Nazaj na blog
Izziv sprejet? Izziv potrjen!
Koliko e-poštnih sporočil lahko vsak dan zapolni vaš nabiralnik?
Še ne dolgo nazaj bi jih v mojem primeru lahko šteli v stotinah. Nekatera so se nanašala na malenkosti, kot je sprememba ene same besede (npr. »odlično« namesto »dobro«) v postu, ki sem ga poslal v potrditev. Si predstavljate izmenjavo dvajsetih sporočil z osmimi ljudmi v kopiji (CC), ki se prepirajo o eni črki? Takrat sem ugotovil, da bi moralo biti social media potrjevanje preprosto: hitro, časovno učinkovito in nestresno.
Od takrat sem se odločil definirati in nenehno razvijati workflow za preprosto spletno sodelovanje ekipe. Z mešanico pravih postopkov in orodij sem ustvaril sistem, ki dela čudeže.
Danes bom razkril nekaj skrivnosti, ki so mi pomagale upravljati več kot 100 social media profilov za naročnike iz različnih panog, časovnih pasov, držav in z različnimi delovnimi navadami.
Kako obvladovati številne social media profile?
To vprašanje sem si zastavljal skoraj vsako jutro, ko so me zbudili naročniki z drugega konca sveta, in skoraj vsak večer, ki sem ga preživel ob dopisovanju prek e-pošte. Delo mi je šlo dobro od rok, vendar sem vedel, da lahko postanem bolj učinkovit pri content calendarju in potrjevanju objav. Če delate v digitalnem marketingu in doživljate nekaj podobnega, ste verjetno na robu izgorelosti. Berite dalje in izvedite, kako to urediti.
Tisti-ki-ga-ne-smemo-imenovati. Strategija.
V marketingu lahko strategijo primerjamo z Voldemortom iz sage o Harryju Potterju. Zakaj? No… Vsi so vedeli, da obstaja, veliko ljudi je bralo o njem in skoraj vsi so poznali njegovo ime, večina se ga je bala, a le malo se jih je z njim soočilo v živo ali ga zares spoznalo. Popolnoma enako se dogaja z marketinškimi strategijami. Skrivženi so bili tisti, ki so oslabili Voldemorta, pomanjkanje jasnega workflowa za potrjevanje pa je lahko tisti »skrivžen«, ki vam otežuje delo na strategiji. Še ni prepozno, da to spremenite (če pa strategije še nimate, vam bo morda prišel prav naš nedavni članek).
1. faza: Vzpostavite postopke
Preden začnete uvajati approval workflow navznoter in navzven, morate poskrbeti za nekaj stvari. Zastavite si prava vprašanja in poiščite odgovore pri vseh vpletenih straneh.
- Kdo vodi celoten proces ustvarjanja postov za vsakega naročnika?
Natančneje, iz koga je sestavljena social media ekipa? Kdo je odgovoren za kateri del? Na primer, oblikovalec ne more delati brez briefa specialista za družbena omrežja, ta pa mora sodelovati s strategom, da je komunikacija konsistentna.
Organizirajte spoznavni e-mail, Skype klic ali sestanek med naročnikom in celotno ekipo. Zakaj? Ko oblikovalec spozna blagovno znamko in ljudi, ki stojijo za njo, lahko ustvari boljše materiale, saj bolje razume korporativno kulturo in zahteve.
- Kdo ima vlogo nadzornika na strani agencije in na strani naročnika?
Kdo pregleduje pripravljeno vsebino, najsi gre za novo ali kurirano vsebino? Na agencijski strani je to pogosto content manager ali account manager. Na strani naročnika pa mora obstajati oseba, ki ima zadnjo besedo in reče »Potrjujem to objavo«. Več ljudi kot je vključenih v proces, bolj dolgotrajen in težaven je ta lahko.
- Kakšne so natančne odgovornosti posamezne strani?
Kdo izvaja raziskavo? Kako se dostavljajo materiali? Kdo je zadolžen za komunikacijo med vikendi (če sploh kdo)?
- Kaj so »do’s & don’ts« za vsako znamko?
Katere so dobre prakse in katerim napakam se je treba izogniti? Morda je logotip v levem zgornjem kotu obvezen, medtem ko je uporaba določenega hashtaga prepovedana.
- Kakšni so roki za oddajo vsebin?
Kdaj morajo biti vsebine najkasneje oddane in potrjene za nemoteno sodelovanje.
- Katera orodja uporabljate za upravljanje komunikacije?
Vredno je uvesti orodja za sodelovanje med ekipo in naročniki. Naročniki so včasih zadržani do novih rešitev, a s pravim onboardingom jim lahko olajšate delo. Izbrano orodje mora biti preprosto in uporabniku prijazno. Kontentino na primer naročnikom omogoča potrjevanje vsebin z enim klikom prek mobilne aplikacije.
Za pospešitev procesa lahko v koledar navdiha (Inspiration calendar) v Kontentinu dodate pomembne datume in dogodke, povezane z znamko.
- Kako obvladujete krizno komuniciranje?
Kako se odzivate na pritožbe? Kakšen je odzivni čas zvečer ali med vikendi? Vse to morate definirati, preden pride do težav. Družbena omrežja ne poznajo milosti.
Postopke zapišite v PDF in jih razdelite vsem v podjetju in naročniku. Tako boste vedno imeli referenco v primeru krize!
- Katere platforme uporabljate?
Natančno določite profile in platforme, za katere ste zadolženi, da ne pride do podvajanja dela z drugimi agencijami.
To je tudi odličen korak za pridobivanje vseh materialov, datotek in gesel, ki jih ekipa potrebuje za delo.
2. faza: Vključite ekipo
Ko so postopki pripravljeni, je čas za pravo social media sodelovanje!
Izobraževanje
Ekipo seznanite s postopki in pripravite smernice, ki bodo na voljo tudi novim zaposlenim ob njihovem začetku.
Bolj ko so zaposleni seznanjeni z blagovno znamko, boljšo vsebino bodo pripravili. Samo ime in spletna stran naročnika nista dovolj za kakovostno delo.
Na kaj mora vsak član ekipe paziti, preden zaprosi za potrditev?
- Tone of voice – vsaka znamka ima svoj način komunikacije. Ekipa mora vedeti, kako govoriti v njenem imenu.
- Brand book – upoštevati je treba barve in pisave. Če uporabite napačen odtenek modre, lahko po nepotrebnem izgubite čas pri potrjevanju.
- Smernice – pravila so zato, da se jih upošteva, tudi če gre le za poimenovanje storitve.
- Jezik – slovnične napake ali neustrezen besednjak zmanjšujejo vašo strokovnost. Preden pošljete vsebino v potrditev, jo dvakrat preverite!
Naročniku v potrditev pošljite le tisto, kar bi brez dvoma odobrili tudi sami. Če menite, da nekaj ne ustreza njihovim zahtevam, to popravite, preden gre ven.
Kontrolni seznami (Checklists)
Spremembe so dobre, a prilagajanje nanje zahteva čas. Kontrolni seznami so odlični za ohranjanje kakovosti online sodelovanja, še posebej v dislociranih ekipah. V orodju social media approval tool, kot je Kontentino, so ti seznami nepogrešljivi.
Checkliste pomagajo:
- pri uvajanju novih procesov v celotno ekipo;
- pri usmerjanju pripravnikov in juniorjev;
- ko še nimate vzpostavljenega obsežnega onboarding procesa.
V Kontentinu jih lahko popolnoma prilagodite svojim potrebam in projektom.
Ko je post pripravljen (vsa polja na seznamu so označena), gre lahko v interno potrditev. Vse poteka znotraj Kontentina, komunikacija pa ostane na enem mestu. Pozabite na e-pošto in sporočila po delovnem času.
Potrjevanje s strani naročnikov
Čakanje na potrditev je lahko največja ovira. Pri vsebinah, ki so vezane na realni čas, šteje vsaka minuta. Naročniki ne želijo brskati po tabelah, potrebujejo preprosto sporočilo z vsebino, ki jo odobrijo z enim klikom.
Tudi če naročniki ne zahtevajo potrjevanja, je to varneje početi. V primeru krize ste bolj zaščiteni, če je naročnik vsebino predhodno odobril.
Premišljeno pripravljena in interno potrjena vsebina se nato pošlje naročniku.
S Kontentinom se izognete izgubljenim e-mailom in klicem pozno zvečer. Naročniki lahko komentirajo ali potrdijo social media vsebino prek mobilne aplikacije, ekipa pa takoj dobi potrditev.
Za večjo produktivnost lahko uporabite Clockify za merjenje časa, ki ga porabite za posamezne naloge, in nato optimizirate delo.
3. faza: Analizirajte, optimizirajte in ponovite
Če ste pravkar izboljšali svoj proces, odlično! Obstaja pa še nekaj načinov za večjo učinkovitost.
- Uporabljajte platforme za sodelovanje ekip. Avtomatizacija procesov prihrani ogromno časa.
- Nenehno prosite naročnike za povratne informacije, da odpravite morebitne zastoje v procesu.
- Bodite vedno pripravljeni. Imejte materiale in podatke o znamki varno shranjene, da lahko hitro opravite manjše popravke.
- Spremljajte rezultate objav. Najti morate ravnovesje med vizualno privlačnostjo in tistim, kar dejansko prinaša rezultate. Kontentino vam pomaga ustvariti pregledna in razumljiva poročila.
- Ne bojte se orodij za avtomatizacijo. Kontentino vam pomaga voditi vsebino od ideje do objave in potrditve.
Naročniki si zaslužijo več kot le načrte v PPTX in poročila v XLS. 🙂
Urejanje social media managementa z ekipo in naročniki je proces, ki lahko traja. Vendar se hitro povrne z večjo učinkovitostjo in manj stresa. Jasna pravila v fazi ponudbe vsekakor pomagajo.
Delo na družbenih omrežjih je lahko stresno, a s pravimi postopki in social media management orodji postane bolj umirjeno in organizirano.
