5 tips voor vlotte remote team collaboration | Kontentino

We leven in bijzondere tijden waarin een groot deel van de wereld van thuis uit werkt. Toch is dit geen nieuwe trend. De afgelopen jaren hebben steeds meer kantoren telewerk omarmd en zijn ze op zoek gegaan naar manieren om remote team collaboration in de praktijk te brengen en te behouden.

Teams maken de overstap van een traditionele kantooromgeving naar home office, en het is belangrijk dat je stappen onderneemt om de samenwerking binnen je team te versterken. Eerder gaf 80 tot 90 procent van de werknemers aan dat ze graag minstens een deel van de tijd remote zouden willen werken. Of ze er nu nog steeds zo over denken of niet, de home working situatie zal in de toekomst waarschijnlijk steeds vaker voorkomen, aangezien we nu over tal van technologische tools beschikken om dit te vergemakkelijken.

Het managen van remote projecten kan echter een geheel nieuwe reeks uitdagingen met zich meebrengen voor managers die nog nooit eerder verantwoordelijk waren voor remote teams. Maar het hoeft niet stressvol te zijn als je de juiste systemen en procedures hanteert. Hier is onze gids over hoe je een team op afstand aanstuurt, evenals enkele voordelen van remote collaboration.

Vijf tips om de samenwerking in je remote teams te verbeteren

Tip 1: Wees bereikbaar

Remote medewerkers kunnen zich gemakkelijk afgesneden of gedistantieerd voelen van de organisatie, vooral als ze plotseling zijn gaan telewerken terwijl ze gewend waren elke dag naar kantoor te komen. Dit gevoel van afstand kan demotivatie en een lagere werkvreugde veroorzaken, wat elk aspect van hun prestaties beïnvloedt. Het is echt belangrijk om beschikbaar te zijn voor je teamleden om hen verbonden te houden met de organisatie en hen een voortdurend gevoel van doelgerichtheid en richting te geven.

Als een teamlid je belt, probeer dan altijd op te nemen. Als ze e-mailen of een bericht sturen via sociale media, antwoord dan zo snel als je kunt. Een succesvolle remote projectmanager zijn draait om aanwezig blijven, zelfs als je fysiek niet in dezelfde ruimte als je team kunt zijn.

Tip 2: Stel duidelijke doelen

Remote collaboration kan een uitdaging zijn wanneer teamleden niet zeker weten wat ze moeten doen en wanneer. Sommige werknemers passen zich gemakkelijk aan, beheren hun tijd goed en kunnen hun eigen initiatief gebruiken bij het prioriteren van taken. Anderen zullen het echter moeilijker hebben buiten het kantoor, omdat ze de directe feedback missen die hen laat weten wat er dagelijks van hen wordt verwacht.

Daarom is het stellen van duidelijke doelen voor elk teamlid de sleutel tot een succesvolle remote samenwerking. Het is essentieel om je medewerkers details te geven zoals:

• De uren waarop je verwacht dat iedereen werkt
• De verschillende communicatiemethoden die je wilt gebruiken
• Het delen van content calendars en agenda’s zodat iedereen elkaars beschikbaarheid kent
• Wanneer meetings gepland staan
• De taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid bij projecten

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van waar duidelijke doelstellingen nodig zijn. Omdat elke organisatie anders is, zul je dagelijks je eigen specifieke voorbeelden tegenkomen. Zolang je elke dag met je teamleden communiceert en hen precies laat weten wat er verwacht wordt, zullen je vaardigheden als remote projectmanager groeien. Bovendien zal je team zich zelfverzekerder voelen bij het telewerken omdat ze een duidelijke structuur hebben om op terug te vallen.

Tip 3: Houd regelmatig virtuele meetings

Probeer dagelijks een telefonische of video meeting te hebben met je medewerkers. Als je werk erg collaboratief van aard is, is het prima om alle relevante teamleden in dezelfde video meeting op te nemen. Dit is een goede kans voor iedereen om elkaar op de hoogte te houden, maar ook gewoon om je team eraan te herinneren dat hun collega’s er nog steeds zijn en hen aan te moedigen om te blijven communiceren. Remote werken kan eenzaam zijn. Het is belangrijk om dit te onthouden en zoveel mogelijk kansen te bieden voor interactie om het welzijn van je team te bewaken.

Tijd is uiterst kostbaar, zeker bij home office. Elke minuut die je besteedt aan virtuele meetings is tijd die niet naar projecten gaat. Omdat je geen face-to-face gesprekken hebt, moet je je berichten en meetings kort, bondig en to-the-point houden. Gebruik sterke communicatietools zoals moderne telefoniesystemen of team collaboration apps voor een naadloze communicatie. Zorg dat je medewerkers over alle informatie beschikken om hun taken te voltooien en beperk vaag over-en-weer gestuur tot een minimum.

Tip 4: Houd iedereen op dezelfde lijn

Een grote uitdaging van remote werken is iedereen op dezelfde lijn houden en taken stroomlijnen. Het gebeurt snel dat zaken blijven liggen of dat werknemers gemengde signalen ontvangen over hun prioriteiten. Een meer ontspannen werkomgeving kan het ook moeilijker maken om gefocust te blijven op de taak.

Kontentino stroomlijnt de dagelijkse workflow door samenwerking voor remote marketingteams heel eenvoudig te maken. Je klanten en teamleden kunnen zich overal ter wereld bevinden. Kontentino maakt het makkelijk voor teamleden om samen aan post creation te werken. Het is ook heel eenvoudig om je werk ter goedkeuring naar de klant te sturen.

Je hele team kan rechtstreeks in Kontentino communiceren, wat misverstanden voorkomt. Je krijgt de gemoederust dat je team samenwerkt, hun social media content creatie voltooit en dezelfde kwaliteitsstandaard aanhoudt als op kantoor.

Tip 5: Gebruik de juiste remote working tools

Het is moeilijk om een succesvolle remote projectmanager te zijn als je je team niet uitrust met de tools en technologie die hun leven makkelijker maken. Verken verschillende software en zorg ervoor dat iedereen de nodige tools begrijpt. Apps zoals Zoom zijn razendsnel populair geworden voor video conferencing. Daarnaast kun je overwegen om een virtual desktop infrastructure op te zetten zodat iedereen de resources van het team optimaal kan benutten.

Het is belangrijk om verschillende communicatiemethoden open te stellen. E-mail, video calling en sociale media zijn essentieel, net als de mogelijkheid om kalenders en informatie over specifieke projecten te delen. Gebruik project management tools om taken op elkaar af te stemmen. Maak gebruik van collaboratieve mind mapping tools om iedereen op één lijn te krijgen tijdens brainstormsessies. Neem ook de tijd voor een vast schema voor communicatie; je kunt stemmen welk tijdstip voor de meerderheid het beste werkt en daaraan vasthouden.

De voordelen van remote team collaboration

Samenwerken op afstand is even wennen in het begin. Het wordt echter makkelijker naarmate iedereen er meer aan gewend raakt. Het biedt ook verrassende voordelen voor remote projectmanagers:

• Veel mensen die van thuis werken zijn productiever en bereiken meer in minder tijd, omdat ze niet de afleidingen van een kantooromgeving hebben.
• Een hoog percentage remote medewerkers geeft aan minder stress te ervaren dan op kantoor. Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit en kwantiteit van hun werk.
• Jij en je team kunnen flexibeler werken. Dit draagt bij aan een gezonde work-life balance en geeft meer ruimte voor beweging of mindfulness tussen de taken door.

Telewerk wordt snel de nieuwe norm nu bedrijven beseffen hoeveel deze werkvorm hun werknemers versterkt. Door technologie en collaboration tools zoals Kontentino in te zetten, zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en elke medewerker zijn taken kent. Dit leidt uiteindelijk tot tevreden klanten en een gestroomlijnd proces.