Ako vyladiť schvaľovací proces na sociálnych sieťach? | Kontentino

Výzva prijatá? Výzva schválená!

Koľko e-mailov vám denne dokáže zaplniť schránku?

Ešte nedávno by som tie svoje mohol počítať na stovky. Niektoré sa týkali drobností, ako napríklad zmeny jedného slova („skvelý“ namiesto „dobrý“) v poste, ktorý som poslal na schválenie. Viete si predstaviť, že si vymeníte dvadsať e-mailov s ôsmimi ľuďmi v kópii, ktorí sa hádajú o jedno písmenko? Vtedy som si uvedomil, že social approval by mal byť hračka: jednoduchý, časovo nenáročný a relatívne príjemný proces.

Od toho momentu som sa rozhodol definovať a neustále rozvíjať workflow pre jednoduchú online tímovú spoluprácu. Vďaka kombinácii správnych postupov a nástrojov som vytvoril stroj, ktorý robí zázraky.

Dnes vám prezradím niekoľko tajomstiev, ktoré mi pomohli spravovať viac ako 100 profilov na sociálnych sieťach pre klientov z rôznych odvetví, časových pásem a krajín.

Ako mať pod kontrolou množstvo profilov na sociálnych sieťach?

Túto otázku som si kládol takmer každé ráno, keď ma budili klienti z druhého konca sveta, a takmer každý večer, ktorý som trávil odpisovaním na ich e-maily. Darilo sa mi, ale vedel som, že môj content calendar a social media approval môžu fungovať lepšie. Ak pracujete v social media marketingu a prežívate niečo podobné, pravdepodobne ste na pokraji vyčerpania. Čítajte ďalej a dozviete sa, ako to napraviť.

Ten-koho-netreba-menovať. Stratégia.

V marketingu sa stratégia dá prirovnať k Voldemortovi z Harryho Pottera. Prečo? Každý vie, že existuje, veľa ľudí o nej čítalo, väčšina sa jej bojí, no málokto jej skutočne čelil tvárou v tvár alebo ju dobre spoznal. Presne to isté sa deje s marketingovými stratégiami. Horcrux bol niečo, čo mohlo oslabiť Voldemorta, a chýbajúci workflow schvaľovacieho procesu môže byť tým Horcruxom pri práci na stratégii. Nie je však neskoro to zmeniť (ak ešte stratégiu nemáte, náš nedávny článok vám padne vhod).

Fáza 1: Stanovte si postupy

Predtým, než začnete zavádzať approval workflow interne aj externe, musíte si ujasniť niekoľko vecí. Stačí si položiť správne otázky a hľadať odpovede u všetkých zúčastnených strán.

• Kto má na starosti celý proces tvorby postov pre každého klienta?
  Presnejšie, z koho sa skladá social media tím? Kto je za čo zodpovedný? Napríklad grafik nemôže pracovať bez briefu od social media špecialistu, ale ten zasa potrebuje spolupracovať so stratégom, aby komunikácia bola konzistentná.

Urobte e-mailové intro, Skype call alebo stretnutie klienta s celým tímom. Prečo? Keď grafik lepšie spozná brand a ľudí za ním, dokáže vytvoriť trefnejšie vizuály, pretože viac navníma firemnú kultúru a požiadavky.

• Kto je supervízor na strane agentúry a na strane klienta?
  Kto kontroluje pripravený obsah, či už ide o nový alebo curated content? Na strane agentúry je to často content manager alebo account manager. Na strane klienta by mala byť jedna vyhradená osoba, ktorá povie: „Tento post schvaľujem“. Čím viac ľudí je v procese, tým je schvaľovanie zdĺhavejšie. Ak musíte o každé schválenie bojovať, proces môže trvať večnosť.

• Aké sú presné zodpovednosti každej strany?
  Kto robí research? Kto a ako dodáva podklady? Kto má na starosti komunikáciu počas víkendov?
  

• Čo sú do’s a don’ts pre každú značku?
  Aké sú osvedčené postupy a akým chybám sa vyhnúť? Napríklad pridanie loga do ľavého horného rohu môže byť vyžadované, zatiaľ čo používanie konkrétneho hashtagu môže byť zakázané.

• Aké sú deadliny na odosielanie obsahu?
  Kedy najneskôr musí byť obsah doručený a schválený, aby spolupráca prebiehala hladko.

• Aké nástroje používate na správu komunikácie?
  Okrem interných nástrojov vašej agentúry sa oplatí zaviesť nástroj na kolaboráciu s klientmi. Klienti sa niekedy môžu brániť novinkám, ale po krátkom onboardingu zistia ich výhody. Kontentino napríklad umožňuje klientom schváliť obsah jediným kliknutím, pokojne aj cez mobilnú aplikáciu.
  

Pre zrýchlenie procesu si môžete ukladať inšpirácie a dôležité dátumy priamo do kalendára v Kontentine.

• Ako riešite krízový manažment?
  Ako reagujete na sťažnosti? Ako identifikujete krízu? Aký je reakčný čas cez víkendy? Postupy musia byť jasné skôr, než niekde „začne horieť“.

Spíšte si postupy do PDF a pošlite ich všetkým v tíme aj klientovi. V prípade krízy sa tak budete mať o čo oprieť!

• Ktoré platformy spravujete?
  Presne definujte profily a siete, za ktoré zodpovedáte, najmä ak na nich pracuje viacero agentúr súčasne.
  

Tento krok je tiež ideálny na zozbieranie všetkých materiálov a hesiel, ktoré by inak tím musel prácne dohľadávať.

Fáza 2: Zapojte svoj tím

Keď už máte postupy pripravené, je čas na skutočnú spoluprácu na sociálnych sieťach v praxi.

Tréning

Stretnite sa s celým tímom a prejdite si všetky procesy. Usmernenia majte vždy po ruke pre prípad, že budete onboardovať nových kolegov.

Vzťah s klientom začína tým, že kolegom poskytnete potrebné materiály, heslá a príbeh značky. Čím lepšie tím spozná brand, tým kvalitnejší obsah vytvorí.

Na čo by mal každý myslieť predtým, než požiada o schválenie?

• Tone of voice – každá značka má svoj štýl komunikácie. Tím musí vedieť, ako v mene brandu vystupovať.
• Brand book – používanie správnych farieb a fontov je kľúčové. Inak stratíte zbytočne veľa času opravami.
• Pravidlá a smernice – či už ide o technické požiadavky alebo špecifické názvoslovie, je dôležité ich dodržiavať.
• Jazyk – gramatické chyby či nevhodné formulácie znižujú vašu profesionalitu. Predtým, než odošlete request na schválenie, si všetko po sebe skontrolujte!

Klientovi posielajte na schválenie len to, s čím ste sami stopercentne stotožnení. Ak niečo nespĺňa požiadavky, radšej to upravte hneď a pošlite až finálnu verziu.

Checklisty

Zmeny sú dobré, no zo začiatku môže byť ťažké si na ne zvyknúť. Ak ste distribuovaný tím a pracujete na diaľku, checklisty vám pomôžu udržať si prehľad a poriadok. Pomocou nástroja na social media approval, ako je Kontentino, z nich vyťažíte maximum.

Checklisty pomáhajú najmä:

• pri zavádzaní nových zmien do procesov celého tímu.
• pri zaúčaní stážistov alebo juniorov.
• keď ešte nemáte vybudovaný komplexný onboarding proces.

V Kontentine si ich môžete prispôsobiť podľa potrieb konkrétnych projektov.

Keď zodpovedná osoba post dokončí (a odškrtne všetky polia v checkliste), môže ho poslať ďalej na interné schválenie. Všetko prebieha v rámci Kontentina a komunikácia zostáva na jednom mieste. Zabudnite na nekonečné e-maily či správy na Messengeri po pracovnej dobe.

Keď je post schválený interne, prichádza to najdôležitejšie…

Schvaľovanie u klienta

Spomínate si, keď som hovoril, že schvaľovanie u klienta môže byť nočná mora? Vďaka social media nástrojom to však môže byť hračka. Čakanie na vyjadrenie môže byť žrútom času a pri real-time obsahu rozhoduje každá minúta. Klienti sa nechcú prehrabávať v tabuľkách, potrebujú jasný náhľad a možnosť rýchlo reagovať.

Niekedy klienti schválenie nevyžadujú, čo je super. Vždy je však bezpečnejšie mať posty schválené, najmä ak je to v Kontentine také jednoduché. V prípade krízy máte aspoň istotu, že o obsahu klient vedel.

Ak je obsah dôsledne pripravený a interne schválený, putuje ku klientovi v rovnakej podobe.

V Kontentine máte všetku komunikáciu v jednom dashboarde. Klienti môžu obsah komentovať alebo schváliť jedným klikom aj cez intuitívnu mobilnú aplikáciu. Všetci členovia tímu dostanú okamžitú notifikáciu o stave social media obsahu.

Pre zvýšenie produktivity tímu môžete použiť napríklad Clockify na meranie času stráveného na úlohách, čo vám pomôže lepšie optimalizovať prácu.

FÁZA 3: Analyzujte, optimalizujte a opakujte

Ak ste práve vyladili svoj schvaľovací proces, gratulujem! Stále je však čo zlepšovať, aby bol proces ešte plynulejší.

• Používajte platformy na tímovú spoluprácu. Automatizácia workflow je skutočný time-saver.
• Pýtajte si od klientov feedback. Môže existovať drobnosť, ktorú ste prehliadli, no kvôli ktorej vám klient vracia posty na prepracovanie.
• Buďte pripravení na zmeny. Úpravy na poslednú chvíľu sa stávajú. Majte všetky podklady a logá poruke, aby ste vedeli reagovať okamžite.
• Sledujte výkonnosť – analytics vám ukážu, či to, čo pripravujete, aj reálne funguje. V Kontentine viete pre klientov generovať prehľadné reporty, ktorým hneď porozumejú.
• Nebojte sa automatizácie. S Kontentinom zorganizujete celú cestu obsahu od nápadu až po schválenie klientom. Klienti si ten jednoduchý prístup zamilujú!

Vaši klienti si zaslúžia viac než len content plány v PowerPointe a reporty v Exceli. 🙂

Správa sociálnych sietí s tímom a klientmi je výzva, ktorá vyžaduje jasné pravidlá. Odmenou vám však bude vyššia efektivita, produktivita a hlavne pokojná myseľ.

Práca v social media marketingu vie byť stresujúca, ale správne nastavené postupy a social media management nástroje ju urobia výrazne jednoduchšou a prehľadnejšou.