Späť na blog
Ak pracujete v marketingu, pravdepodobne máte v jednom momente na stole oveľa viac než len jednu úlohu. Niektoré povinnosti si vyžadujú strategický prístup a nedajú sa zvládnuť za pár minút. Iné zaberú len pár sekúnd, no dokážu vám rozbiť produktivitu a sústredenie na celý deň. Nájsť medzi nimi zlatú strednú cestu a nenechať sa zahltiť je skutočná výzva.
Ako byť produktívnejší? Odpoveď možno nájdete v Eisenhower boxe. Dnes si povieme viac o tejto matici naliehavosti a dôležitosti a o tom, ako vám môže pomôcť zorganizovať si prácu.
Čo je Eisenhower box?
Eisenhower box, typ frameworku na prioritizáciu často nazývaný aj matica „urgentné-dôležité“, je jednou z najpopulárnejších metód organizácie úloh. Predpokladá sa, že ju používal a spopularizoval Dwight D. Eisenhower.
Je založený na štyroch kvadrantoch, takzvaných „štvorcoch“, ktoré vám pomáhajú skupinovat úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti, ktoré si vopred zadefinujete. Aby ste to robili čo najefektívnejšie, musíte si vybudovať cvik v triedení úloh tak, aby pristáli v tom správnom Eisenhowerovom štvorci.
Aký je rozdiel medzi dôležitým a naliehavým?
Skôr než sa bližšie pozrieme na Eisenhower box, odpovedzme si na kľúčovú otázku, ktorá vám pomôže správne rozdeliť úlohy.
Termíny „dôležité“ a „naliehavé“ (urgentné) sa často zamieňajú, pretože oba odkazujú na niečo podstatné. Je však nevyhnutné pochopiť rozdiel medzi nimi.
Naliehavé označuje úlohu, ktorá si vyžaduje, aby ste konali hneď, okamžite.
Tieto úlohy nemusia byť nevyhnutne extrémne dôležité pre celkovú stratégiu, ale musia byť splnené čo najskôr. Naliehavé úlohy sú tie, ktorých termín čoskoro vyprší (ak už nevypršal), takže si vyžadujú rýchle reakcie a prinášajú rýchle výsledky (alebo následky, ak nie sú doručené včas).
Dôležité označuje úlohu, ktorá je kľúčová pre dlhodobú stratégiu a dosiahnutie konkrétneho cieľa. Dôležité úlohy zvyčajne nemusia byť dokončené okamžite.
Samotný autor Eisenhower možno najlepšie rozlišuje tieto dva typy úloh:
„Mám dva druhy problémov: naliehavé a dôležité. Naliehavé nie sú dôležité a dôležité nie sú nikdy naliehavé.“ — Eisenhower
Úloha môže byť dôležitá aj naliehavá zároveň, ale zvyčajne to tak nie je.
Aby ste si osvojili Eisenhowerovu metódu, musíte sa naučiť, ako rozpoznať a kvalifikovať svoje úlohy. K tomu sa dostaneme o chvíľu.
Ako používať Eisenhower box?
Matica naliehavosti a dôležitosti pozostáva zo štyroch kvadrantov, pričom každý sa nazýva Eisenhower box alebo Eisenhowerov štvorec.
K1: Dôležité + Naliehavé = UROBIŤ
Do tejto skupiny patria úlohy, ktoré je potrebné urobiť hneď a osobne.
Často sem patria úlohy súvisiace s krízovým manažmentom, naliehavými situáciami, deadline-mi alebo náhlymi nepredvídateľnými situáciami, ktoré treba okamžite riešiť.
Príklady:
- Dostanete ponuku na spoluprácu od potenciálneho nového klienta. Je to dôležité aj naliehavé: ak nebudete konať teraz, môžu si vybrať inú agentúru. (Briefy môžete riešiť efektívnejšie, ak máte pripravený template na ponuky – to je často dôležité, ale nie naliehavé.)
- Reštaurácia, ktorej spravujete Facebook a Instagram, prestala platiť zamestnancom a tí začali na sociálnych sieťach vyvolávať „hejt“. Mať pripravené postupy pre krízovú komunikáciu vám pomôže situáciu vyriešiť rýchlejšie a presnejšie.
- Plán sociálnych sietí, ktorý vám poslal junior špecialista, potrebuje zásadné úpravy a o menej ako dve hodiny ho musíte poslať klientom. Vytvorenie jasných pravidiel a nastavenie procesu interného schvaľovania môže zvýšiť kvalitu práce a ušetriť čas na opravy na poslednú chvíľu.
Hoci neexistuje spôsob, ako sa takýmto úlohám úplne vyhnúť, niektorým sa dalo predísť alebo sa na ne vopred pripraviť vďaka správnemu Eisenhowerovmu štvorcu.
K2: Dôležité + Nenaliehavé = ROZHODNÚŤ
Druhú skupinu tvoria úlohy, pri ktorých sa musíte rozhodnúť, či s nimi začať teraz, alebo ich zatiaľ nechať v poradovníku. Mnohí marketéri pracujúci s Eisenhower boxom trávia väčšinu času práve v tomto štvorci.
Táto skupina zahŕňa úlohy, ktoré sa dajú naplánovať do budúcnosti. Hoci ešte nie sú naliehavé, môžu sa nimi kedykoľvek stať. Je lepšie pravidelne sledovať túto skupinu a neodkladať úlohy na neskôr, keď na ne máte voľnú kapacitu.
Často ide o plánovanie, vylepšenia alebo budovanie vzťahov. Pridelenie deadline-ov tu síce nie je povinné, ale môže vám pomôcť udržať si motiváciu.
Príklady:
- Nastavenie procesu schvaľovania obsahu klientmi. Ak bojujete s feedbackom, možno budete chcieť zaviesť riešenia (ako Kontentino), ktoré zjednodušia váš workflow. Je dôležité mať v tom poriadok, ale miera naliehavosti závisí od viacerých faktorov.
- Krátke video o stratégii na sociálnych sieťach, ktorým by ste promovali svoju firmu. Je to dôležité pre branding, ale naliehavosť môže byť diskutabilná.
- Komplexný audit sociálnych sietí pre vášho e-commerce klienta. Nie je to vždy urgentné, ale dôležité pre zlepšenie výkonu a identifikáciu slabých miest.
Plnenie úloh z tohto štvorca môže viesť k menšiemu počtu stresových situácií, poskytne vám väčšiu kontrolu nad projektmi a zabezpečí neustále zlepšovanie.
Trávením viac času pri úlohách z K2 môžete eliminovať nepredvídateľné situácie v K1, vyvážiť úlohy v K3 a dokonca si užiť aj niektoré „žrúty času“ z K4, na ktoré by ste inak nemali nárok.
K3: Nedôležité + Naliehavé = DELEGOVAŤ
Tretiu skupinu tvoria úlohy, ktoré možno delegovať alebo eliminovať. Nekonečný zoznam úloh v tejto kategórii je katastrofou pre produktivitu, preto by ste sa mali snažiť vyhnúť hromadeniu povinností práve tu.
Ako sme už spomínali, naliehavé nemusí znamenať dôležité. Príliš veľa času stráveného touto kategóriou môže viesť k príliš krátkozrakej vízii a zanedbávaniu toho, čo je pre váš biznis skutočne podstatné. Kedykoľvek môžete, snažte sa úlohy z tohto Eisenhowerovho štvorca delegovať alebo zredukovať.
Príklady:
- Kolega vás požiada o malú láskavosť uprostred práce na dôležitej stratégii. Mali by ste obetovať svoje sústredenie a na chvíľu mu pomôcť? Pre mnohých to nie je problém, no ak budete s takýmito požiadavkami súhlasiť príliš často, stratíte kontrolu nad vlastnou produktivitou.
- Bývalý klient vás požiada o zozbieranie všetkých súborov z konkrétnej kampane do jedného priečinka. Pre nich je to možno dôležité, ale pravdepodobne to nie je urgentné a úlohu môže spracovať niekto iný z tímu.
- Dostanete vyrušujúci telefonát od kolegu uprostred dôležitého stretnutia. Ospravedlníte sa prítomným, vyjdete von a zdvihnete – len aby ste zistili, že to mohlo počkať alebo to mohol vyriešiť ktokoľvek iný.
- Akákoľvek situácia typu „toto mohol byť e-mail namiesto mítingu“.
Nezamieňajte si K3 s K1 v Eisenhowerovom boxe: môžete mať síce dobrý pocit z množstva vybavených úloh, ale úlohy v K3 nepomáhajú k vašim dlhodobým cieľom ani zďaleka tak ako tie v K1.
Ako byť produktívnejší a získať späť kontrolu a kredit? Pracujte na minimalizácii takýchto úloh a naučte sa hovoriť „nie“ požiadavkám, ktoré pomáhajú iným, ale vyrušujú vás. Robíte to pre svoje vlastné dobro.
K4: Nedôležité + Nenaliehavé = ELIMINOVAŤ
Štvrtá skupina zahŕňa backlog úloh, zdrojov alebo nápadov, ktoré majú byť spracované niekedy v budúcnosti, ale aj rušivé aktivity, ktoré sme omylom nazvali „úlohami“. Mnohé z nich by ste mali v tejto fáze opustiť, skôr než urobia neporiadok v iných kvadrantoch – alebo ich urobiť až vtedy, keď to bude dávať biznisový zmysel.
Príklady:
- Bezcieľne scrollovanie Facebooku (môžete sa vyhovárať na „hľadanie inšpirácie“, ale povedzme si úprimne, nie je to to isté, však?)
- Surfovanie po webe bez cieľa.
- Nápad na založenie testovacieho profilu na sociálnej sieti. Nie je to urgentné ani dôležité, je to len voľná myšlienka, ktorá sa možno raz zíde – ak vôbec.
Sledovanie nápadov a ich presúvanie do konkrétneho kvadrantu Eisenhowerovho boxu v prípade potreby je kľúčové pre plnú kontrolu nad touto kategóriou.
Ako klasifikovať úlohy v Eisenhowerovom boxe?
Rozdelenie úloh do sekcií môže byť náročné. Žijeme v dobe, kedy informačný šum spôsobuje, že všetko znie naliehavo a dôležito.
Rozlíšenie medzi tým, čo je urgentné a čo dôležité, je úplne prvý krok, ktorý by ste mali urobiť.
Používanie matice naliehavosti a dôležitosti namiesto lineárnych to-do listov vám pomôže sústrediť sa na to, čo je pre vašu prácu skutočne zásadné. To-do listy bývajú dlhé a neštruktúrované, zatiaľ čo Eisenhower box poskytuje štyri jasné skupiny úloh, vďaka ktorým viete, ako vyzerá váš deň.
Rozdeľme si proces do štyroch fáz:
- Identifikujte tie úlohy, ktoré by mali skončiť v top-prioritnom K2, spísaním úloh pre K1 a K3. Vyberte z K1 a K3 tie úlohy, u ktorých sa dá zabrániť ich opätovnému výskytu, alebo tie, ktoré sú predvídateľné. Privítajte svoje nové K2 úlohy.
- Úlohy v K2 môžu vyžadovať veľa času. Vyčistite svoje K4 úlohy typu LIFO (last in, first out) a delegujte alebo zredukujte úlohy v K3, aby ste mohli venovať viac času skupine K2.
- Plánujte si K2 úlohy vopred. Spomínali sme, že to nie je prísne povinné, ale udrží vás to v tempe a odhodlaní dokončiť ich skôr, než sa z nich stanú neželané K1 úlohy.
- Na úlohy v K2 sa nesústredíte bezdôvodne. Trávením viac času týmito úlohami by ste mali byť schopní znížiť počet úloh v K1.
Musia byť splnené všetky úlohy? Áno, skôr či neskôr. Aj keď ich delegujete, možno ich budete musieť neskôr skontrolovať. Avšak s inteligentnou prioritizáciou v matici dôležitosti a naliehavosti ich zvládnete rýchlejšie a s väčším pokojom.
Ako byť produktívnejší? Pár drobných taktík
Ak hľadáte spôsoby, ako byť produktívnejší, pripravili sme pre vás aj zoznam užitočných taktík, ktoré vám pomôžu zvládať úlohy.
- Zjedzte žabu – začnite svoj deň tou „najhoršou“ úlohou. Keď ju zvládnete, zvyšok dňa sa vám bude zdať oveľa jednoduchší.
- Quick wins – následne prejdite na pár malých úloh, ktoré vám zaberú len pár minút. Ich splnenie vás povzbudí k ďalšej práci po zvyšok dňa.
- Top 3 – určte si tri kľúčové úlohy na deň, ktoré musíte bezpodmienečne dokončiť. Zvyšok je voliteľný: ak na nich začnete robiť, je to super, ale nie je to „otázka života a smrti“.
- Pravidlo 2 minút – oplatí sa otestovať, keď už máte určitú kontrolu nad svojím task managementom a produktivitou. Ak sa znenazdajky objaví úloha, ktorej splnenie trvá menej ako dve minúty, nedávajte ju do žiadneho štvorca – proste ju hneď urobte. Takto si nezahltíte poradovník a nestrávite viac času klasifikáciou jednoduchej úlohy než jej samotným splnením. Pozor však, ak sa to stáva príliš často, môže to byť pre produktivitu nebezpečné.
Ako matica dôležitosti a naliehavosti pomáha social media manažérom?
Jednoduchšia prioritizácia úloh
Social media manažéri musia rýchlo reagovať na nové trendy, zmeny a updaty. Keď sa nakopí veľa nových úloh, ľahko sa v nich stratíte. So správnou prioritizáciou pomocou Eisenhower boxu sa na nové povinnosti budete pozerať ako na výzvy a súčasť procesu, nie ako na boj o prežitie.
Prioritizácia úloh pomáha špecialistom identifikovať tie najkľúčovejšie body a sústrediť sa na ne, zatiaľ čo ostatné trpezlivo čakajú v poradovníku. Mať toho veľa naraz môže viesť k frustrácii, ale prioritizácia to vie upratať a vrátiť vám radosť z práce.
Lepšia efektivita a vyššia produktivita
Majstrovstvo v prioritizácii úloh neprichádza zo dňa na deň, ale rozdiel uvidíte veľmi rýchlo. Klasifikáciou úloh a ich rozdelením do kvadrantov môžete byť produktívnejší, tráviť viac času plánovaním (alebo menej času panikárením) a doručovať ešte kvalitnejšie výsledky.
Rozloženie procesov na drobné
Prioritizácia úloh umožňuje pozerať sa na prácu z inej perspektívy. Namiesto toho, aby ste do pipeline-u hodili vágny proces ako „práca na zlepšení stratégie“, môžete ho rozdeliť na časti:
- „Nájsť nástroj na automatizáciu sociálnych sietí“ môže ísť do K3 a byť delegované,
- „Analýza konkurencie“ môže ísť do K2, alebo ak má v tíme niekto voľnú kapacitu a zručnosti, môžete ju delegovať,
- „Rozbehnúť TikTok“ by malo skončiť v backlogu v K4, ak nemáte jasný koncept a ide skôr o voľný nápad,
- „Vytvorenie krízových procesov“ je vaša K2 úloha a mali by ste sa na ňu začať pripravovať hneď, ak nechcete, aby sa z nej stala urgentná K1 úloha.
Nižšia pracovná záťaž vďaka Eisenhower boxu
Používanie Eisenhowerovho boxu zmierňuje nápor nekonečnej roboty. Toto jasné rozdelenie úloh vám presne ukáže, čo sa má urobiť, naplánovať, delegovať alebo eliminovať. Jeden dlhý to-do list nahradíte maticou naliehavosti a dôležitosti, vďaka ktorej si uvedomíte, že je v poriadku, ak niektoré úlohy počkajú v rade.
Svet sa neprestane točiť, ak ich dnes neurobíte úplne všetky.
Dbajte na spokojnosť tímu
Čím skôr rozpoznáte potenciálne zdroje nezhôd a sklamania, tým skôr ich dokážete napraviť.
Niekedy aj také banality ako nekonečné e-mailové reťazce môžu viesť k frustrácii a narúšať budovanie zdravej tímovej kultúry.
Môžete tiež použiť nástroje ako TeamMood na rýchle vyhodnotenie nálady v tíme a identifikáciu problémov, alebo robiť prieskumy zamestnaneckej spokojnosti.
Eliminácia rozptýlenia
Práca na sociálnych sieťach vie byť poriadne rozptyľujúca. Je ťažké odolať pokušeniu občas si skontrolovať newsfeed na Facebooku, otvoriť Instagram alebo refreshnúť Twitter. Rozdelenie úloh vám ukáže, koľko času strácate neproduktívnymi vecami a pomôže vám eliminovať to, čo vás vyrušuje.
Zhrnutie na záver
Social media manažéri majú množstvo úloh spojených so stratégiou, analytics či distribúciou. Ich prioritizácia vám môže ušetriť kopu času, frustrácie a stresu. Hoci je veľa úloh, ktoré treba urobiť teraz alebo v blízkej budúcnosti, iné môžete delegovať alebo úplne odstrániť zo svojho Eisenhower boxu. Ak hľadáte spôsoby, ako byť produktívnejší, táto metóda môže byť pre vás to pravé orechové.
