Înapoi la blog
Trăim vremuri fără precedent, în care o mare parte a lumii lucrează de acasă. Totuși, acesta nu este un trend nou. În ultimii ani, am observat cum tot mai multe companii adoptă conceptul de remote work și caută modalități de a stabili și menține bune practici de colaborare în echipele remote.
Echipele trec de la un cadru de birou tradițional la lucrul de acasă, iar acest lucru face esențială adoptarea unor măsuri pentru a simplifica eforturile de colaborare. Anterior, 80 până la 90 la sută dintre angajați declarau că și-ar dori să lucreze remote cel puțin o parte din timp. Indiferent dacă sentimentul a rămas același, situația de home working va deveni probabil tot mai comună în viitor, având acum la dispoziție numeroase instrumente tehnologice care să o faciliteze.
Cu toate acestea, gestionarea proiectelor remote poate aduce o serie nouă de provocări pentru managerii care nu au mai condus anterior echipe la distanță. Dar procesul nu trebuie să fie stresant dacă ai la dispoziție sistemele și procedurile corecte. Iată ghidul nostru despre cum să gestionezi o echipă remote, precum și câteva dintre beneficiile colaborării la distanță.
Cinci sfaturi pentru a îmbunătăți eforturile de colaborare ale echipelor tale remote
Sfatul 1: Fii disponibil
Angajații remote se pot simți ușor izolați sau distanțați de organizație, mai ales dacă au fost nevoiți să treacă brusc la acest mod de lucru după ce s-au obișnuit să vină zilnic la birou. Această senzație de distanțare poate cauza demotivare și un nivel scăzut de satisfacție profesională, afectând performanța în muncă. Este foarte important să fii disponibil pentru membrii echipei tale pentru a-i ajuta să se simtă conectați și pentru a le oferi claritate și direcție.
Dacă un membru al echipei te sună, răspunde ori de câte ori este posibil. Dacă îți trimite un e-mail sau un mesaj pe social media, răspunde cât de rapid poți. Să fii un manager de proiect remote de succes înseamnă să fii prezent, chiar și atunci când nu poți fi fizic în același spațiu cu echipa ta.
Sfatul 2: Stabilește obiective clare
Colaborarea remote poate fi o provocare atunci când membrii echipei nu sunt siguri de ceea ce trebuie să facă și când. Unii angajați se vor adapta ușor, gestionându-și bine timpul și având inițiativă în prioritizarea task-urilor. Totuși, alții pot avea dificultăți în lipsa feedback-ului zilnic care să le confirme așteptările.
De aceea, stabilirea unor obiective clare pentru fiecare membru al echipei este cheia unei colaborări remote reușite. Este esențial să le transmiți angajaților detalii precum:
- Programul de lucru așteptat
- Metodele de comunicare pe care intenționezi să le folosești
- Calendarul partajat, astfel încât toată lumea să aibă acces la disponibilitatea celorlalți
- Programarea meeting-urilor
- Sarcinile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei în proiectele comune
Acestea sunt doar câteva exemple de situații în care este nevoie de obiective clare. Pe măsură ce comunici zilnic cu echipa ta și le transmiți exact ce aștepți de la ei, abilitățile tale de management remote se vor dezvolta. În același timp, echipa va deveni mai încrezătoare, având o structură pe care să se bazeze.
Sfatul 3: Organizează meeting-uri virtuale periodice
Ar trebui să încerci să ai o discuție telefonică sau video cu fiecare angajat în fiecare zi. Dacă munca voastră este una bazată pe colaborare, este ideal să incluzi toți membrii relevanți în același video call. Aceasta este o oportunitate excelentă pentru update-uri, dar și pentru a le reaminti colegilor că fac parte dintr-o echipă. Lucrul de acasă poate fi solitar, de aceea este important să oferi cât mai multe ocazii de comunicare pentru a reduce riscurile legate de sănătatea mintală a angajaților.
Timpul este extrem de valoros. Orice moment petrecut în meeting-uri virtuale este timp luat de la proiecte. Deoarece nu aveți conversații față în față, păstrează mesajele și întâlnirile scurte, concise și la obiect. Folosește instrumente de comunicare eficiente, precum sisteme de telefonie pentru business sau aplicații de colaborare. Asigură-te că angajații au toate informațiile necesare pentru a-și finaliza task-urile și minimizează mesajele vagi trimise înainte și înapoi.
Sfatul 4: Menține pe toată lumea pe aceeași pagină
O mare provocare a lucrului remote este menținerea alinierii și eficientizarea task-urilor. Este foarte ușor ca lucrurile să rămână în urmă sau ca angajații să primească mesaje contradictorii. Un mediu de lucru mai relaxat poate face uneori mai dificilă concentrarea pe task.
Kontentino ajută la organizarea task-urilor zilnice, facilitând enorm colaborarea pentru echipele de marketing remote. Clienții și colegii tăi pot fi oriunde în lume. Kontentino simplifică procesul de creare a postărilor în echipă și trimiterea acestora către client pentru aprobare.
Întreaga echipă poate comunica direct în Kontentino, ceea ce previne neînțelegerile. Astfel, ai siguranța că echipa ta poate colabora eficient, finalizând conținutul pentru social media și sarcinile de aprobare la aceleași standarde de calitate ca la birou.
Sfatul 5: Folosește instrumentele de lucru potrivite
Este dificil să fii un manager eficient dacă nu oferi echipei tale tehnologia care să le ușureze viața. Explorează diferite soluții software și asigură-te că toată lumea știe să folosească instrumentele alese. Aplicații precum Zoom au devenit esențiale pentru videoconferințe. De asemenea, poți lua în considerare o infrastructură de desktop virtual pentru ca resursele echipei să fie utilizate la maximum.
Este important să ai o varietate de metode de comunicare deschise echipei tale. E-mail-ul, apelurile video și social media sunt extrem de importante, la fel ca abilitatea de a partaja calendare și informații despre proiecte specifice. Utilizează tool-uri de project management pentru alinierea task-urilor și instrumente de mind mapping pentru sesiunile de brainstorming. De asemenea, stabilește un program fix de comunicare care să funcționeze pentru majoritatea colegilor.
Beneficiile colaborării în echipele remote
Colaborarea remote poate necesita timp de acomodare la început, dar devine mai simplă pe parcurs. Aceasta oferă și beneficii surprinzătoare pentru manageri, cum ar fi:
- Mulți oameni care lucrează de acasă reușesc să fie mai productivi, realizând mai mult într-un timp mai scurt, deoarece nu au distragerile specifice vieții de birou.
- Un procent ridicat de angajați remote raportează niveluri mai scăzute de stres, ceea ce are un impact pozitiv asupra calității muncii lor.
- Tu și echipa ta puteți lucra mai flexibil, ceea ce ajută la menținerea unui echilibru sănătos între viața personală și cea profesională (work-life balance).
Remote work devine rapid noul standard, pe măsură ce companiile realizează cât de mult îi responsabilizează acest mod de lucru pe angajați. Utilizarea tehnologiei și a tool-urilor de colaborare precum Kontentino asigură o desfășurare fluidă a activității, clienți mulțumiți și un flux de lucru organizat.
