Пълното ръководство за управление на проекти в социалните мрежи

Управлението на проекти в социалните мрежи е динамична и вълнуваща сфера. Винаги има безкрайни социални канали, в които да публикувате, мрежи, за които да създавате съдържание, и кампании, които се нуждаят от постоянен мониторинг. Трудно е да следите всичко без правилна организация. Днес ще хвърлим светлина върху това как да се справите със social media project management, така че се пригответе за… вдъхновение.

Кои са компонентите на управлението на проекти в социалните мрежи? 

Управлението на проекти за социални мрежи може да бъде разделено на четири компонента, които заедно формират идеалния план за управление.

Създаване на социално съдържание

Накратко: това обхваща цялото съдържание, което създавате за социалните мрежи. 

То включва постoве, графики, инфографики, видеоклипове и рекламни формати – всички тези видове съдържание попадат в тази категория.

Важно е да се уверите, че това, което публикувате, е в съответствие с гласа и ценностите на вашия бранд, както и че е уместно за конкретната аудитория или събитие. Колкото повече усилия вложите тук, толкова по-голяма ще бъде възвръщаемостта по-късно, когато изграждате ангажирана общност онлайн.

Тъй като включва много задачи, създаването на съдържание заема значителна част от общото време, отделено за управление на проекти. Изпълнението им обикновено изисква сериозна екипна работа. Не е трудно нещата да станат хаотични тук, както вероятно се досещате.

Управление на социални кампании

Социалните кампании са маркетингови инициативи със специфични начални и крайни дати. Те включват игри, промоции, giveaways, отстъпки и специални предложения. Този компонент включва и платени реклами и кампании, за които се изисква бюджет.

Преди да стартирате кампания, не забравяйте да определите целите си, за да знаете какво ще се счита за успех още от самото начало. Управлението на проекти за кампании обхваща всички етапи – от идеите през изпълнението до оценката. 

Разбира се, тук няма място за предположения и всичко трябва да бъде перфектно организирано, за да се постигнат желаните резултати.

Социални анализи и репортинг

Анализите на социалните медии обхващат всеки аспект от мрежите, за да ви помогнат да увеличите аудиторията си, да намерите нови последователи и да идентифицирате инфлуенсъри във вашата ниша. Като такива, те включват данни за лайкове, споделяния, кликове и ретуити. Тази информация трябва да се съхранява и анализира, което я прави част от управлението на проекта. 

Анализите често се отнасят до кампании и различни social media KPIs, затова трябва да бъдат добре организирани и управлявани, за да се правят непрекъснати подобрения. Управлението е от решаващо значение, защото дори една грешка може да доведе до катастрофа в данните. 

Стратегия за социални медии

Последно, но не по важност. Всъщност, можеше да бъде и първо!

Стратегията за социални медии е планът за това как съдържанието ще бъде създавано, споделяно и управлявано. Тя включва върху кои социални мрежи да се фокусирате за постигане на целите, както и специфични тактики. Това включва много елементи – от одит и SWOT анализ през конкуренти и тематични линии на съдържанието до таргет аудитория и показатели за успех.

Всички тези елементи трябва да работят в пълен синхрон. Без правилно управление на проекти в социалните мрежи това може да бъде просто невъзможно. 

Ползи от управлението на проекти в социалните мрежи

По-добър мониторинг и контрол върху стратегията

Една социална стратегия винаги ще бъде основата за създаване на съдържание, провеждане на кампании и анализи. Когато имате предварителен план, е по-лесно да правите корекции, вместо да изпадате в паника, ако нещо се обърка или не е било предвидено. Систематизираното управление помага директно за преодоляването на тези ситуации. 

То също така прави работата ви по-прозрачна. Когато всичко е организирано, не е нужно постоянно да се питате къде се намира даден файл. Процесът ви води стъпка по стъпка, напомняйки ви какво трябва да се направи на всеки етап.

Улесняване на процеса по scheduling

Тъй като управлението на проекти допринася за стратегията за съдържание, то ви помага да пестите време и усилия при управлението на постовете в различните канали. Вече не е необходимо да държите отворени десетки табове с различни акаунти, тъй като всичко – от създаването на ъпдейти до репортинга – може да се управлява от едно място. Вижте 3 начина за планиране на качествено съдържание.

Това гарантира последователност във всички платформи, помага ви да избягвате грешки или печатни неточности и предотвратява застъпването на кампании, което може да обърка потребителите. Управлението на проекти прави процеса много по-ефективен.

Опростяване на анализа на конкуренцията

Добрата организация ви помага по-лесно да следите и идентифицирате вашите конкуренти.

Да знаете кой може да ви конкурира е жизненоважно, тъй като социалните канали са новото бойно поле за вниманието на клиентите.

Правилното управление на проекти ви дава пълен преглед на това, което публикуват конкурентите ви. Дори да не се фокусирате само върху това, системният подход ще ви освободи време за по-задълбочен ръчен анализ на пазара. 

Сътрудничеството става по-лесно от всякога

Използването на принципите на project management в бизнеса улеснява координацията на съдържанието и кампаниите в екипа. Няма да е необходимо да разделяте каналите на отделни задачи, тъй като всичко ще бъде разпределено предварително и всеки ще знае върху какво работи и в какъв ред.

Представете си как всеки човек и процес работят в хармония. Направете го реалност и го приложете в действие.

Спестяване на време и ресурси

Управлението на проекти дава общ поглед върху усилията ви, идентифицира потенциални пречки и помага за преодоляването им.

В резултат на това екипите губят по-малко време в чудене какво следва, защото знаят точно какво трябва да бъде завършено, кога е крайният срок и какви ресурси остават.

В голям мащаб правилното управление на проекти може да спести десетки часове всяка седмица. 

Управление на проекти в социалните мрежи – добри практики

Създайте план за управление на проекта

Започнете правилно, като създадете план, за да сте сигурни, че всички са на една и съща вълна. Нещо повече, това ще се превърне в карта за всеки включен в проекта.

Създаването на такъв план не трябва да бъде сложно. Всъщност може да се състои в документ, очертаващ целите, отговорните лица за всяка задача и крайните срокове.

Ако искате да сте по-конкретни, включете информация за инструментите, които ще се ползват, как ще се следи прогресът и какъв е бюджетът. Споделете плана с всички заинтересовани страни.

Поставете ясни отговорности (включително одобрения)

Във всяка организация е важно отговорностите да са ясни. В противен случай задачите се губят, решенията се забавят и се появява чувство на неудовлетвореност.

За да предотвратите това, просто изградете система за одобрение (approvals). Това означава, че определено лице трябва да потвърди задачата, преди тя да се счита за завършена. Така всеки знае за какво отговаря и процесът става по-прозрачен. 

В резултат на това объркването се свежда до минимум и „тесните места“ в процеса се откриват навреме. Освен това е полезно да установите ясен workflow, за да разбира екипът как протичат задачите.

Включете инструменти във вашия workflow

Въпреки че голяма част от работата е комуникация, има страхотни инструменти, които ще ви улеснят. Използвайки софтуер за автоматизация и проследяване, освобождавате време за по-креативни задачи. Днес, благодарение на machine learning, много задачи, които преди се правеха ръчно, вече са автоматизирани.

Инструментите помагат за стандартизиране на процесите и улесняват колаборацията. Затова включването им в работния процес е практически задължително за успеха на проекта.

Най-добрият начин да намерите вашия инструмент е да експериментирате. Не се страхувайте да изпробвате различни варианти, докато намерите перфектния – ще изброим някои по-долу.

Съхранявайте всички дигитални ресурси на едно място

Дръжте всички файлове, свързани с проекта, на едно място. Това може да бъде всичко – от дизайн файлове и снимки до темплейти за постове и репорти.

Така всеки ще има достъп до необходимото по всяко време. Проследяването е по-лесно и рискът от загуба на информация при технически проблеми намалява значително.

Изградете централизиран dashboard

Файловете не са всичко. Ако искате да вдигнете нивото, помислете за централизиран dashboard. Така ще виждате всички елементи на проекта на един екран.

Това е особено полезно, ако по проекта работят много хора. Централизираната локация също така повишава сигурността на вашите данни. 

Има много начини да изградите такъв dashboard. Винаги трябва да имате ясна представа за състоянието на проекта, за да идентифицирате проблемните зони навреме.

Някои инструменти като Kontentino ви позволяват не само да съхранявате материали, но и да ги публикувате директно в социалните мрежи. Всичко под един покрив.

Следете прогреса и променяйте плана при нужда

Следете развитието и правете промени, когато е необходимо. Това може да включва от месечни репорти до детайлни одити на представянето.

Проследяването ще ви помогне да видите къде нещата не вървят по план и дали целите ще бъдат постигнати. Добре е да преглеждате плана си поне веднъж месечно, за да сте сигурни, че е все още актуален.

Каква е цената на управлението на проекти в социалните мрежи?

Управлението на социалните мрежи може да бъде бюджетно ориентиран начин да достигнете до аудиторията си, но е важно да предвидите разходите за всички аспекти – от инструменти до човешки ресурси.

Добрата новина е, че има много безплатни и достъпни опции. Като ориентир, може да очаквате разходи около $500-$1,000 на месец за малък проект и до $5,000 или повече за по-мащабен.

Разбира се, това са само груби оценки – крайната цена зависи от специфичните ви нужди и обхвата на проекта.

Инструменти за social media project management

Разделихме инструментите на три нива (tiers). Третото ниво са инструменти, които се ползват често, но не са достатъчни за съвместна работа. Второто ниво включва project management софтуер, който е добър за задачи, но му липсват специфични функции за социални мрежи.

Първото ниво е посветено на инструмента, който съчетава най-доброто от двата свята. Прочетете нататък, за да разберете кой е той. 

Tier 1: Специализиран инструмент за социални медии

#1 Kontentino

Kontentino е social media management tool, който действа като комплексен инструмент за управление на проекти. Той е нещо повече от планировчик – той води екипа ви през целия процес на управление.

Ето какво можете да правите с Kontentino:

Ефективен scheduling в различните платформи

Kontentino поддържа всички основни платформи и почти всички видове постове. Можете да създавате чернови (drafts), да дублирате и да работите по различни постове едновременно, като ги публикувате с един клик. Значително по-лесно от инструментите в Tier 3, нали? 

Task management 

Kontentino ви позволява да възлагате задачи директно на членове на екипа, партньори и дори клиенти! Инструментът улеснява това директно от прегледа на поста или календара.

Чеклисти, тагове и етикети

Kontentino взема най-доброто от стандартните инструменти за управление на проекти. Можете да настройвате чеклисти за изисквания към постовете, за да не пропуснете важен елемент в текста или графиката. Можете също да добавяте тагове и етикети (labels) за по-добра навигация. 

Опции за анализи

Споменахме, че анализите и репортинга са неразделна част от управлението на проекти. В Kontentino ще откриете интуитивни анализи, които ще ви помогнат бързо да оцените представянето си и да създадете професионални отчети. 

Функция за одобрение на съдържание

Функциите за колаборация в Kontentino са това, с което се гордеем най-много, защото са ненадминати на пазара.

Нашата функция за одобрение (content approval) промени начина на работа на много клиенти. Социалните мениджъри получават директно одобрение, отказ или обратна връзка от клиентите си. Без повече „пинг-понг“ с имейли и прикачени файлове. 

Вътрешна колаборация

Kontentino поддържа сътрудничеството между отделите ви. Потребителите лесно оставят коментари, тагват колеги и възлагат задачи – всичко това на едно място и в пълна хармония.

Управление на активи (Asset management)

Kontentino позволява управление на всички визуални активи от една локация. Можете да ги съхранявате и да ги използвате директно за планиране в различните платформи. 

Kontentino предлага и различни изгледи на календара, за да съответства на вашия стил на работа. 

Tier 2: Общи инструменти за управление на проекти

#2 Asana

Asana помага на екипите да разпределят задачи и да създават проекти. Тя е чудесен инструмент за управление на задачи, но е спорно дали е идеален за социални медии.

Въпреки че предлага бордове и списъци, те не са директно свързани с публикациите в социалните мрежи. Asana не може да автоматизира всичко, от което един social media manager има нужда, и често остава неефективна за специфичната ниша на социалните мрежи. 

#3 Trello

Мениджърите по света използват Trello, за да получат преглед на своите стратегии.

Лесно е за използване и екипите се адаптират бързо. Бордовете се делят на списъци и карти с крайни срокове и отговорници. Въпреки това, не е перфектно, защото не позволява директно публикуване или анализи и предлага само един основен изглед. 

Tier 3: Основите

Тук вероятно няма да ви изненадаме, тъй като вероятно използвате тези инструменти ежедневно, макар и не основно за управление на социални мрежи. 

#4 Microsoft Excel

Много специалисти все още разчитат на Excel. Той е достъпен, но изключително неудобен за управление на проекти в тази динамична сфера.

Таблиците пречат на ефективната комуникация и стратегия. Те създават излишен „шум“ и не изглеждат професионално при работа с клиенти.

Публикуването от таблица е трудно – някой трябва да присъства онлайн ръчно, за да качи съдържанието в точния час. Проследяването на данни за анализи също изисква ръчно въвеждане, което е предразположено към грешки. 

Excel не поддържа колаборация в реално време и не е свързан със социалните платформи. Тези процеси няма да се автоматизират сами там. 

#5 Google Sheets

Google Sheets е по-гъвкав вариант поради факта, че е базиран в браузъра. Предлага по-високо ниво на сътрудничество от Excel, но все пак липсват функции като канбан бордове, списъци със задачи и, най-важното, интеграция със социалните мрежи за лесен scheduling.  

#6 Google Docs

Някои мениджъри предпочитат Google Docs за по-креативната страна на работата. Дали е добър избор? 

Docs е по-скоро бележник, отколкото инструмент за управление. Ако трябва да планирате много постове за много профили, нещата бързо стават неконтролируеми. Невъзможно е да получите общ поглед върху стратегията си и не поддържа специализирани методологии като Agile. 

Сега е ваш ред (да поемете контрола над вашите проекти)

Вярваме, че вече знаете какво да направите. 

Изпробвайте Kontentino безплатно днес и се уверете сами.