Tillbaka till bloggen
Vi lever i en tid där en stor del av världen arbetar hemifrån. Detta är dock ingen ny trend. Under de senaste åren har allt fler företag valt att satsa på distansarbete och letar efter sätt att etablera och bibehålla effektiva rutiner för samarbete på distans.
När team går från en traditionell kontorsmiljö till att jobba hemifrån är det viktigt att vidta åtgärder för att stärka samarbetet. Tidigare har 80 till 90 procent av anställda uppgett att de gärna vill jobba hemifrån åtminstone delvis. Oavsett vad de tycker nu är det troligt att distansarbete blir allt vanligare, då vi idag har de tekniska verktygen som krävs för att förenkla processen.
Att hantera projekt på distans kan dock innebära nya utmaningar för chefer som aldrig tidigare lett ett remote team. Men det behöver inte vara stressigt om du har rätt system och procedurer på plats. Här är vår guide till hur du leder ett team på distans, samt några av fördelarna med samarbeten utanför kontoret.
Fem tips för att stärka samarbetet i ditt remote team
Tips 1: Var tillgänglig
Distansarbetare kan lätt känna sig isolerade från organisationen, särskilt om de plötsligt tvingats börja jobba hemifrån efter att ha varit vana vid kontoret varje dag. Denna känsla av distans kan leda till minskad motivation och lägre arbetstillfredsställelse, vilket påverkar arbetsprestationen. Det är därför otroligt viktigt att vara tillgänglig för dina teammedlemmar för att de ska känna sig delaktiga och behålla sitt fokus och driv.
Om en kollega ringer, svara alltid om det är möjligt. Om de mejlar eller skickar meddelanden, svara så snabbt du kan. Att lyckas som projektledare på distans handlar om att fortfarande vara närvarande, även när du inte fysiskt befinner dig i samma rum som ditt team.
Tips 2: Sätt tydliga mål
Samarbete på distans kan bli utmanande när teammedlemmar är osäkra på vad de ska göra och när. Vissa anpassar sig snabbt, hanterar sin tid väl och tar egna initiativ när det gäller att prioritera uppgifter. Andra kan ha svårare att arbeta utanför kontoret eftersom de saknar den löpande feedback som klargör vad som förväntas av dem varje dag.
Det är därför tydliga mål är nyckeln till ett framgångsrikt samarbete. Det är viktigt att kommunicera detaljer som:
- Vilka arbetstider som förväntas
- Vilka kommunikationskanaler ni ska använda
- Delade kalendrar så att alla ser varandras tillgänglighet
- När möten är inbokade
- Varje teammedlems specifika uppgifter och ansvar i olika projekt
Detta är bara några exempel på områden där tydlighet krävs. Då alla organisationer är olika kommer du säkert stöta på fler exempel i vardagen. Så länge du kommunicerar med ditt team dagligen och är tydlig med förväntningarna, kommer ditt ledarskap på distans att utvecklas. Dessutom blir ditt team tryggare när de har en struktur att luta sig mot.
Tips 3: Håll regelbundna digitala möten
Försök att ha ett telefon- eller videomöte med varje anställd någon gång under dagen. Om ert arbete bygger mycket på samarbete går det utmärkt att samla hela teamet i samma möte. Det är ett bra tillfälle för alla att uppdatera varandra och en påminnelse om att kollegorna finns där. Distansarbete kan bli ensamt, och det är viktigt att erbjuda möjligheter till kommunikation för att minska risker för psykisk ohälsa.
Tid är värdefullt, särskilt vid hemarbete. All tid i möten är tid som tas från fokus på projekten. Håll därför meddelanden och möten korta, koncisa och rakt på sak. Använd stabila verktyg som företagstelefonisystem eller appar för team-samarbete för en sömlös kommunikation. Se till att alla har den information de behöver och undvik luddiga budskap som kräver onödig återkoppling.
Tips 4: Se till att alla är synkade
En stor utmaning med distansarbete är att hålla alla uppdaterade och strömlinjeforma arbetsuppgifter. Det är lätt hänt att uppgifter faller mellan stolarna eller att teamet får blandade budskap. En mer avslappnad arbetsmiljö kan också göra det svårare att hålla fokus.
Kontentino hjälper till att organisera vardagliga uppgifter genom att förenkla samarbetet för marknadsteam på distans. Oavsett var dina kunder och kollegor befinner sig gör Kontentino det enkelt att skapa posts tillsammans och skicka dem för godkännande till kund.
Hela teamet kan kommunicera direkt i Kontentino, vilket förebygger missförstånd. Det ger dig tryggheten i att veta att teamet kan samarbeta effektivt, färdigställa innehåll för sociala medier och upprätthålla samma höga standard som ni har på kontoret.
Tips 5: Använd rätt verktyg för distansarbete
Det är svårt att lyckas som ledare om du inte utrustar ditt team med teknik som förenklar deras vardag. Utforska olika programvaror och se till att alla kan använda de lösningar ni väljer. Appar som Zoom har blivit avgörande för videokonferenser, och vissa väljer även att använda virtuell skrivbordsinfrastruktur för att maximera resurserna.
Det är viktigt att ha flera kommunikationsvägar öppna. E-post, videosamtal och sociala medier är alla viktiga, precis som möjligheten att dela kalendrar och projektinformation. Använd project management-verktyg för att synka uppgifter och digitala mindmaps för brainstorming. Bestäm även ett fast schema för era avstämningar som fungerar för merparten av teamet.
Fördelarna med samarbete på distans
Att samarbeta på distans kan kräva en tillvänjningsperiod, men det blir enklare med tiden. Det kan dessutom ge överraskande fördelar, såsom:
- Möjlighet till högre produktivitet, då anställda slipper distraktioner som ofta finns i kontorsmiljöer.
- Minskad stress. En stor andel distansarbetare uppger att de känner mindre stress hemma, vilket förbättrar både kvaliteten och kvantiteten i deras arbete.
- Ökad flexibilitet. Det blir enklare att skapa en sund work-life balance, med mer tid för träning eller mindfulness, vilket gynnar det allmänna välmåendet.
Distansarbete har snabbt blivit det nya normala när företag inser hur det stärker de anställda. Genom att använda teknik och verktyg för samarbete som Kontentino säkerställer du att allt flyter på smidigt. Resultatet blir nöjda kunder och en mer effektiv verksamhet.
