Så skapar du en felfri godkännandeprocess för sociala medier | Kontentino

Challenge accepted? Godkänt och klart!

Hur många mejl kan egentligen landa i din inbox varje dag?

För inte så länge sedan räknade jag mina i hundratal. Många av dem handlade om småsaker, som att ändra ett enstaka ord i en post jag skickat för godkännande. Kan du tänka dig att växla tjugo mejl med åtta personer i kopia som diskuterar en enda bokstav? Det var då jag insåg att social media approval borde vara enkelt: smidigt, tidseffektivt och faktiskt ganska roligt.

Sedan dess har jag fokuserat på att definiera och ständigt utveckla ett workflow för smidigt team collaboration online. Genom att blanda rätt procedurer med rätt verktyg skapade jag ett maskineri som gör underverk.

Idag tänker jag avslöja några av de hemligheter som hjälpt mig att hantera över 100 konton i sociala medier för kunder i olika branscher, tidszoner och med olika arbetsstilar.

Hur hanterar man mängder av profiler i sociala medier?

Jag ställde mig den frågan nästan varje morgon när jag väcktes av kunder på andra sidan jorden, och varje kväll jag tillbringade med att svara på deras mejl. Det gick bra, men jag visste att jag kunde organisera min content calendar och min social media approval bättre. Om du jobbar med digital marknadsföring och går igenom något liknande, är du förmodligen nära gränsen för vad du orkar. Läs vidare för att se hur du kan lösa det.

Strategi – den som inte får nämnas vid namn

Inom marknadsföring kan en strategi liknas vid Voldemort i Harry Potter. Varför? Jo, alla vet att den existerar, många har läst om den, men få har faktiskt mött den ansikte mot ansikte eller lärt känna den på djupet. Samma sak gäller marknadsföringsstrategier. Precis som en horrokrux kunde försvaga Voldemort, kan bristen på en workflow approval process sänka din strategi. Det är dock inte för sent att ändra på det (och om du saknar en strategi helt kan vår senaste artikel vara till hjälp).

Steg 1: Fastställ procedurerna

Innan du implementerar ett approval workflow behöver du reda ut några saker internt och externt. Ställ rätt frågor till alla inblandade parter.

• Vem ansvarar för hela processen att skapa posts för varje kund?
  Vilka ingår i teamet och vem ansvarar för vad? Till exempel kan en grafisk formgivare inte göra mycket utan en brief från en social media specialist, som i sin tur behöver samarbeta med en strateg för att säkra den röda tråden.

Presentera hela teamet för kunden via mejl eller ett videomöte. När formgivaren får ett ansikte på kunden och förstår varumärkets kultur, blir resultatet ofta mycket bättre.

• Vem är godkännare på byrån respektive hos kunden?
  Vem granskar innehållet, oavsett om det är nytt material eller curated content? På byrån är det ofta en content manager eller account manager. Hos kunden krävs en dedikerad person som har mandat att säga “Jag godkänner denna post”. Ju fler kockar, desto längre tid tar processen. Om du måste kämpa för varje godkännande kommer produktionen stanna av.

• Vilka är de exakta ansvarsområdena?
  Vem gör research? Hur levereras material? Vem sköter kommunikationen under helger (om någon)?
  

• Vilka är do’s och don’ts för varje varumärke?
  Vilka riktlinjer ska följas och vilka misstag ska undvikas? En logotyp i övre vänstra hörnet kan vara ett krav, medan en viss hashtag kan vara helt förbjuden.

• När är deadline för leverans?
  När måste innehållet senast skickas och godkännas för att samarbetet ska flyta på?

• Vilka verktyg använder ni?
  Det är värt att implementera gemensamma verktyg för samarbete. Kunder kan vara skeptiska mot nya system, men med rätt onboarding ser de snabbt fördelarna. Verktyget måste vara användarvänligt och förenkla kundens vardag, inte bara byråns. Kontentino låter till exempel kunder godkänna innehåll med ett enda klick via mobilen.
  

För att snabba på processen kan du lägga in inspiration och viktiga datum direkt i din inspirationskalender i Kontentino.

• Hur hanterar ni kriser?
  Hur reagerar ni på klagomål? Vad är svarstiden på kvällar och helger? Definiera detta innan det brinner i knuten. Sociala medier vilar aldrig, så du behöver ha en plan redo.

Samla era procedurer i en PDF och dela ut till alla inblandade. Då har ni alltid något att luta er mot om en kris uppstår!

• Vilka plattformar ansvarar ni för?
  Specificera exakt vilka profiler och kanaler som byrån hanterar för att undvika missförstånd.
  

Det här är också ett utmärkt tillfälle att samla in allt material, logotyper och lösenord som teamet behöver.

Steg 2: Få med teamet på tåget

När procedurerna är på plats är det dags att låta magin i ett smidigt social media collaboration börja!

Utbildning

Samla teamet och gå igenom era workflows. Se till att riktlinjerna är lättillgängliga för nyanställda.

Ju mer ditt team lär känna varumärket, dess kultur och dess behov, desto bättre content kommer de att leverera. Bara ett namn och en webbadress räcker inte för att skapa engagemang.

Vad bör alla tänka på innan de skickar en request approval?

• Tone of voice – hur pratar varumärket? Teamet måste veta hur de ska uttrycka sig i kanalerna.
• Brand book – vilka färger och typsnitt gäller? Att bara använda “blå” räcker inte om kunden har en specifik profilfärg.
• Riktlinjer – följ kundens önskemål slaviskt. Om de vill kallas för en “tjänst” och inte en “plattform”, så är det det som gäller.
• Språk – slarvfel och grammatiska missar sänker förtroendet direkt. Korrläs alltid innan du ber kunden godkänna något!

Skicka bara sådant som du själv skulle godkänna utan tvekan. Om något inte helt lever upp till kraven, arbeta om det istället för att skicka en halvklar version med ursäkter.

Checklistor

Förändring kan vara svårt i början. För att hålla ordning på ert team collaboration online är checklistor ovärderliga, särskilt om ni arbetar remote. I ett verktyg som Kontentino kan ni använda inbyggda checklistor för att säkra kvaliteten.

Checklistor hjälper när:

• Nya rutiner ska implementeras.
• Juniora medarbetare eller praktikanter behöver snabbt komma in i arbetet.
• Ni vill standardisera er onboarding.

I Kontentino kan ni skräddarsy dessa utifrån varje projekt och kunds behov.

När allt på checklistan är avbockat kan posten skickas vidare för intern granskning. Allt sker i Kontentino. Glöm mejlkaos och meddelanden på Messenger utanför arbetstid.

När det är godkänt internt når vi själva målet…

Kundens godkännande

Att få kundens godkännande behöver inte vara en mardröm. Om du följt stegen ovan är förarbetet redan gjort. Men hur gör man själva post approval-processen så enkel som möjligt?

Långa väntetider dödar kreativitet och aktualitet. Inom sociala medier räknas varje minut. Kunder vill inte leta i kalkylblad eller öppna filer de inte förstår. De behöver en tydlig vy av vad de ska godkänna.

Vissa kunder kräver inget godkännande, vilket kan kännas skönt, men det är alltid säkrast att använda en godkännandeprocess. Om en kris uppstår är det guld värt att ha svart på vitt att innehållet var godkänt av kunden först.

När innehållet är klart skickas det enkelt till kunden med en tydlig förhandsvisning.

I Kontentino samlas all kommunikation på ett ställe. Kunder kan kommentera eller godkänna med ett klick, oavsett var de befinner sig. Hela teamet ser direkt när en post har blivit godkänd.

Använd gärna tidsspårning för att se hur mycket tid ni lägger på varje uppgift. Det hjälper er att identifiera flaskhalsar och optimera ert arbete.

STEG 3: Analysera, optimera och upprepa

Bra jobbat! Nu har du en stabil grund, men det finns alltid utrymme att trimma processen ytterligare.

• Använd en samarbetsplattform. Att automatisera delar av processen sparar enormt mycket tid.
• Be om feedback löpande. Kanske finns det en liten detalj som gör att kunden skickar tillbaka posts för omarbetning i onödan?
• Var alltid förberedd. Ha logotyper och typsnitt redo så att mindre korrigeringar kan fixas direkt.
• Håll koll på performance. Hitta balansen mellan vad ni tror fungerar och vad datan faktiskt visar. Kontentino hjälper er dessutom att generera snygga rapporter som kunderna faktiskt förstår.
• Våga använda automation. Med rätt verktyg kan ni styra resan från idé till publicerat inlägg – och kunderna kommer att älska enkelheten.

Dina kunder förtjänar bättre än contentplaner i PowerPoint och rapporter i Excel. 🙂

Att få till en perfekt struktur för social media management tar tid, men det lönar sig snabbt i form av ökad produktivitet och sinnesro. Tydliga regler redan i offerten underlättar avsevärt.

Arbetet med sociala medier kan vara stressigt, men med rätt procedurer för godkännande blir det både enklare och lugnare för alla parter.