Bloga geri dön
Dünyanın büyük bir kısmının evden çalıştığı, benzeri görülmemiş bir dönemden geçiyoruz. Ancak bu aslında yeni bir trend değil. Son birkaç yıldır giderek daha fazla ofisin uzaktan çalışmaya (remote work) sıcak baktığını ve uzaktan ekip iş birliği (remote team collaboration) pratiklerini kurmaya ve sürdürmeye çalıştığını görüyoruz.
Ekipler kendilerini geleneksel ofis ortamından bir anda evden çalışma düzenine geçmiş halde buluyor; bu yüzden ekibinizin iş birliği çabalarını güçlendirecek adımlar atmanız büyük önem taşıyor. Daha önce çalışanların yüzde 80 ila 90’ı en azından zaman zaman uzaktan çalışmak istediklerini belirtiyordu. Şu anki hisleri ne olursa olsun, işleri kolaylaştıran pek çok teknolojik araç sayesinde evden çalışma durumu gelecekte çok daha yaygın hale gelecek.
Buna rağmen, uzaktan proje yönetimi, daha önce hiç uzaktan çalışan bir ekibin başında bulunmamış yöneticiler için tamamen yeni zorluklar barındırabilir. Ancak doğru sistemlere ve prosedürlere sahipseniz, bu sürecin stresli olmasına gerek yok. İşte uzaktan bir ekibi nasıl yöneteceğinize dair rehberimiz ve uzaktan iş birliğinin bazı avantajları.
Uzaktan Ekip İş Birliğini Güçlendirmek İçin Beş İpucu
İpucu 1: Erişilebilir Olun
Uzaktan çalışanlar, özellikle de her gün ofise gelmeye alışkınken aniden bu düzene geçtiklerinde, kendilerini kurumdan kopuk veya uzaklaşmış hissedebilirler. Bu mesafe hissi, motivasyon kaybına ve iş tatmininin düşmesine yol açarak iş performansının her yönünü etkileyebilir. Ekip üyelerinizin organizasyonla bağlarını koparmamaları, amaç ve yön duygularını korumaları için onlar için her zaman erişilebilir olmanız çok önemlidir.
Bir ekip üyesi sizi aradığında, mümkün olan her an cevap verin. E-posta gönderdiklerinde veya sosyal medya üzerinden mesaj attıklarında olabildiğince hızlı dönüş yapın. Başarılı bir uzaktan proje yöneticisi olmanın sırrı, ekibinizle fiziksel olarak aynı mekanda olmasanız bile orada olduğunuzu hissettirmektir.
İpucu 2: Net Hedefler Belirleyin
Ekip üyeleri neyi ne zaman yapacaklarından emin olmadıklarında uzaktan iş birliği (remote collaboration) bir zorluğa dönüşebilir. Bazı çalışanlar zamanlarını iyi yöneterek ve görev önceliklendirme konusunda inisiyatif alarak bu sürece kolayca uyum sağlar. Ancak bazıları, her gün kendilerinden ne beklendiğini bildiren o anlık ofis geri bildirimlerinden uzak kaldıkları için zorlanabilirler.
İşte bu yüzden, her ekip üyesi için net hedefler belirlemek başarılı bir uzaktan iş birliğinin anahtarıdır. Çalışanlarınıza şu detayları aktarmanız kritiktir:
- Beklenen çalışma saatleri
- Kullanılacak iletişim kanalları
- Herkesin birbirinin uygunluğunu görebilmesi için paylaşılan takvimler (calendar)
- Toplantıların (meeting) takvimi
- Belirli projelerde iş birliği yaparken her bir ekip üyesinin görev ve sorumlulukları
Bunlar net hedef belirlemenin gerekli olduğu alanlardan sadece birkaçı. Her organizasyon farklı olduğu için günlük akışta kendi örneklerinizle karşılaşmanız çok muhtemel. Ekip üyelerinizle her gün iletişim kurduğunuz ve onlardan tam olarak ne beklendiğini paylaştığınız sürece uzaktan proje yönetimi becerileriniz gelişecektir. Ekibiniz de onları yönlendirecek bir yapı olduğu için uzaktan çalışma konusunda kendini daha güvende hissedecektir.
İpucu 3: Düzenli Sanal Toplantılar Yapın
Her gün bir noktada her çalışanla telefon veya video konferans yoluyla görüşmeye çalışmalısınız. Eğer işiniz doğası gereği yüksek iş birliği gerektiriyorsa, ilgili tüm ekip üyelerini aynı video toplantısına dahil etmek en iyisidir. Bu, herkesin birbirini güncel tutması için harika bir fırsat olmasının yanı sıra, meslektaşlarının hala orada olduğunu hatırlatmak ve iletişimi teşvik etmek için de önemlidir. Uzaktan çalışma bazen çok yalnız hissettirebilir. Bunu unutmamak ve ruh sağlığı risklerini azaltmak için uzaktan çalışan ekip üyeleri arasında mümkün olduğunca çok iletişim fırsatı yaratmak gerekir.
Zaman, özellikle evden çalışırken son derece değerlidir. Sanal toplantılarda ve iletişimde harcanan her saniye, projelerden ayrılan zamandır. Yüz yüze görüşmediğiniz için mesajlarınızı ve toplantılarınızı kısa, öz ve net tutun. Kesintisiz iletişim için kurumsal telefon sistemleri veya ekip iş birliği uygulamaları gibi sağlam araçlar kullanın. Çalışanlarınızın görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olduğundan emin olun ve belirsiz mesaj trafiğini minimuma indirin.
İpucu 4: Herkesin Aynı Sayfada Olduğundan Emin Olun
Uzaktan çalışmanın en büyük zorluklarından biri herkesin aynı hedef doğrultusunda ilerlemesini sağlamak ve iş akışını (workflow) optimize etmektir. Bazı şeylerin gözden kaçması, geride kalması veya çalışanların yapacakları iş konusunda karmaşık mesajlar alması çok kolaydır. Daha rahat bir çalışma ortamı, odaklanmayı da güçleştirebilir.
Kontentino, uzaktan çalışan pazarlama ekipleri için iş birliğini kolaylaştırarak günlük görevleri düzene sokar. Müşterileriniz ve ekip üyeleriniz dünyanın her yerinde olabilir. Kontentino, ekip üyelerinin post oluşturma sürecinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır. Ayrıca hazırladığınız işleri onay için müşteriye göndermek de çok pratiktir.
Tüm ekibiniz doğrudan Kontentino üzerinden iletişim kurabilir ve bu da olası yanlış anlamaların önüne geçer. Böylece ekibinizin uyum içinde çalıştığından, sosyal medya içerik üretimi ve onay süreçlerini tamamladığından ve ofis ortamındaki standartları koruduğundan emin olmanın huzurunu yaşarsınız.
İpucu 5: Doğru Uzaktan Çalışma Araçlarını Kullanın
Ekibinizi hayatlarını kolaylaştıracak araç ve teknolojilerle donatmazsanız başarılı bir uzaktan proje yöneticisi olmanız zordur. Farklı yazılımları keşfedin ve herkesin seçtiğiniz paketleri kullanma yetkinliğine sahip olduğundan emin olun. Zoom gibi uygulamalar, uzaktan ekipler arasında video konferansı mümkün kıldığı için hızla popülerleşti. Aynı şekilde, herkesin ekip kaynaklarını etkin bir şekilde kullanabilmesi için bir sanal masaüstü altyapısı kurmayı da düşünebilirsiniz.
Ekibiniz için çeşitli iletişim yöntemlerinin açık olması önemlidir. E-posta, görüntülü aramalar ve sosyal medyanın yanı sıra takvim paylaşımı ve belirli projelere dair bilgi paylaşımı da kritiktir. Görevlerde uyum sağlamak için proje yönetimi araçlarından (project management tools) yararlanın. Beyin fırtınası yaparken herkesin aynı noktada buluşmasına yardımcı olmak için iş birliğine dayalı zihin haritalama araçlarını kullanın. Ayrıca, ekibinizle iletişim kurmak için sabit bir program belirleyin. Çalışanlarınızın çoğunluğu için en uygun zamanları oylayarak buna sadık kalabilirsiniz.
Uzaktan Ekip İş Birliğinin Avantajları
Uzaktan ekip iş birliğine alışmak başlangıçta biraz zaman alabilir. Ancak herkes bu düzene alıştıkça işler kolaylaşır. Ayrıca uzaktan proje yöneticileri için şaşırtıcı faydalar da sunabilir. Bunlardan bazıları:
- Evden çalışan pek çok kişi, ofis hayatının getirdiği dikkat dağıtıcı unsurlar olmadığı için daha kısa sürede daha çok iş başararak daha üretken olabilir.
- Uzaktan çalışanların büyük bir yüzdesi, ev dışındaki çalışma ortamına kıyasla daha az stres yaşadıklarını belirtiyor. Bu da işin kalitesine ve miktarına olumlu yansıyor.
- Siz ve uzaktan çalışan ekibiniz daha esnek çalışabilirsiniz. Bu durum, sağlıklı bir iş/yaşam dengesi kurmaya yardımcı olur. Ofis ortamında pek mümkün olmayan şekilde, görevler arasında egzersiz yapma veya zihinsel sağlık (mindfulness) pratikleri yapma fırsatı sunar.
İşletmeler bu çalışma modelinin çalışanlarını ne kadar yetkilendirdiğini fark ettikçe, uzaktan çalışma (remote work) yüz binlerce insan için yeni normal haline geliyor. Kontentino gibi teknoloji ve iş birliği araçlarından yararlanmak, her şeyin sorunsuz ilerlemesini ve her çalışanın görevini bilmesini sağlar. Sonuçta, memnun müşteriler ve optimize edilmiş bir iş süreci elde edersiniz.
