Eis um cenário que provavelmente já viveu. Um membro júnior da equipa deveria estar a criar rascunhos de posts. De alguma forma, também tem permissão para os aprovar e publicar. Numa tarde de sexta-feira, uma legenda inacabada fica online porque ninguém configurou as permissões corretamente e, agora, alguém está a escrever um e-mail de desculpas em vez de ir para casa.
Funções e permissões parecem aborrecidas até ao dia em que o salvam exatamente disso. Por isso, vamos simplificá-las.
As funções básicas que cada equipa necessita
Se simplificarmos, a maioria das equipas de redes sociais precisa de cinco tipos de acesso, quer seja uma pessoa a desempenhar cinco funções ou uma agência de quinze pessoas.
- O criador. Escreve captions, escolhe imagens, constrói o post. Não deve poder publicar sem que outra pessoa veja primeiro, mesmo que essa pessoa seja o próprio num dia diferente.
- O revisor interno. Verifica o tom de voz da marca, a ortografia e se a imagem mostra realmente o produto. Deteta falhas antes de um cliente as ver.
- O cliente (ou aprovador final). Diz sim ou não. Não precisa de editar nada, não precisa de ver a sua discussão interna no Slack sobre a fonte, apenas precisa de uma visão limpa do post finalizado e de um botão para carregar.
- O admin. Gere a própria equipa. Quem faz parte dela, o que podem tocar, faturação, esse tipo de coisas. Normalmente, uma ou duas pessoas, não a equipa inteira.
- O especialista. Designers, tradutores, quem quer que toque numa parte do conteúdo sem precisar da visão global. Um tradutor não precisa de ver o analytics. Um designer não precisa de acesso à faturação.
Nem todas as equipas precisam de cinco pessoas diferentes. Uma estrutura de duas pessoas pode ter uma pessoa a ser criadora e revisora, e o cliente a fazer a aprovação. Não há problema. O ponto fulcral não é o número de pessoas, é garantir que cada uma dessas tarefas acontece e que ninguém tem acidentalmente mais poder do que a sua função exige.
Quem deve poder publicar
Resposta curta: o menor número possível de pessoas. O acesso à publicação é a única permissão que transforma um erro num erro público. Todos os outros erros são apanhados algures na cadeia. A pessoa que pode publicar é a última paragem. A maioria das agências limita isto a account managers ou chefes de equipa, e mesmo assim, apenas após o post ter uma aprovação associada.
Uma regra sensata: se alguém pode publicar sem um passo de aprovação prévio, isso não é um problema de função, é uma falha no processo. Corrija o workflow antes de corrigir as permissões.
Funções do lado do cliente: mantenha a simplicidade
Os clientes não querem um login de que tenham de se lembrar, e definitivamente não querem ver os seus comentários internos sobre se o próprio CEO do cliente fica bem naquela fotografia.
Dê aos clientes apenas uma coisa: uma vista de aprovação limpa. Eles veem o post finalizado, deixam feedback ou aprovam, e essa é toda a interação. No Kontentino, a função de cliente foi construída em torno disto: eles só veem os posts depois de passarem pela revisão interna, e os seus comentários ficam separados da conversa interna da sua equipa. Sem custos por utilizador adicional também, para não pagar mais porque um cliente adicionou uma segunda pessoa à cadeia de revisão.
Se um cliente quiser acesso de edição (alguns querem, especialmente equipas de marketing in-house que trabalham ao lado de uma agência), essa é uma conversa diferente e uma função diferente. Não a atribua por defeito só porque pediram. Pergunte o que eles precisam realmente de fazer e ajuste o acesso a essa necessidade.
Como as agências dividem as equipas na prática
Existem dois padrões comuns, e ambos funcionam bem dependendo do seu tamanho.
👉 O modelo de pods. Pequenas equipas (2 a 4 pessoas) gerem um conjunto de clientes do início ao fim. Uma pessoa pode ser criadora e revisora para as contas do seu pod. Funciona bem até cerca de 10 clientes, porque todos no pod conhecem as contas a fundo.
👉 O modelo funcional. Agências maiores dividem por função em vez de cliente: uma equipa de conteúdo escreve para todos, uma equipa de revisão verifica tudo, os account managers gerem a relação com o cliente e a aprovação final. Isto escala melhor acima dos 15 a 20 clientes, porque não está a dar formação a um pod inteiro sempre que ganha um novo negócio, está apenas a integrar pessoas em funções que elas já dominam.
Nenhum é o “correto”. O modelo de pods parece mais pessoal e os clientes preferem-no frequentemente. O modelo funcional é mais eficiente à escala. Escolha com base no seu tamanho, não no que soa mais impressionante numa apresentação.
Um template simples de permissões por tamanho de equipa
Solo ou equipa de duas pessoas: Uma pessoa faz a criação e a revisão interna. O cliente aprova. Essa é toda a cadeia. Não complique.
Pequena agência (3 a 8 pessoas): Divida criador e revisor em pessoas diferentes, mesmo que seja apenas “tu verificas o meu trabalho, eu verifico o teu”. Adicione um admin. Os clientes aprovam através de um link sem login, sem usar licenças.
Agência em crescimento (8 a 20 pessoas): Adicione funções dedicadas de designer e conteúdo. Considere um revisor sénior por pod ou por cada conjunto de clientes, alguém cujo trabalho seja especificamente detetar erros antes de chegarem à fase do cliente. Mantenha o acesso de publicação limitado aos account leads.
Agência maior (+20 pessoas): Equipas funcionais, escalonamento claro para qualquer situação fora do comum (um post sensível, uma questão legal) e um processo real de onboarding para novas contratações, para que ninguém ande a adivinhar o que pode tocar.
Configurar isto sem pensar demasiado
Não precisa de uma reunião de comité de permissões. Comece de forma simples e ajuste conforme necessário.
- Liste as pessoas da sua equipa e o que cada uma faz no dia a dia.
- Atribua a cada pessoa uma das cinco funções básicas acima. A maioria encaixa-se claramente numa delas.
- Desative o acesso de publicação para quem não seja chefe de equipa ou account manager.
- Envie aos clientes um link de aprovação, não um login. Mantenha a vista deles apenas no que precisam de ver.
- Reveja isto a cada poucos meses, ou sempre que alguém novo entrar. As funções dispersam-se à medida que as equipas crescem e é fácil esquecer que alguém ainda tem acesso de um cargo que deixou há seis meses.
O sistema de funções do Kontentino cobre isto de imediato: Admin, Manager, Cliente, Designer, Tradutor e uma função limitada de Agência de Meios para agências parceiras que trabalham na mesma conta. Cada um vê apenas o que a sua função exige. Consulte o detalhe completo no nosso centro de ajuda se quiser os detalhes técnicos.
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FAQ: funções e permissões de redes sociais
Quem deve aprovar os posts nas redes sociais?
Quem for o responsável pelo resultado caso algo corra mal. Normalmente, é um account manager ou o próprio cliente no caso de trabalho para clientes, ou um responsável de marketing para equipas in-house. A pessoa que aprova não deve ser a mesma que escreveu o post, caso contrário tem apenas uma pessoa a rever o seu próprio trabalho.
Que funções necessita uma equipa de redes sociais?
No mínimo: alguém a criar conteúdo, alguém a revê-lo internamente e alguém a dar a aprovação final. Equipas maiores adicionam designers, tradutores e admins. Nem todas as funções precisam de uma pessoa separada, mas cada tarefa deve existir algures no seu processo.
Os clientes devem ter acesso de edição aos posts sociais?
Normalmente não. Dê aos clientes uma vista de aprovação limpa: eles veem o post terminado, comentam ou aprovam, e ponto final. O acesso total de edição convida à confusão sobre quem é realmente responsável pela versão final.
Quantas pessoas devem poder publicar posts?
O menor número possível, idealmente apenas chefes de equipa ou account managers, e apenas após um post ter sido aprovado. Um acesso de publicação alargado é a forma como gralhas e rascunhos inacabados acabam online.
Qual a diferença entre estruturas de equipa pod e funcional?
As equipas em pod gerem um grupo de clientes do início ao fim, o que é bom para agências pequenas onde as relações pessoais contam. As equipas funcionais dividem-se por tarefa (conteúdo, revisão, gestão de conta) entre todos os clientes, o que escala melhor quando ultrapassa as 15 a 20 contas.
Acerte nas funções logo à partida
Uma configuração de permissões limpa não é glamorosa, mas é a diferença entre uma tarde de sexta-feira tranquila e um e-mail de desculpas. As funções integradas do Kontentino tratam da divisão por si: criadores, revisores, clientes e admins, cada um vendo exatamente o que precisa.
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