um minuto? Para muitos, isto não é problema, no entanto, pode perder o controlo sobre a sua produtividade se continuar a aceitar esses pedidos com demasiada frequência.
   
   
2. Um antigo cliente pede-lhe para compilar todos os ficheiros relativos a uma campanha publicitária específica numa pasta. Esta tarefa pode ser importante para eles, mas provavelmente não é urgente para si e pode ser delegada a outra pessoa da equipa.
   
   
3. Recebe uma chamada interruptiva de um colega quando está a meio de uma reunião de negócios. Pede desculpa aos presentes, sai da sala e atende — apenas para descobrir que poderia ter esperado pelo fim da reunião ou ser resolvido por qualquer outra pessoa da equipa.
   
   
4. Qualquer situação de “reunião que poderia ter sido um e-mail”.

Não confunda o Q3 com o Q1 na Eisenhower box: pode sentir-se indevidamente satisfeito por completar muitas tarefas diariamente. Mas as tarefas do Q3 (não importantes, mas urgentes) não contribuem para os seus objetivos a longo prazo nem de perto nem de longe como as tarefas do Q1 (importantes e urgentes).

Como ser mais produtivo para recuperar o controlo e a reputação? Trabalhe na minimização destas tarefas no seu fluxo e aprenda a dizer “não” a alguns dos pedidos que ajudam os outros mas o distraem a si. É para o seu próprio bem. 

Q4: Não Importante + Não Urgente = ELIMINAR

O quarto grupo inclui um backlog de tarefas, recursos ou ideias para serem colocados num cronograma futuro, mas também atividades de distração que foram erradamente rotuladas como “tarefas”. Muitas delas devem ser abandonadas nesta fase antes de criarem confusão nos outros quadrantes — ou concluídas apenas quando fizerem sentido para o negócio. 

Exemplos:

1. Scrolling sem sentido no Facebook (pode usar a desculpa de “procurar inspiração”, mas não é bem a mesma coisa, pois não?)
   
   
2. Navegar na web sem um objetivo definido.
   
   
3. A ideia de criar um perfil de teste nas redes sociais. Não é urgente nem importante, é apenas uma ideia vaga que pode ser útil um dia — se chegar a ser.
   

Registar ideias e movê-las para um determinado quadrante de Eisenhower quando necessário é crucial para ter controlo total sobre este quadrante. 

Como classificar tarefas para os quadrantes de Eisenhower?

Dividir tarefas em secções pode ser traiçoeiro. Vivemos numa era onde o excesso de informação faz com que tudo pareça urgente e importante. 

Distinguir entre o que é urgente e o que é importante é o primeiro passo que deve dar. 

Usar uma matriz urgente-importante em vez de listas de tarefas lineares ajuda-o a focar-se no que é realmente crucial para a sua estratégia e trabalho. As checklists tendem a ser longas e não estruturadas, enquanto a Eisenhower box fornece quatro grupos claros de tarefas para que saiba exatamente como está o seu pipeline.

Vamos dividir o processo em quatro fases.

1. Identifique as tarefas que devem ir para o Q2 (prioridade de topo), escrevendo primeiro as tarefas para o Q1 e Q3. Retire do Q1 e Q3 as tarefas que podem ser evitadas ou que são previsíveis em vez de crises sem precedentes. Dê as boas-vindas às suas novas tarefas Q2.
   
   
2. As tarefas Q2 podem exigir muito tempo. Limpe as tarefas Q4 e delegue ou reduza as tarefas Q3, para que possa dedicar mais tempo ao grupo Q2.
   
   
3. Agende as suas tarefas Q2 com antecedência. Mencionámos que isto não é estritamente necessário, mas irá mantê-lo focado e determinado a concluí-las antes que se tornem tarefas indesejadas do Q1.
   
   
4. Não se está a focar nas tarefas Q2 sem razão. Ao dedicar mais tempo a estas tarefas, deverá conseguir reduzir o número de tarefas no Q1. 

Todas as tarefas precisam de ser concluídas? Sim, eventualmente. Mesmo que delegue, poderá ter de as supervisionar e rever mais tarde. No entanto, com uma priorização inteligente numa matriz urgente-importante, pode terminá-las mais depressa e focar-se no core do negócio. 

Como ser mais produtivo? Pequenas táticas a aplicar

Se quer saber como ser mais produtivo, listamos também algumas táticas que podem ajudar a concluir as suas tarefas. 

• Eat the frog – comece o dia com a tarefa “pior” ou mais difícil. Assim que a concluir, o resto parecerá mais fácil.
  
  
• Quick wins – a seguir, passe para algumas tarefas pequenas que podem demorar apenas alguns minutos. Isto pode dar-lhe o incentivo necessário para trabalhar ao seu melhor nível o resto do dia. 

• Top 3 – identifique três tarefas cruciais por dia que precisa absolutamente de concluir. O resto é opcional: se começar a trabalhar nelas é ótimo, mas progredir não é o fim do mundo se não as terminar. 

• Regra dos 2 minutos – vale a pena testar esta quando já tiver algum controlo sobre a sua gestão de tarefas e produtividade. Se surgir uma tarefa do nada mas a sua conclusão levar menos de dois minutos, não a coloque em nenhum quadrante de Eisenhower — resolva-a de imediato. Assim, não sobrecarrega a sua lista e não gasta mais tempo a classificar a tarefa do que a executá-la. Tenha cuidado, pois isto pode ser perigoso para a produtividade se ocorrer com demasiada frequência.
  
  

Como é que uma matriz urgente-importante ajuda os social media managers? 

Priorização de tarefas simplificada

Os social media managers precisam de adotar novas tendências, mudanças e atualizações rapidamente. Quando surgem muitas tarefas novas, é fácil perder-se. Com a priorização correta usando a Eisenhower box, as novas funções serão vistas como desafios e parte do processo, e não como dificuldades.

Priorizar tarefas ajuda os especialistas em marketing a identificar as tarefas mais cruciais e a focar-se nelas enquanto outras esperam pacientemente no backlog. Ter muito em mãos pode andar de mãos dadas com ressentimento e frustração, mas a priorização pode organizar isto e ajudá-lo a desfrutar do seu trabalho.

Melhor eficiência, maior produtividade

Dominar a priorização de tarefas não acontece de um dia para o outro, mas poderá notar a diferença rapidamente assim que começar. Ao classificar as suas tarefas e dividi-las em quadrantes, pode ser mais produtivo, dedicar mais tempo ao planeamento (ou menos tempo a entrar em pânico) e entregar um trabalho de qualidade superior. 

Processos divididos em fatores

A priorização de tarefas permite olhar para o trabalho sob uma perspetiva diferente. Em vez de colocar processos como “trabalhar na melhoria da nossa estratégia de social media” no pipeline, pode dividir o processo em partes. 

• “Encontrar uma ferramenta de automação de social media“ pode ser colocado no Q3 e delegado,
• “Análise da concorrência” pode ser colocado no Q2 ou, se houver alguém na equipa com capacidade para o fazer, pode considerar delegar,
• “Explorar o TikTok“ deve ir para o backlog de ideias no Q4 se não houver um conceito claro de utilização e se for apenas uma tendência passageira,
• “Criar procedimentos de crise” é uma tarefa Q2, e deve começar a preparar-se agora se não quiser que se torne uma tarefa Q1.
  
  

Menor carga de trabalho com a Eisenhower box

Usar a Eisenhower box alivia a dor de uma carga de trabalho interminável. Esta divisão clara mostra exatamente o que deve ser feito, planeado, delegado ou eliminado. Uma longa lista de tarefas pode ser substituída por uma matriz urgente-importante, onde perceberá rapidamente que não há problema em deixar algumas tarefas em fila de espera.

O mundo continuará a girar mesmo que não complete tudo hoje. 

Preocupe-se com a satisfação da equipa 

Quanto mais cedo identificar potenciais fontes de desacordo e desilusão, mais depressa poderá corrigi-las. 

Por vezes, coisas triviais como correntes intermináveis de e-mails podem levar à frustração e perturbar a criação de uma cultura de equipa sólida.

Também pode utilizar ferramentas como o TeamMood para avaliar rapidamente o “estado de espírito” da equipa e identificar problemas, ou realizar inquéritos aos colaboradores para medir a satisfação.

Eliminar distrações

Trabalhar em social media pode ser muito dispersivo. É difícil resistir à tentação de verificar o feed do Facebook, abrir o Instagram ou refrescar o Twitter. Dividir as tarefas pode mostrar quanto tempo está a perder em coisas improdutivas e ajudá-lo a eliminar as distrações. 

Resumindo

Os gestores de redes sociais têm muitas tarefas ligadas à estratégia, analytics ou distribuição. Priorizá-las pode poupar muito tempo, frustração e complicações. Embora existam muitas tarefas que devam ser feitas agora ou em breve, outras podem ser delegadas ou removidas da sua Eisenhower box. Se procura ideias sobre como ser mais produtivo, este método pode ser a solução ideal.