Průvodce project managementem pro sociální sítě | Kontentino

Project management na sociálních sítích je dynamický a vzrušující obor. Neustále přibývají nové kanály, na které je třeba přispívat, sociální sítě, pro které je třeba tvořit obsah, a kampaně vyžadující nepřetržitý monitoring. Bez pořádné organizace je v podstatě nemožné držet s tím vším krok. Dnes si posvítíme na to, jak zvládnout správu projektů na sociálních sítích, tak se připravte na… dávku inspirace.

Z čeho se skládá project management na sociálních sítích? 

Správu projektů na sociálních sítích můžeme rozdělit do čtyř klíčových složek, které společně tvoří ucelený plán.

Tvorba obsahu (Social content creation)

Zjednodušeně řečeno: sem spadá veškerý obsah, který pro sociální sítě vytváříte. 

Patří sem posty, grafiky, infografiky, videa i reklamní formáty – všechny tyto typy obsahu spadají do této kategorie.

Je důležité zajistit, aby to, co publikujete, bylo v souladu s vaší brand voice a hodnotami a zároveň relevantní pro konkrétní publikum nebo událost. Čím více práce do této fáze vložíte, tím větší odměna vás čeká v podobě vybudování angažované online komunity.

Vzhledem k množství dílčích úkolů zabírá tvorba obsahu značnou část celkového času stráveného správou projektů. Dokončení těchto úkolů obvykle vyžaduje kus týmové práce. Jak si asi dokážete představit, právě zde může v organizaci snadno vzniknout chaos.

Správa kampaní (Social campaign management)

Kampaně na sociálních sítích jsou marketingové iniciativy s jasně definovaným začátkem a koncem. Zahrnují soutěže, promo akce, rozdávání dárků (giveaways), slevy a speciální nabídky. Tato složka zahrnuje také různé placené reklamy a kampaně, do kterých investujete rozpočet.

Než kampaň spustíte, nezapomeňte si stanovit cíle, abyste hned od začátku věděli, co budete považovat za úspěch. Project management kampaní pokrývá všechny fáze – od nápadu přes exekuci až po vyhodnocení. 

Zde samozřejmě není místo pro hádání; vše musí být perfektně zorganizované, aby kampaň přinesla požadované výsledky.

Analytika a reporting

Analytika sociálních sítí pokrývá všechny aspekty, které vám pomáhají rozšiřovat publikum, získávat nové sledující a identifikovat influencery ve vašem oboru. Zahrnuje data o lajcích, sdíleních, proklicech a retweetech. Tyto informace je třeba někde ukládat a někdo je musí analyzovat, což z nich činí neoddělitelnou součást správy projektů. 

Analytika se často týká kampaní a různých KPIs na sociálních sítích, takže musí být dobře organizovaná, aby ji bylo možné využít k neustálému zlepšování. V této oblasti je management klíčový, protože i jedna chyba může vést k analytické katastrofě. 

Strategie pro sociální sítě

V neposlední řadě, i když jsme ji klidně mohli dát na první místo!

Strategie je plán toho, jak se bude obsah tvořit, sdílet a spravovat. Určuje, na které sítě se zaměřit pro dosažení cílů vaší organizace, i konkrétní postupy. Zahrnuje mnoho faktorů – od auditu a SWOT analýzy přes sledování konkurence a obsahových linií až po definici cílovky a ukazatelů úspěchu.

Všechny tyto prvky musí do sebe zapadat jako v hodinovém strojku. Bez kvalitního project managementu je dosažení takové harmonie v podstatě nemožné. 

Přínosy project managementu pro sociální sítě

Lepší monitoring a kontrola nad strategií

Strategie pro sociální sítě bude vždy základním kamenem pro tvorbu obsahu, běh kampaní a analýzu. Pokud máte tento plán připravený předem, je mnohem snazší provádět úpravy, než propadat panice, když se něco nepovede nebo když nastane neplánovaná situace. Project management v tomto ohledu poskytuje přímou podporu. 

Díky němu je vaše práce transparentnější a lépe zvladatelná. Když je vše přehledně seřazeno, nemusíte se neustále ptát sami sebe, kde co najdete. Dobře nastavený management vás vede krok za krokem a připomíná vám, co je potřeba udělat v každé fázi.

Zjednodušení plánování (scheduling) příspěvků

Project management přispívá ke strategii tvorby obsahu a šetří vám čas i námahu při správě postů na různých kanálech. Už nemusíte mít otevřených deset záložek s různými účty. Vše od tvorby a publikace až po analytics a reporting lze spravovat z jednoho místa. Podívejte se na 3 způsoby, jak plánovat kvalitní obsah pro sociální sítě.

Tím zajistíte konzistenci napříč platformami, vyhnete se chybám či překlepům a pohlídáte si, aby neběželo příliš mnoho akcí najednou (což by mohlo mást fanoušky). Celý proces je díky tomu mnohem efektivnější.

Snadnější analýza konkurence

Díky správné organizaci projektu budete mít také lepší přehled o tom, co dělá vaše konkurence.

Vědět, kdo je vaším rivalem nebo jaké překážky mohou nastat, je pro marketing na sociálních sítích zásadní. Tyto kanály jsou totiž novým bitevním polem o pozornost.

Kvalitní project management vám poskytne ucelený přehled o aktivitách konkurence, takže tyto informace najdete vždy, když je potřebujete. I kdyby ne, ušetří vám tolik času v jiných oblastech, že vám zbude prostor pro manuální analýzu konkurence. 

Týmová spolupráce bez zádrhelů

Zavedení project managementu do vašeho podnikání usnadní koordinaci obsahu a kampaní napříč týmem. Nebude nutné složitě dělit kanály na různé úkoly, protože vše bude předem přiděleno a každý bude vědět, na čem pracuje, kdy a v jakém pořadí.

Představte si, že každý člověk a každý proces funguje v harmonickém workflow, které přináší výsledky. Uveďte to do praxe.

Úspora času a zdrojů

Project management poskytuje přehled o úsilí vynaloženém na kampaně, identifikuje potenciální překážky a radí, jak je překonat.

Díky tomu tráví týmy méně času tvorbou a implementací kampaní, protože přesně vědí, co má být hotovo, do kdy a kolik zdrojů jim zbývá.

Ve velkém měřítku může správný systém ušetřit desítky hodin týdně. 

Project management pro sociální sítě – osvědčené postupy

Vytvořte si plán řízení projektu

Vykročte správnou nohou a vytvořte plán, aby byli všichni na stejné vlně a věděli, co se od nich očekává. Co je však nejdůležitější, stane se to mapou pro každého, kdo je do projektu zapojen.

Vytvoření plánu nemusí být složité. Ve skutečnosti může stačit dokument, který shrnuje cíle projektu, kompetence (kdo je zodpovědný za co – to rozebereme podrobněji) a termíny dokončení.

Pokud chcete být konkrétnější, můžete zahrnout informace o používaných nástrojích, způsobu sledování pokroku a rozpočtu. Sdílejte tento plán se všemi zúčastněnými stranami (stakeholders) a mějte ho stále na očích.

Nastavte jasné kompetence (včetně schvalování)

V každé organizaci je nezbytné mít jasno v odpovědnosti. Jinak úkoly zapadnou, klíčová rozhodnutí se zpozdí a frustrace v týmu poroste.

Abyste tomu předešli, nastavte si systém schvalování. To znamená, že před dokončením úkolu nebo rozhodnutím musí dát určená osoba zelenou. Díky tomu každý ví, co má na starosti, a rozhodovací proces je promyšlenější. 

Výsledkem je eliminace zmatků a včasná identifikace úzkých hrdel (bottlenecks). Dále může pomoci nastavení jasného workflow, aby každý chápal, jak úkoly plynou a proč byl zvolen daný postup.

Zapojte nástroje do svého workflow

I když se hodně věcí dá vyřešit komunikací, existují skvělé nástroje, které vám život výrazně usnadní. Použitím softwaru pro automatizaci úkolů a sledování postupu získáte čas na strategičtější činnosti. Dnes, zejména díky strojovému učení, dokážou AI modely zastat úkoly, které dříve dělali lidé.

Nástroje navíc pomáhají standardizovat procesy a usnadňují spolupráci. Jejich začlenění do workflow je prakticky nezbytné pro úspěch celého projektu.

Nejlepší způsob, jak najít ty pravé nástroje, je experimentovat. Nebojte se jich vyzkoušet několik, dokud nenajdete ten ideální – seznam těch nejoblíbenějších najdete o pár odstavců níže.

Ukládejte veškeré digitální podklady na jednom místě

Mějte všechny grafické a digitální podklady u sebe, aby každý věděl, kde je hledat. Může jít o designové soubory, fotky, šablony postů nebo reporty.

Díky jednomu centrálnímu úložišti získá kdokoli z týmu přístup k tomu, co právě potřebuje. Udržování pořádku je tak mnohem snazší a snižuje se riziko ztráty důležitých dat.

Vytvořte si centrální dashboard

Podklady ale nejsou všechno. Pokud chcete posunout správu projektů na vyšší úroveň, zvažte vytvoření centrálního dashboardu. Díky němu uvidíte všechny prvky projektu v jednom okně.

To je užitečné zejména při spolupráci více lidí. Centrální dashboard také umožňuje lepší zabezpečení vašich souborů. 

Existuje mnoho způsobů, jak si takový přehled vybudovat. Cílem je mít jasný výhled na projekt a včas zachytit jakékoli problémy.

Některé dashboardy, jako je Kontentino, vám umožní podklady nejen ukládat, ale také je rovnou publikovat na sociální sítě. Vše pod jednou střechou.

Sledujte pokrok a plán podle potřeby upravujte

Sledujte vývoj projektu a provádějte změny, když je to nutné. Může jít o jednoduché měsíční reporty i detailní audity výkonu konkrétních částí projektu.

Tracking vám pomůže odhalit slabá místa a zajistit, že všichni směřují ke stanoveným cílům. Plán řízení projektu se vyplatí revidovat pravidelně – alespoň jednou měsíčně – abyste se ujistili, že je stále aktuální.

Kolik stojí project management sociálních sítí?

Správa sociálních sítí může být velmi efektivní způsob, jak oslovit cílovou skupinu, ale je důležité zvážit náklady na všechny aspekty – od nástrojů a softwaru až po lidské zdroje.

Dobrou zprávou je, že existuje spousta bezplatných nebo cenově dostupných možností. Obecně lze očekávat náklady kolem 500–1 000 USD měsíčně u malých projektů a až 5 000 USD nebo více u těch rozsáhlejších.

Samozřejmě jde o hrubé odhady – výsledná cena se bude odvíjet od vašich konkrétních potřeb, rozsahu a náročnosti projektu.

Nástroje pro project management na sociálních sítích

Rozhodli jsme se rozdělit nástroje do tří úrovní (Tiers). Třetí úroveň zahrnuje nástroje běžně používané, které však postrádají dostatečné funkce pro spolupráci. Druhá úroveň obsahuje nástroje pro správu úkolů, kterým ale chybí specifické funkce pro sociální sítě.

První úroveň je věnována nástroji, který spojuje to nejlepší z obou světů: project management i sociální sítě. Čtěte dál a zjistěte, který to je. 

Tier 1: Komplexní nástroj pro sociální sítě

#1 Kontentino

Kontentino je nástroj pro správu sociálních sítí, který funguje jako komplexní systém pro řízení projektů. Je to víc než jen scheduler nebo analytika – vede váš tým celým procesem úspěšného managementu.

Co všechno můžete s Kontentinem dělat?

Efektivní plánování na všech platformách

Kontentino podporuje všechny hlavní platformy a téměř všechny typy příspěvků. Můžete vytvářet drafty, duplikovat posty a pracovat na několika najednou. Publikace probíhá přímo na profily jediným kliknutím. Žádné noční můry s tabulkami se nekonají. 

Task management 

V Kontentinu můžete přiřazovat úkoly přímo členům týmu, partnerům nebo dokonce klientům! Uděláte to snadno přímo v náhledu postu nebo v kalendáři. Zadání nebo dokončení úkolu je otázkou sekund.

Checklisty, tagy a štítky

Kontentino si bere to nejlepší z klasických projektových nástrojů. Můžete si nastavit checklisty požadavků, abyste už nikdy nezapomněli na důležitý prvek v copy nebo zkontrolovali správné rozlišení grafiky. Tagy a štítky vám pak pomohou k dokonalé orientaci v kalendáři. 

Možnosti analytiky

Jak jsme psali, analytika a reporting jsou nedílnou součástí managementu. V Kontentinu tyto funkce najdete přímo integrované. Díky intuitivním přehledům rychle zhodnotíte svůj výkon, vytvoříte reporty a můžete je snadno sdílet. 

Funkce schvalování obsahu

Na funkce pro kolaboraci jsme obzvláště hrdí, protože na trhu nemají konkurenci.

Naše schvalování obsahu změnilo pravidla hry pro mnoho klientů. Social media manažeři mohou získat schválení, zamítnutí nebo feedback od klienta na pár kliknutí. Už žádné hádání, e-mailový ping-pong s přílohami nebo nedorozumění. 

Interní spolupráce

Kontentino podporuje spolupráci mezi odděleními a týmy. Uživatelé mohou nechávat zpětnou vazbu v komentářích, tagovat ostatní, u každého příspěvku… vše na jednom místě a v naprostém souladu.

Správa podkladů (Assets)

Kontentino nabízí možnost spravovat veškeré vizuální podklady z jedné lokace. Kromě ukládání je můžete přímo využít k plánování příspěvků na různé platformy. 

Kontentino také nabízí různé pohledy na kalendář, abyste si mohli vybrat styl práce, který vám nejvíce vyhovuje. 

Tier 2: Nástroje pro project management

#2 Asana

Jako social media manažer možná spravujete různé sítě a potřebujete pro každou z nich plánovat úkoly. Zde Asana pomáhá tím, že umožňuje přidělovat úkoly členům týmu z jednoho místa nebo vytvářet projekty.

I když je Asana skvělý nástroj, je otázkou, zda je ideální právě pro sociální sítě. Nabízí nástěnky a seznamy, ale ty nejsou přímo propojeny s publikováním na sítě. Asana nedokáže automatizovat vše, co manažer potřebuje. Ani integrace neschovají fakt, že pro automatizaci publikování a specifické workflow sociálních sítí je do značné míry neúčinná. 

#3 Trello

Manažeři po celém světě používají Trello pro získání přehledu o svých strategiích a profilech.

Je jednoduché, efektivní a týmy se ho naučí používat bez složitých školení. Nástěnku lze rozdělit na sloupce, přidávat karty s termíny a přiřazovat členy týmu. Díky štítkům a různým zobrazením hned vidíte, co vyžaduje pozornost.

Nicméně pro správu sociálních sítí není dokonalé – neumožňuje přímé postování ani pokročilou analytiku a může být nepřehledné při velkém množství obsahu. 

Tier 3: Základy

Tady vás výběrem asi nepřekvapíme, protože tyto nástroje pravděpodobně používáte denně, i když ne primárně k řízení projektů. 

#4 Microsoft Excel

Mnoho manažerů stále spoléhá na Excel. Je dostupný všem, ale pro správu dynamických projektů na sítích není zrovna nejpohodlnější.

Tabulky zná každý, ale jejich používání v tomto oboru podkopává efektivní komunikaci a spolupráci. Vytvářejí zbytečný šum, nejsou profesionální a snadno v nich vznikne chyba.

Samostatným problémem je samotná publikace. Sice máte nad obsahem v tabulce kontrolu, ale jakmile přijde na časování postů nebo změny na poslední chvíli, začíná problém. Někdo musí být online téměř 24/7, aby příspěvky hlídal a manuálně vkládal.

Další výzvou je analytika – sledování, co funguje a kdy publikovat. V tabulkách musíte data sledovat a vkládat ručně. 

Excel sice nabízí možnosti přizpůsobení, ale vůbec nepodporuje spolupráci v reálném čase a nemá vazbu na platformy. Slouží jen jako statický plán, který stejně vyžaduje ruční kopírování a posílání příloh ke schválení. Tyto procesy za vás automatizovat nedokáže. 

#5 Google Sheets

Tabulky v podobě Google Sheets jsou díky své cloudové povaze o něco výkonnější. Jsou dostupné v prohlížeči a nabízejí skvělé funkce jako vzorce, grafy a sdílení v reálném čase. 

Díky tomu umožňují vyšší úroveň spolupráce než Excel. Stále jim však chybí projektové funkce jako Kanban nástěnky nebo seznamy úkolů s notifikacemi. A především: nemají žádné funkce pro přímé plánování (scheduling) nebo analytics.  

#6 Google Docs

Ne každý je fanouškem tabulek. Někteří manažeři používají pro správu projektů Google Docs. Je to dobrá volba? Pojďme se na to podívat. 

Docs fungují podobně jako Sheets (v prohlížeči), ale je to spíše poznámkový blok než tabulka. To sice svědčí kreativní stránce věci, komentářům a úpravám textů, ale pokud spravujete mnoho profilů a plánujete hodně postů dopředu, začne v tom být zmatek. 

V Google Docs je v podstatě nemožné získat ucelený přehled o strategii. Tento nástroj je skvělý pro spolupráci na textech, ale nepodporuje metodiky jako Agile nebo Kanban a postrádá integraci se sociálními sítěmi. 

Teď je řada na vás (převezměte kontrolu nad svými projekty)

A my věříme, že už přesně víte, jak na to. 

Vyzkoušejte Kontentino zdarma ještě dnes a zjednodušte si práci.